La mayoría de los jugadores que revisamos como parte de esta revisión de resumen de seguimiento de gastos están dirigidos a pequeñas y medianas empresas (PYMES).
Sin embargo, Expensify, que comienza en $ 5 por usuario activo por mes, se diferencia al abordar las necesidades de empresas más grandes con requisitos más complejos no solo en torno al flujo de trabajo sino también a la integración de terceros.
La compañía ofrece integración de tecnología, reconocimiento óptico de caracteres (OCR) confiable y un sistema de flujo de trabajo para ayudar al usuario a programar sin muchos problemas.
El software ofrece una opción aún mejor: Expensify automatizará el proceso de seguimiento de gastos siempre que sea posible.
Le sorprendería que Expensify sea realmente agradable de usar.
Y es por eso que Expensify recibe nuestro premio Editors 'Choice para medianas y grandes empresas junto con Certify y Rydoo.
Precios y planes
Es fácil patear los neumáticos de Expensify.
Hay una prueba gratuita de siete días que se puede extender hasta 28 días agregando empleados o usando otras funciones.
También puede tener una cuenta gratuita que le permite acceder a cinco SmartScans (recibos con OCR) al mes.
Expensify ofrece dos niveles de precios para individuos y corporaciones, ya sea mediante suscripción anual o facturación flexible mediante pago por uso.
La versión grupal proporciona aprobación de gastos básicos ilimitados de SmartScans, la capacidad de reembolsar a los empleados en línea y sincronización de datos con los programas de contabilidad Xero e Intuit QuickBooks.
La versión de control corporativo de Expensify agrega aplicación de políticas avanzadas, conciliación de tarjetas corporativas, exportación de datos personalizados y un flujo de trabajo de aprobación de múltiples etapas personalizable.
La versión Control también le brinda acceso a más beneficios para socios, como la sincronización con Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics y otros servicios de back-end destinados a organizaciones más grandes con necesidades de contabilidad e informes más sofisticadas.
Si opta por el precio anual, se compromete a una suscripción que permite la actividad hasta el número establecido de usuarios activos.
Para la versión grupal de menor precio llamada Collect, eso es $ 5 por usuario activo por mes; la versión corporativa de gama alta llamada Control cuesta $ 9 por usuario activo por mes.
La facturación flexible significa facturación mes a mes sin compromiso anual; se le factura en función de la cantidad de usuarios activos en sus políticas.
Por eso, el precio del grupo Collect es de $ 10 por usuario activo por mes, y la versión de control de gama alta es de $ 18 por mes.
Finalmente, hay una versión Enterprise que agrega lógica de negocios personalizada, integración completa de planificación de recursos empresariales (ERP), sincronización con aplicaciones de terceros como Oracle y SAP, y un "coach de éxito" dedicado.
Obtenga datos de gestión de gastos desde cualquier lugar
Expensify hace todo lo posible para que sea lo más simple posible iniciar sesión y configurar una cuenta.
Cuando te registras para la prueba gratuita, por ejemplo, un bot de conserjería te guía por los pasos de configuración.
En su mayor parte, si tiene un trozo de papel con un número, Expensify tiene una forma de absorber esos datos.
Expensify le permite agregar gastos usando su aplicación móvil (disponible para Android e iOS), que utiliza OCR SmartScan.
O puede optar por cargas de sitios web, recibos enviados a una dirección de correo electrónico dedicada y cuentas de tarjetas de crédito específicas (tanto personales como corporativas).
También puede capturar imágenes de recibos desde un navegador web usando una extensión de Google Chrome, o importarlas usando Dropbox o Evernote.
El sitio web tiene una pantalla en la que puede ingresar varios gastos a la vez, completar un formulario similar a una hoja de cálculo y luego cargar o adjuntar los recibos relacionados.
La primera opción para la captura de datos es una aplicación móvil.
Usted toma una foto del recibo en el punto de venta, la asigna a un informe y luego deja que el software haga el trabajo pesado.
Expensify hace un buen trabajo en esto (aunque no tan fácil como apuntar y disparar de Receipt Bank).
Sin embargo, más importante que una interfaz de usuario (UI) divertida es la precisión.
La capacidad de Expensify para interpretar el texto en un recibo escaneado es ejemplar.
Identificó correctamente un total garabateado y el nombre del proveedor sin pinchar (la captura de pantalla a continuación lo muestra en su estado "crudo" sin hacer conjeturas sobre las categorías).
El usuario o aprobador puede dividir los gastos, como separar la estadía en un hotel de ciertos cargos por comidas; y lo hace mediante un proceso lo suficientemente simple e intuitivo como para hacer que la capacidad de división de gastos en ExpensePoint parezca incómoda.
Además de las categorías de contabilidad (por ejemplo, hotel o comidas), puede etiquetar los gastos con cualquier texto que considere significativo (como el nombre de un proyecto o "entrevistar candidato de trabajo").
El panel web del usuario proporciona informes modestos sobre la cantidad que ha gastado por categoría, etiquetas y períodos de tiempo.
Tampoco todo se basa en capturar una foto de un recibo.
Los gastos de kilometraje se pueden rastrear escribiendo la distancia o las lecturas del odómetro, o mediante el uso de GPS.
