Le service de paie basé sur le cloud OnPay a considérablement changé avant notre dernier examen, et il a maintenant ajouté encore plus de fonctionnalités et de flexibilité.
Le site est une solution de paie complète, permettant aux gestionnaires de créer des dossiers d'employés complets et d'exécuter des paies illimitées chaque mois.
Il fournit plusieurs rapports qui peuvent être facilement modifiés et affichés, y compris un nouveau hautement personnalisable.
Il gère également le calcul et le paiement de toutes les charges sociales.
Les nouvelles fonctionnalités incluent un tableau de bord pour les RH et pour le suivi des conversations sur PTO, un coffre-fort de documents, des documents d'intégration électroniques et des portails d'employés remaniés.
Son expérience utilisateur rivalise avec celle de Gusto.
OnPay est un choix des rédacteurs, avec Gusto, en raison de son mélange réussi d'outils de paie et de ressources humaines personnalisables.
Tarification OnPay
OnPay a maintenu son prix précédent de 36 $ par mois plus 4 $ par employé et par mois, ce qui le place dans le milieu de gamme des sites que nous avons examinés.
La paie à service complet de Patriot Software a un prix de base de 25 $ par mois (10 $ si vous êtes prêt à déposer et déposer vos propres impôts), plus 4 $ par employé par mois.
Square Payroll, en revanche, est de 29 $ par mois, plus 5 $ par employé et par mois.
Gusto commence 39 $ par mois, plus 6 $ par employé et par mois, mais cela monte à un prix de base de 149 $ plus 12 $ par personne et par mois.
Aide à la configuration avec OnPay
La configuration est la partie la plus laborieuse et la plus difficile de l'utilisation d'une application de paie pour petites entreprises.
Non seulement il y a des centaines de détails à saisir, mais la précision est également absolument essentielle.
Le travail que vous faites ici a un impact considérable sur les moyens de subsistance de vos employés, évidemment, ainsi que sur leur accès aux avantages sociaux de l'entreprise.
De plus, les agences financières ne semblent pas bienveillantes en cas de paiements en retard, incorrects ou manquants.
La façon dont vous configurez OnPay pour le traitement de votre paie dépend en grande partie du fait que vous avez déjà payé ou non des employés dans votre entreprise actuelle.
Si vous démarrez une nouvelle paie à l'aide d'OnPay, vous pourrez effectuer tout le processus de configuration par vous-même (bien que l'entreprise puisse certainement vous aider au besoin).
Si vous avez un historique de paie qui doit être saisi, vous recevrez un message au cours du processus de configuration en ligne vous indiquant qu'un spécialiste de la paie vous contactera pour organiser l'importation de ces données.
L'entreprise offre une garantie de précision totale.
Si l'une de ces données historiques n'est pas saisie correctement, OnPay assume l'entière responsabilité.
Si vous commencez à neuf et que vous souhaitez effectuer la configuration vous-même, vous pouvez profiter du nouvel assistant de configuration en sept étapes d'OnPay.
Vous devrez d'abord saisir les informations de base sur votre entreprise, y compris les coordonnées et les informations sur le propriétaire et le dirigeant.
Si cela n'est pas effectué de manière approfondie et précise, vous ne pourrez pas procéder à la configuration.
Les cinq étapes suivantes comprennent l'autorisation de l'agent déclarant, les détails du compte bancaire, les horaires de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel, etc.), les chantiers et la vérification du compte bancaire.
Un mot sur les horaires de paie ici: vous pouvez créer plusieurs horaires illimités si vous le souhaitez, et vous pouvez également payer les employés selon des horaires différents.
C'est plus flexible que ce que proposent les autres produits - y compris Gusto.
Ajouter des employés et des avantages
Une fois que vous avez effectué la configuration initiale, vous devez saisir les enregistrements des employés.
Vous avez deux options ici.
Vous pouvez soit créer vous-même l'intégralité de l'enregistrement, soit inviter les employés à saisir le leur, à l'exclusion des détails relatifs à la rémunération et à d'autres problèmes liés aux RH, bien sûr.
