Airtable est un outil de base de données relationnelle qui est également un outil de collaboration en ligne.
Avant de le qualifier d'ennuyeux à cause du mot base de données, sachez qu'Airtable est facile à utiliser et extrêmement polyvalent.
Vous pouvez l'utiliser pour gérer le travail, suivre et organiser des inventaires, planifier un événement et bien plus encore.
Il est différent des autres systèmes de gestion de base de données plus anciens car il ressemble à une application que tout le monde pourrait apprendre à utiliser, avec un langage simple, des jeux de couleurs conviviaux et des icônes utiles.
Il est également extrêmement personnalisable.
Pour sa polyvalence et sa facilité d'utilisation, c'est un choix des éditeurs parmi les applications de collaboration.
Qu'est-ce que Airtable? Que pouvez-vous en faire?
Airtable est un système en ligne dans lequel un groupe de collaborateurs peut stocker, partager et modifier des informations en collaboration.
Les informations peuvent être des idées, un inventaire, des tâches ou autre chose.
Tout cela peut sembler vague, mais il est difficile de décrire l'application sans donner d'exemples ou faire des comparaisons, alors faisons-le.
Vous savez probablement déjà que vous pouvez insérer des informations dans une feuille de calcul en ligne, telle que Google Sheets, et inviter des personnes à la consulter ou à la modifier avec vous.
Cette feuille pourrait contenir des informations très simples, comme une liste de noms et d'adresses.
Ou cela pourrait être assez élaboré, comme un système de comptabilité financière qui relie à d'autres feuilles et ainsi de suite.
Airtable a beaucoup en commun avec les feuilles de calcul collaboratives en ligne, à l'exception de deux différences majeures: Premièrement, Airtable vous permet de gérer des bases de données plutôt que des feuilles, et sans entrer dans beaucoup de détails sur la différence entre les feuilles de calcul et les bases de données, disons simplement que les bases de données sont plus complexes.
Deuxièmement, Airtable est beaucoup plus convivial, vous n'avez donc pas besoin d'être un expert Excel pour l'utiliser.
À la base, Airtable est un système en ligne pour créer et éditer des bases de données parmi un groupe de personnes.
Une base de données n'est rien de plus qu'un ensemble d'éléments regroupés.
Par exemple, vous pouvez utiliser Airtable pour gérer le travail, comme la mise à jour d'articles sur un site Web.
Vous pouvez commencer par créer une base de données répertoriant tous les articles de votre site qui doivent être mis à jour.
Vous concevez les enregistrements de la base de données pour qu'ils contiennent des champs pour le nom de l'article, son URL, l'auteur d'origine, la date de publication, la date limite de mise à jour, etc.
Ensuite, vous pouvez inviter des éditeurs et des rédacteurs dans la base de données à s’attribuer du travail et peut-être cocher une case dans chaque enregistrement de la base de données pour indiquer quand ils ont terminé la mise à jour d’un article.
Airtable est livré avec une sélection de modèles utiles, qui peuvent vous donner plus d'idées sur la façon dont vous pouvez l'utiliser.
Par exemple, il existe des modèles appelés Calendrier des médias sociaux, Planification de mariage, Suivi des subventions à but non lucratif, Intégration des employés, Suivi de bogues, Lancement de produit et bien d'autres.
Combien coûte Airtable?
Airtable propose quatre types de forfait: Gratuit, Pro, Plus et Entreprise.
La société propose des réductions sur ces plans pour les organisations de travail et d'éducation à but non lucratif.
Avec un plan Airtable gratuit, vous obtenez des bases de données illimitées et il n'y a aucune limite sur le nombre de personnes que vous invitez en tant que collaborateurs.
Cependant, il y a une limite de 1200 enregistrements par base de données et vous obtenez 2 Go d'espace de stockage par base de données, ce qui est assez généreux si vous ne gérez pas de lourdes pièces jointes.
Vous êtes également limité à 2 semaines d'historique des révisions et des instantanés, et à 100 exécutions d'automatisation par mois.
Les automatisations sont des actions telles que l'envoi de notifications ou la création d'entrées de calendrier, déclenchées par des conditions.
Vous pouvez les imaginer sous la forme "Quand X arrive, faites Y automatiquement".
Chaque fois qu'une de ces actions se produit est considérée comme une exécution.
