Hubstaff commence à 7,00 $ par utilisateur et par mois et est l'une des solutions de suivi du temps les plus connues pour les petites et moyennes entreprises (PME).
L'intégration d'un large éventail de fonctionnalités de suivi du temps, de surveillance de la productivité et de reporting aux côtés des fonctions RH, de présence et de paie en a fait un choix judicieux pour les entreprises à la recherche d'une solution efficace intégrant toutes ces fonctions.
En raison du changement radical dans la façon dont le travail est effectué pendant la crise du COVID-19, Hubstaff a vu une augmentation spectaculaire des essais depuis le début de la pandémie et pas nécessairement uniquement pour ses fonctionnalités de suivi des employés.
Les entreprises sont intéressées par les fonctionnalités de preuve de travail fournies par Hubstaff, notamment la surveillance du temps et des activités des employés, ainsi que la capture régulière de captures d'écran.
Plus que les managers vérifient leur personnel, les entreprises sont désormais plus soucieuses de maintenir leur productivité dans le sillage d'heures de travail fluides et de suivre les outils logiciels d'entreprise utilisés par les employés.
Cela sépare les outils efficaces de ceux qui s'avèrent non essentiels et qui valent la peine d'être abandonnés pour faire économiser de l'argent aux entreprises.
Installation et configuration
La configuration de Hubstaff est très simple.
Inscrivez-vous à l'essai de 14 jours et vous recevrez un e-mail confirmant votre compte.
À partir de là, configurer Hubstaff en fonction de vos besoins est un jeu d'enfant.
Vous choisissez la taille de votre entreprise et vous pouvez déterminer vos objectifs (c'est-à-dire surveiller l'activité du bureau, faciliter la paie, suivre la rentabilité des projets et des clients, ou organiser plusieurs équipes).
Après avoir configuré votre compte, vous recevez un e-mail vous demandant d'ajouter des membres de l'équipe qui reçoivent ensuite leurs propres e-mails avec des liens pour vous connecter et télécharger Hubstaff sur leurs appareils pour une surveillance détaillée.
Hubstaff aborde les tâches comme des composants d'un projet.
Cela signifie que vous devez créer votre premier projet pour commencer à définir les éléments à suivre.
Cette approche peut ne pas sembler intuitive au début, mais elle a plus de sens au fur et à mesure que vous définissez vos besoins en matière de suivi du temps, mais si vous recherchez une solution de gestion de projet complète, sachez que ce n'était pas l'objectif de conception de Hubstaff.
La page suivante vous invite maintenant à choisir un forfait, qui ne vous sera facturé qu'à la fin de la période d'essai.
Hubstaff s'est développé pour offrir un suivi de la gestion de projet qui aide les gestionnaires à déterminer quels employés sont plus performants que les autres.
Ces informations peuvent être utilisées pour aider le reste de l'équipe à améliorer et à rationaliser les flux de travail.
Cette fonctionnalité rapproche Hubstaff d'outils plus polyvalents comme Mavenlink et notre autre gagnant du choix des éditeurs de suivi du temps, Zoho Projects.
Tarifs et plans
Le prix de Hubstaff commence à 7,00 $ par utilisateur par mois pour le plan de base.
Cela inclut le suivi du temps, les niveaux d'activité, les captures d'écran illimitées, les paiements, une intégration, une assistance 24 heures sur 24 et les paramètres par utilisateur.
Le plan de base comporte des paramètres utilisateur qui peuvent être gérés par salarié.
Vous pouvez également savoir si vos employés travaillent ou non en vous permettant d'enregistrer des captures d'écran pendant qu'ils travaillent, ainsi que de surveiller l'activité du clavier et de la souris pendant les quarts de travail.
Le plan Premium, qui est le niveau que nous avons testé, coûte désormais 10,00 USD par utilisateur et par mois.
Il comprend tout ce qui est disponible dans le plan de base, mais ajoute également la possibilité de suivre les applications et les URL, le suivi GPS mobile, les congés et les jours fériés, la planification et la présence, le suivi des dépenses, les factures, la paie, les budgets des clients et des projets, le temps d'inactivité à ignorer automatiquement , les approbations des feuilles de temps, les limites quotidiennes et hebdomadaires, le suivi de la flotte et des équipes illimitées.
