Lorsque vous lisez une critique d'un nouvel appareil photo ou ordinateur portable, le rédacteur n'a pas besoin d'expliquer ce qu'est un appareil photo ou un ordinateur portable est.
Ce n'est souvent pas le cas avec les logiciels, et ce n'est certainement pas le cas avec Smartsheet.
Smartsheet est une application en ligne avec les os d'une application de feuille de calcul que les gens utilisent pour gérer et suivre le travail collaboratif.
Selon la façon dont vous l'utilisez, il peut s'agir d'une plateforme de gestion de projet, complète avec des diagrammes de Gantt et des outils de gestion des ressources, ou une application de suivi des tâches.
Vous pouvez également l'utiliser pour collecter et importer des informations à partir d'un formulaire Web, automatiser certaines parties d'un flux de travail.
Vous pouvez même l'utiliser comme une application CRM.
Smartsheet est polyvalent et hautement personnalisable, mais il faut un certain temps pour comprendre comment vous peut utilisez-le, et encore moins comment vous devrait utilise le.
Si vous recherchez un outil de collaboration que vous pouvez adapter à vos besoins, Smartsheet peut être celui-ci.
Nous aimons également Asana pour ces mêmes raisons, bien que Smartsheet puisse faire certaines choses qu'Asana ne peut pas faire.
Si vous recherchez une application de gestion de projet plus traditionnelle, nous avons trois choix de rédacteurs.
Zoho Projects est notre choix pour une option à faible coût.
Le travail d'équipe (anciennement appelé Projets de travail d'équipe) est notre choix de milieu de gamme.
LiquidPlanner, qui est assez cher, est le meilleur pour les grandes équipes qui travaillent sur des centaines de projets à la fois.
Combien coûte Smartsheet?
Smartsheet propose quatre niveaux de service, ainsi qu'un essai gratuit de 30 jours.
Cependant, il ne propose pas de niveau de service gratuit.
Tout d'abord, il existe deux types de plans que vous pouvez acheter directement sur le site Web: Standard Individual et Standard Business.
Le plan individuel coûte 19 $ par personne et par mois ou 168 $ par personne et par an.
L'entreprise standard coûte 32 $ par personne et par mois ou 300 $ par personne et par an.
Tout bien considéré, le compte Business est la meilleure option pour toutes les organisations sauf les plus petites.
Plus d'informations sur la façon dont ils diffèrent en un instant.
Ensuite, il existe deux plans de niveau entreprise, Enterprise et Premier.
Vous devez contacter la société pour un devis personnalisé.
Ces plans sont conçus pour les grandes organisations qui ont besoin de contrôles d'administrateur et de sécurité étendus.
Pour obtenir un essai gratuit avec Smartsheet, vous avez besoin d'une adresse e-mail professionnelle, c'est-à-dire d'une adresse qui n'est pas un compte de messagerie gratuit évident.
Vous n'avez cependant pas besoin d'une carte de crédit.
L'essai gratuit a certaines limites.
Par exemple, vous ne pouvez avoir que 50 feuilles à la fois.
De plus, vous ne pouvez pas publier de formulaires Smartsheet, bien que vous puissiez les créer pour avoir une idée de leur fonctionnement.
Les formulaires Smartsheet sont des formulaires Web qui vous permettent de collecter des informations qui sont ensuite importées dans votre compte Smartsheet.
Alors, quelle est la différence entre le compte Standard Individual et Standard Business? Cela se résume aux limitations de certaines fonctionnalités et aux outils d'administration inclus.
Les comptes individuels standard sont limités à un utilisateur sous licence et peuvent avoir 10 collaborateurs par élément, 10 feuilles au total, cinq rapports et un tableau de bord.
Il est également livré avec 50 Go d'espace de stockage.
Les comptes professionnels standard reçoivent un nombre illimité de collaborateurs, de rapports et de tableaux de bord, et ils peuvent avoir 100 feuilles par utilisateur sous licence.
Les comptes professionnels bénéficient également de 100 Go d'espace de stockage par utilisateur sous licence; contrôles pour gérer les utilisateurs, les groupes et les ressources; et l'accès aux journaux d'activité.
Comment les prix de Smartsheet se comparent-ils?
Comment les prix, les plans et la valeur de Smartsheet se comparent-ils à ceux d'autres applications? C'est difficile à dire car cela dépend de ce pour quoi vous l'utilisez et, par conséquent, des applications auxquelles vous le compareriez.
