ContractWorks comienza en $ 600 por mes, facturado anualmente, y por ese precio ofrece una plataforma de administración de contratos bien diseñada, que se enfoca principalmente en categorizar, rastrear y aprobar contratos.
Desafortunadamente para algunos, esto significa que no tiene mucho soporte para la creación de contratos, negociaciones legales de ida y vuelta, ni funciones de colaboración integradas.
Este enfoque de características específicas significa que necesitará mapear su proceso comercial con las capacidades del software cuidadosamente, ya que esta no es una herramienta para todo.
Eso es principalmente lo que lo mantiene detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice en este espacio, Agiloft y Updraft.
Precios y planes
A diferencia de Agiloft (gratuito para hasta 10 usuarios en Agiloft) y la mayoría de los proveedores en el espacio de gestión de contratos, ContractWorks no cotiza por licencias de usuario.
El producto comienza en $ 600 por mes, facturado anualmente, para su plan de 12 meses.
La otra opción de precio es de $ 750 por mes para el plan de 3 meses, facturado trimestralmente.
Puede comenzar con el plan trimestral y pasar a una suscripción anual según sus necesidades.
Ambos planes vienen con una prueba gratuita y le brindan usuarios ilimitados, almacenamiento de documentos, soporte y capacitación, además de implementación gratuita.
También recibe alertas, informes, permisos, registros de auditoría personalizables, migración y configuración de documentos, marca personalizada y una serie de otras funciones, incluidas las funciones de plantilla y etiquetado de documentos de la plataforma.
En lo único que ContractWorks asigna un límite de usuarios son las firmas electrónicas, para lo cual la empresa implementó una función nativa de firma electrónica en marzo de 2017.
Las organizaciones obtienen cinco usuarios de firmas electrónicas gratis sin cargo adicional, pero los usuarios adicionales vienen en paquetes de cinco firmas electrónicas.
usuarios por $ 1,200 por año.
ContractWorks no se integra con Adobe Sign, DocuSign u otros proveedores de firmas electrónicas de terceros, prefiriendo centralizar eso dentro de su plataforma como una característica nativa.
ContractWorks también ofrece un descuento para organizaciones sin fines de lucro, así como paquetes de volumen para bufetes de abogados o firmas de servicios profesionales que buscan ofrecer administración de contratos a través de ContractWorks como un servicio facturable.
Gestión del ciclo de vida del contrato
ContractWorks mantiene su interfaz de usuario (UI) simple.
La experiencia se basa en iconos y es fácil de navegar, y el menú superior solo tiene seis pestañas: Documentos, Etiquetas / Plantillas, Usuarios, Informes, Firmar y Configuración, y una barra de búsqueda universal.
Hay cinco roles predeterminados con vistas personalizadas de las funciones a las que tiene acceso: Administrador, Acceso completo, Solo descarga, Solo ver y Sin acceso.
Pero puede agregar sus propios roles personalizados con acceso a documentos específicos, carpetas, salas, etc.
A diferencia de Agiloft y Onit Contract Administration y Contract Review & Approval (3,000.00 por mes en Onit), cuando inicia sesión, no ve un tablero personalizado con widgets e informes en tiempo real.
ContractWorks lo lleva directamente a su repositorio de documentos para ponerse manos a la obra.
La página Documentos se presenta como una bandeja de entrada de correo electrónico.
Está la bandeja de entrada principal en el medio, una estructura de carpetas personalizada en el lado izquierdo para organizar sus documentos y botones en la parte superior para cargar el contrato de forma masiva, crear nuevas carpetas, copiar, descargar y agregar archivos adjuntos a los documentos.
También puede usar la función de arrastrar y soltar para mover documentos a la bandeja de entrada sin la necesidad de usar el botón Cargar.
La función de adjuntos es útil para agregar órdenes de cambio o anexos a un contrato maestro, y esa entrada en la bandeja de entrada mostrará los documentos adjuntos.
Si bien en realidad no puede editar contratos en ContractWorks, al hacer clic en un documento se abrirá el visor de PDF nativo, que muestra una marca de agua dinámica personalizada para el usuario como una característica de seguridad adicional para preservar la confidencialidad del contrato.
Otra característica de seguridad ingeniosa es la autenticación de dos factores, que me pide que ingrese un código enviado a mi dispositivo móvil cada vez que inicie sesión.
