La mayoría de las relaciones comerciales comienzan con un contrato que detalla cómo se harán los negocios.
Puede ser un contrato formal, como el redactado por un equipo de abogados, o uno informal, como el acuerdo entre un cliente y un minorista de comercio electrónico.
Los contratos detallan cómo se generarán los ingresos y cuál será el recurso de cada parte si no se obtienen los resultados esperados.
Sin embargo, a pesar de que los contratos son tan importantes, sigue siendo sorprendente cuántas empresas gestionan sus procesos contractuales utilizando una combinación torpe de correos electrónicos y documentos impresos.
Todos los archivos pueden tener diferentes formatos de documento o incluso almacenarse en varias ubicaciones, muchas de las cuales solo son conocidas por quienes participan directamente en la relación comercial.
Las plataformas de software como servicio (SaaS) han revolucionado este proceso y han creado la industria de gestión de contratos actual.
El software de gestión de contratos unifica todas las partes, contratos y versiones involucradas en las negociaciones del contrato en un medio confiable en el que todas las partes ven cambios y pueden rastrear la línea de tiempo de un contrato desde el inicio hasta la firma.
Las mejores plataformas, como muchas de las incluidas en este resumen de reseñas, también brindan informes y análisis detallados, notificaciones inteligentes y una gran cantidad de funciones de automatización de flujo de trabajo y administración continua para arrancar.
Estos servicios digitales también varían en complejidad.
Algunas plataformas tienen una aplicabilidad más amplia y se pueden personalizar por completo según las necesidades de la organización.
Otros se centran en la simplicidad, dando servicio a algunos casos de uso de gestión de contratos seleccionados y verticales comerciales.
En este resumen de reseñas, hemos incluido productos en ambos extremos del espectro.
Según sus requisitos organizativos y sus necesidades de gestión de contratos, cualquiera de estas plataformas tiene el potencial de transformar la forma en que su empresa gestiona los contratos.
¿Qué es el software de gestión de contratos?
En el pasado, los gerentes de contratos a menudo guardaban todos sus documentos en archivadores físicos y mantenían listas u hojas de cálculo de los diferentes acuerdos de una entidad, con algunos términos y fechas clave anotados.
Este estilo de gestión de contratos puede dar lugar a una serie de problemas.
Los contratos pueden archivarse incorrectamente o sacarse del gabinete y nunca devolverse.
El gerente de contrato podría dejar la organización después de implementar un sistema que no tiene sentido para los futuros gerentes.
Las auditorías podrían paralizar al gerente con cantidades extraordinarias de trabajo.
Los registros pueden ser demasiado numerosos para gestionarlos de forma eficaz.
Esto podría resultar en renovaciones costosas e involuntarias que entrarían en vigencia automáticamente o que ciertos derechos de propiedad intelectual (PI) caduquen.
La pesada carga de la gestión de contratos, y el riesgo que representa la gestión puramente humana, ha llevado a muchas entidades a implementar sistemas de gestión de contratos.
Estos servicios a menudo prometen ahorros de tiempo para los gerentes, reducción de costos a largo plazo, mayor auditabilidad, estabilidad futura y reducción del riesgo.
En respuesta al aumento de la demanda, han entrado en el mercado una serie de sistemas de gestión de contratos.
Actualmente existen cientos de sistemas de gestión de contratos.
Todos ofrecen servicios que ayudan a distinguirlos de su competencia, al tiempo que garantizan que se satisfagan las necesidades básicas de un administrador de contratos.
Funciones básicas y básicas
En el mercado actual, los sistemas de gestión de contratos pueden adoptar muchas formas.
Algunos son para el propietario único que está tratando de realizar un seguimiento de los pocos contratos básicos que mantienen a flote su negocio.
Otros son para equipos grandes que mantienen los miles o incluso millones de contratos que acompañan a los gigantes corporativos multinacionales.
Los departamentos financieros y legales son, como era de esperar, los usuarios más frecuentes de software de gestión de contratos.
