Durante mucho tiempo, la suite ofimática en línea de Google, Google Docs, Sheets y Slides, no fue mucho más que una variante basada en la web de las suites ofimáticas tradicionales de escritorio como Microsoft Office y LibreOffice de código abierto.
En comparación con las suites de escritorio, las aplicaciones de productividad de Google siempre han ofrecido un conjunto de funciones más pequeño, por ejemplo, notas al pie pero no notas al final, pero también ofrecen la ventaja de hacer que sus documentos sean accesibles desde cualquier navegador web y facilitar la colaboración en tiempo real.
Sin embargo, desde una actualización sustancial en 2016, Google Docs se integra más estrechamente que nunca con el resto de las ofertas de Google, lo que facilita la búsqueda en la Web de información relacionada mientras se edita un documento.
El resultado es una suite rápida y fácil de usar que es excelente para facilitar tanto la productividad como el trabajo en equipo.
¿Qué es Google Docs?
Si bien la oferta de la oficina de Google es impresionante, existe una confusión considerable sobre qué es exactamente.
Primero, a veces se considera una suboferta del gigantesco servicio en línea de Google, Google Drive.
Además, Google ha dividido su suite en sus componentes, como lo hizo Apple con Keynote, Numbers y Pages de iWork.
Todas las partes de la suite de Google tienen un aspecto similar, y si ha aprendido a navegar por una, puede navegar por las demás, pero no hay un único enlace en línea que lleve a la suite en su totalidad.
El nombre oficial de Google para esta no-suite es ahora Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, los nombres de sus aplicaciones de procesador de texto, hoja de cálculo y presentación, respectivamente.
Pero la mayor parte del mundo todavía lo llama por su nombre original, Google Docs.
Por conveniencia, lo llamaré así aquí.
Para hacer las cosas aún más confusas, la variante orientada a los negocios basada en suscripción de Google Docs, que solía llamarse Google Docs for Work, ha pasado a llamarse G Suite, con nuevas funciones de colaboración para ir con el nuevo nombre.
Busque una revisión separada de G Suite poco después de la publicación de esta revisión.
Dejando de lado la confusión de nombres, la principal diferencia entre Google Docs por un lado y las suites de escritorio y en línea como Microsoft Office 365 ($ 99.99 en Dell) y el conjunto de aplicaciones iCloud de Apple (anteriormente llamado iWord) por otro lado es que Google Docs existe solamente en su navegador web.
Las ofertas de Microsoft y Apple le permiten trabajar en los mismos archivos, ya sea en la configuración espaciosa y de alta potencia de una aplicación de escritorio como Word o las páginas de Apple, o en el conjunto de funciones más limitado de aplicaciones con el mismo nombre que se ejecutan en un navegador o en un dispositivo móvil.
Un complemento para el navegador Chrome de Google le permite editar Google Docs en Chrome mientras está desconectado, pero es menos conveniente que una aplicación de escritorio, y debe recordar instalarlo antes de que lo necesite.
Si no necesita las funciones de una aplicación de escritorio, entonces Google Docs puede ser todo el paquete de oficina que necesita, pero también debe considerar las alternativas gratuitas que brindan las versiones en línea de Microsoft y Apple.
Describiré algunos de los pros y los contras de estas alternativas después de echar un vistazo más de cerca a Google Docs.
Documentos de Google
Interfaz intuitiva
Como era de esperar de acuerdo con las otras ofertas de Google, Google Docs se destaca por su interfaz elegante y altamente utilizable y su rápido rendimiento.
Casi todo en las barras de herramientas y menús tiene un equivalente basado en teclado claramente marcado, por lo que, por ejemplo, puede ingresar un comentario haciendo clic en un icono o presionando Ctrl-Alt-M en Windows o Cmd-Opción-M en Mac OS.
Las características que tienden a ser confusas en las aplicaciones tradicionales están claras en Google Docs, en parte porque son más limitadas.
Por ejemplo, los estilos de párrafo están limitados a nueve estilos separados, uno para texto normal y otros para varios títulos y encabezados.
Puede modificar cada uno de estos estilos desde el menú Herramientas y guardar los estilos modificados como predeterminados para todos los documentos, pero no puede crear nuevos estilos como puede hacerlo en Word o Pages.
Por otro lado, insertar un precio de acciones en vivo en una hoja de cálculo de Google Sheets es sencillo, simplemente use la función integrada GOOGLEFINANCE, mientras que la misma función sigue siendo sorprendentemente complicada en Excel y Numbers.
