ActivTrak es una solución de monitoreo de empleados intuitiva y asequible que se adapta bien a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), especialmente en el clima actual de trabajo remoto.
Enfocado en monitorear el tiempo y la productividad de los empleados, ActivTrak simplifica muchas de las complejidades del monitoreo de los empleados y las reformula bajo el lema de mantener a los empleados, grupos y proyectos en el buen camino.
Esta solución de software como servicio (SaaS) se ofrece a través de Google Cloud Platform y, como tal, puede aprovechar muchas de las capacidades nativas de Google en torno al análisis de big data, la inteligencia artificial (AI) y la seguridad.
Los conocimientos basados ??en análisis permiten a los gerentes cierta libertad para realizar ajustes rápidos basados ??en los datos de los empleados en tiempo real.
El tablero de ActivTrak se encuentra entre los más fáciles de entender, aunque profundizar y determinar qué actividades son productivas o no productivas puede ser bastante tedioso, especialmente para empresas más grandes.
Los gerentes apreciarán la funcionalidad de seguimiento del tiempo de ActivTrak que complementa su función de seguimiento profundo.
Este doble golpe de análisis y seguimiento del tiempo integrales le otorga a ActivTrak un reconocimiento de Elección de los Editores, junto con Teramind y Veriato Cerebral.
ActivTrak tiene una interfaz de usuario elegante y receptiva.
Ofrece una fácil instalación de agentes e informes y alertas detallados y precisos, centrados en la productividad, a la par con lo que obtendría de una herramienta de inteligencia empresarial (BI).
Consiste en un núcleo sólido de herramientas de monitoreo y funciones creadas para el control de acceso a los datos y la privacidad del usuario.
Debido a estas características, el enfoque de ActivTrak para el monitoreo de empleados es menos duro con los empleados.
Si bien es incisivo y completo como la mayoría de las otras soluciones, el enfoque en mejorar la productividad es algo que los empleados pueden respaldar fácilmente.
Sin duda, es una alternativa amigable a las plataformas de monitoreo empresarial como StaffCop Enterprise e incluso Teramind.
Es el mejor de los productos que probamos, con un enfoque claro en la productividad de los empleados y el análisis del comportamiento del equipo.
Precios y configuración
ActivTrak comienza ofreciendo una opción freemium para monitorear hasta tres estaciones de trabajo con tres gigabytes (GB) de almacenamiento.
El plan gratuito (que incluye anuncios en la interfaz de usuario) también viene con ID de cuenta ilimitados, exportación de CSV de registro de actividad, almacenamiento de datos en disco duro, una captura de pantalla por actividad, así como acceso a la vista en tiempo real y bloqueo de sitios web.
El plan avanzado cuesta $ 7.20 por usuario por mes en un contrato anual e incluye todas las características que necesitarán la mayoría de las empresas medianas y grandes, como múltiples alarmas de captura de pantalla, almacenamiento ilimitado de datos, el instalador remoto de Windows, almacenamiento de datos basado en SSD y soporte por correo electrónico con sin anuncios, por nombrar solo algunos.
Este nivel también puede acomodar usuarios ilimitados.
Otras características exclusivas del plan avanzado incluyen instalación remota, puntuación de riesgo de actividad y usuario, detección de transferencia de archivos y USB y funcionalidad de inicio de sesión único (SSO).
También obtiene acceso a la clasificación basada en grupos y al análisis del pulso de productividad del equipo para medir la productividad.
El enfoque en la medición de la productividad continúa con la productividad, las horas de trabajo y las opciones de informes de informes grupales.
El nivel Avanzado también proporciona integración con Slack y Microsoft Teams y opciones mejoradas de exportación de datos, incluido un panel de inteligencia empresarial (BI) prediseñado para Tableau y Microsoft PowerBI (que están disponibles a través de un complemento).
El nivel Avanzado también proporciona múltiples capturas de pantalla y la opción de Redacción a través de un complemento.
Las funciones complementarias de ActivTrak, por las que factura por separado, incluyen cosas como reproducción de video, marcación de capturas de pantalla, redacción de capturas de pantalla y acceso a datos sin procesar.
