¿Qué es el software de gestión de documentos?
El software de gestión de documentos (DM) abarca una amplia gama de características y funcionalidades, muchas de las cuales son fundamentales para gestionar una empresa de forma eficaz.
Muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES), como bufetes de abogados, empresas creativas u organizaciones de medios y publicaciones, aspiran a no utilizar papel y buscan la herramienta adecuada para hacerlo.
Las empresas generan una gran cantidad de datos independientemente, por lo que elegir un sistema de DM confiable y escalable es clave para optimizar y automatizar los flujos de trabajo.
Para las PYMES, un sistema DM eficiente puede mejorar el rendimiento general por varias razones.
La razón más básica es tener un lugar para almacenar y organizar documentos.
El control de versiones, los flujos de trabajo, los permisos de acceso, la copia de seguridad y la protección de datos también pueden ser manejados por una solución de DM.
Es el punto de partida para almacenar, proteger y compartir varios documentos comerciales.
La capacidad de clasificar datos es otra capacidad de DM que puede cambiar completamente la forma en que su organización mapea sus flujos de trabajo.
Con todo ese poder, no es de extrañar que los proyectos de ingresos mundiales para DM y sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) sigan un seguimiento constante, como se muestra en el siguiente cuadro de la firma de investigación de mercado Statista.
Ingresos mundiales de ECM, 2017-2027 (miles de millones de USD)
Además de la nueva eficiencia, los sistemas de DM también pueden actuar como herramientas de colaboración, que combinan nuevas formas de comunicación con la misma atención prestada a las necesidades regulatorias legítimas.
Para empezar, el almacenamiento de archivos tradicional dificulta la gestión y el mantenimiento de la seguridad.
Si bien existen ciertas capacidades disponibles para establecer permisos en un archivo o carpeta, estos permisos se pueden degradar rápidamente o anular por completo simplemente moviendo archivos de una carpeta a otra.
El seguimiento de los cambios en un documento almacenado en una carpeta compartida en un servidor corporativo es casi imposible para los usuarios, al igual que mantener y evaluar un seguimiento de auditoría.
Incluso en términos de colaboración, se pueden obtener mejoras significativas simplemente con la transición del recurso compartido de archivos corporativo tradicional.
Y seamos claros: cuando hablamos de DM en este resumen de reseñas, nos centramos en los sistemas de DM que pueden ofrecer administración de archivos a nivel empresarial, incluido el enrutamiento, la retención y, a veces, incluso el soporte para el manejo de archivos en papel, incluido el almacenamiento y el seguro fuera del sitio .
Si simplemente está buscando almacenamiento en línea al estilo de Dropbox Business o Google Drive for Work, puede leer nuestras reseñas de esos productos en nuestro mejor resumen de proveedores de almacenamiento en la nube e intercambio de archivos.
Almacenamiento y colaboración
Incluso en su forma más básica, un sistema DM debe poder almacenar documentos en una amplia variedad de tipos de archivos, aunque debe verificar cuidadosamente los requisitos de su organización a este respecto y compararlos con cualquier sistema potencial antes de comprar.
Incluso hoy en día, existen algunos tipos de archivos patentados, especialmente en aplicaciones de línea de negocio (LOB) personalizadas, que no todos los sistemas DM pueden admitir.
Aparte de eso, el sistema DM también debe proporcionar herramientas para organizar estos archivos y encontrar aquellos que cumplan con ciertos criterios definidos por el usuario, con una cantidad mínima de esfuerzo o recursos del sistema.
La mayoría de las veces, esto vendrá en forma de una función de "búsqueda inteligente"; esta es otra característica clave que debe probar durante la fase de evaluación.
Las capacidades como las etiquetas y los campos clave personalizables son importantes para encontrar archivos después de que su ubicación de almacenamiento haya desaparecido de la memoria corporativa.
Algunas soluciones, como Microsoft SharePoint Online, proporcionan características que clasificarán o etiquetarán documentos automáticamente según las reglas que configure.
