ContractSafe es una sólida solución de gestión de contratos con un buen conjunto de características y una amplia cantidad de opciones de precios.
Sin embargo, al igual que varios otros jugadores en este resumen, ContractSafe evita la creación y, en cambio, se centra en el almacenamiento y el intercambio de contratos, la búsqueda y la generación de informes, la seguridad y las alertas.
Estas herramientas están dirigidas más al uso de administración dirigida que a la administración del ciclo de vida completo, por lo que prescinde de la creación y la personalización extensa.
Por esta razón, se queda ligeramente por detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice, Agiloft y Updraft.
Precios y planes
ContractSafe comienza en $ 99 por mes para el plan Emprendedor, que le brinda 100 contratos y acceso a la búsqueda de contratos con reconocimiento óptico automático de caracteres. (LOC).
El plan Emprendedor también viene con seguridad predeterminada, administración de permisos y roles de usuario, y la capacidad de enviar documentos por correo electrónico directamente a la plataforma.
Todos los planes también incluyen una prueba gratuita, usuarios ilimitados y recordatorios de fechas.
La compañía tiene otros cuatro planes que ofrecen mayor capacidad de contrato y más funcionalidad premium:
Plan básico: $ 299 por mes por 500 contratos.
Este plan incluye el conjunto de funciones básicas más tipos de documentos personalizados, seguimiento de enmiendas y la capacidad de almacenar documentos relacionados ilimitados.
Plan estándar: $ 499 por 1,000 contratos.
Las características adicionales incluyen integración de DocuSign unidireccional, pistas de auditoría, campos personalizados y plantillas.
Plan profesional: $ 699 por 2,500 contratos.
Este plan también incluye acceso a la sala de datos virtual, inicio de sesión único (SSO), integración de Active Directory (AD) e integración de DocuSign bidireccional.
DocuSign es actualmente el único proveedor de firma electrónica compatible, pero la compañía dijo que está trabajando en integraciones adicionales.
Plan empresarial: $ 899 por 5,000 contratos.
El plan Enterprise también incluye una integración con Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com).
La compañía ofrece precios personalizados para empresas que necesitan más de 5,000 contratos.
Plan Enterprise +: una adición reciente que es la misma que el plan Enterprise, pero alcanza un máximo de 25,000 contratos por $ 1,299 por mes.
Gestión del ciclo de vida del contrato
ContractSafe simplifica las cosas.
La plataforma no incluye la creación de contratos o las ricas capacidades de edición y creación de herramientas como Concord (gratis para hasta 3 usuarios en Concord) y Updraft, ni la interfaz de usuario (UI) es tan infinitamente personalizable como Agiloft.
Tampoco hay una gestión avanzada de colaboración y tareas ni una automatización del flujo de trabajo de aprobación.
Lo que sí obtiene es una experiencia de usuario (UX) sencilla que es muy fácil de navegar y buscar, con filtros y etiquetas personalizados.
También obtiene todos los datos, documentos, plazos y alertas relacionados que necesita para cada contrato en el sistema.
Cuando inicia sesión en el panel de ContractSafe, lo lleva directamente al repositorio principal de contratos.
En lugar de una confusa variedad de pestañas y menús que obtiene con Coupa Contract Lifecycle Management (gratis en Coupa), todo lo que ve en ContractSafe es su lista ordenable de contratos y una barra de búsqueda universal.
Todas las etiquetas, plantillas y etiquetas en el sistema son personalizables, por lo que, para cada entrada de contrato, verá el tipo de contrato, el nombre y cualquier valor monetario, contrapartes y fechas asociadas con el contrato.
La interfaz de usuario se presenta de manera similar a Concord y ContractWorks (precio inicial de 500,00 por mes, facturado anualmente en ContractWorks) pero está aún más enfocado.
No hay pestañas ni opciones que lo lleven a otras áreas de la plataforma.
Todo lo que obtiene son botones para agregar contratos, imprimir o exportar contratos y cambiar a una vista de calendario que muestra las fechas de los próximos contratos.
No hay mucho en la forma de informes o análisis integrados, por lo que deberá exportar los datos del contrato como un archivo CSV o Microsoft Excel a una aplicación de terceros si desea ejecutar informes detallados al respecto.
Las áreas más avanzadas del panel principal son la barra de búsqueda y las opciones de filtro.