Características como estas podrían incluirse en soluciones de monitoreo de empleados más completas, pero tenerlas como una opción para ActivTrak reduce el precio.
Deberá discutir el precio exacto con un representante de ActivTrak y todo lo que elija agregar se incluirá en su factura anual, ya que estas funciones solo están disponibles para los suscriptores anuales.
Eso es un poco menos flexible que cuando vimos por primera vez ActivTrak, pero aún ofrece esquemas de precios mucho más asequibles para pequeñas y medianas empresas (PYMES) que el elevado precio empresarial de una herramienta, como Veriato Cerebral.
Registrarse para obtener una cuenta de prueba le brinda acceso de 14 días a las funciones premium de ActivTrak que incluyen 100 usuarios y almacenamiento ilimitado, vistas de productividad por grupos y equipo, registros de auditoría de seguridad, evaluación de riesgos de actividad e integración con herramientas de BI para evaluaciones más profundas.
Se puede acceder fácilmente a la ayuda a través de una ventana de chatbot en la parte inferior derecha de la pantalla, así como un enlace al centro de ayuda.
Los usuarios nuevos también tienen la opción de ver un video de demostración del producto de dos minutos.
El agente de monitoreo de ActivTrak fue tan fácil de instalar como Teramind.
El agente de seguimiento ActivTrak está disponible para Windows, macOS, Chrome OS y un navegador Chrome instalado en cualquier sistema operativo (SO) de escritorio, incluidos FreeBSD, Linux y otros.
Probé en una máquina con Windows 10, inicié sesión en mi cuenta de administrador y hice clic en el botón Instalar agente en la parte superior derecha.
Cuando configura una cuenta por primera vez e inicia sesión, ActivTrak le brinda una ventana emergente con un video rápido de YouTube que lo guía a través del proceso de instalación del agente.
Una vez descargado, el asistente de instalación de ActivTrak tarda unos dos minutos en instalarse.
El agente ActivTrak es sigiloso, lo que significa que la aplicación y los procesos de archivo tienen nombres de incógnito, por lo que pasan desapercibidos y están enterrados en el registro de su PC.
El monitoreo ocurre instantáneamente y en tiempo real.
En comparación con la instalación de varios pasos y los problemas de compatibilidad que se enfrentan al configurar el agente en herramientas como InterGuard, ActivTrak fue mucho más fácil de poner en marcha.
Funciones de supervisión de empleados
ActivTrak presenta la interfaz de usuario más intuitiva que hemos visto en la solución de monitoreo de empleados basada en la nube y hace un trabajo extraordinario al organizar los datos y la función en una sola página web.
El rendimiento también es rápido, lo cual es refrescante dado que algunas de estas soluciones de software como servicio (SaaS) pueden tardar un poco en actualizar las páginas o reflejar nuevas vistas del panel.
Están tratando con datos en vivo y en tiempo real, después de todo, y ActivTrak lo soluciona rápidamente.
ActivTrak pone el seguimiento del tiempo en primer lugar, mostrando el tiempo total productivo e improductivo empleado en aplicaciones y sitios web, aunque puede filtrar fácilmente los resultados para mostrar usuarios o grupos específicos.
Al desplazarse hacia abajo, encontrará una selección de capturas de pantalla de empleados recientes seguidas de un gráfico de barras de productividad filtrable y un gráfico de usuario que desglosa el tiempo productivo, improductivo e inactivo.
Debajo de eso, los gráficos circulares muestran un desglose de las principales aplicaciones y sitios web visitados.
Para todas las aplicaciones, ActivTrak registra el texto de la barra de título, pero para los navegadores, recopila un campo de datos adicional que contiene la URL completa.
Incluso la forma en que se presentan los datos se inclina más hacia la productividad en lugar de descubrir lo que podría ser una actividad sospechosa de los empleados.
A diferencia de otros paneles que se iluminan con incidentes y amenazas potenciales, el enfoque de ActivTrak es más suave y menos alarmante.
