La mayoría de los compradores de tecnología corporativa saben qué es la voz sobre IP (VoIP), ya que se ha convertido en el estándar principal para las comunicaciones de voz entre las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
Ha disfrutado de este éxito porque demuestra demasiados beneficios en comparación con los antiguos sistemas PBX locales.
VoIP cuesta significativamente menos (especialmente cuando se entrega como un servicio en la nube), es mucho más flexible cuando se trata de integración de software y se puede usar para alimentar varios otros canales de comunicación además de una conversación de voz directa con su teléfono de escritorio.
En realidad, es esa capacidad la que ha dado lugar a un nuevo término para algunos tipos de servicios basados ??en VoIP, denominado Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS).
Estos son esencialmente servicios de VoIP que se han expandido a sistemas de entrega multicanal, lo que suena complejo, pero en realidad es bastante simple siempre que se concentre en lo que necesita en lugar de en las posibles innumerables opciones que los proveedores podrían ofrecerle.
Lo que dio origen a UCaaS es esencialmente el gran habilitador de VoIP: el software.
Al llevar su solución de comunicación a la capa de software, está abriendo una miríada de nuevas puertas cuando se trata de mejorar las capacidades de lo que la mayoría de la gente piensa cuando mira un teléfono.
Desde agregar nuevas funciones a la tecnología hasta integrarla con el software del que más depende su empresa, todo es posible con VoIP, y especialmente con las soluciones UCaaS, que generalmente se diseñan teniendo en cuenta la integración.
Sin duda, una gran razón por la que están creciendo tan rápido como lo muestra claramente el siguiente gráfico de la firma de investigación de mercado Statista.
Tamaño del mercado de las comunicaciones unificadas en los Estados Unidos de 2014 a 2024, por tipo (en miles de millones de dólares estadounidenses) A continuación, explicaremos las funciones por las que está pagando con un proveedor de VoIP comercial directo, incluidas las de nuestra última encuesta de Daxdi Business Choice Awards para VoIP.
También cubriremos lo que obtendrá si su proveedor de VoIP ofrece UCaaS.
Pero antes de entrar en detalles, hagamos un desglose simple de VoIP y UCaaS.
Le pedimos a Curtis Peterson, vicepresidente senior de operaciones en la nube del proveedor de sistemas telefónicos comerciales RingCentral, que nos ayudara a distinguir entre los dos tipos de servicios.
"VoIP suele ser solo un proveedor de servicios de voz, llamadas entrantes y salientes", explicó Peterson.
"UCaaS básicamente analiza todas las comunicaciones comerciales y las coloca a través de IP o Protocolo de Internet.
VoIP es un modo único.
UCaaS es multimodal: mensajes de texto, chat, videoconferencia, uso compartido de pantalla, videoconferencias.
Pero utiliza VoIP para potenciar el parte de la voz ".
Un gran resumen en pocas palabras, pero ahora entremos en más detalles.
Las características de VoIP
En esencia, VoIP es un servicio telefónico digital que utiliza Internet para el transporte y la entrega de comunicaciones.
Puede realizar y recibir llamadas desde su conexión a Internet a través de teléfonos móviles como lo haría en la mayoría de los entornos de oficina tradicionales o mediante softphones (que son aplicaciones basadas en software).
Al aprovechar el micrófono y los parlantes de su computadora de escritorio, computadora portátil o teléfono inteligente, puede realizar llamadas de la misma manera que lo haría con un teléfono típico.
VoIP ofrece muchos de los mismos accesorios que su proveedor de servicios de telecomunicaciones.
Podrá recibir y escuchar mensajes de correo de voz y monitorear llamadas a través del identificador de llamadas.
Las llamadas se pueden desviar a líneas alternativas si alguien no está disponible para recibir una llamada.
Otras características que ofrece VoIP incluyen asistentes automáticos, retención de llamadas, registros de llamadas, monitoreo de llamadas, grabación de llamadas, transcripciones de llamadas, conferencias de acceso telefónico y transferencia de números.