Sin embargo, estas soluciones también se extienden a otros escenarios comerciales.
Los equipos de ventas pueden integrar un sistema de gestión de contratos con su plataforma de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para gestionar las renovaciones de contratos de venta y las negociaciones sobre cualquier cosa, desde contratos de fabricación hasta arrendamientos de automóviles.
Las empresas pueden emplear software de gestión de contratos en la cadena de suministro para gestionar acuerdos de distribución y proveedores con los proveedores o vincularse a todos los contratos que mantienen el inventario almacenado y las operaciones minoristas funcionando sin problemas.
Todos los sistemas de gestión de contratos ayudan a los departamentos vinculados a sus operaciones de planificación de recursos empresariales (ERP) a gestionar acuerdos con terceros.
El departamento de recursos humanos (RR.
Los casos de uso siguen y siguen.
La gestión de contratos es útil en casi todas partes de una empresa.
En su forma más básica, la gestión de contratos a menudo se centra en cuatro funciones clave: los contratos deben almacenarse, las disposiciones clave deben ser rastreadas, debe existir un sistema para encontrar un contrato basado en criterios específicos, y la información contenida dentro o implicada en los contratos debe ser comprensible o reportable.
La versión abreviada: los contratos deben almacenarse, rastrearse, buscarse y notificarse.
Estas funcionalidades centrales son a menudo las que impulsan las características de los diferentes sistemas de gestión de contratos en el mercado.
Casi todos los sistemas ofrecen un depósito extenso que guarda copias de los contratos (a menudo de forma remota) en archivadores virtuales para que los documentos nunca se pierdan.
Los sistemas a menudo ofrecen la capacidad de ingresar datos relacionados con el contrato en etiquetas y términos clave para que la información se pueda descubrir rápidamente y se puedan configurar alertas para advertir a los gerentes de eventos importantes e inminentes.
Los datos agregados al sistema con fines de seguimiento generalmente también tienen un propósito adicional: facilitar la búsqueda de contratos particulares o grupos de contratos que cumplan con ciertos criterios.
Por último, los datos de los contratos se pueden agregar de diversas formas para ayudar a ofrecer una visión general del estado de los contratos de la entidad.
Para los sistemas de gestión de contratos que revisamos, en cada revisión se puso el mayor énfasis en estas funciones básicas.
Todas las preguntas siguientes ayudaron a guiar el proceso de revisión para proporcionar un núcleo común sobre el cual evaluar.
A saber:
- ¿El sistema ofrece almacenamiento por contrato? Si es así, ¿de qué manera?
- ¿Se pueden personalizar los datos ingresados ??sobre los contratos en función de las necesidades del usuario?
- ¿Se podrían configurar alertas para notificar al gerente que un contrato se renovaría automáticamente, vencería o que una disposición clave estaba entrando en vigencia?
- ¿Se podían buscar los campos de datos ingresados ??por el usuario? ¿Hasta qué nivel se podría filtrar y refinar la búsqueda?
- ¿Se podría guardar esa búsqueda para uso futuro?
- ¿Se podría buscar el contrato real?
- ¿Se pueden exportar los resultados de una búsqueda o convertirlos en un informe?
- ¿Podría el sistema generar informes visuales o solo datos / numéricos?
Gestión del ciclo de vida completo del contrato
Sin embargo, más allá de estas funciones básicas, las plataformas de gestión de contratos han evolucionado mucho desde la primera vez que probamos estos productos.
Estas plataformas se han convertido en soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos completos.
Las funciones de gestión de contratos más avanzadas que tienen ahora incluyen funciones avanzadas de edición, formato y gestión de documentos, así como plantillas personalizables para la creación de contratos repetibles.
Muchas de las plataformas cuentan con experiencias de usuario (UX) más pulidas con funcionalidad de arrastrar y soltar, disparadores basados ??en acciones y lógica automatizada para facilitar flujos de trabajo y notificaciones más inteligentes.