Si hace clic en el icono de filtro en la parte superior izquierda, puede ejecutar una búsqueda más avanzada.
Puede buscar por valor de contrato, fecha de firma, fechas de vencimiento, empresas, fiestas, etiquetas, tipos, campos personalizados y más.
Todas las etiquetas, tipos y campos personalizados se configuran en la pestaña Configuración en la parte superior derecha.
Las opciones "Campos y plantillas personalizados" y "Tipos de contrato" le brindan un cuadro emergente simple para agregar tantos parámetros personalizados y categorías para administrar y etiquetar contratos como desee.
La estructura de búsqueda y etiquetado de ContractSafe es muy similar a la de ContractWorks y Contract Hound en su simple personalización.
Es una de las características de gestión y categorización de contratos más fáciles que probamos.
El menú Configuración también permite a cada usuario personalizar su tablero y configurar qué campos quieren que aparezcan en su repositorio.
Aquí también encontrará su dirección de correo electrónico dedicada para enviar contratos por correo electrónico directamente a ContractSafe, opciones para actualizar su plan y donde puede configurar la autenticación de dos factores (2FA), SSO y la integración de DocuSign si se ha suscrito a un cuenta con esas características.
Lo más importante para los administradores de TI o los gerentes del departamento legal que supervisan el proceso de administración de contratos, es aquí donde puede invitar a los usuarios a la plataforma y administrar roles y permisos.
Los usuarios pueden tener acceso completo, acceso de solo lectura o permisos personalizados basados ??en etiquetas y tipos de contratos específicos para ayudar a delinear lo que pueden ver varios departamentos.
Para probar la plataforma, agregué algunos tipos de contratos básicos y etiquetas para clasificar los contratos en varios departamentos y usos.
[employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] y luego cargó algunos contratos de muestra en el sistema.
Puede cargar contratos eligiendo archivos o arrastrando y soltando documentos en el sistema, así como enviando contratos por correo electrónico en formato.
Al agregar mi contrato de prueba Daxdi, ContractSafe me brindó una variedad de opciones de categorización y campos de información relacionados.
Primero, configuro el tipo de contrato (de una lista de opciones disponibles, o puede crear un nuevo tipo directamente desde la página del contrato).
Podría asociar el contrato con una cuenta específica si quisiera.
También pude establecer un valor de contrato.
También puede marcar las casillas para saber si el contrato está activo o no, y si se han realizado modificaciones al contrato.
También puede agregar etiquetas de búsqueda.
ContractSafe también le permite asociar documentos relacionados con un contrato, ya sea cargando otro documento o vinculando el contrato a otro archivo en el sistema.
Desplazándose hacia abajo, hay una serie de otras pestañas de detalles que puede configurar para cada contrato.
La sección Fechas / Recordatorios es donde agregué una Fecha de vigencia y una Fecha de terminación para mi contrato.
También puede agregar cualquier otra fecha clave que desee rastrear, junto con recordatorios.
Puede configurar recordatorios automáticos por correo electrónico, realizar un seguimiento de los contratos de renovación automática con alertas de recordatorio y establecer fechas recurrentes para los pagos y otros parámetros del contrato que se pueden ver en el calendario de fechas próximas en su tablero.
Debajo hay algunas secciones más de detalles del contrato.
La pestaña Partes le permite agregar detalles de la compañía y la contraparte con la información de contacto asociada.
La pestaña Campos personalizados es otra área en la que configurar los campos personalizados y las plantillas que puede asociar con cualquier contrato.
La sección más exclusiva es la pestaña Legal, que ofrece una serie de campos más detallados para su equipo legal.
Los campos incluyen números de formulario, leyes vigentes, jurisdicciones, arbitraje y disposiciones de confidencialidad, y otros parámetros que puede asociar con un contrato.
Finalmente, hay una sección de Notas donde puede agregar cualquier información adicional.
También hay una sección Ver documento para echar un vistazo a su contrato.
La barra de búsqueda en el visor de contratos ejecuta OCR automático para palabras clave y términos de búsqueda no solo en la base de datos, sino también en los documentos del contrato.
ContractSafe no ofrece ninguna capacidad de creación o edición de contratos, por lo que todo lo que puede hacer con sus contratos en el sistema es verlos y buscarlos.
En general, la experiencia de gestión y almacenamiento por contrato tiene más en común con ContractWorks, aunque ContractSafe simplifica la experiencia aún más.
