Controlio, qui commence à 7,99 $ par utilisateur et par mois sur un abonnement annuel, est une solution de surveillance des employés d'EfficientLab LLC, qui fait également de Work Examiner, un produit de surveillance que nous avons précédemment examiné.
La plus grande différence entre les deux, mis à part la tarification, est que Controlio est une solution évolutive basée sur le cloud sous licence par sessions utilisateur simultanées.
Alors qu'une gamme de solutions de surveillance des employés offre des méthodologies de suivi invasives et peut capturer des écrans, des frappes au clavier et même des vidéos, seule une poignée des solutions que nous avons testées sont passées au suivi et à l'évaluation de la productivité.
Sélection du choix des rédacteurs ActiveTrak et InterGuard disposent tous deux d'un score de productivité.
Work Examiner est une application client-serveur Windows.
Le module client est installé sur les ordinateurs des employés, tandis que le module serveur est installé sur l'ordinateur du gestionnaire ou de l'administrateur réseau (sur site).
Work Examiner possède une licence pour chaque ordinateur client (siège).
À l'instar de nombreuses solutions de surveillance des employés orientées davantage vers le suivi de la productivité, en revanche, Controlio se concentre sur le suivi automatique des activités productives et distrayantes, et la génération d'un score de productivité correspondant.
Controlio offre une surveillance en temps réel permettant aux gestionnaires de vérifier quels employés sont actifs ou absents, et les applications correspondantes exécutées sur leur bureau.
Controlio offre un enregistrement d'écran continu qui offre une vidéo sans interruption de l'activité des employés qui est beaucoup plus utile pour l'analyse médico-légale que les captures d'écran.
Controlio est similaire à la sélection Editors Choice Teramind, qui enregistre également la vidéo en continu.
Cependant, Teramind applique également la reconnaissance optique d'image (OCR) pour décoder le texte capturé sur vidéo et même rendre ce texte consultable.
Néanmoins, Controlio fournit des fonctionnalités de filtrage Web, d'enregistrement de frappe, d'application et de suivi Web et peut être installé de manière transparente ou en mode furtif, de sorte que les employés ne savent pas qu'ils sont suivis.
Ayant bénéficié de l'apprentissage de Work Examiner, EfficientLab a pu créer une solution cloud Software-as-a-Services (SaaS) basée sur le Web qui offre des informations et une surveillance en temps réel.
À l'instar des autres fournisseurs du secteur, le principal objectif de Controlio est la surveillance des employés, la détection des menaces internes et l'optimisation de la productivité.
Maintenant que la plupart des employés sont à distance, l'installation Web et cloud de Controlio a plus de sens que la solution de surveillance sur site de WorkExaminer.
En mettant l'accent sur la productivité des employés, Controlio est mieux adapté pour évaluer la productivité des travailleurs à distance, détecter les fuites de données internes, ainsi que gérer à distance les employés et les sous-traitants à distance.
Tarifs Controlio
Controlio commence à 7,99 $ par utilisateur et par mois ou 79,90 $ pour un abonnement annuel sous le niveau Cloud qui s'adresse aux petites et moyennes entreprises (PME).
Un essai de 14 jours est disponible pour vérifier les différentes fonctionnalités afin de voir si cela répond aux besoins de votre entreprise.
Le niveau Cloud de Controlio comprend la surveillance de l'écran en direct, l'enregistrement d'écran vidéo, le stockage des données pendant six mois, le filtrage Web, l'installation d'agents à distance (dans un réseau local), les informations de session en temps réel, le suivi Web et des applications, la présence, les instantanés, les frappes au clavier, l'utilisation des fichiers, règles de comportement et alertes, ainsi que des profils de surveillance.
Controlio est également disponible en tant que solution sur site, mais le prix de cette option est fourni sur demande car il varie en fonction des besoins de l'entreprise.