Además, muchos ofrecen control de acceso granular para varios usuarios y partes.
La auditabilidad y la colaboración dinámica entre múltiples partes también son clave y se incluyen en muchos de estos sistemas.
El mejor software de gestión de contratos ofrece tanto a los usuarios internos como a las partes externas la capacidad autorizada para realizar cambios en las diferentes versiones de los contratos, conversar y comentar sobre disposiciones específicas para negociar los términos y realizar el proceso de firma y ejecución, todo en un solo lugar.
Sin embargo, para hacer esto, se requiere una pista de auditoría completa.
Esta pista de auditoría debe incluir administración de cambios y anotaciones en línea, control de versiones y un registro de transacciones completo que muestre todos los cambios realizados en cada contrato y por quién.
Descubrimos cómo cada plataforma aborda la firma electrónica también puede variar.
Algunas soluciones ofrecen firma electrónica nativa dentro del producto, mientras que otras ofrecen integraciones con servicios como Adobe Sign y DocuSign.
Otros proveedores ofrecen ambas opciones y permiten que las organizaciones elijan la opción de firma electrónica que mejor les funcione.
Gestión de contratos y resultados
Una mala gestión de los contratos podría costarle dinero a su empresa.
Según un informe de SpringCM, el 64 por ciento de las empresas dicen que los procesos de aprobación de contratos están provocando que los acuerdos se detengan.
La mayor barrera que enfrentan las empresas, según la encuesta, es la falta de procesos para administrar y avanzar en los contratos.
El sesenta por ciento de las empresas utilizan el correo electrónico para gestionar contratos, mientras que solo el 32 por ciento de las empresas utilizan una herramienta de gestión de contratos.
El seis por ciento de las empresas dice que no cuenta con ningún proceso de gestión de contratos.
SpringCM encuestó a 1.409 encuestados, el 32 por ciento de los cuales pertenecen a empresas de menos de 100 empleados y el 16 por ciento a empresas de más de 8.000 empleados.
El noventa y dos por ciento de los errores de gestión de contratos se atribuyen a los humanos, según los encuestados.
Por lo tanto, cuanto más automatizado sea su sistema de gestión de contratos y más aspectos del ciclo de vida del contrato de extremo a extremo pueda supervisar, menos posibilidades habrá de que se produzca un inconveniente que retrase el proceso de aprobación.
La duración del ciclo de contrato típico para los encuestados fue de entre uno y dos meses (33 por ciento).
El veintidós por ciento de los encuestados dice que su ciclo de contrato dura más de cuatro meses.
El veinte por ciento de los encuestados dice que el uso de software de gestión de contratos le ha ahorrado dinero a su empresa.
Crédito de la imagen: SpringCM
Contratos inteligentes en el horizonte
El elefante en la sala de gestión de contratos es blockchain.
Esta tecnología de computación distribuida proporciona una base inmutable sobre la que se está construyendo una nueva generación de sistemas.
Brinda a todas las partes en cualquier tipo de transacción digital un campo de juego equitativo.
Todos están de acuerdo con las reglas.
Además, cada activo o transacción en ese campo tiene una firma criptográfica única que se almacena en una red mundial.
Dentro de esta red, todos ven la misma prueba de lo sucedido.
Cada transacción incluye la historia inmutable de lo que vino antes.
Piense en blockchain como una especie de sistema operativo distribuido (SO) para datos: un tejido histórico debajo de todo lo que hace en línea.
Además de este sistema operativo, se encuentran las aplicaciones asesinas de blockchain: contratos inteligentes.
Los contratos inteligentes son un conjunto de reglas evaluadas por un sistema automatizado en el que todas las partes acuerdan un conjunto de reglas común.
Son una versión computarizada de un contrato en papel en inglés, con un nivel de automatización que esencialmente proporciona Adjudicación como servicio.
Blockchain y los contratos inteligentes aún no han alcanzado la adopción generalizada.
Sin embargo,...