Las funciones más exclusivas de ContractWorks giran en torno a las etiquetas, las plantillas y la búsqueda.
Las etiquetas en el sistema pueden ser cualquier campo que desee que se pueda buscar o registrar en su contrato.
Es una función de categorización extremadamente flexible que puede incluir texto, fechas, números, porcentajes o una respuesta de sí / no.
Por ejemplo, podría crear un "¿Renovación automática?" o una "Confidencialidad?" etiqueta para activar o desactivar rápidamente esa configuración para un contrato.
Las etiquetas se incorporan a la estructura de categorización más flexible que define cómo ContractWorks aborda la gestión de contratos.
Cuando crea una nueva etiqueta, también puede agregar un menú desplegable que agrega la etiqueta a un departamento en particular dentro de su negocio o a una plantilla de contrato más grande.
Por lo tanto, si agrega etiquetas para contratos de trabajo, puede agregar el departamento de recursos humanos (RR.HH.) al menú desplegable, mientras que, para un acuerdo de confidencialidad (NDA), puede agregar el departamento legal.
Las etiquetas son fáciles de crear en la pestaña Etiquetas / Plantillas, y luego puede volver a la bandeja de entrada de documentos y asociar etiquetas con contratos particulares.
La interfaz de usuario de ContractWorks es igualmente escasa e intuitiva a la de Concord (gratis para hasta 3 usuarios en Concord), pero profundiza mucho en la categorización y búsqueda de contratos granulares.
Las plantillas son una extensión de esa idea.
Agrupan etiquetas según el tipo de contrato, lo que ayuda a los clientes a rastrear las mismas 5-10 disposiciones en un contrato de arrendamiento, por ejemplo, para buscar rápidamente ese tipo de contrato en lugar de un contrato de proveedor, acuerdo de asociación, NDA o acuerdo de préstamo.
Las plantillas no están relacionadas con la creación de contratos; son herramientas adicionales de gestión y categorización.
Solo los administradores o los usuarios con acceso completo pueden aplicar etiquetas y plantillas.
Al probar la plataforma como administrador, pude colocar varias etiquetas en una plantilla de prueba y marcar los campos predeterminados, como las fechas de inicio y finalización, el plazo y el valor del contrato como campos obligatorios.
Luego, podría configurar notificaciones recurrentes para usuarios específicos, así como actualizaciones automáticas y renovación automática en función del intervalo que establezca.
Esto es útil para los contratos de suscripción que se renuevan trimestralmente o anualmente.
También puede cargar un documento para asociarlo con una plantilla de contrato, aunque, de nuevo, no es una plantilla de creación de contrato completa como la encontraría en herramientas como Agiloft.
Dicho esto, las etiquetas y plantillas de ContractWorks son más personalizables y fáciles de usar que los enfoques tradicionales, además de que se pueden buscar por completo.
Una vez que haya cargado documentos y agregado etiquetas y plantillas, puede administrar firmantes y firmas electrónicas en la pestaña Firmar.
Como administrador, puede designar a su firmante de cinco o configurar una plantilla de firma correlacionada con tipos de contrato particulares.
En este caso, puede marcar un documento con las ubicaciones específicas para las que necesita una firma y quién es el firmante, y luego guardarlo como una plantilla.
Si ya ha configurado una plantilla, puede hacer clic en el icono del bolígrafo en la pestaña Documentos para enviar inmediatamente por correo electrónico un enlace seguro para firmar.
Todos los firmantes reciben una copia en PDF completa del contrato que se les envía por correo electrónico y, en la pestaña Firmar, puede filtrar por firmas completadas, incompletas o canceladas.
La funcionalidad de firma electrónica es sencilla, y la capacidad de firma nativa pronto se integrará con Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com) y estará disponible en Salesforce AppExchange, que ContractWorks dijo que podrá enviar un documento creado en Salesforce directamente a ContractWorks para su almacenamiento.
y firma, además de extraer campos de Salesforce directamente en la plataforma como etiquetas.
Informes y notificaciones
ContractWorks todavía está en el proceso de desarrollar su funcionalidad de informes, pero existe una sólida variedad de funciones y análisis con los que trabajar.
En la pestaña Informes, puede administrar tanto los informes como las notificaciones relacionadas en una vista de calendario.
Al crear un nuevo informe, pude elegir entre todas mis etiquetas y plantillas como columnas para incorporar, además de poder filtrar los datos que extrajo mi informe por palabras clave o plantilla en particular.