Sur site est mieux adapté aux entreprises de taille moyenne et aux entreprises clientes et il comprend tout ce que le niveau Cloud fournit, mais sans limite de stockage de données.
Il existe un autre niveau spécifique à Amazon Web Services (AWS), qui répertorie de la même manière toutes les fonctionnalités du cloud et qui n'a pas de limite de stockage de données.
Le prix de ce niveau est également sur demande car il s'agit d'une offre axée sur l'entreprise qui nécessite une consultation pour la personnalisation.
Configuration et installation
Accéder à Controlio pour une démonstration est simple et rapide.
Leur site Web fournit un formulaire dans lequel vous pouvez entrer votre nom, votre e-mail, le nom de l'entreprise et le nombre d'employés de l'entreprise.
Soumettre ceci crée un compte sur Controlio.net.
Une fois connecté, vous pouvez télécharger et installer les PC de l'agent client d'un employé.
S'il est installé en mode furtif, Controlio sera invisible pour les employés et n'aura pas d'icônes ou d'entrées de gestionnaire de tâches d'événements sur le PC.
L'installation sur des PC est également simple.
Téléchargez le client à partir du site Web, exécutez l'assistant sur chaque PC et il commence automatiquement à envoyer des données à votre console accessible via le Web.
Une fois que vous avez créé un compte, attendez un e-mail de l'un des responsables de l'expérience client de Controlio vous demandant si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions.
Les managers peuvent accéder à la console Web Controlio sur un PC, une tablette ou même un smartphone pour surveiller leurs employés.
Nous avons exécuté notre démo sur un PC à l'aide du navigateur Edge basé sur Chrome de Microsoft sous Windows 10, car ce serait le moyen optimal de comparer Controlio aux solutions concurrentes que nous avons testées.
Disposition et conception
La disposition et la conception de Controlio peuvent être conçues pour une infrastructure cloud évolutive, mais elles conservent la conception d'une application de bureau classique.
La connexion à la console révèle des mesures clés dans des tableaux de bord et des graphiques dynamiques.
Nous pouvons voir un temps actif total ainsi que le score de productivité (y compris un changement en pourcentage par rapport à la période précédente, qui est un point de référence utile).
Une ventilation des catégories montre les applications avec lesquelles les employés interagissent le plus, cela peut inclure la communication et la planification, les affaires, la référence et l'apprentissage, et les utilitaires et les menaces.
Le tableau de bord de Controlio répertorie également les employés les plus productifs en termes de temps et de productivité.
Il montre également les principaux contrevenants dans un graphique séparé et décrit quels employés sont devenus improductifs ou ont montré un comportement à risque.
Une liste d'alertes décrit leurs infractions qui pourraient être la visite de sites Web de médias sociaux qui ne sont pas liés à leur travail.
Le classement des employés non productifs sous la désignation de contrevenants semble dur et pourrait être une cause de tension avec les employés.
Controlio offre également une vue sur l'utilisation des applications pour une entreprise, c'est ici que les gestionnaires peuvent voir quelles solutions sont les plus consultées et utilisées par les employés et, inversement, quelles applications sont ignorées par les employés.
Voir quelles applications ou quels abonnements ne parviennent pas à engager les employés peut aider une entreprise à réduire les coûts d'abonnement ou de logiciel importants ou à plaider en faveur de la formation des employés pour qu'ils tirent parti de ces ressources.
Organiser l'activité d'une entreprise
Un menu déroulant sur le tableau de bord principal permet d'accéder à l'ensemble de l'entreprise, à certains emplacements et services, ou à des utilisateurs individuels.
La recherche d'utilisateurs spécifiques fait apparaître une vue légèrement différente.
Cela montre toujours le temps actif et les catégories, ajoute désormais des informations sur la session en ligne ainsi que les derniers instantanés pris à partir du bureau de cette personne.
Les instantanés, cependant, ne sont pas simplement des captures d'écran, mais des vidéos entières qui capturent des minutes d'activité.
