¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Digamos que estás construyendo una casa.
Es un proceso complejo en el que algunas tareas deben realizarse en un orden particular.
No puede instalar ventanas si aún no ha colocado las paredes.
Probablemente también tenga decenas de personas ayudándole a construir la casa, y debe saber qué días hay personas disponibles para verter los cimientos, colocar los azulejos, etc.
La forma de realizar un seguimiento de todos los trabajos que deben realizarse en un proyecto complejo y las personas que los realizan es utilizar un software de gestión de proyectos.
El software de gestión de proyectos es un tipo de aplicación en línea y colaborativa donde todos los que están trabajando en un proyecto pueden ir para ver quién está haciendo qué, cuándo y si cada trabajo está en camino de realizarse a tiempo.
Todos ven qué tareas se les asignan y cuándo empezar a trabajar.
La persona que gestiona el proyecto y asigna el trabajo puede ver lo que se debe hacer y quién es potencialmente libre para hacerlo.
Todos los involucrados brindan actualizaciones de progreso en sus tareas según sea necesario y marcan las tareas cuando se completan.
Para este resumen, nos ceñimos a las aplicaciones tradicionales de gestión de proyectos, que ofrecen diagramas de Gantt entre otras herramientas para rastrear, organizar y programar el trabajo del proyecto.
¿Qué se puede hacer con una aplicación de gestión de proyectos?
Las aplicaciones de gestión de proyectos le permiten realizar un seguimiento de casi cualquier tipo de proyecto, ya sea para lanzar una campaña de marketing, crear un nuevo producto o construir una casa o un sitio web.
Los equipos que utilizan aplicaciones de gestión de proyectos suelen realizar un seguimiento de más de un proyecto a la vez.
El software les ayuda a determinar cuándo programar el trabajo en función de cuándo deben hacerse las cosas y los recursos humanos disponibles para hacerlo.
Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos ayudan a los equipos a manejar problemas comunes, como plazos vencidos, haciendo sonar una advertencia antes de que se venzan los plazos y ofreciendo reprogramar automáticamente las tareas que se verán afectadas en el futuro.
Generan informes que brindan a los gerentes una idea de qué miembros del equipo tienen demasiado, o muy poco, trabajo en sus platos.
Muchos también le permiten realizar un seguimiento de los presupuestos de los proyectos y registrar las horas facturables para que pueda facturar a los clientes el tiempo trabajado.
Lo más importante que debe saber sobre las aplicaciones de gestión de proyectos, a diferencia de otros tipos de aplicaciones de gestión del trabajo, es que son para proyectos.
Eso puede parecer una tautología, pero es importante.
Proyectos frente a otros tipos de trabajo
Los proyectos son un tipo de trabajo específico.
Son conjuntos de tareas que tienen una fecha de inicio, una fecha de finalización y un entregable.
Construir una casa es un proyecto.
Lanzar un nuevo sitio web es un proyecto.
Entonces que es no ¿un proyecto? Manteniendo un sitio web no es un proyecto.
En cambio, es un ejemplo de trabajo continuo sin una fecha clara de inicio o finalización y mucho menos un entregable.
Responder a los correos electrónicos de ayuda de los clientes es un trabajo continuo.
Escribir contenido diario para un blog podría técnicamente considerarse un proyecto (cada publicación tiene un comienzo, un final y una entrega claros), pero es un proyecto tan simple que la mayoría de la gente no necesita crear un cronograma para administrarlo.
Siempre que tenga un trabajo con un tiempo de respuesta corto, vale la pena preguntarse si ponerlo en un software de gestión de proyectos a gran escala sería una exageración.
El trabajo no siempre es en blanco y negro, proyectado o no proyectado.
A veces hay superposición o su equipo necesita realizar trabajos relacionados con proyectos y sin proyectos simultáneamente.
Por esa razón, algunas aplicaciones de administración de proyectos lo ayudan a administrar otros tipos de trabajo además de los proyectos (a menudo es el seguimiento de errores o el seguimiento de problemas).
Hay otros tipos de aplicaciones de colaboración que son mejores para administrar el trabajo que no es de proyectos, como Trello, Asana, Basecamp y Airtable.
Incluso con algunas de estas aplicaciones, también puede administrar proyectos ligeros.
¿Ver? Mucha superposición.
