Deputy (qui commence à 2,50 $ par utilisateur et par mois) remporte son prix Editors 'Choice dans la catégorie planification des employés et planification des équipes.
Ici, ses atouts incluent sa grande interface utilisateur (UI), un support mobile solide, une longue liste d'intégrations, une large gamme d'options de personnalisation et un support 24/7.
Ces avantages ont dépassé nos critiques dans cette catégorie avec d'autres concurrents, Humanity et Paycor Scheduling.
Deputy ajoute également suffisamment de fonctionnalités générales de ressources humaines (RH) pour en faire un concurrent viable dans cet espace également.
Une fois que nous l'avons testé par rapport aux gagnants de HR Editors 'Choice, BambooHR ou Zenefits, nous avons toutefois constaté que la gamme de fonctionnalités de cette catégorie n'était tout simplement pas aussi large que les leaders dans ce domaine.
Mais si vous êtes une petite entreprise qui a besoin à la fois d'un planificateur de personnel et d'un outil RH général, Deputy vaut bien un examen très attentif car il peut résoudre les deux problèmes pour vous avec un seul prix.
Tarification
Ce prix a malheureusement augmenté depuis notre dernier examen, mais le service a également renforcé ses intégrations tierces et ajouté de nouvelles fonctionnalités à ses applications Web et mobiles.
Le prix le plus bas de Deputy est de 2,50 $ par utilisateur et par mois.
Cela comprend la planification des équipes et la planification automatique, ainsi que la planification des repas et des pauses, l'intégration du point de vente (POS), la gestion des congés personnels (PTO) et des congés, le fil d'actualité, la gestion des tâches et une assistance illimitée 24h / 24 et 7j / 7.
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Deputy est également disponible pour 4,50 $ par utilisateur et par mois pour la planification Premium et l'abonnement aux feuilles de temps.
Ce niveau ajoute la création de rapports et la planification automatique entre autres fonctionnalités.
Enfin, Deputy propose une version du logiciel au niveau de l'entreprise pour les entreprises de 100 salariés ou plus; cette version commence à 8 $ par utilisateur et par mois, bien que vous deviez contacter Deputy pour une précision tout à fait à ce niveau.
Quel que soit leur prix, les clients bénéficient d'une assistance 24h / 24 et 7j / 7, de nombreuses invites d'aide, de vidéos explicatives sur toutes les principales fonctions et d'un forum d'aide pour les utilisateurs.
Il n'y a pas d'option pour un plan annuel.
Tableau de bord et configuration
Une fois connecté au tableau de bord du député, vous rencontrez une page épurée et joliment présentée.
La navigation est gérée par un ruban horizontal bleu en haut de la page.
Il comprend les sections suivantes: Emplacements, Moi, Fil d'actualité, Personnes, Rapports, Calendrier, Tâches et Feuilles de temps.
La disposition de l'adjoint est étonnamment épurée et propre.
Les gestionnaires et les utilisateurs fastidieux apprécieront à quel point tout est compartimenté et organisé, ce qui rend le système facile à apprendre et à mémoriser.
La section Moi est l'endroit où les employés peuvent voir un aperçu de leurs calendriers et commencer les quarts de travail et les pauses, et où ils peuvent demander un congé.
La section News Feed est un forum communautaire dans lequel des notes d'entreprise et personnelles importantes peuvent être ajoutées.
C'est un outil utile pour laisser des messages à des collègues et des gestionnaires sur différents quarts de travail ou à différents endroits.
La section Tâches est un planificateur de tâches de base avec des tâches personnelles et assignées et des indicateurs pour les tâches incomplètes ou terminées.
La section Emplacements est l'endroit où vous ajoutez vos différents emplacements.
Cette section donne un aperçu des divers horaires ventilés par emplacement et des informations sur les quarts ouverts en attente ainsi que les horaires à venir.
La section Personnes révèle une liste alphabétique des employés consultable et déroulante.
Cliquez sur le nom d'un employé pour afficher toutes les informations pertinentes de contact, de travail et d'équipe.