Alors que les captures d'écran peuvent être suffisantes pour les besoins de surveillance des employés de certaines entreprises, les instantanés vidéo sont éminemment plus importants pour les enquêtes médico-légales ainsi que pour les situations où le support technique de bureau peut vouloir résoudre des problèmes logiciels et voir ce qui a conduit à un problème.
Controlio prend également en charge les configurations multi-moniteurs et capture autant d'écrans que ceux utilisés.
Controlio propose une large gamme de rapports dynamiques.
Choisissez simplement parmi la productivité, les activités, les catégories, les sessions, la participation, les détails, les instantanés, les frappes au clavier, les recherches, les fichiers, les e-mails, l'impression et les sessions en ligne sous Rapports sur le côté gauche.
Chacune de ces sections regorge d'informations et de détails tels que des horodatages, des détails sur l'utilisateur, l'ordinateur utilisé, l'opération et même à partir de quel lecteur sur le PC les opérations ont eu lieu.
Alors que d'autres solutions de surveillance des employés fournissent les mêmes informations de suivi et d'activité des utilisateurs incisives, Controlio réussit mieux à organiser les informations de manière à ce que tout utilisateur puisse y accéder rapidement.
Comparé à d'autres solutions, comme HubStaff, qui coûte un peu moins cher à 7,00 $ par utilisateur et par mois, Controlio ne propose pas de fonctionnalités de site d'emploi ou de géolocalisation ni de solution de décalage horaire.
Certes, HubStaff est davantage une solution de suivi du temps, ajoutant de la valeur en fournissant une fonctionnalité de suivi des tâches de base et des capacités de gestion de projet rudimentaires.
Controlio se compare davantage à l'ensemble des fonctionnalités d'ActiveTrak.
Cependant, ActiveTrak fait mieux certaines choses.
D'une part, il peut suivre la productivité au niveau par projet.
Controlio propose la journalisation des frappes, ce qu'ActiveTrak ne propose pas.
De plus, Controlio peut synchroniser les frappes qu'il enregistre avec des fragments vidéo enregistrés pour offrir une double vérification de certaines activités.
En regardant les solutions de surveillance des employés les plus récentes, Controlio semble très similaire au choix de l'éditeur Teramind, qui fournit également un suivi complet et même des enregistrements vidéo en direct.
Teramind excelle toujours avec sa capacité OCR qui peut trouver du texte dans la vidéo enregistrée, ce qui réduit potentiellement le temps d'enquête et de surveillance et fait de Teramind un DVR inégalé pour la surveillance des employés.
Les entreprises qui privilégient les enregistrements vidéo par rapport aux captures d'écran devront choisir entre Teramind et Controlio, même s'il semble que l'ensemble du secteur devra éventuellement proposer le suivi vidéo et les instantanés dans les prochaines années.
L'interface utilisateur de Controlio est moins ornée que celle de Teramind, qui offre beaucoup plus d'informations à l'avance et dispose d'un composant d'automatisation complet qui semble orienté vers les grandes entreprises.
Alertes et rapports programmés
Les solutions de surveillance des employés suivent une tonne de données, dans le cas de Controlio, une grande partie est en temps réel et englobe des volumes d'écran et de fichiers vidéo.
Ces données peuvent être difficiles à classer et à analyser, d'autant plus qu'aucune intelligence artificielle (IA) ou fonctionnalité de recherche universelle ne préside à ces données.
L'automatisation des alertes et des rapports programmés, qui peuvent générer des rapports automatiques et les envoyer par e-mail, est la meilleure chose à faire pour garder un œil sur la productivité et la détection des menaces à distance.
La création d'alertes dans Controlio pour des événements spécifiques (par exemple, visite d'un site Web spécifique, frappes au clavier ou lancement d'une application) est simple à partir de la section Règles sous la sous-section Comportement.
Cependant, vous êtes limité à ces événements préexistants, ce qui semble plutôt étouffant.
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