Revisiones y colaboración
Google Docs siempre ha almacenado todas sus revisiones y ha hecho posible volver a un estado anterior de un documento en caso de que lo necesite.
Cuando colabora en un documento y lo abre después de que otra persona lo ha editado, le avisa de los cambios recientes y almacena registros detallados de las revisiones, al igual que la función opcional Control de cambios en Office e iCloud.
Documentos de Google
Las versiones en línea de Office y las versiones de escritorio y en línea de las aplicaciones de iCloud tienen un seguimiento similar pero menos detallado de las versiones recientes de los documentos.
Microsoft Office le permite activar el control de cambios detallado en un documento en la aplicación de escritorio y luego continuar con el seguimiento de los cambios en el mismo documento en Office en línea.
Por el contrario, las aplicaciones de iCloud tienen un problema molesto.
Si activa el control de cambios en un documento en la aplicación de escritorio Apple Pages, solo podrá ver el documento, no editarlo, en la versión de iCloud de Pages.
Explorando Google Docs
La característica nueva más ingeniosa de Google Docs es su botón Explorar, que se abre en un panel en el lado derecho de la ventana del navegador y muestra información y sugerencias basadas en lo que se muestra en su documento.
Por ejemplo, si hace clic en el botón Explorar en una hoja de trabajo, el panel le permitirá hacer preguntas sobre sus datos, incluidas preguntas sugeridas como "¿Cuál es la mediana de la columna D?" Un cuadro de formato sugiere mejoras en la visualización visual de sus datos, como agregar sombreado a filas alternas.
Un cuadro de análisis adicional muestra gráficos que muestran diferentes visualizaciones de sus datos, algo así como las respuestas que puede obtener de la función de tabla dinámica de Excel, pero que se ofrecen sin ningún trabajo de su parte.
En Presentaciones, cuando está editando una presentación, el cuadro Explorar ofrece imágenes en línea relacionadas con el tema de la diapositiva actual y puede arrastrarlas directamente a la diapositiva.
Microsoft Office tiene características de investigación comparables, pero no son tan fáciles de usar ni tan flexibles.
Documentos de Google
Plantillas
Si recuerda los primeros días de Google Docs, recordará que sus plantillas de documentos solían ser elegantes pero extremadamente mínimas.
Todo eso ha cambiado en la era de la banda ancha, cuando se necesita poco o ningún tiempo para descargar gráficos complejos.
Google ha seguido el ejemplo de Apple y Microsoft, y ahora ofrece plantillas visualmente hermosas para documentos, hojas de trabajo y especialmente para presentaciones.
A diferencia de los diseños de plantillas de Apple, los de Google no requieren que seas un diseñador gráfico profesional, y las plantillas de presentación de Google Slides son ricas en diseños de diapositivas vívidos y vigorosos que cualquiera puede usar.
Para tener una idea de la habilidad de Google para diseñar aplicaciones basadas en la web, pruebe Google Slides en un navegador y compárelo con la versión de Microsoft basada en la web de PowerPoint.
Microsoft se basa en una versión reducida del conocido Office Ribbon, una interfaz diseñada para aplicaciones de escritorio, donde Ribbon incluye docenas de funciones en una barra de herramientas compacta en la parte superior de la pantalla.
En las aplicaciones web de Office, la cinta de función reducida a veces parece un desperdicio, con espacio en blanco en lugar de las opciones que se muestran en la versión de escritorio.
También puede parecer ineficaz, ya que la pestaña Cinta oculta otras características de diseño que quizás desee utilizar sin cambiar de pestaña.
Google usa un panel en el lado derecho de la ventana para muchas características que Microsoft pone en la cinta, mientras que también muestra una barra de herramientas estándar de características que usa con frecuencia, y el efecto es sutil pero notablemente más eficiente y amigable que el modelo de Office.
En Presentaciones, por ejemplo, puede modificar las transiciones en el panel de la derecha mientras sigue accediendo a las funciones básicas de formato y dibujo en la barra de herramientas de la línea superior.
Integrar Google Docs con Microsoft Office
Google Docs puede importar documentos de Microsoft Office con una fidelidad impresionante y también importa formatos de código abierto como los que utiliza LibreOffice.
No espere que importe documentos de iCloud de Apple, pero nada más fuera de iCloud puede importar documentos de iCloud tampoco.