Un énfasis en las redes
Una advertencia de VoIP, incluso para los servicios que se entregan y administran a través de la nube, es que están gravando su red de área local.
Con VoIP habilitado, de repente muchas de sus PC comenzarán a transmitir tráfico de voz sin mencionar todos los teléfonos de escritorio habilitados para VoIP y, para la mayoría de las empresas, también una gran cantidad de teléfonos móviles, tabletas y otros dispositivos.
Y el hecho de que se trate de mucho tráfico nuevo no es el mayor problema; el mayor problema es que todo este nuevo tráfico también es sensible.
El tráfico de datos normal puede ser repentino si la red se ralentiza brevemente, así como pérdida ocasional de paquetes, latencia y fluctuación de la red.
Al tráfico de VoIP no le gusta ninguna de esas cosas y tiende a reaccionar mal ante ellas en forma de pausas audibles en sus conversaciones o incluso interrumpiendo las llamadas por completo.
La prevención de estos problemas es ciertamente factible, y los mejores proveedores de VoIP pueden asignarle ingenieros de servicio al cliente para que lo ayuden, pero aún necesitará profesionales de TI en el personal de su lado y esto tomará una gran parte de su tiempo, especialmente durante el lanzamiento inicial del servicio.
Y todo lo anterior se trata simplemente de que un tipo de comunicación, a saber, la voz, se convierta en una nueva forma de datos.
Una vez que agrega más canales, las cosas pueden volverse aún más complicadas, que es exactamente lo que puede suceder cuando implementa UCaaS.
Funciones de UCaaS
UCaaS generalmente incluye la voz como una de sus opciones de comunicación, pero como su nombre lo indica, proporciona una capacidad de comunicación más sólida al ofrecer también otros canales, especialmente video.
Con UCaaS, su proveedor de servicios también le permitirá programar videollamadas individuales, así como videoconferencias uno a varios.
Puede que esto no parezca imprescindible para las empresas más pequeñas, pero, a medida que su equipo crezca y contrate en diferentes geografías, querrá poder realizar videollamadas "cara a cara".
Con las videoconferencias y VoIP, podrá hacer cosas como realizar reuniones con cientos de asistentes, compartir su pantalla con todos los asistentes e incluso compartir y recibir archivos con todos los participantes de la llamada o con asistentes individuales.
Las herramientas UCaaS también le permiten chatear y enviar mensajes de texto con compañeros de trabajo en su plan.
¿Por qué necesitarías esta función? Bueno, si estás en una videollamada con un cliente y tu representante de ventas habla fuera de turno, puedes enviarle un mensaje de chat privado para que todos estén en la misma página.
Esto también permite que los miembros de su equipo envíen mensajes de chat en lugar de correos electrónicos para discutir interacciones más urgentes y más casuales.
Algunos proveedores de UCaaS permiten una colaboración profunda y una gestión de proyectos grupales.
Esto incluye el intercambio de documentos y la edición simultánea, listas de tareas pendientes, calendarios compartidos e incluso almacenamiento de archivos conjunto.
Si eres uno de esos gatos tercos que todavía disfruta enviando y recibiendo faxes, algunas soluciones UCaaS te permiten hacerlo desde tu computadora o dispositivo móvil (donde los faxes se almacenarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox o Microsoft OneDrive).
Esta función también le brinda una mejor supervisión sobre quién envía y recibe faxes, qué están enviando y le permitirá desactivar los faxes no deseados.
Proveedores de VoIP empresarial mejor calificados con funciones UCaaS
The UCaaS Secret Sauce: Integración
Quizás el aspecto más importante de una plataforma UCaaS es su capacidad para integrarse con soluciones de terceros para ayudarlo a obtener y exportar mejor los datos de una herramienta a otra.
Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, entonces una integración entre su cuenta de Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com) y su herramienta UCaaS lo hace increíblemente fácil.