Le compte Plus est le prochain niveau de service.
Il en coûte 12 $ par personne et par mois ou 120 $ par personne et par an.
Vous pouvez avoir autant de bases de données et de collaborateurs que nécessaire, et le nombre d'enregistrements par base de données passe à 5 000.
L'espace de stockage passe à 5 Go par base de données et vous bénéficiez de 6 mois d'historique des révisions et des instantanés.
Vous bénéficiez également de 5 000 cycles d'automatisation par mois.
Le compte Pro coûte 24 $ par personne et par mois ou 240 $ par personne et par an.
Avec ce niveau de service, le nombre d'enregistrements par base de données passe à 50 000 et vous obtenez 20 Go d'espace par base de données.
Vous obtenez un an d'historique des révisions et des instantanés et 50 000 exécutions d'automatisation par mois.
Il est également livré avec un support prioritaire, des formulaires personnalisés, des vues personnelles et quelques autres fonctionnalités avancées.
Le dernier est le compte Entreprise, et pour ce niveau, vous devez contacter l'entreprise pour un devis.
Ce niveau de service étend simplement la plupart des limites du compte Pro et ajoute des contrôles d'administration.
Comment les prix d'Airtable se comparent-ils?
Par rapport à d'autres applications de collaboration, les prix d'Airtable sont raisonnablement compétitifs, bien qu'il soit difficile de comparer Airtable directement à une autre application.
Smartsheet (à partir de 19 $ par personne et par mois), par exemple, a une approche de type feuille de calcul similaire à Airtable, mais vous pouvez également l'utiliser comme une application de gestion de projet à part entière.
Airtable n'est pas conçu pour cela.
Une autre application qui partage certaines similitudes mais qui n'est pas, à proprement parler, un outil de gestion de base de données est Monday.com.
Cela coûte environ 10 $ à 20 $ par personne et par mois, mais avec Monday.com, vous devez payer les licences par lots prédéfinis, donc par exemple, si vous avez une équipe de 17 personnes, vous devez arrondir et payer pour 20.
Quick Base, un autre système de base de données en ligne, ne rend plus ses prix publics, mais il facturait auparavant des frais similaires à ceux d'Airtable.
Quick Base nécessite un nombre minimum de licences par compte.
Premiers pas avec Airtable
Airtable propose des applications pour macOS, Windows, iPhone, iPad et Android.
Le service fonctionne également sur le Web.
La création d'un compte ne nécessite guère plus qu'une adresse e-mail et un mot de passe.
Une fois que vous avez un compte, vous pouvez commencer à créer des espaces et à créer des bases de données.
Les espaces sont l'endroit où vous placez les bases de données.
Par exemple, vous pouvez créer un espace pour différentes équipes de votre organisation ou un espace pour les projets de travail et un espace pour les projets personnels.
Pour créer une base de données, vous pouvez partir d'un modèle, créer une base de données à partir de zéro ou importer des données ailleurs.
Vous aurez besoin d'un fichier CSV si vous voulez télécharger quoi que ce soit, mais une autre option pour les petites bases de données est de simplement copier et coller le contenu dans une fenêtre fournie par Airtable.
Nous avons testé cette fonctionnalité en utilisant une base de données qui ne contenait qu'une poignée de colonnes mais plus de 400 lignes, et cela a fonctionné sans accroc.
La prochaine étape consiste à personnaliser votre base de données.
Lorsque vous l'affichez au format grille, un certain nombre de lignes ou de colonnes doit-il être figé? Quel type de valeurs voulez-vous pour l'en-tête de chaque colonne? Airtable garde cette personnalisation simple avec une interface utilisateur conviviale qui intègre de nombreuses icônes.
Rien à ce sujet ne semble intimidant.
La possibilité de créer et d'enregistrer des vues personnalisées dans Airtable est une autre fonctionnalité clé, qui prend en charge davantage la collaboration.
Airtable vous offre une multitude d'outils pour filtrer et trier ce que vous voyez à tout moment.
En plus de la vue Grille classique, où vos données apparaissent presque comme un tableau, d'autres options sont Calendrier, Galerie et Kanban.
Kanban n'est pas seulement un moyen d'afficher les informations différemment.
C'est aussi une méthodologie pour organiser l'information et faire le travail.