Hay una función de seguimiento de auditoría y enmiendas, pero no en el grado de control de versiones más profundo y capacidades de colaboración de contrato que obtiene en Agiloft, Concord o Coupa.
Almacenamiento por contrato sencillo y seguro
ContractSafe no está tratando de gestionar todo el ciclo de vida de la creación, revisión y gestión de contratos de principio a fin.
La plataforma se centra en hacer que el almacenamiento y el seguimiento de contratos sean simples y seguros, con una excelente búsqueda y categorización personalizable, y eso es lo que hace.
Las características de seguridad que se ofrecen en todos los niveles del plan son amplias, incluidos centros de datos con certificación ISO 27001 y PCI DSS, cifrado AES de 256 bits, conmutación por error automática, respaldo fuera del sitio, además de detección de intrusiones, malware y virus, y pruebas de vulnerabilidad y penetración.
Para las empresas que buscan una plataforma completa de gestión del ciclo de vida del contrato de un extremo a otro, herramientas como Concord, Contract Advantage (75,00 por usuario designado por mes, para el plan WebEssentials en Great Minds Software) y Editors 'Choice Agiloft le brindan dinámica capacidades de creación y edición de contratos, colaboración nativa de múltiples partes y revisiones con control de versiones, así como automatización avanzada del flujo de trabajo e informes y análisis integrados integrales.
Sin embargo, si sus necesidades son más específicas y esos detalles son superfluos en comparación con una plataforma de administración de documentos simple, segura y fácilmente configurable para todo tipo de contratos, entonces ContractSafe puede ser la opción ideal para su organización.
Pros
Interfaz de usuario simple y almacenamiento por contrato.
Usuarios y alertas ilimitados.
Sólidas capacidades de búsqueda y OCR.
Seguridad integral y permisos granulares.
Ver más
La línea de fondo
ContractSafe cubre todos los aspectos básicos de una buena solución de gestión de contratos, incluido el enrutamiento, la búsqueda y el OCR, así como una buena seguridad y permisos.
Vale la pena echarle un vistazo siempre que no le preocupe la automatización del flujo de trabajo o la creación en la aplicación.
ContractSafe es una sólida solución de gestión de contratos con un buen conjunto de características y una amplia cantidad de opciones de precios.
Sin embargo, al igual que varios otros jugadores en este resumen, ContractSafe evita la creación y, en cambio, se centra en el almacenamiento y el intercambio de contratos, la búsqueda y la generación de informes, la seguridad y las alertas.
Estas herramientas están dirigidas más al uso de administración dirigida que a la administración del ciclo de vida completo, por lo que prescinde de la creación y la personalización extensa.
Por esta razón, se queda ligeramente por detrás de nuestros ganadores de Editors 'Choice, Agiloft y Updraft.
Precios y planes
ContractSafe comienza en $ 99 por mes para el plan Emprendedor, que le brinda 100 contratos y acceso a la búsqueda de contratos con reconocimiento óptico automático de caracteres. (LOC).
El plan Emprendedor también viene con seguridad predeterminada, administración de permisos y roles de usuario, y la capacidad de enviar documentos por correo electrónico directamente a la plataforma.
Todos los planes también incluyen una prueba gratuita, usuarios ilimitados y recordatorios de fechas.
La compañía tiene otros cuatro planes que ofrecen mayor capacidad de contrato y más funcionalidad premium:
Plan básico: $ 299 por mes por 500 contratos.
Este plan incluye el conjunto de funciones básicas más tipos de documentos personalizados, seguimiento de enmiendas y la capacidad de almacenar documentos relacionados ilimitados.
Plan estándar: $ 499 por 1,000 contratos.
Las características adicionales incluyen integración de DocuSign unidireccional, pistas de auditoría, campos personalizados y plantillas.
Plan profesional: $ 699 por 2,500 contratos.
Este plan también incluye acceso a la sala de datos virtual, inicio de sesión único (SSO), integración de Active Directory (AD) e integración de DocuSign bidireccional.
DocuSign es actualmente el único proveedor de firma electrónica compatible, pero la compañía dijo que está trabajando en integraciones adicionales.
Plan empresarial: $ 899 por 5,000 contratos.
El plan Enterprise también incluye una integración con Salesforce (Visite el sitio en Salesforce.com).
La compañía ofrece precios personalizados para empresas que necesitan más de 5,000 contratos.