Luego exporté el informe como un archivo PDF y Microsoft Excel.
Una vez que crea un informe, las pestañas Calendario de notificaciones e Informe de notificaciones le permiten configurar correos electrónicos y notificaciones relacionadas para usuarios específicos.
También puede ver todos sus informes en la pestaña Informes guardados.
Lo más importante es que ContractWorks le brinda un registro de auditoría para rastrear toda la actividad por usuario y un historial completo de cada contrato en el sistema.
Los informes en ContractWorks tratan más sobre el movimiento de documentos a través del sistema y las acciones que toman los usuarios, el seguimiento cuando un documento se carga, mueve, cambia de nombre y cuando se cambian los detalles para garantizar la trazabilidad y detectar errores.
En ese sentido, la pista de auditoría, los informes y el calendario de notificaciones hacen su trabajo.
Dicho esto, las capacidades de generación de informes no son tan profundas ni están adornadas con cuadros y gráficos interactivos como los de Agiloft y Onit, o las métricas de tendencias y recomendaciones que encontrará en los informes generados por Coupa Contract Lifecycle Management (Gratis en Coupa ).
Un archivador virtual para contratos
ContractWorks es fácil de usar, meticuloso en su categorización de contratos y se encuentra entre las mejores experiencias que probamos para el almacenamiento seguro y el seguimiento de documentos contractuales.
La plataforma también brilla cuando se trata de búsquedas rápidas a través de su estructura de etiquetado y plantilla.
Además, su función de firma electrónica nativa funciona bien.
Si está buscando creación de contratos, informes más extensos y funciones más profundas del ciclo de vida de la gestión de contratos (como la automatización del flujo de trabajo, el control de versiones y la colaboración integrada y la gestión de tareas), entonces Editors 'Choice Agiloft es una herramienta más potente y personalizable.
opción.
Sin embargo, para los clientes que se preocupan principalmente por el enrutamiento y la administración de documentos posteriores a la creación con gran seguridad y capacidad de auditoría integral, ContractWorks es una solución diseñada y ejecutada de manera inteligente para esos aspectos de la administración de contratos.
Pros
Contras
ContractWorks comienza en $ 600 por mes, facturado anualmente, y por ese precio ofrece una plataforma de administración de contratos bien diseñada, que se enfoca principalmente en categorizar, rastrear y aprobar contratos.
Desafortunadamente para algunos, esto significa que no tiene mucho soporte para la creación de contratos, negociaciones legales de ida y vuelta, ni funciones de colaboración integradas.
Este enfoque de características específicas significa que necesitará mapear su proceso comercial con las capacidades del software cuidadosamente, ya que esta no es una herramienta para todo.
Eso es principalmente lo que lo mantiene detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice en este espacio, Agiloft y Updraft.
Precios y planes
A diferencia de Agiloft (gratuito para hasta 10 usuarios en Agiloft) y la mayoría de los proveedores en el espacio de gestión de contratos, ContractWorks no cotiza por licencias de usuario.
El producto comienza en $ 600 por mes, facturado anualmente, para su plan de 12 meses.
La otra opción de precio es de $ 750 por mes para el plan de 3 meses, facturado trimestralmente.
Puede comenzar con el plan trimestral y pasar a una suscripción anual según sus necesidades.
Ambos planes vienen con una prueba gratuita y le brindan usuarios ilimitados, almacenamiento de documentos, soporte y capacitación, además de implementación gratuita.
También recibe alertas, informes, permisos, registros de auditoría personalizables, migración y configuración de documentos, marca personalizada y una serie de otras funciones, incluidas las funciones de plantilla y etiquetado de documentos de la plataforma.
En lo único que ContractWorks asigna un límite de usuarios son las firmas electrónicas, para lo cual la empresa implementó una función nativa de firma electrónica en marzo de 2017.
Las organizaciones obtienen cinco usuarios de firmas electrónicas gratis sin cargo adicional, pero los usuarios adicionales vienen en paquetes de cinco firmas electrónicas.
usuarios por $ 1,200 por año.
ContractWorks no se integra con Adobe Sign, DocuSign u otros proveedores de firmas electrónicas de terceros, prefiriendo centralizar eso dentro de su plataforma como una característica nativa.