Esto no solo mejora la confiabilidad de los datos detrás de sus documentos, sino que también mejora las probabilidades de que los usuarios puedan rastrear los documentos que necesitan.
Muchos de los sistemas de DM que revisamos incluyen cierta cantidad de almacenamiento en la nube en línea, como Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online.
Sin embargo, no debe considerar esto como un criterio de compra clave porque el almacenamiento es la parte fácil.
Para la mayoría de las organizaciones, este no será el factor más importante al evaluar un sistema de DM.
Los esfuerzos de colaboración, como compartir documentos, ver cambios (como en un historial de revisión organizado) o trabajar simultáneamente en un documento con otro usuario (disponible tanto en Ascensio System OnlyOffice como en Microsoft SharePoint Online), son el tipo de capacidades que mejorarán su la eficiencia de los equipos.
Otro escenario común es la integración de su sistema DM con otras aplicaciones comerciales.
Debido a que manejan documentos, que a menudo son fundamentales para muchos procesos comerciales, los sistemas DM pueden actuar como el eje de otros procesos comerciales al alimentar sus datos y funcionalidad a otras aplicaciones.
El contenido web se puede crear, editar y procesar en algunos de estos sistemas y luego monitorear o incluso publicar a través de un sistema de automatización de marketing.
Otro escenario común es la integración de una solución DM de front-end con una solución de almacenamiento y uso compartido de archivos empresariales de back-end diferente o personalizada; los ejemplos incluyen Egnyte o Microsoft OneDrive for Business.
Esto podría hacerse simplemente porque otros datos de la empresa se encuentran en ese repositorio o porque el servicio dedicado ofrece mejores características de seguridad, particularmente en lo que respecta al control de acceso y el cifrado de archivos.
Si esto puede ser importante para usted, entonces su fase de evaluación deberá enfocarse en cualquier integración prediseñada que ofrezca un proveedor potencial, así como en la utilidad de su interfaz de programación de aplicaciones (API), o si tiene alguna.
Como siempre, si puede probar antes de comprar, entonces esa es la mejor manera de hacerlo.
La mayoría de estos proveedores ofrecen al menos una prueba gratuita de 14 días, mientras que muchos ofrecen 30 días completos.
Algunos proveedores incluso ofrecen un nivel gratuito, aunque generalmente se entrega con un número bajo de usuarios y funciones limitadas, lo que puede frustrar el propósito de evaluar el sistema.
Aprobaciones, uso compartido y firmas
Hay escenarios en los que una empresa creará un documento solo para tenerlo.
Pero, en la mayoría de los casos, los documentos están destinados a compartirse y, por lo general, a menudo.
Por lo tanto, un área de enfoque para cualquier sistema DM deben ser las herramientas que proporciona para manejar dichos archivos.
Como mínimo, estas capacidades existen para agilizar esta comunicación y mejorar los retornos, ya sea desde una perspectiva de eficiencia o del cliente.
En algunos casos, estas herramientas de comunicación también admiten el seguimiento de las comunicaciones y la generación de informes sobre ellas a lo largo del tiempo; esta es una característica que puede ser particularmente crítica para documentos que tienen repercusiones legales o de cumplimiento.
Desde la perspectiva del flujo de trabajo, poder enviar tipos específicos de documentos al personal que necesita completarlos o aprobarlos es un nivel básico de funcionalidad.
Representar el documento en un formato editable que se convierta en final en un tipo de archivo no editable, como PDF, es otra buena característica.
Por último, las firmas electrónicas se han convertido en un requisito más común en muchos escenarios comerciales, no solo para finalizar compromisos con socios o clientes, sino también para verificar el flujo de trabajo entre el personal interno.
Algunos sistemas de DM, como Adobe Document Cloud Standard, tienen la funcionalidad de firma electrónica incorporada, mientras que otros necesitan integrar esa funcionalidad desde una fuente externa.
Cualquiera que sea el método, la evaluación de un sistema de DM a menudo requerirá que definas tanto la implementación como la funcionalidad, así que asegúrate de preguntarle a un representante de ventas durante la demostración del producto.