Plan Enterprise +: una adición reciente que es la misma que el plan Enterprise, pero alcanza un máximo de 25,000 contratos por $ 1,299 por mes.
Gestión del ciclo de vida del contrato
ContractSafe simplifica las cosas.
La plataforma no incluye la creación de contratos o las ricas capacidades de edición y creación de herramientas como Concord (gratis para hasta 3 usuarios en Concord) y Updraft, ni la interfaz de usuario (UI) es tan infinitamente personalizable como Agiloft.
Tampoco hay una gestión avanzada de colaboración y tareas ni una automatización del flujo de trabajo de aprobación.
Lo que sí obtiene es una experiencia de usuario (UX) sencilla que es muy fácil de navegar y buscar, con filtros y etiquetas personalizados.
También obtiene todos los datos, documentos, plazos y alertas relacionados que necesita para cada contrato en el sistema.
Cuando inicia sesión en el panel de ContractSafe, lo lleva directamente al repositorio principal de contratos.
En lugar de una confusa variedad de pestañas y menús que obtiene con Coupa Contract Lifecycle Management (gratis en Coupa), todo lo que ve en ContractSafe es su lista ordenable de contratos y una barra de búsqueda universal.
Todas las etiquetas, plantillas y etiquetas en el sistema son personalizables, por lo que, para cada entrada de contrato, verá el tipo de contrato, el nombre y cualquier valor monetario, contrapartes y fechas asociadas con el contrato.
La interfaz de usuario se presenta de manera similar a Concord y ContractWorks (precio inicial de 500,00 por mes, facturado anualmente en ContractWorks) pero está aún más enfocado.
No hay pestañas ni opciones que lo lleven a otras áreas de la plataforma.
Todo lo que obtiene son botones para agregar contratos, imprimir o exportar contratos y cambiar a una vista de calendario que muestra las fechas de los próximos contratos.
No hay mucho en la forma de informes o análisis integrados, por lo que deberá exportar los datos del contrato como un archivo CSV o Microsoft Excel a una aplicación de terceros si desea ejecutar informes detallados al respecto.
Las áreas más avanzadas del panel principal son la barra de búsqueda y las opciones de filtro.
Si hace clic en el icono de filtro en la parte superior izquierda, puede ejecutar una búsqueda más avanzada.
Puede buscar por valor de contrato, fecha de firma, fechas de vencimiento, empresas, fiestas, etiquetas, tipos, campos personalizados y más.
Todas las etiquetas, tipos y campos personalizados se configuran en la pestaña Configuración en la parte superior derecha.
Las opciones "Campos y plantillas personalizados" y "Tipos de contrato" le brindan un cuadro emergente simple para agregar tantos parámetros personalizados y categorías para administrar y etiquetar contratos como desee.
La estructura de búsqueda y etiquetado de ContractSafe es muy similar a la de ContractWorks y Contract Hound en su simple personalización.
Es una de las características de gestión y categorización de contratos más fáciles que probamos.
El menú Configuración también permite a cada usuario personalizar su tablero y configurar qué campos quieren que aparezcan en su repositorio.
Aquí también encontrará su dirección de correo electrónico dedicada para enviar contratos por correo electrónico directamente a ContractSafe, opciones para actualizar su plan y donde puede configurar la autenticación de dos factores (2FA), SSO y la integración de DocuSign si se ha suscrito a un cuenta con esas características.
Lo más importante para los administradores de TI o los gerentes del departamento legal que supervisan el proceso de administración de contratos, es aquí donde puede invitar a los usuarios a la plataforma y administrar roles y permisos.
Los usuarios pueden tener acceso completo, acceso de solo lectura o permisos personalizados basados ??en etiquetas y tipos de contratos específicos para ayudar a delinear lo que pueden ver varios departamentos.
Para probar la plataforma, agregué algunos tipos de contratos básicos y etiquetas para clasificar los contratos en varios departamentos y usos.
[employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] y luego cargó algunos contratos de muestra en el sistema.
Puede cargar contratos eligiendo archivos o arrastrando y soltando documentos en el sistema, así como enviando contratos por correo electrónico en formato.
Al agregar mi contrato de prueba Daxdi, ContractSafe me brindó una variedad de opciones de categorización y campos de información relacionados.
Primero, configuro el tipo de contrato (de una lista de opciones disponibles, o puede crear un nuevo tipo directamente desde la página del contrato).