ContractWorks también ofrece un descuento para organizaciones sin fines de lucro, así como paquetes de volumen para bufetes de abogados o firmas de servicios profesionales que buscan ofrecer administración de contratos a través de ContractWorks como un servicio facturable.
Gestión del ciclo de vida del contrato
ContractWorks mantiene su interfaz de usuario (UI) simple.
La experiencia se basa en iconos y es fácil de navegar, y el menú superior solo tiene seis pestañas: Documentos, Etiquetas / Plantillas, Usuarios, Informes, Firmar y Configuración, y una barra de búsqueda universal.
Hay cinco roles predeterminados con vistas personalizadas de las funciones a las que tiene acceso: Administrador, Acceso completo, Solo descarga, Solo ver y Sin acceso.
Pero puede agregar sus propios roles personalizados con acceso a documentos específicos, carpetas, salas, etc.
A diferencia de Agiloft y Onit Contract Administration y Contract Review & Approval (3,000.00 por mes en Onit), cuando inicia sesión, no ve un tablero personalizado con widgets e informes en tiempo real.
ContractWorks lo lleva directamente a su repositorio de documentos para ponerse manos a la obra.
La página Documentos se presenta como una bandeja de entrada de correo electrónico.
Está la bandeja de entrada principal en el medio, una estructura de carpetas personalizada en el lado izquierdo para organizar sus documentos y botones en la parte superior para cargar el contrato de forma masiva, crear nuevas carpetas, copiar, descargar y agregar archivos adjuntos a los documentos.
También puede usar la función de arrastrar y soltar para mover documentos a la bandeja de entrada sin la necesidad de usar el botón Cargar.
La función de adjuntos es útil para agregar órdenes de cambio o anexos a un contrato maestro, y esa entrada en la bandeja de entrada mostrará los documentos adjuntos.
Si bien en realidad no puede editar contratos en ContractWorks, al hacer clic en un documento se abrirá el visor de PDF nativo, que muestra una marca de agua dinámica personalizada para el usuario como una característica de seguridad adicional para preservar la confidencialidad del contrato.
Otra característica de seguridad ingeniosa es la autenticación de dos factores, que me pide que ingrese un código enviado a mi dispositivo móvil cada vez que inicie sesión.
Las funciones más exclusivas de ContractWorks giran en torno a las etiquetas, las plantillas y la búsqueda.
Las etiquetas en el sistema pueden ser cualquier campo que desee que se pueda buscar o registrar en su contrato.
Es una función de categorización extremadamente flexible que puede incluir texto, fechas, números, porcentajes o una respuesta de sí / no.
Por ejemplo, podría crear un "¿Renovación automática?" o una "Confidencialidad?" etiqueta para activar o desactivar rápidamente esa configuración para un contrato.
Las etiquetas se incorporan a la estructura de categorización más flexible que define cómo ContractWorks aborda la gestión de contratos.
Cuando crea una nueva etiqueta, también puede agregar un menú desplegable que agrega la etiqueta a un departamento en particular dentro de su negocio o a una plantilla de contrato más grande.
Por lo tanto, si agrega etiquetas para contratos de trabajo, puede agregar el departamento de recursos humanos (RR.HH.) al menú desplegable, mientras que, para un acuerdo de confidencialidad (NDA), puede agregar el departamento legal.
Las etiquetas son fáciles de crear en la pestaña Etiquetas / Plantillas, y luego puede volver a la bandeja de entrada de documentos y asociar etiquetas con contratos particulares.
La interfaz de usuario de ContractWorks es igualmente escasa e intuitiva a la de Concord (gratis para hasta 3 usuarios en Concord), pero profundiza mucho en la categorización y búsqueda de contratos granulares.
Las plantillas son una extensión de esa idea.
Agrupan etiquetas según el tipo de contrato, lo que ayuda a los clientes a rastrear las mismas 5-10 disposiciones en un contrato de arrendamiento, por ejemplo, para buscar rápidamente ese tipo de contrato en lugar de un contrato de proveedor, acuerdo de asociación, NDA o acuerdo de préstamo.
Las plantillas no están relacionadas con la creación de contratos; son herramientas adicionales de gestión y categorización.
Solo los administradores o los usuarios con acceso completo pueden aplicar etiquetas y plantillas.
Al probar la plataforma como administrador, pude colocar varias etiquetas en una plantilla de prueba y marcar los campos predeterminados, como las fechas de inicio y finalización, el plazo y el valor del contrato como campos obligatorios.