Puede exportar desde Google Docs en formatos Office, Open Document (OpenOffice y LibreOffice), PDF, HTML y ePub, una gama de opciones de exportación más útil que la que puede encontrar en cualquier otro lugar.
También puede utilizar Google Translate para convertir un documento a otro idioma, con resultados predeciblemente desiguales; una característica similar, que utiliza las herramientas en línea de Microsoft, está integrada en Microsoft Office.
Una amplia gama de complementos de terceros proporciona funciones integradas en Microsoft Office, como combinación de correspondencia, impresión de etiquetas Avery y un editor de ecuaciones más avanzado que el que proporciona Google.
Sin embargo, si necesita funciones como estas, probablemente esté mejor con Office.
Documentos de Google
¿Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son para usted?
¿Debería cortar el cable a Microsoft Office, LibreOffice o iCloud y cambiar a Google Docs? Si está satisfecho con la edición en una ventana del navegador y no le importa almacenar sus datos en los servidores de Google, y no le preocupa perder el acceso a Internet, entonces hay muchas razones para hacerlo.
Ciertamente uso Google Docs para todos mis documentos en los que quiero que otras personas colaboren, porque las funciones de colaboración de la suite son más fluidas y notablemente más rápidas que cualquier cosa que ofrezca la competencia.
Pero utilizo Microsoft Office en Windows y en Mac para todo lo demás, porque ningún paquete en línea puede igualar el poder y la flexibilidad de las aplicaciones de Office tan maduras y con todas las funciones como Word, Excel y PowerPoint, y si necesito editar un Office Documento en línea, incluso Office basado en navegador tiene algunas características, como notas al final, que Google Docs no tiene.
Si no tiene Google Docs configurado con su cuenta de Google, le recomiendo que lo configure ahora.
Puede usar su dirección de correo electrónico existente y no necesita configurar una cuenta de Gmail.
Pasará mucho tiempo antes de que pueda igualar la potencia total de una suite ofimática instalada localmente, pero la suite ofimática en línea de Google se ve hermosa, funciona rápidamente y probablemente hace todo, o casi todo, lo que necesita para realizar su trabajo.
Google Docs, Suites y Slides comparte nuestra elección del editor para paquetes de oficina en línea con Microsoft Office 365.
Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
Pros
Durante mucho tiempo, la suite ofimática en línea de Google, Google Docs, Sheets y Slides, no fue mucho más que una variante basada en la web de las suites ofimáticas tradicionales de escritorio como Microsoft Office y LibreOffice de código abierto.
En comparación con las suites de escritorio, las aplicaciones de productividad de Google siempre han ofrecido un conjunto de funciones más pequeño, por ejemplo, notas al pie pero no notas al final, pero también ofrecen la ventaja de hacer que sus documentos sean accesibles desde cualquier navegador web y facilitar la colaboración en tiempo real.
Sin embargo, desde una actualización sustancial en 2016, Google Docs se integra más estrechamente que nunca con el resto de las ofertas de Google, lo que facilita la búsqueda en la Web de información relacionada mientras se edita un documento.
El resultado es una suite rápida y fácil de usar que es excelente para facilitar tanto la productividad como el trabajo en equipo.
¿Qué es Google Docs?
Si bien la oferta de la oficina de Google es impresionante, existe una confusión considerable sobre qué es exactamente.
Primero, a veces se considera una suboferta del gigantesco servicio en línea de Google, Google Drive.
Además, Google ha dividido su suite en sus componentes, como lo hizo Apple con Keynote, Numbers y Pages de iWork.
Todas las partes de la suite de Google tienen un aspecto similar, y si ha aprendido a navegar por una, puede navegar por las demás, pero no hay un único enlace en línea que lleve a la suite en su totalidad.
El nombre oficial de Google para esta no-suite es ahora Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, los nombres de sus aplicaciones de procesador de texto, hoja de cálculo y presentación, respectivamente.
Pero la mayor parte del mundo todavía lo llama por su nombre original, Google Docs.
Por conveniencia, lo llamaré así aquí.
Para hacer las cosas aún más confusas, la variante orientada a los negocios basada en suscripción de Google Docs, que solía llamarse Google Docs for Work, ha pasado a llamarse G Suite, con nuevas funciones de colaboración para ir con el nuevo nombre.
Busque una revisión separada de G Suite poco después de la publicación de esta revisión.