Dígale a la aplicación que está bien hacer un seguimiento de su viaje al comienzo de su viaje, y Expensify calculará la distancia que condujo.
Mientras que otras aplicaciones calculan la distancia recorrida con Google Maps, a veces no vas del punto A al punto B (sin mencionar la avería de la carretera que debías evitar).
La interfaz de usuario web es tan limpia y fácil de entender como la aplicación móvil.
Se actualizó recientemente y ahora ofrece cuatro opciones: Bandeja de entrada, Gastos, Informes y Configuración en el lado izquierdo de la pantalla.
Cada gasto se asigna a un informe y luego se puede enviar para su aprobación desde la pantalla Informes.
Expensify permite que el gerente decida con qué frecuencia se deben "agrupar" los recibos de los empleados para que el gerente no se moleste constantemente con los recibos entrantes.
Expensify también asume algunas tareas de contabilidad para pequeñas empresas.
Por ejemplo, puede facturar a los clientes una hora de viaje.
Con su función de facturación (que depende de Stripe) puede crear y enviar facturas a cualquier persona, incluso si no tiene una cuenta Expensify.
Puede iniciar una factura desde cero o utilizar un informe de gastos existente, y si las herramientas incluidas con Expensify no son suficientes, el software facilita la integración con la mayoría de los sistemas de facturación y facturación de terceros.
El software demuestra un buen pensamiento sobre los gastos de viaje, integrándose con otras aplicaciones para hacerlo más fácil.
Por ejemplo, cuando realiza reservas de viaje utilizando NexTravel, Egencia, Locomote o uno de muchos otros servicios, la información de recibos y viajes se completa automáticamente en Expensify.
Todo lo que necesita hacer es completar algunos detalles.
E incluso entonces, gran parte del trabajo se puede hacer por usted como una función de categorización automática que detecta automáticamente el tipo de comerciante de la tarjeta de crédito, asociando los cargos de la aerolínea con una categoría de gastos de transporte.
También es una ventaja en la integración en otros ámbitos, como los servicios de estacionamiento y automóviles, los servicios de entrega de alimentos, las empresas de catering y los sistemas de sistemas de punto de venta (POS).
A pesar de la cantidad de funcionalidad, nunca es abrumador y sus útiles videos instructivos lo guían a través de cada opción.
Automatice tanto como desee
La automatización es una característica clave en lo que respecta al seguimiento de gastos.
Los servicios de contabilidad, como Supporting Strategies, utilizan las funciones de informes de gastos automatizados de Expensify.
Al igual que con otras aplicaciones, el administrador configura las políticas de la empresa y designa a algunos usuarios como aprobadores.
Entre las muchas configuraciones personalizables se encuentran las tarifas estándar por millaje, las tarifas por hora predeterminadas, los cargos por día, las limitaciones de categoría (por ejemplo, $ 2,000 máximo para cargos de hotel) y la moneda.
Expensify organiza los recibos en informes, nominalmente.
A los empleados no les importa la idea de un informe.
Solo quieren entregar los recibos y recuperar su dinero.
Por lo tanto, Expensify opcionalmente puede crear informes automáticamente todos los días, semanas o meses, cuando "Conferencia en Las Vegas" no tiene sentido.
Cuando el empleado envía un recibo a la identificación de correo electrónico o mediante la aplicación móvil, se agrega automáticamente al informe abierto.
Con su opción de recolección automática activada, Expensify verifica los informes abiertos todas las noches (o en un horario que puede establecer) y aprueba aquellos que coinciden con las políticas de la empresa (reteniendo aquellos con violaciones, que pasa al siguiente informe para ser dirigido).
Los aprobadores no necesitan visitar el sitio web para revisar el informe de un empleado; pueden aprobar directamente desde su bandeja de entrada de correo electrónico, incluido el rechazo de un solo gasto.
Las violaciones a las políticas están claramente etiquetadas e identificadas, por lo que Contabilidad puede decidir si reprender al empleado por entregar un recibo con más de 90 días de retraso o decretar que está en apuros por ello.
Pero la mayoría de los gastos están dentro de la política y son triviales.
Expensify le permite activar una función de aprobación automática, que aprueba y reembolsa automáticamente cualquier informe sin una infracción de la política.
Eso permite que los contadores y administradores presten atención a los gastos cuestionables en lugar de gastar su tiempo mirando recibos de estacionamiento de $ 5.
Además, una función de sincronización automática permite a los administradores sincronizar directamente con la herramienta de contabilidad de la empresa.
Nos gusta mucho la profundidad de las funciones de Expensify, pero a veces su simplicidad se interpone en el uso seguro del software, como por ejemplo, averiguar qué significa que un informe está "cerrado" en lugar de "procesado".
La mayor parte de esto es una curva de aprendizaje que no durará mucho, pero genera algunos "¿Eh?" momentos.
De cualquier manera, la herramienta es lo suficientemente rica como para ganar el más alto honor de Daxdi como ganador de Editors 'Choice.
La línea de fondo
La mayoría de nuestros competidores de seguimiento de gastos se dirigen a pequeñas empresas, pero Expensify va en sentido contrario a grandes empresas con necesidades complejas de integración de software.
Lo hace lo suficientemente bien aquí como para ganar nuestra designación Editors 'Choice también.