Luego, podría configurar notificaciones recurrentes para usuarios específicos, así como actualizaciones automáticas y renovación automática en función del intervalo que establezca.
Esto es útil para los contratos de suscripción que se renuevan trimestralmente o anualmente.
También puede cargar un documento para asociarlo con una plantilla de contrato, aunque, de nuevo, no es una plantilla de creación de contrato completa como la encontraría en herramientas como Agiloft.
Dicho esto, las etiquetas y plantillas de ContractWorks son más personalizables y fáciles de usar que los enfoques tradicionales, además de que se pueden buscar por completo.
Una vez que haya cargado documentos y agregado etiquetas y plantillas, puede administrar firmantes y firmas electrónicas en la pestaña Firmar.
Como administrador, puede designar a su firmante de cinco o configurar una plantilla de firma correlacionada con tipos de contrato particulares.
En este caso, puede marcar un documento con las ubicaciones específicas para las que necesita una firma y quién es el firmante, y luego guardarlo como una plantilla.
Si ya ha configurado una plantilla, puede hacer clic en el icono del bolígrafo en la pestaña Documentos para enviar inmediatamente por correo electrónico un enlace seguro para firmar.
Todos los firmantes reciben una copia en PDF completa del contrato que se les envía por correo electrónico y, en la pestaña Firmar, puede filtrar por firmas completadas, incompletas o canceladas.
La funcionalidad de firma electrónica es sencilla, y la capacidad de firma nativa pronto se integrará con Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com) y estará disponible en Salesforce AppExchange, que ContractWorks dijo que podrá enviar un documento creado en Salesforce directamente a ContractWorks para su almacenamiento.
y firma, además de extraer campos de Salesforce directamente en la plataforma como etiquetas.
Informes y notificaciones
ContractWorks todavía está en el proceso de desarrollar su funcionalidad de informes, pero existe una sólida variedad de funciones y análisis con los que trabajar.
En la pestaña Informes, puede administrar tanto los informes como las notificaciones relacionadas en una vista de calendario.
Al crear un nuevo informe, pude elegir entre todas mis etiquetas y plantillas como columnas para incorporar, además de poder filtrar los datos que extrajo mi informe por palabras clave o plantilla en particular.
Luego exporté el informe como un archivo PDF y Microsoft Excel.
Una vez que crea un informe, las pestañas Calendario de notificaciones e Informe de notificaciones le permiten configurar correos electrónicos y notificaciones relacionadas para usuarios específicos.
También puede ver todos sus informes en la pestaña Informes guardados.
Lo más importante es que ContractWorks le brinda un registro de auditoría para rastrear toda la actividad por usuario y un historial completo de cada contrato en el sistema.
Los informes en ContractWorks tratan más sobre el movimiento de documentos a través del sistema y las acciones que toman los usuarios, el seguimiento cuando un documento se carga, mueve, cambia de nombre y cuando se cambian los detalles para garantizar la trazabilidad y detectar errores.
En ese sentido, la pista de auditoría, los informes y el calendario de notificaciones hacen su trabajo.
Dicho esto, las capacidades de generación de informes no son tan profundas ni están adornadas con cuadros y gráficos interactivos como los de Agiloft y Onit, o las métricas de tendencias y recomendaciones que encontrará en los informes generados por Coupa Contract Lifecycle Management (Gratis en Coupa ).
Un archivador virtual para contratos
ContractWorks es fácil de usar, meticuloso en su categorización de contratos y se encuentra entre las mejores experiencias que probamos para el almacenamiento seguro y el seguimiento de documentos contractuales.
La plataforma también brilla cuando se trata de búsquedas rápidas a través de su estructura de etiquetado y plantilla.
Además, su función de firma electrónica nativa funciona bien.
Si está buscando creación de contratos, informes más extensos y funciones más profundas del ciclo de vida de la gestión de contratos (como la automatización del flujo de trabajo, el control de versiones y la colaboración integrada y la gestión de tareas), entonces Editors 'Choice Agiloft es una herramienta más potente y personalizable.
opción.
Sin embargo, para los clientes que se preocupan principalmente por el enrutamiento y la administración de documentos posteriores a la creación con gran seguridad y capacidad de auditoría integral, ContractWorks es una solución diseñada y ejecutada de manera inteligente para esos aspectos de la administración de contratos.
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