Dejando de lado la confusión de nombres, la principal diferencia entre Google Docs por un lado y las suites de escritorio y en línea como Microsoft Office 365 ($ 99.99 en Dell) y el conjunto de aplicaciones iCloud de Apple (anteriormente llamado iWord) por otro lado es que Google Docs existe solamente en su navegador web.
Las ofertas de Microsoft y Apple le permiten trabajar en los mismos archivos, ya sea en la configuración espaciosa y de alta potencia de una aplicación de escritorio como Word o las páginas de Apple, o en el conjunto de funciones más limitado de aplicaciones con el mismo nombre que se ejecutan en un navegador o en un dispositivo móvil.
Un complemento para el navegador Chrome de Google le permite editar Google Docs en Chrome mientras está desconectado, pero es menos conveniente que una aplicación de escritorio, y debe recordar instalarlo antes de que lo necesite.
Si no necesita las funciones de una aplicación de escritorio, entonces Google Docs puede ser todo el paquete de oficina que necesita, pero también debe considerar las alternativas gratuitas que brindan las versiones en línea de Microsoft y Apple.
Describiré algunos de los pros y los contras de estas alternativas después de echar un vistazo más de cerca a Google Docs.
Documentos de Google
Interfaz intuitiva
Como era de esperar de acuerdo con las otras ofertas de Google, Google Docs se destaca por su interfaz elegante y altamente utilizable y su rápido rendimiento.
Casi todo en las barras de herramientas y menús tiene un equivalente basado en teclado claramente marcado, por lo que, por ejemplo, puede ingresar un comentario haciendo clic en un icono o presionando Ctrl-Alt-M en Windows o Cmd-Opción-M en Mac OS.
Las características que tienden a ser confusas en las aplicaciones tradicionales están claras en Google Docs, en parte porque son más limitadas.
Por ejemplo, los estilos de párrafo están limitados a nueve estilos separados, uno para texto normal y otros para varios títulos y encabezados.
Puede modificar cada uno de estos estilos desde el menú Herramientas y guardar los estilos modificados como predeterminados para todos los documentos, pero no puede crear nuevos estilos como puede hacerlo en Word o Pages.
Por otro lado, insertar un precio de acciones en vivo en una hoja de cálculo de Google Sheets es sencillo, simplemente use la función integrada GOOGLEFINANCE, mientras que la misma función sigue siendo sorprendentemente complicada en Excel y Numbers.
Revisiones y colaboración
Google Docs siempre ha almacenado todas sus revisiones y ha hecho posible volver a un estado anterior de un documento en caso de que lo necesite.
Cuando colabora en un documento y lo abre después de que otra persona lo ha editado, le avisa de los cambios recientes y almacena registros detallados de las revisiones, al igual que la función opcional Control de cambios en Office e iCloud.
Documentos de Google
Las versiones en línea de Office y las versiones de escritorio y en línea de las aplicaciones de iCloud tienen un seguimiento similar pero menos detallado de las versiones recientes de los documentos.
Microsoft Office le permite activar el control de cambios detallado en un documento en la aplicación de escritorio y luego continuar con el seguimiento de los cambios en el mismo documento en Office en línea.
Por el contrario, las aplicaciones de iCloud tienen un problema molesto.
Si activa el control de cambios en un documento en la aplicación de escritorio Apple Pages, solo podrá ver el documento, no editarlo, en la versión de iCloud de Pages.
Explorando Google Docs
La característica nueva más ingeniosa de Google Docs es su botón Explorar, que se abre en un panel en el lado derecho de la ventana del navegador y muestra información y sugerencias basadas en lo que se muestra en su documento.
Por ejemplo, si hace clic en el botón Explorar en una hoja de trabajo, el panel le permitirá hacer preguntas sobre sus datos, incluidas preguntas sugeridas como "¿Cuál es la mediana de la columna D?" Un cuadro de formato sugiere mejoras en la visualización visual de sus datos, como agregar sombreado a filas alternas.
Un cuadro de análisis adicional muestra gráficos que muestran diferentes visualizaciones de sus datos, algo así como las respuestas que puede obtener de la función de tabla dinámica de Excel, pero que se ofrecen sin ningún trabajo de su parte.
En Presentaciones, cuando está editando una presentación, el cuadro Explorar ofrece imágenes en línea relacionadas con el tema de la diapositiva actual y puede arrastrarlas directamente a la diapositiva.
Microsoft Office tiene características de investigación comparables, pero no son tan fáciles de usar ni tan flexibles.