Podría asociar el contrato con una cuenta específica si quisiera.
También pude establecer un valor de contrato.
También puede marcar las casillas para saber si el contrato está activo o no, y si se han realizado modificaciones al contrato.
También puede agregar etiquetas de búsqueda.
ContractSafe también le permite asociar documentos relacionados con un contrato, ya sea cargando otro documento o vinculando el contrato a otro archivo en el sistema.
Desplazándose hacia abajo, hay una serie de otras pestañas de detalles que puede configurar para cada contrato.
La sección Fechas / Recordatorios es donde agregué una Fecha de vigencia y una Fecha de terminación para mi contrato.
También puede agregar cualquier otra fecha clave que desee rastrear, junto con recordatorios.
Puede configurar recordatorios automáticos por correo electrónico, realizar un seguimiento de los contratos de renovación automática con alertas de recordatorio y establecer fechas recurrentes para los pagos y otros parámetros del contrato que se pueden ver en el calendario de fechas próximas en su tablero.
Debajo hay algunas secciones más de detalles del contrato.
La pestaña Partes le permite agregar detalles de la compañía y la contraparte con la información de contacto asociada.
La pestaña Campos personalizados es otra área en la que configurar los campos personalizados y las plantillas que puede asociar con cualquier contrato.
La sección más exclusiva es la pestaña Legal, que ofrece una serie de campos más detallados para su equipo legal.
Los campos incluyen números de formulario, leyes vigentes, jurisdicciones, arbitraje y disposiciones de confidencialidad, y otros parámetros que puede asociar con un contrato.
Finalmente, hay una sección de Notas donde puede agregar cualquier información adicional.
También hay una sección Ver documento para echar un vistazo a su contrato.
La barra de búsqueda en el visor de contratos ejecuta OCR automático para palabras clave y términos de búsqueda no solo en la base de datos, sino también en los documentos del contrato.
ContractSafe no ofrece ninguna capacidad de creación o edición de contratos, por lo que todo lo que puede hacer con sus contratos en el sistema es verlos y buscarlos.
En general, la experiencia de gestión y almacenamiento por contrato tiene más en común con ContractWorks, aunque ContractSafe simplifica la experiencia aún más.
Hay una función de seguimiento de auditoría y enmiendas, pero no en el grado de control de versiones más profundo y capacidades de colaboración de contrato que obtiene en Agiloft, Concord o Coupa.
Almacenamiento por contrato sencillo y seguro
ContractSafe no está tratando de gestionar todo el ciclo de vida de la creación, revisión y gestión de contratos de principio a fin.
La plataforma se centra en hacer que el almacenamiento y el seguimiento de contratos sean simples y seguros, con una excelente búsqueda y categorización personalizable, y eso es lo que hace.
Las características de seguridad que se ofrecen en todos los niveles del plan son amplias, incluidos centros de datos con certificación ISO 27001 y PCI DSS, cifrado AES de 256 bits, conmutación por error automática, respaldo fuera del sitio, además de detección de intrusiones, malware y virus, y pruebas de vulnerabilidad y penetración.
Para las empresas que buscan una plataforma completa de gestión del ciclo de vida del contrato de un extremo a otro, herramientas como Concord, Contract Advantage (75,00 por usuario designado por mes, para el plan WebEssentials en Great Minds Software) y Editors 'Choice Agiloft le brindan dinámica capacidades de creación y edición de contratos, colaboración nativa de múltiples partes y revisiones con control de versiones, así como automatización avanzada del flujo de trabajo e informes y análisis integrados integrales.
Sin embargo, si sus necesidades son más específicas y esos detalles son superfluos en comparación con una plataforma de administración de documentos simple, segura y fácilmente configurable para todo tipo de contratos, entonces ContractSafe puede ser la opción ideal para su organización.
Pros
Interfaz de usuario simple y almacenamiento por contrato.
Usuarios y alertas ilimitados.
Sólidas capacidades de búsqueda y OCR.
Seguridad integral y permisos granulares.
Ver más
La línea de fondo
ContractSafe cubre todos los aspectos básicos de una buena solución de gestión de contratos, incluido el enrutamiento, la búsqueda y el OCR, así como una buena seguridad y permisos.
Vale la pena echarle un vistazo siempre que no le preocupe la automatización del flujo de trabajo o la creación en la aplicación.