Ce plan se distingue par sa gamme de fonctionnalités qui transcendent la surveillance des employés dans certaines des principales applications de ressources humaines (RH) dont de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) ont besoin.
Un plan Entreprise de 20,00 $ par utilisateur et par mois est également disponible et comprend toutes les fonctionnalités Premium, mais des offres d'assistance VIP, des sites d'emploi illimités, la configuration d'un compte de conciergerie et des limites plus élevées sur l'API publique.
Une fois que les informations de carte de crédit ont été saisies et que le niveau a été sélectionné, vous obtenez une fenêtre contextuelle avec un package Bienvenue dans Hubstaff où vous pouvez soit planifier un appel pour une assistance à l'embarquement, soit regarder une courte vidéo qui vous montre la configuration du terrain.
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La courte vidéo explique les éléments clés du tableau de bord.
L'approche de formation pratique de Hubstaff aide les utilisateurs à apprendre en faisant, ce qui garantit que les nouveaux abonnés peuvent entrer une procédure étape par étape qui les aidera à se familiariser rapidement avec les fonctions clés.
Une fois inscrit, attendez-vous à recevoir un e-mail de présentation avec diverses ressources ainsi qu'un rappel pour ajouter les adresses e-mail de votre équipe.
Les membres de l'équipe reçoivent un e-mail leur demandant de s'inscrire et d'installer le logiciel sur leur PC.
Fonctionnalités mises à jour
Depuis notre dernier test, Hubstaff a intensifié ses fonctions de carte, en particulier dans la version mobile de leur application.
Il est désormais possible de voir les membres de l'équipe sur la carte et de sélectionner des individus pour voir où ils se trouvent.
Il est également possible de voir leurs itinéraires les jours précédents.
Il existe une option pour les notifications de chantier lorsque les membres de l'équipe entrent ou sortent d'un emplacement défini à l'aide d'une fonction de géorepérage, ce qui peut être utile si vous prévoyez de retourner au bureau pendant COVID-19.
Il existe maintenant également une intégration avec QuickBooks en ligne qui facilite le suivi du temps en synchronisation avec l'exécution de la paie.
Hubstaff vous permet également de définir un taux de rémunération pour les membres de votre équipe et de contrôler le nombre d'heures qu'ils sont autorisés à travailler par semaine.
En définissant un taux de rémunération pour un membre de l'équipe, vous pouvez suivre le montant que vous devez à ce membre de l'équipe pour le temps qu'il a travaillé ou même le payer automatiquement, ce qui est utile lorsque vous traitez avec des sous-traitants, des pigistes et des travailleurs à distance.
Comparé à TSheets, son concurrent le plus proche dans notre tour d'horizon, Hubstaff a un prix raisonnable, en particulier compte tenu des fonctionnalités de surveillance supplémentaires qui ne sont pas disponibles dans les outils de nombreux concurrents.
TSheets propose un compte gratuit de base, ainsi qu'un compte de 5 USD par utilisateur et par mois qui facture des frais de base de 20 USD par mois pour les équipes de moins de 100 utilisateurs, et des frais de base de 100 USD par mois pour les équipes de plus de 100.
utilisateurs.
Les frais de base, que Hubstaff ne facture pas, rendent TSheets légèrement plus cher que Hubstaff, même au niveau Premium de Hubstaff.
Si vous êtes plus intéressé par ces solutions de gestion de projet volumineuses, vous devrez gagner un peu plus d'argent.
Mavenlink facture 39 $ par utilisateur et par mois pour son plan le moins cher qui comprend également le suivi du temps.
Zoho propose son plan de suivi du temps le moins cher à 20 $ par mois pour 10 utilisateurs et 10 projets (ce qui est une bonne affaire si vous avez besoin de toutes les fonctionnalités supplémentaires de PM).
Le plan de suivi du temps le moins cher de Wrike coûte 24,80 $ par utilisateur et par mois.
Fonctionnalités et interface utilisateur
L'interface utilisateur (UI) de Hubstaff est facile à comprendre et très réactive.
Les fonctionnalités clés, notamment le tableau de bord, le flux d'activité, les feuilles de temps, les rapports, les tâches et les dépenses, sont alignées sur le côté gauche et surlignées en gris.
Pendant la période de démonstration, une barre de navigation supérieure "Premiers pas avec Hubstaff" sert de guide étape par étape pour accomplir les fonctions clés (par exemple, "Savoir ce sur quoi mon équipe travaille", "Simplifier la paie", "Suivre la rentabilité, "" Organisez plusieurs équipes ", et plus).