Documentos de Google
Plantillas
Si recuerda los primeros días de Google Docs, recordará que sus plantillas de documentos solían ser elegantes pero extremadamente mínimas.
Todo eso ha cambiado en la era de la banda ancha, cuando se necesita poco o ningún tiempo para descargar gráficos complejos.
Google ha seguido el ejemplo de Apple y Microsoft, y ahora ofrece plantillas visualmente hermosas para documentos, hojas de trabajo y especialmente para presentaciones.
A diferencia de los diseños de plantillas de Apple, los de Google no requieren que seas un diseñador gráfico profesional, y las plantillas de presentación de Google Slides son ricas en diseños de diapositivas vívidos y vigorosos que cualquiera puede usar.
Para tener una idea de la habilidad de Google para diseñar aplicaciones basadas en la web, pruebe Google Slides en un navegador y compárelo con la versión de Microsoft basada en la web de PowerPoint.
Microsoft se basa en una versión reducida del conocido Office Ribbon, una interfaz diseñada para aplicaciones de escritorio, donde Ribbon incluye docenas de funciones en una barra de herramientas compacta en la parte superior de la pantalla.
En las aplicaciones web de Office, la cinta de función reducida a veces parece un desperdicio, con espacio en blanco en lugar de las opciones que se muestran en la versión de escritorio.
También puede parecer ineficaz, ya que la pestaña Cinta oculta otras características de diseño que quizás desee utilizar sin cambiar de pestaña.
Google usa un panel en el lado derecho de la ventana para muchas características que Microsoft pone en la cinta, mientras que también muestra una barra de herramientas estándar de características que usa con frecuencia, y el efecto es sutil pero notablemente más eficiente y amigable que el modelo de Office.
En Presentaciones, por ejemplo, puede modificar las transiciones en el panel de la derecha mientras sigue accediendo a las funciones básicas de formato y dibujo en la barra de herramientas de la línea superior.
Integrar Google Docs con Microsoft Office
Google Docs puede importar documentos de Microsoft Office con una fidelidad impresionante y también importa formatos de código abierto como los que utiliza LibreOffice.
No espere que importe documentos de iCloud de Apple, pero nada más fuera de iCloud puede importar documentos de iCloud tampoco.
Puede exportar desde Google Docs en formatos Office, Open Document (OpenOffice y LibreOffice), PDF, HTML y ePub, una gama de opciones de exportación más útil que la que puede encontrar en cualquier otro lugar.
También puede utilizar Google Translate para convertir un documento a otro idioma, con resultados predeciblemente desiguales; una característica similar, que utiliza las herramientas en línea de Microsoft, está integrada en Microsoft Office.
Una amplia gama de complementos de terceros proporciona funciones integradas en Microsoft Office, como combinación de correspondencia, impresión de etiquetas Avery y un editor de ecuaciones más avanzado que el que proporciona Google.
Sin embargo, si necesita funciones como estas, probablemente esté mejor con Office.
Documentos de Google
¿Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google son para usted?
¿Debería cortar el cable a Microsoft Office, LibreOffice o iCloud y cambiar a Google Docs? Si está satisfecho con la edición en una ventana del navegador y no le importa almacenar sus datos en los servidores de Google, y no le preocupa perder el acceso a Internet, entonces hay muchas razones para hacerlo.
Ciertamente uso Google Docs para todos mis documentos en los que quiero que otras personas colaboren, porque las funciones de colaboración de la suite son más fluidas y notablemente más rápidas que cualquier cosa que ofrezca la competencia.
Pero utilizo Microsoft Office en Windows y en Mac para todo lo demás, porque ningún paquete en línea puede igualar el poder y la flexibilidad de las aplicaciones de Office tan maduras y con todas las funciones como Word, Excel y PowerPoint, y si necesito editar un Office Documento en línea, incluso Office basado en navegador tiene algunas características, como notas al final, que Google Docs no tiene.
Si no tiene Google Docs configurado con su cuenta de Google, le recomiendo que lo configure ahora.
Puede usar su dirección de correo electrónico existente y no necesita configurar una cuenta de Gmail.
Pasará mucho tiempo antes de que pueda igualar la potencia total de una suite ofimática instalada localmente, pero la suite ofimática en línea de Google se ve hermosa, funciona rápidamente y probablemente hace todo, o casi todo, lo que necesita para realizar su trabajo.
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