Si vous utilisez Smartsheet pour la gestion de projet traditionnelle, le prix est comparable à celui des applications de milieu de gamme de cette catégorie, qui vont d'environ 15 $ à 35 $ par personne et par mois.
Quelques exemples sont Teamwork, EasyProjects, Celoxis et Microsoft Project.
Ou vous pouvez comparer Smartsheet à un système de gestion du travail, tel que Airtable ou Asana, qui coûtent tous deux de 12 à 25 USD par personne et par mois.
Le taux de départ de ces services est inférieur et ils ont tous deux un niveau de service gratuit assez généreux, vous pouvez donc les essayer pendant longtemps avant de décider de passer à un plan payant.
Cependant, ils n'ont pas autant de fonctionnalités intégrées que Smartsheet.
Si vous étiez adepte de la construction d'automatisations, vous pourrez peut-être reproduire certaines des fonctionnalités les plus intéressantes de Smartsheet, mais pas toutes.
Premiers pas avec Smartsheet
Si vous êtes prêt à travailler, Smartsheet peut faire beaucoup pour vous.
Nous vous recommandons de regarder certaines des nombreuses vidéos de l'entreprise pour vous orienter.
Il y en a un bon sur le site Web de Smartsheet, même si vous devez remplir un formulaire de contact pour y accéder, ce qui est un obstacle.
Vous feriez mieux de vous rendre sur la chaîne YouTube Smartsheet à la place.
Smartsheet est construit sur des feuilles de calcul.
Presque tout ce que vous pouvez faire dans une feuille de calcul, vous pouvez le faire dans Smartsheet.
Chaque projet ou lot de travail que vous souhaitez organiser dans l'application commence par une feuille.
Si vous avez de l'expérience avec des applications de gestion de projet plus traditionnelles, la configuration initiale peut sembler légèrement différente.
Par exemple, au lieu de créer des ensembles de tâches dans une liste de tâches, vous créez une tâche sur l'une des lignes de votre feuille, puis créez des tâches supplémentaires en dessous, que vous pouvez ensuite mettre en retrait pour créer la même relation.
Bien que Smartsheet soit très performant, il ne fait pas tout de suite quelques choses.
Les outils de suivi du temps, de budgétisation et de gestion des ressources avancés ne sont pas inclus, bien que vous puissiez les obtenir si vous payez pour ajouter un produit logiciel compatible appelé 10,000ft, qui appartient à la même société.
D'autres applications de gestion de projet ont déjà ces outils inclus.
Paymo, par exemple, est connu pour ses excellents outils de suivi du temps et de facturation.
ProofHub n'a pas d'outils de comptabilité, mais il a des minuteries pour garder une trace du temps passé sur les tâches.
Le travail d'équipe a également un suivi du temps.
Lorsque vous démarrez, il convient de noter que l'application ne se met pas à jour en temps réel lorsque vous et vos collègues modifiez vos projets.
Vous recevez des notifications en temps quasi réel, mais vous devez actualiser manuellement la page pour voir réellement les changements que vos collègues ont mis en œuvre.
Un paramètre à vérifier lorsque vous créez un compte Smartsheet pour la première fois est la fréquence à laquelle l'application enregistre votre travail.
La plupart des applications cloud enregistrent tout automatiquement tout le temps.
Dans Smartsheet, cependant, vous devez sélectionner un intervalle de fréquence d'enregistrement de l'application.
Allez dans Paramètres personnels, assurez-vous de sélectionner ces deux options: Enregistrement automatique après 1 minute d'inactivité et Enregistrement automatique de mes modifications lorsque je quitte une feuille, un rapport ou un tableau de bord.
La solution actuelle n'est pas idéale.
Nous aimerions voir l'enregistrement automatique de Smartsheet par défaut à chaque frappe.
Modèles et cas d'utilisation
Lorsque vous démarrez avec Smartsheet, qui s'exécute dans le cloud (via une application Web) et sur iOS et Android, vous créez une feuille vierge ou choisissez un modèle.
Cependant, même les feuilles vierges ont une certaine mise en forme, comme Projet, Cartes, Formulaire, Liste des tâches, Rapport, etc.
Les modèles sont classés par catégorie, qui comprend les clients et les clients, les finances et la comptabilité, la direction générale, les ressources humaines, l'informatique, le marketing, le développement de produits et les ventes.