Avec Airtable, vous et vos coéquipiers pouvez créer des tableaux Kanban et gérer votre travail avec eux.
Vous pouvez facilement passer de la vue Kanban à la vue Grille lorsque cela permet de voir les tâches présentées d'une manière différente.
Une terminologie simple et l'utilisation de l'iconographie facilitent la navigation dans Airtable et commencent à personnaliser les vues des bases de données.
Même si vous n'avez pas une connaissance approfondie de l'utilisation du logiciel de tableur, Airtable semble toujours très accessible.
Plutôt que d'écrire des formules en utilisant le jargon d'Excel, dans Airtable, vous avez plutôt l'impression de dire à l'application: "Montre-moi ceci, mais pas cela."
Airtable n'offre pas de vues de diagramme de Gantt par défaut, bien que vous puissiez les obtenir en installant une application Gantt à partir d'Airtable Apps Marketplace - plus d'informations à ce sujet dans un instant.
Les diagrammes de Gantt sont des vues chronologiques montrant généralement la durée des tâches et les dépendances entre les tâches.
Si vous avez besoin de vues de diagramme de Gantt, vous feriez peut-être mieux d'utiliser une application de gestion de projet.
Nos meilleurs choix dans cette catégorie sont Zoho Projects pour les petites entreprises à petit budget, Teamwork pour les petites et moyennes entreprises et LiquidPlanner pour les grandes organisations.
Enregistrements de base de données
Les enregistrements dans Airtable se développent en vue complète pour afficher tous leurs détails sans que la page ait besoin d'être rechargée ou qu'une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Une fois que vous avez développé un enregistrement, vous pouvez y ajouter plus de détails, le modifier, etc.
Vous ne pouvez pas voir tous ces détails facilement à partir de la vue en grille.
Par exemple, dans une base de données d'inventaire des équipements agricoles que vous possédez, la vue en grille vous permet de consulter facilement une liste de tout ce que vous possédez et d'autres valeurs importantes que vous souhaitez voir en un coup d'œil.
Développez un enregistrement, cependant, et vous pouvez voir tous les détails sur cet équipement, comme un reçu téléchargé à partir du moment où vous l'avez acheté pour la première fois, un lien vers les informations du fabricant ou la garantie, des notes sur la dernière opération de maintenance sur celui-ci.
, et ainsi de suite.
Pour télécharger des pièces jointes, qu'il s'agisse d'images ou de documents, vous pouvez les glisser-déposer sur l'enregistrement.
La vue développée dispose également d'un espace pour les commentaires, où vous pouvez utiliser les symboles @ avant les noms des personnes pour signaler leur attention.
Bien que vous puissiez lier un enregistrement à un autre dans la même base de données, vous ne pouvez pas créer un lien vers un enregistrement individuel stocké dans une autre base de données.
(Il existe cependant une solution de contournement si vous souhaitez configurer Airtable Sync).
Notez que la synchronisation est à sens unique et que les synchronisations automatiques ne se produisent qu'une fois toutes les cinq minutes.
La collaboration est un élément clé d'Airtable, mais il en va de même pour limiter les personnes pouvant apporter des modifications à votre base de données.
Lorsque vous invitez d'autres personnes, vous, dans le rôle de propriétaire / créateur, pouvez leur accorder l'un des quatre niveaux d'autorisation.
Le premier est le même niveau d'autorisation que vous avez, propriétaire / créateur.
Toute personne occupant le rôle de propriétaire / créateur a un accès complet à la base de données, y compris la possibilité de modifier les niveaux d'autorisation d'autres personnes et de supprimer le tout.
Deuxièmement, l'éditeur.
Les personnes disposant d'un accès de niveau Éditeur peuvent ajouter, supprimer et modifier des enregistrements, commenter des enregistrements et ajouter, supprimer et modifier des vues.
De plus, ils peuvent accéder à l'ensemble de la base de données.
Troisièmement, commenter, ou quelqu'un qui peut accéder à l'ensemble de la base de données et l'afficher mais ne peut commenter que les enregistrements.
Ils ne peuvent pas apporter d'autres modifications.
Le dernier est l'accès en lecture seule.
Toute personne disposant de ce niveau d'autorisation peut uniquement afficher la base de données et les enregistrements, mais ne peut pas apporter de modifications ni ajouter de commentaires.
Voici un ...