Patriot Software et d'autres offrent des options similaires.
Si les employés ont déjà fourni leurs renseignements personnels, vous les voyez dans leurs dossiers et vous pouvez remplir la partie employeur des écrans.
Une fois que vous les avez configurés, ces enregistrements contiennent tous les détails de la paie et des ressources humaines, y compris les retenues, la rémunération, les congés et les dossiers du personnel (plus d'informations sur les ressources humaines plus tard).
Les dossiers des employés d'OnPay sont à peu près comparables à ceux de Gusto, bien que ceux de Gusto soient plus compacts.
OnPay a cependant une nouvelle fonctionnalité formidable d'enregistrement des employés: des formulaires personnalisés.
Ceux-ci sont très faciles à créer et peuvent contenir plusieurs types de champs de saisie de données, tels que des zones de texte, des listes déroulantes et des champs de date.
Vous pouvez les utiliser dans les dossiers des employés pour, par exemple, suivre le matériel informatique.
Vous devez effectuer d'autres tâches de configuration avant de pouvoir exécuter une paie: vous pouvez définir des politiques de régularisation, telles que le nombre d'heures que les employés doivent travailler pour gagner un PTO, des congés de maladie, etc., ainsi que les types de paie que vous utilisez (y compris heures régulières, salaire, heures supplémentaires et prime).
OnPay prend en charge plus de types de paiement que les autres services que j'ai examinés et vous permet de créer les vôtres.
Il fait bon usage des champs personnalisés ici et ailleurs sur le site.
En fait, il en offre plus que ses concurrents (parmi ceux qui en offrent du tout).
Vous passerez également beaucoup de temps à configurer vos déductions, principalement l'assurance maladie et les régimes de retraite que vous proposez.
Vous pouvez également définir d'autres types de déductions, y compris les saisies-arrêts.
OnPay sert de courtier d'assurance pour vous aider à sélectionner et à mettre en place les avantages de l'assurance des employés - santé, dentaire, vie et invalidité.
L'équipe d'OnPay fera même des recherches pour vous et générera des devis.
Une autre tâche de configuration implique des connexions avec des services tiers.
OnPay peut intégrer vos données de paie avec QuickBooks en ligne, la version de bureau de QuickBooks, Xero (OnPay est un partenaire d'application certifié avec Xero) ou l'une des nombreuses applications de productivité.
Le site propose un mappage de compte puissant, qui vous aide à configurer votre paie d'une manière cohérente avec la structure de compte de votre application comptable.
Tous les sites que j'ai examinés offrent des connexions intégrées aux applications associées, mais SurePayroll propose des liens vers la plupart des solutions comptables.
Excellente expérience utilisateur
La paie peut être un processus exaspérant et riche en détails sans le fardeau supplémentaire d'un site Web déroutant et peu attrayant qui le prend en charge.
OnPay offre une excellente expérience utilisateur qui gêne rarement ou nuit aux opérations.
Son utilisation efficace de la couleur, des polices et des graphiques offre un environnement agréable et esthétique pour ce qui peut être un processus difficile.
Il a toujours tendance à s'étaler et nécessite parfois un défilement excessif.
Il y a beaucoup de données à afficher et les gestionnaires veulent en voir autant que possible simultanément.
C'est un défi.
De plus, les liens de navigation et leurs menus correspondants divisent le site en petits morceaux, vous devez donc savoir tôt si vous devez accéder aux liens Paie, RH ou Entreprise pour accéder à ce que vous recherchez.
Gusto fait un meilleur travail de consolidation des tâches connexes.
Pourtant, OnPay est un site très propre et rapide.
La navigation est pilotée par huit icônes dans la barre d'outils verticale de gauche.
Cliquer sur l'icône du tableau de bord vous ramènera toujours à l'écran d'accueil.
Le deuxième lien de navigation ouvre des liens vers des écrans d'information sur les employés et les entrepreneurs, avec des liens supplémentaires pour les ajustements de fin d'année, les nouveaux employés et une feuille de calcul des heures.