Pour vous donner une idée de la gamme, vous pouvez trouver des modèles pour les utilisations les plus générales, telles que le formulaire de commentaires client et le calendrier annuel par jour, ainsi que des utilisations plus ciblées, telles que la maintenance des biens locatifs, le rapport de dépenses, le pipeline des ventes par représentant.
et Plan et budget de l'événement.
Il existe également des modèles spécifiquement pour les projets, notamment:
Budget du projet
Projet Agile avec Gantt
Calendrier de construction avec Gantt
Plan de lancement du projet
Projet avec Gantt et dépendances
Projet avec chronologie de Gantt
Projet avec gestion des ressources
Projet avec Hard Deadline et Gantt
Il existe des ensembles de modèles pour des cas d'utilisation très spécifiques, tels que la planification du retour au campus de l'enseignement supérieur (à la lumière du COVID-19) et le dépistage et le suivi des anticorps.
Naviguer dans l'application Smartsheet
Quelle que soit la façon dont vous plongez dans Smartsheet, des superpositions apparaissent à l'écran pour expliquer toutes les fonctionnalités principales.
Une info-bulle et un lien vers la documentation et les vidéos de formation sont toujours à portée de main, et vous en aurez besoin à un moment donné.
Même si vous êtes un expert d'Excel, Smartsheet peut toujours vous surprendre.
Toutes les formules ne sont pas identiques dans les deux applications.
Smartsheet est bien rangé.
La feuille de calcul occupe le milieu de l'écran.
Une barre d'outils de type Microsoft en haut comporte des boutons de mise en forme et des options pour changer la vue.
Lorsqu'un diagramme de Gantt est inclus avec votre feuille, vous pouvez choisir de l'afficher à droite des cellules.
Les curseurs vous permettent de modifier la largeur des fenêtres pour mieux personnaliser votre vue.
Un panneau latéral gauche pliable vous permet de voir toutes les feuilles que vous avez créées ou que des personnes ont partagées avec vous.
Vous l'utilisez pour vous déplacer rapidement parmi vos feuilles.
Sur le côté droit de l'interface se trouvent plusieurs icônes qui vous permettent de voir toutes les conversations qui ont eu lieu sur cette feuille, les pièces jointes et les commentaires liés aux demandes de vérification.
Selon votre niveau d'accès et le type de compte, vous pouvez également voir des demandes de mise à jour, un journal d'activité, un bouton de publication qui rend la feuille visible sur une URL publique et un résumé de la feuille.
Fonctionnalités et utilisation
Smartsheet rend les données de feuille de calcul plus dynamiques pour les personnes qui ne sont pas des experts d'Excel.
Chaque ligne ou colonne peut contenir un menu déroulant de valeurs personnalisées, une liste de contacts, une date, une case à cocher, un symbole ou plusieurs autres entités.
Pour créer une liste de tâches simple, par exemple, vous pouvez avoir une colonne contenant des cases à cocher et la colonne suivante peut être appelée Nom de la tâche.
Une troisième colonne peut contenir votre liste de contacts, vous permettant de choisir un cessionnaire pour chaque tâche.
Smartsheet prend également en charge la possibilité d'affecter plusieurs personnes à une tâche, tant que vous choisissez d'autoriser plusieurs contacts par cellule.
Cela ne veut pas dire que quiconque devrait payer pour Smartsheet si le seul ce qu'ils prévoyaient d'en faire, c'est d'assigner et de suivre l'état des tâches.
Mais c'est un exemple de feuille que vous pourriez créer.
Une application de liste de tâches collaborative, telle que Todoist, serait un meilleur outil pour le suivi des tâches de base au sein d'une équipe.
Trello est une autre option de population pour suivre les tâches parmi les coéquipiers.
Trello est une application de tableau kanban, ce qui signifie que les tâches ressemblent à de petites cartes soigneusement disposées sur un tableau avec des colonnes.
Asana et Smartsheet ont également des vues de tableau.
La différence réside dans Trello, le tableau est le principal moyen de visualiser vos données, et si vous souhaitez des vues supplémentaires, telles qu'un calendrier ou un diagramme de Gantt, vous devez les ajouter.
Dans Asana et Smartsheet, le tableau n'est qu'une des nombreuses options incluses.
En parlant de Trello, si vous avez utilisé cet outil dans le passé et que vous êtes ...