Desde su panel de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.
Con una integración de correo electrónico de Microsoft Outlook, puede iniciar llamadas directamente desde el cuerpo de un correo electrónico.
Las integraciones son especialmente útiles para las empresas que planean utilizar su herramienta UCaaS para responder a los tickets de la mesa de ayuda.
Imagine dar a sus representantes de servicio la capacidad de realizar y recibir llamadas directamente desde la consola de la mesa de ayuda.
Imagine darles la capacidad de investigar las interacciones con los clientes o agregar notas a los registros de los clientes durante la llamada, y luego vincular estos datos a sus herramientas de UCaaS, mesa de ayuda y administración de relaciones con el cliente (CRM) para una posterior edificación.
Servicios VoIP para pequeñas empresas mejor calificados con capacidad UCaaS
"Las empresas que buscan soluciones VoIP simples están perdiendo la oportunidad de poner varias herramientas de comunicación junto con un proveedor y obtener un descuento por hacerlo", dijo Peterson.
Esto se debe a que la mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por volumen cuando reúne todas sus herramientas UCaaS en lugar de seleccionar herramientas de comunicación entre varios proveedores.
Piense en cómo compra el servicio de cable, Internet y teléfono de su hogar: el precio de los tres juntos suele ser menor que con tres proveedores diferentes para cada uno.
La agrupación también garantiza que cada servicio se integre y se informe entre sí sin problemas.
"[But] si tiene un proveedor de VoIP, uno para video y otro para chat, no puede compartir análisis entre ellos ", explicó Peterson.
¿Tiene alguna pregunta que necesite respuesta sobre UCaaS o VoIP? Suscribir al boletín informativo de Daxdi Small Business y únase al [email protected] comunidad empresarial en LinkedIn, donde puede hacer preguntas a los proveedores, a otros profesionales como usted y a los editores de Daxdi.
La mayoría de los compradores de tecnología corporativa saben qué es la voz sobre IP (VoIP), ya que se ha convertido en el estándar principal para las comunicaciones de voz entre las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
Ha disfrutado de este éxito porque demuestra demasiados beneficios en comparación con los antiguos sistemas PBX locales.
VoIP cuesta significativamente menos (especialmente cuando se entrega como un servicio en la nube), es mucho más flexible cuando se trata de integración de software y se puede usar para alimentar varios otros canales de comunicación además de una conversación de voz directa con su teléfono de escritorio.
En realidad, es esa capacidad la que ha dado lugar a un nuevo término para algunos tipos de servicios basados ??en VoIP, denominado Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS).
Estos son esencialmente servicios de VoIP que se han expandido a sistemas de entrega multicanal, lo que suena complejo, pero en realidad es bastante simple siempre que se concentre en lo que necesita en lugar de en las posibles innumerables opciones que los proveedores podrían ofrecerle.
Lo que dio origen a UCaaS es esencialmente el gran habilitador de VoIP: el software.
Al llevar su solución de comunicación a la capa de software, está abriendo una miríada de nuevas puertas cuando se trata de mejorar las capacidades de lo que la mayoría de la gente piensa cuando mira un teléfono.
Desde agregar nuevas funciones a la tecnología hasta integrarla con el software del que más depende su empresa, todo es posible con VoIP, y especialmente con las soluciones UCaaS, que generalmente se diseñan teniendo en cuenta la integración.
Sin duda, una gran razón por la que están creciendo tan rápido como lo muestra claramente el siguiente gráfico de la firma de investigación de mercado Statista.
Tamaño del mercado de las comunicaciones unificadas en los Estados Unidos de 2014 a 2024, por tipo (en miles de millones de dólares estadounidenses) A continuación, explicaremos las funciones por las que está pagando con un proveedor de VoIP comercial directo, incluidas las de nuestra última encuesta de Daxdi Business Choice Awards para VoIP.
También cubriremos lo que obtendrá si su proveedor de VoIP ofrece UCaaS.