La nouveauté cette année est le lien Fichiers des employés, qui vous amène à une liste complète des documents des employés qui ont été distribués et signés ou qui arrivent à expiration, tels que le manuel de l'employé, les W-4 et I-9, les lettres d'offre et la politique de non-concurrence.
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Ceux-ci sont disposés par employé et emballés dans de grandes boîtes colorées.
Les fichiers sont consultables et sont également disponibles dans le dossier de chaque employé et entrepreneur.
Le troisième lien vous amène à la section de la paie.
OnPay divise ce processus en quatre étapes séquentielles; vous cliquez sur chacun des onglets colorés en haut de l'écran pour passer au suivant.
Le quatrième lien ouvre votre liste de rapports.
Ceux-ci sont répartis entre la masse salariale et les avantages sociaux.
Vous pouvez personnaliser chacun avec plusieurs filtres, les afficher directement à l'écran et les ouvrir dans Excel ou les enregistrer sous forme de fichiers PDF.
Le rapport Liste de paie permet désormais une personnalisation beaucoup plus importante.
Vous pouvez ajouter jusqu'à 40 éléments en les faisant glisser et en les déposant en position parmi les colonnes standard incluses.
C'est l'outil de reporting le plus puissant que j'ai vu sur les sites de paie que j'ai examinés.
Le cinquième lien vous amène à vos dépôts de paie et à vos paiements, et le sixième aux outils et données RH.
OnPay a vraiment renforcé ses capacités de gestion des ressources humaines au point de diriger les sites Web de paie dans ce domaine.
En fait, ses capacités le rendent compétitif avec des solutions RH et paie plus avancées.
Les RH ont leur propre tableau de bord qui peut inclure les tâches d'intégration et de personnel, les offres des employés en attente et les informations sur les congés.
Vous ne pouvez pas voir certaines des capacités RH du site simplement en parcourant les écrans, mais il y en a beaucoup.
Par exemple, la bibliothèque de documents étendue contient des centaines de guides RH, de contrats et de modèles personnalisables.
Vous pouvez facilement attribuer des tâches et créer des flux de travail personnalisés.
L'écran Congé de l'employé affiche des informations sur les personnes absentes du bureau actuellement et celles qui le seront bientôt; vous pouvez également afficher cela dans un calendrier graphique.
En dessous se trouve un tableau avec une entrée pour chaque employé qui montre le temps de congé demandé (que vous pouvez approuver ou refuser) et les demandes en cours, ainsi qu'un historique.
OnPay propose des conversations en ligne entre les employés et l'administrateur pour prendre en charge cet élément du personnel.
Le site a ajouté cette capacité de communication dans d'autres zones du site, et c'est une fonctionnalité formidable et utile.
Le septième lien de la barre d'outils vous amène au menu Entreprise, qui contient une grande partie de ce qui se trouvait auparavant dans le menu Paramètres.
Ici, vous pouvez accéder à des liens vers des tâches telles que la configuration des éléments de paie, des retenues, des emplacements, des services, des postes et des politiques de régularisation.
Enfin, il existe un lien vers l'assistance COVID-19.
La plupart des sites Web de paie sont devenus des ressources essentielles pour les entreprises pendant la pandémie, en raison de toutes les façons dont la paie est affectée.
OnPay fournit les deux rapports nécessaires pour le programme de protection des chèques de paie (PPP): rapport mensuel moyen des coûts salariaux et rapport des coûts salariaux pour la remise de prêts PPP.
OnPay peut modifier votre paie si vous indiquez que vous êtes éligible à la loi Families First Coronavirus Response Act (FFCRA), au crédit de rétention des employés (ERC) et au programme de report d'impôt de la sécurité sociale.
Le site fournit également un guide des ressources sur les façons dont votre petite entreprise peut être affectée par la législation COVID-19.
Utilisation du tableau de bord OnPay
OnPay s'ouvre toujours sur votre tableau de bord principal et vous pouvez y revenir à partir de la barre d'outils.
Cette fonctionnalité critique a été repensée depuis ma dernière critique.
Les liens vers les écrans de vos employés et entrepreneurs apparaissent en haut de l'écran.
S'il y a...
