Cualquier software que pretenda jugar en el espacio para informes de gastos debe servir a dos comunidades de usuarios: los administradores y contadores que administran el dinero de la empresa y los empleados que quieren que se les pague por el dinero que han dispuesto en nombre de la empresa.
Idealmente, ambos tipos de usuarios están contentos pero, cuando las necesidades entran en conflicto, los administradores suelen ganar.
Después de todo, son las personas que eligen el software.
Esta es una forma prolija de decir que ExpensePoint (que comienza en $ 7.50 por mes) puede hacer que los mostradores de frijoles se muevan como un cachorro feliz al que le frotan la barriga.
Sin embargo, desde la perspectiva del usuario, es decir, esos desafortunados guerreros de la carretera que intentan reunir los recibos de la cena y someterlos a un proceso de OCR, ExpensePoint no es la aplicación más amigable que vimos en este resumen.
Eso lo mantiene detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice Certify y Rydoo.
Precios razonables
ExpensePoint le da mucho por el dinero.
Cuesta $ 7.50 por usuario al mes, sin que se requieran niveles de suscripción complejos para funciones adicionales.
Todas las suscripciones le permiten capturar recibos y otros gastos mediante el uso de la aplicación móvil, la importación de tarjetas de crédito y las imágenes escaneadas, así como mediante el uso de un flujo de trabajo de aprobación completo (usuario, aprobador y administrador).
Es fácil experimentar con él utilizando la prueba gratuita de 15 días; esto lo guía a través de la funcionalidad básica con tutoriales fáciles de seguir.
Sin embargo, una vez que se involucre más, espere más interacción uno-uno-uno de la empresa.
Si bien la aplicación está destinada a ser universal, el personal de ExpensePoint personaliza los códigos y categorías del libro mayor general de cada cliente y también integra a los clientes con capacitación de administrador; eso lo hace muy similar a las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), donde los servicios posventa y de valor agregado pueden terminar siendo un requisito que puede aumentar el costo total de propiedad.
Entrada de datos, estilo de la vieja escuela
Al igual que con la mayoría de las aplicaciones en este resumen, tiene varias formas de obtener sus recibos en ExpensePoint, comenzando con una aplicación móvil, una interfaz de navegador web y un flujo de datos de tarjetas de crédito corporativas.
ExpensePoint también tiene una aplicación de escritorio de Windows a la que puede acceder sin conexión (como en un viaje en avión) y luego sincronizar los datos con la nube más tarde.
Y ExpensePoint incluso le permite enviar recibos por fax utilizando una portada dedicada equipada con un código de barras.
Esa es una funcionalidad excelente, aunque su interfaz fue algo difícil de dominar, incluso más que Expensify (Visite el sitio en Expensify), que tiene sus propios problemas.
A diferencia de la mayoría de sus competidores, ahorre ExpensePath (Visite el sitio en ExpensePath) , ExpensePoint no utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer recibos.
En su lugar, utiliza una función llamada Receipt Reader que emplea el reconocimiento de caracteres humanos en vivo; en otras palabras, el proveedor, la fecha y el total en un recibo se transmiten, son leídos por personas reales y luego se completan en los campos correspondientes.
Sorprendentemente, esto no toma mucho más tiempo que algunos de los productos que usan OCR como Certify, aunque el proceso puede parecer un poco incómodo y potencialmente invasivo.
Una vez que se le notifica que se ha leído su recibo, lo asigna a un informe y completa todos los demás campos necesarios, que pueden incluir el código GL, un proyecto que puede hacer referencia confusamente al cliente oa una acción.
Desde allí, puede enviar el informe.
Hay cosas que me gustan mucho de ExpensePoint, lo suficiente como para hacer que la solución valga la pena examinarla de cerca.
Por ejemplo, cuando crea un gasto por millas, puede ingresar la dirección inicial y final.
ExpensePoint calcula el kilometraje basándose en Google Maps, mostrando una imagen de mapa como documentación.
Puede aplicar diferentes costos por milla (ya que el gas cuesta más en Francia que en los EE.
UU.).
También hace un muy buen trabajo al recordar la configuración que utilizó para los gastos anteriores, por lo que no tiene que volver a decirle al software que Marriott debe clasificarse en viajes de hotel.
Los gastos se pueden asociar a un proyecto o cliente.
También puede dividir los gastos para separar el cargo por servicio a la habitación del costo del hotel.