Pero antes de entrar en detalles, hagamos un desglose simple de VoIP y UCaaS.
Le pedimos a Curtis Peterson, vicepresidente senior de operaciones en la nube del proveedor de sistemas telefónicos comerciales RingCentral, que nos ayudara a distinguir entre los dos tipos de servicios.
"VoIP suele ser solo un proveedor de servicios de voz, llamadas entrantes y salientes", explicó Peterson.
"UCaaS básicamente analiza todas las comunicaciones comerciales y las coloca a través de IP o Protocolo de Internet.
VoIP es un modo único.
UCaaS es multimodal: mensajes de texto, chat, videoconferencia, uso compartido de pantalla, videoconferencias.
Pero utiliza VoIP para potenciar el parte de la voz ".
Un gran resumen en pocas palabras, pero ahora entremos en más detalles.
Las características de VoIP
En esencia, VoIP es un servicio telefónico digital que utiliza Internet para el transporte y la entrega de comunicaciones.
Puede realizar y recibir llamadas desde su conexión a Internet a través de teléfonos móviles como lo haría en la mayoría de los entornos de oficina tradicionales o mediante softphones (que son aplicaciones basadas en software).
Al aprovechar el micrófono y los parlantes de su computadora de escritorio, computadora portátil o teléfono inteligente, puede realizar llamadas de la misma manera que lo haría con un teléfono típico.
VoIP ofrece muchos de los mismos accesorios que su proveedor de servicios de telecomunicaciones.
Podrá recibir y escuchar mensajes de correo de voz y monitorear llamadas a través del identificador de llamadas.
Las llamadas se pueden desviar a líneas alternativas si alguien no está disponible para recibir una llamada.
Otras características que ofrece VoIP incluyen asistentes automáticos, retención de llamadas, registros de llamadas, monitoreo de llamadas, grabación de llamadas, transcripciones de llamadas, conferencias de acceso telefónico y transferencia de números.
Un énfasis en las redes
Una advertencia de VoIP, incluso para los servicios que se entregan y administran a través de la nube, es que están gravando su red de área local.
Con VoIP habilitado, de repente muchas de sus PC comenzarán a transmitir tráfico de voz sin mencionar todos los teléfonos de escritorio habilitados para VoIP y, para la mayoría de las empresas, también una gran cantidad de teléfonos móviles, tabletas y otros dispositivos.
Y el hecho de que se trate de mucho tráfico nuevo no es el mayor problema; el mayor problema es que todo este nuevo tráfico también es sensible.
El tráfico de datos normal puede ser repentino si la red se ralentiza brevemente, así como pérdida ocasional de paquetes, latencia y fluctuación de la red.
Al tráfico de VoIP no le gusta ninguna de esas cosas y tiende a reaccionar mal ante ellas en forma de pausas audibles en sus conversaciones o incluso interrumpiendo las llamadas por completo.
La prevención de estos problemas es ciertamente factible, y los mejores proveedores de VoIP pueden asignarle ingenieros de servicio al cliente para que lo ayuden, pero aún necesitará profesionales de TI en el personal de su lado y esto tomará una gran parte de su tiempo, especialmente durante el lanzamiento inicial del servicio.
Y todo lo anterior se trata simplemente de que un tipo de comunicación, a saber, la voz, se convierta en una nueva forma de datos.
Una vez que agrega más canales, las cosas pueden volverse aún más complicadas, que es exactamente lo que puede suceder cuando implementa UCaaS.
Funciones de UCaaS
UCaaS generalmente incluye la voz como una de sus opciones de comunicación, pero como su nombre lo indica, proporciona una capacidad de comunicación más sólida al ofrecer también otros canales, especialmente video.
Con UCaaS, su proveedor de servicios también le permitirá programar videollamadas individuales, así como videoconferencias uno a varios.
Puede que esto no parezca imprescindible para las empresas más pequeñas, pero, a medida que su equipo crezca y contrate en diferentes geografías, querrá poder realizar videollamadas "cara a cara".