J'aime la façon dont Hubstaff présente efficacement les informations sur le tableau de bord et organise les données sur un seul écran.
Je pouvais voir un aperçu du nombre d'heures de travail de mes employés au cours de la semaine dernière, de leurs tâches récentes, du pourcentage d'activité, des principaux projets, ainsi qu'une liste détaillée des applications et des sites Web les plus utilisés.
Tout est quantifié et ventilé en fonction du temps passé, ce qui peut donner aux gestionnaires une image instantanée du flux de leurs employés et de ce sur quoi ils ont passé leur temps.
L'accès aux captures d'écran est également au premier plan.
Si vous avez besoin de ce type de surveillance approfondie, il est facile d'obtenir une image en pleine résolution de tout ce qui se trouvait sur l'écran d'un employé à un moment donné.
Dans l'ensemble, il s'agit d'une solide visualisation des données de gestion de projet qui vous permet de voir immédiatement qui se concentre sur son travail et qui prend du retard.
Hubstaff peut immédiatement attirer l'attention sur les projets qui reçoivent plus que suffisamment d'attention et les projets qui sont négligés.
Nous avons invité les utilisateurs à rejoindre notre compte en tant que membres pour quelques-unes de nos adresses e-mail actives.
Les employés s'affichent en tant que "Membres" répertoriés dans la vue d'administration.
Mais lorsque nous avons ajouté un utilisateur pour l'une de nos adresses e-mail actives, l'utilisateur apparaît toujours sous Invites mais n'apparaît pas sous Membres.
Nous avons reçu une notification par e-mail "Invitations exceptionnelles".
Même si nous avons déjà accepté l'invitation pour une adresse e-mail, elle n'apparaît pas dans le système comme acceptée.
Nous avons cliqué sur le lien dans l'e-mail, ce qui a conduit à la liste des invitations.
Ensuite, nous avons sélectionné Action et Renvoyer l'invitation.
Un représentant Hubstaff nous a dit que lorsque nous acceptons l'invitation de notre autre compte, nous devons nous déconnecter complètement de Hubstaff, puis nous connecter à partir de l'autre compte.
Une fois cette étape franchie, nous avons réussi à ajouter le nouveau membre à notre compte et à demander à cette personne de suivre le temps depuis le compte distinct.
Gestion du temps et planification
Il existe deux façons d'ajouter du temps dans Hubstaff: Vous pouvez créer des feuilles de temps manuelles avec les heures passées, ou vous pouvez utiliser la fonction chronomètre.
En testant le service en tant que travailleur sur un PC séparé, j'ai trouvé que la fonction chronomètre était intuitive et facile à utiliser.
Il flotte sur le côté pendant que vous faites votre travail (dans mon cas d'utilisation, il s'agissait de la gestion des médias sociaux), et cela m'a rappelé mon temps passé sur la tâche ainsi qu'une méthode rassurante de preuve que je mettais dans le temps.
à la tâche.
Du point de vue du manager, il est facile d'obtenir des mises à jour en temps réel sur ce sur quoi les employés travaillent, mais la plupart des managers avec des équipes plus importantes apprécieront les e-mails quotidiens de Hubstaff qui décomposent toutes ces informations de manière concise et facile à lire.
Hubstaff permet d'utiliser le bouton du chronomètre dans l'application mobile, l'application de bureau ou sur le site Web.
Vous ajoutez une tâche sur laquelle travailler, puis cliquez sur le bouton fléché du chronomètre pour commencer à chronométrer votre travail.
Pour modifier les tâches, cliquez sur le menu déroulant dans le widget du minuteur pour passer à une autre tâche.
Par exemple, pour "Travail sur les médias sociaux", nous voulions passer des tâches de "Lecture des hashtags tendance" à "Rédaction de nouveaux tweets programmés".
Une fois que nous avons changé la liste déroulante, le minuteur s'est arrêté.
Ensuite, nous avons cliqué sur la flèche pour lancer le chronomètre pour la tâche nouvelle mais connexe.
Avec la fonction de feuille de temps, vous enregistrez vos heures comme vous l'avez probablement fait avec un stylo et du papier à l'ère analogique du suivi du temps.
Essentiellement, vous ...