Y es más fácil de lo habitual hacer coincidir los recibos de gastos con la información extraída de las tarjetas de crédito corporativas mediante la aplicación móvil.
Además, los aprobadores pueden firmar un informe de gastos de los clientes de escritorio o móviles sin tener que ir al sitio web.
Si el jefe está de viaje, eso puede acelerar el reembolso.
Un panel muestra los informes de gastos pendientes, así como las tendencias de gastos por mes y categoría.
El administrador puede elegir qué videos instructivos realmente útiles mostrar en el panel del usuario, lo que puede minimizar el tiempo dedicado a averiguar cómo, por ejemplo, dividir los gastos.
Todo lo que los profesionales de la contabilidad podrían desear, casi
Mientras que otras aplicaciones ofrecen cierto nivel de control sobre la cantidad que un empleado puede gastar en el alquiler de un automóvil [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000]ExpensePoint va mucho más allá.
Cada categoría puede tener etiquetas de campo únicas asociadas (como requerir un nombre de proyecto o una lista de asistentes); también puede identificar proveedores preaprobados (lo que obliga al empleado a explicar por qué eligió Sixt en lugar de Hertz) o limitar qué grupos de empleados pueden asumir ese gasto (¿por qué el conserje alquila un automóvil?).
Y, al igual que con todas las demás aplicaciones, los campos pueden estar marcados como obligatorios, por lo que no se puede enviar un informe de gastos a menos que se completen.
También hay mucha granularidad en los tipos de pago: tarjetas de crédito corporativas (la empresa paga la factura o el empleado lo hace y se le reembolsa), empleado pagado, empleado para reembolsar a la empresa, pago de un anticipo en efectivo o viáticos.
ExpensePoint también es muy consciente de los problemas internacionales, como las estructuras fiscales regionales y la conversión de divisas.
Hay más controles de seguridad que en otras aplicaciones, como la capacidad de forzar un cambio de contraseña cada "n" días o de negar la reutilización de la contraseña.
Todo el software de administración de informes de gastos que revisé puede guardar o exportar datos a un archivo CSV, pero es difícil imaginar una forma más poderosa de personalizar la exportación de datos que ExpensePoint.
Por ejemplo, para cada plantilla que cree, puede decirle a ExpensePoint que cambie el nombre de los campos o que controle el orden en el que se presentan los datos, todo lo cual facilitará la importación al sistema de contabilidad elegido.
ExpensePoint no tiene una integración estándar con Intuit QuickBooks o cualquier otro programa de contabilidad estándar.
En cambio, la empresa utiliza un Administrador de automatización que puede automatizar la exportación de datos a los sistemas contables de una empresa, lo que es casi tan bueno.
E incluso sin un puente de integración dedicado, puede reembolsar a los empleados desde el software utilizando un Cámara de compensación automatizada (ACH) procesador por lotes, que enviará dinero desde una cuenta corporativa y lo depositará en la cuenta del empleado (generalmente dentro de los tres días, según ExpensePoint).
Aún así, si bien eso significa que los reembolsos se realizarán rápidamente, aún deja a su personal de contabilidad con un proceso manual para la importación de datos de back-end.
Aún así, puede perdonar esas debilidades cuando explore los más de 30 informes personalizables integrados en ExpensePoint, completos con gráficos y filtros, desde un informe de antigüedad de aprobación hasta análisis de pago con tarjeta de crédito.
Son bastante impresionantes.
ExpensePoint está diseñado principalmente para el departamento de contabilidad y, aunque se ha modificado desde nuestra última revisión para que sea más amigable para los usuarios finales, aún puede ser un poco abrumador.
Tiene una cantidad asombrosa de información para aquellos que necesitan realizar un seguimiento de los gastos, entre la personalización y el control detallados por categoría y los informes de análisis, pero ExpensePoint no cuesta más que sus competidores de funciones básicas.
Su proceso de reconocimiento del carácter humano es interesante aunque un poco incómodo; una vez que eso se haya suavizado y la interfaz se haya simplificado para los usuarios del día a día, será un competidor serio para competir con las herramientas de Elección de los Editores Certify y Expensify.
La línea de fondo
Definitivamente, ExpensePoint se construye pensando en el contador en lugar de que el usuario intente capturar rápidamente la información de gastos.
Pero para las organizaciones que comparten ese énfasis, esta aplicación ofrece excelentes informes y administración de políticas granular.