El mejor software gratuito de gestión de proyectos
Algunos de los mejores sistemas de software de gestión de proyectos tienen versiones gratuitas.
Por lo general, estas versiones gratuitas están muy limitadas de alguna manera.
Por ejemplo, es posible que se le permita administrar solo uno o dos proyectos con la versión gratuita o invitar a un puñado de personas a trabajar junto a usted.
Además, normalmente no obtienes todas las mejores funciones de la aplicación en la versión gratuita.
Aún así, si tiene un equipo pequeño y solo necesita administrar uno o dos proyectos, podría funcionar.
Puede obtener una cuenta gratuita de Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub y algunos otros que no figuran en esta lista, como Volerro y AceProject.
Redmine es una aplicación de gestión de proyectos 100% gratuita, pero debes instalarla y mantenerla tú mismo.
No es un producto estándar, sino una alternativa de código abierto.
Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para pequeñas empresas
Si su equipo necesita administrar y realizar un seguimiento de un par de proyectos, pero a usted le preocupa menos la programación de los empleados, la recopilación de hojas de tiempo para facturar a los clientes y la comparación del progreso de docenas de proyectos en desarrollo, una herramienta de bajo costo como Zoho Projects ( alrededor de $ 3- $ 6 por persona por mes) o el trabajo en equipo ($ 12.50 por persona por mes) es la mejor opción.
También nos gustan GanttPRO y TeamGantt para equipos pequeños con un presupuesto limitado.
No es necesario gastar más de $ 15 por persona al mes si no va a utilizar las herramientas que son exclusivas de software más caro, así que quédese con algo más modesto.
Podría ser perfectamente adecuado para sus necesidades.
Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para grandes organizaciones
Las grandes organizaciones tienen necesidades marcadamente diferentes a las de las pequeñas empresas.
Las organizaciones con cientos o miles de empleados y cientos de proyectos utilizan aplicaciones de gestión de proyectos para la programación, información sobre sus recursos, seguimiento de presupuestos, proyección de ingresos, seguimiento del tiempo con fines de facturación, entre otras razones.
Para una gran empresa, es importante poder gestionar no solo personas, sino también equipos.
Si tiene 15 horas de trabajo para un diseñador junior, y no importa qué diseñador junior lo haga, desea poder ver cuánto trabajo le han asignado todos los diseñadores junior y si puede liberar uno de ellos para la tarea.
Por la misma razón, todos los gerentes y líderes de equipo de su empresa deben poder ver qué tareas son de alta prioridad y qué proyectos están en peligro de fallar para que puedan clasificar en consecuencia.
Para organizaciones grandes que manejan proyectos complejos y muchos miembros del equipo, nuestra mejor opción es LiquidPlanner, con Celoxis no muy atrás.
La mejor aplicación de gestión de proyectos con funciones especiales
Los equipos que no son empresas pequeñas, pero que tampoco son organizaciones enormes, pueden tener necesidades especiales que deseen que aborde su software de gestión de proyectos.
Por ejemplo, para gestionar el trabajo tanto del proyecto como fuera del proyecto, recomendamos Wrike o Celoxis.
(LiquidPlanner también es una buena elección, pero es mejor para grupos grandes).
Si su equipo pasa mucho tiempo discutiendo e iterando recursos visuales, ProofHub es una gran opción.
Volerro también tiene algunas herramientas para realizar pruebas, aunque no obtuvo una puntuación lo suficientemente alta como para hacer este resumen.
Smartsheet es bueno para incorporar automatizaciones en la gestión de su proyecto.
Y Paymo, otra aplicación que no logró el corte para este resumen, viene con un software de facturación integrado.
Elegir lo mejor para su equipo
Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede llevar tiempo.
Es importante considerar qué tipo de trabajo hace su equipo, cuántas personas hay en la organización y cómo desea administrar su negocio.
Hay muchas opciones excelentes que se adaptan a todos los presupuestos.
Con una aplicación de gestión de proyectos confiable, las personas pueden colaborar con mayor facilidad en el trabajo del proyecto.
Además, los dueños de negocios y gerentes de equipo pueden obtener información útil sobre cómo trabajan sus equipos, si los proyectos están en marcha y cómo guiarlos de regreso a un lugar exitoso cuando fallan.