Esto cuenta mucho cuando te enfrentas a esta interfaz durante horas todos los días.
No puede personalizar los widgets del tablero como puede hacerlo en InterGuard y Veriato Cerebral.
ActivTrak tampoco tiene vistas específicas como los paneles de control de riesgo y enfoque de Teramind.
Pero hay una pestaña en tiempo real para ver qué aplicaciones y sitios web están usando actualmente los empleados (junto con el dispositivo, el sistema operativo, la información de la dirección IP, etc.), con la opción de tomar una captura de pantalla en tiempo real presionando el ícono de la Cámara junto a el usuario.
Desde allí, los administradores pueden incluso acercar y leer el monitor de un empleado.
Los gráficos del tablero provienen de cómo el software maneja las categorías.
Puede administrar categorías a través de la pestaña Configuración y puede clasificar las aplicaciones y los sitios web según los que son productivos e improductivos.
Pero eso no es todo: los administradores también pueden agrupar las actividades por tipo, como banca, correo electrónico, entretenimiento, juegos, compras, redes sociales y deportes.
Las listas de Categorías y Productividad en Configuración permiten a las empresas crear y ordenar sus propias categorías personalizadas, así como agregar o eliminar aplicaciones y sitios web manualmente con un simple clic.
La interfaz de usuario de administración basada en listas es simple pero poderosa y me permite agregar y eliminar sitios web con facilidad.
También puede ver una lista de aplicaciones y sitios web actualmente indefinidos listos para ser ordenados.
Fuera de los paneles de control principales y en tiempo real, la mayoría de los datos de monitoreo más detallados se encuentran en la pestaña Informes y la sección Capturas de pantalla.
En cuanto a las capturas de pantalla, ActivTrak le permite ver las últimas capturas de pantalla por usuario, en las que pude hacer clic en un visor similar a una presentación de diapositivas a través de las capturas de pantalla tomadas de mi máquina de prueba.
También puede ver una vista histórica de capturas de pantalla filtradas por usuario, fecha o categorías de productividad.
Pero la función de captura de pantalla en tiempo real es buena para capturar evidencia fotográfica del trabajo de un empleado (o falta del mismo) en cualquier momento.
Las capturas de pantalla se pueden configurar usuario por usuario y se pueden tomar cada 5 segundos como mínimo.
Según sea necesario, puede reproducir, pausar o descargar las capturas de pantalla.
Además, puede marcar una casilla para tomar varias capturas de pantalla a la vez.
Una característica que falta aquí es la capacidad de difuminar las capturas de pantalla para mayor privacidad, como puede hacer en DeskTime Pro.
Pero si elige el complemento DLP (que se explica más adelante), ActivTrak tomará medidas adicionales para garantizar la privacidad de los datos confidenciales.
ActivTrak también ofrece una función de alias para cambiar el nombre de un usuario en los informes que crea.
Este mismo alias se puede utilizar para varias máquinas.
Encontrarás la función de alias en Configuración.
ActivTrak no registra las pulsaciones de teclas y esto es intencional.
La compañía dice que las plataformas de monitoreo de empleados que registran el keylogging a veces son clasificadas como maliciosas por los programas antivirus (lo que experimenté, de manera molesta, durante la instalación y prueba de InterGuard).
En lugar de registrar las pulsaciones de teclas, ActivTrak pone más énfasis en las capturas de pantalla y realiza un seguimiento del movimiento del mouse y del teclado (pero no de teclas y comandos específicos) para determinar si una sesión de usuario está activa o inactiva.
Sin embargo, a diferencia de Teramind, ActivTrak carece de la capacidad de ejecutar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en capturas de pantalla para buscar imágenes con palabras clave específicas.
Análisis e información avanzados
Los análisis avanzados dentro de ActivTrak son útiles y administran para dar sentido a los datos de los empleados de nuevas formas para brindar a las empresas información que de otro modo no tendrían.
En el panel de Gestión del conocimiento, los gerentes pueden ver qué búsquedas provienen de individuos, grupos, ...