Las funciones de colaboración también son importantes.
Tener una opción de registro y salida que bloquea el acceso cuando un usuario ha descargado un archivo evita la superposición de edición y podría resultar un ahorro de cordura.
El historial de versiones es una excelente manera de rastrear quién ha editado archivos y cuándo, y poder volver a una versión anterior si el archivo se corrompe o si se introducen errores.
Algunos programas requieren la integración con Microsoft Office 365 o Google Drive for Work para editar documentos en línea, mientras que otros proporcionan sus propios kits de herramientas de procesamiento de texto y publicación de documentos para el mismo propósito.
Cumplimiento y seguridad
La seguridad es un motivo de preocupación para cualquier empresa y, a menudo, es lo más importante al buscar y evaluar nuevas soluciones comerciales.
Es posible que las pymes y las empresas emergentes no vean una necesidad inmediata de cumplimiento o preocupaciones legales, pero vale la pena pensar en el futuro.
Los sistemas que pueden crecer con las necesidades de una empresa con permisos básicos, así como funciones de control de versiones, tendrán la ventaja.
Considere una solución que pueda adaptarse a los requisitos de cumplimiento en el futuro.
Invertir en funciones de respaldo y seguridad avanzadas y redundantes solo puede ayudar a preparar su negocio para el futuro.
Las empresas con problemas legales o de cumplimiento, incluidas las empresas financieras, las entidades gubernamentales, los consultorios médicos y las escuelas, realmente querrán centrarse en la seguridad como criterio principal.
Las funciones de seguridad más avanzadas, como las pistas de auditoría, las capacidades de permisos avanzados o las herramientas de autenticación empresarial, como la autenticación multifactor (MFA) o la integración con un sistema de gestión de dispositivos, son una función menos "agradable de tener" y deberían incluso ser considerado obligatorio en algunos casos.
La retención de archivos es otra área relacionada con la seguridad que la mayoría de los sistemas de DM que hemos revisado admiten, aunque las herramientas y características relacionadas con la retención de archivos varían entre las diferentes plataformas.
Muchas empresas deben mantener registros legalmente durante un período de tiempo predeterminado.
Su sistema de DM debe proporcionar herramientas para evitar la eliminación permanente de archivos.
Idealmente, le ofrecería una solución de archivo para facilitar la identificación adecuada de archivos obsoletos sin comprometerlo legalmente.
Las consideraciones de cumplimiento deben formar parte de la evaluación de todos los aspectos de su sistema de DM.
En los casos en los que se manejen documentos que contengan información del paciente u otra información del cliente o estén en juego otros factores de cumplimiento, las funciones de colaboración deben administrarse con mucho cuidado.
Muchos sistemas DM pueden evitar que los usuarios compartan archivos con usuarios externos (Ascensio System OnlyOffice y Microsoft SharePoint Online) o que los guarden en un dispositivo móvil.
Microsoft SharePoint Online lleva este paso más allá de la competencia al ofrecer conjuntos de reglas que se adaptan al cumplimiento, con leyes y regulaciones específicas basadas en la geografía.
Microsoft también tiene la ventaja de poder ofrecer características de protección de datos a nivel de sistema operativo (SO), como controles de acceso establecidos a nivel individual y grupal y especialmente cifrado de datos.
Pero, si bien Microsoft puede ofrecer estas funciones en gran parte gracias a su sistema operativo Windows, esa no es la única forma en que la empresa puede ofrecer estos beneficios; tampoco es la única forma en que su competencia puede ofrecerlos.
Mientras tanto, soluciones como Adobe Document Cloud Standard ofrecen cumplimiento con regulaciones como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) y la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA), que protege los registros educativos de los estudiantes.
Asegúrese de preguntar cómo un posible sistema de DM puede ofrecer funciones de seguridad avanzadas y encontrará que algunas las entregarán a través de cualquier sistema operativo que admitan, mientras que otras ...