Con las videoconferencias y VoIP, podrá hacer cosas como realizar reuniones con cientos de asistentes, compartir su pantalla con todos los asistentes e incluso compartir y recibir archivos con todos los participantes de la llamada o con asistentes individuales.
Las herramientas UCaaS también le permiten chatear y enviar mensajes de texto con compañeros de trabajo en su plan.
¿Por qué necesitarías esta función? Bueno, si estás en una videollamada con un cliente y tu representante de ventas habla fuera de turno, puedes enviarle un mensaje de chat privado para que todos estén en la misma página.
Esto también permite que los miembros de su equipo envíen mensajes de chat en lugar de correos electrónicos para discutir interacciones más urgentes y más casuales.
Algunos proveedores de UCaaS permiten una colaboración profunda y una gestión de proyectos grupales.
Esto incluye el intercambio de documentos y la edición simultánea, listas de tareas pendientes, calendarios compartidos e incluso almacenamiento de archivos conjunto.
Si eres uno de esos gatos tercos que todavía disfruta enviando y recibiendo faxes, algunas soluciones UCaaS te permiten hacerlo desde tu computadora o dispositivo móvil (donde los faxes se almacenarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox o Microsoft OneDrive).
Esta función también le brinda una mejor supervisión sobre quién envía y recibe faxes, qué están enviando y le permitirá desactivar los faxes no deseados.
Proveedores de VoIP empresarial mejor calificados con funciones UCaaS
The UCaaS Secret Sauce: Integración
Quizás el aspecto más importante de una plataforma UCaaS es su capacidad para integrarse con soluciones de terceros para ayudarlo a obtener y exportar mejor los datos de una herramienta a otra.
Por ejemplo, si necesita llamar a un cliente y desea acceder a sus registros para mejorar sus comunicaciones, entonces una integración entre su cuenta de Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com) y su herramienta UCaaS lo hace increíblemente fácil.
Desde su panel de Salesforce, podrá iniciar la llamada, ver el historial de interacción del cliente y agregar notas sobre lo que se dice durante la llamada.
Con una integración de correo electrónico de Microsoft Outlook, puede iniciar llamadas directamente desde el cuerpo de un correo electrónico.
Las integraciones son especialmente útiles para las empresas que planean utilizar su herramienta UCaaS para responder a los tickets de la mesa de ayuda.
Imagine dar a sus representantes de servicio la capacidad de realizar y recibir llamadas directamente desde la consola de la mesa de ayuda.
Imagine darles la capacidad de investigar las interacciones con los clientes o agregar notas a los registros de los clientes durante la llamada, y luego vincular estos datos a sus herramientas de UCaaS, mesa de ayuda y administración de relaciones con el cliente (CRM) para una posterior edificación.
Servicios VoIP para pequeñas empresas mejor calificados con capacidad UCaaS
"Las empresas que buscan soluciones VoIP simples están perdiendo la oportunidad de poner varias herramientas de comunicación junto con un proveedor y obtener un descuento por hacerlo", dijo Peterson.
Esto se debe a que la mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por volumen cuando reúne todas sus herramientas UCaaS en lugar de seleccionar herramientas de comunicación entre varios proveedores.
Piense en cómo compra el servicio de cable, Internet y teléfono de su hogar: el precio de los tres juntos suele ser menor que con tres proveedores diferentes para cada uno.
La agrupación también garantiza que cada servicio se integre y se informe entre sí sin problemas.
"[But] si tiene un proveedor de VoIP, uno para video y otro para chat, no puede compartir análisis entre ellos ", explicó Peterson.
¿Tiene alguna pregunta que necesite respuesta sobre UCaaS o VoIP? Suscribir al boletín informativo de Daxdi Small Business y únase al [email protected] comunidad empresarial en LinkedIn, donde puede hacer preguntas a los proveedores, a otros profesionales como usted y a los editores de Daxdi.