Il existe également des boutons pour démarrer les équipes, rechercher des remplaçants (pour les équipes abandonnées) et accéder aux équipes, aux feuilles de temps, à l'indisponibilité, aux congés, aux journaux et au fil d'actualité.
Les options d'aide ne sont peut-être pas aussi abondantes ou évidentes que celles de notre sélection Humanity, mais elles sont facilement accessibles.
Il existe un menu déroulant Aide qui affiche des liens vers le portail d'aide ainsi que les sections Masquer le chat d'aide, Désactiver l'accès au support, Réserver du temps avec un expert, Suggestions de fonctionnalités et Masquer les sections de mise en route.
Semblable à Humanity est un widget de chat omniprésent en bas à droite de la page.
Cliquer dans ce widget appelle le "Depubot", qui est un chatbot qui achemine votre requête vers la meilleure personne ou service possible pour gérer la requête ou le problème.
Contrairement à Humanity, le député n'a pas de fonction de recherche en libre-service.
Simplicité dans la planification
Les propriétaires d'entreprise, les responsables et les administrateurs système se connectent au même écran d'accueil que les employés mais ont accès à plus de fonctions.
Par exemple, un gérant de restaurant peut utiliser les sections Fil d'actualité ou Tâches pour laisser à un ou plusieurs employés des instructions pour l'équipe de ce jour (par exemple, Venez à une réunion à main levée aujourd'hui à 17 h dans la salle de pause).
Les gestionnaires apprécieront cette approche intégrée et les différentes façons dont ils peuvent interagir et communiquer avec leur personnel.
Comme avec la plupart des autres logiciels de planification des employés et de planification des équipes, les fonctions de base d'Adjoint consistent en une base de données des employés, une liste des emplacements, un module de planification et des rapports, qui sont tous affichés sur une barre de navigation principale qui s'étend en haut de l'écran, indépendamment de ce que vous faites dans le programme.
Les entreprises avec une poignée d'emplacements et d'employés peuvent facilement créer un nouveau compte et saisir manuellement toutes les informations dont elles ont besoin.
Les plus grandes entreprises peuvent utiliser l'importation ou le téléchargement de personnes ajoutent des personnes pour télécharger les données du personnel existantes à partir des fournisseurs de paie et des logiciels de point de vente, notamment Gusto, Intuit QuickBooks Online Plus et Oracle NetSuite OneWorld.
Pour créer des emplacements, utilisez Emplacements Ajouter un emplacement, puis suivez les invites qui demandent un nom et une adresse postale (qui génère automatiquement une vue Google Maps qui s'affichera lors des quarts de travail).
Des invites supplémentaires vous demandent d'affecter des types d'emplois (par exemple, caissier, serveur, chauffeur et superviseur) et des employés à un emplacement.
Avec les informations sur les employés et le lieu dans le système, vous pouvez commencer à créer des horaires.
Deputy propose une variété de raccourcis qui rendent ce qui peut être un processus assez intimidant un peu moins pénible, y compris la possibilité de télécharger des horaires à partir de Microsoft Excel ou, une fois que vous avez créé des équipes, d'utiliser Planifier des équipes de copie pour copier ou importer des équipes d'une précédente période de temps.
La vue Hebdomadaire par défaut affiche une grille de type calendrier des jours de la semaine et des postes à pourvoir chaque jour, avec une liste de tous les employés autorisés à travailler à cet emplacement dans la colonne la plus à gauche.
Cliquer sur le signe plus dans n'importe quelle cellule ouvre une fenêtre pop-up pour vous permettre d'ajouter un nouveau quart de travail, avec des cases pour rechercher un employé; fixer les heures de début, de fin et de pause; désigner un responsable et ajouter des notes.
Récemment, Deputy a ajouté une vue du calendrier mensuel, une fonctionnalité standard sur les concurrents tels que Quand je travaille et ZoomShift, ainsi que des moyens supplémentaires de trier les employés dans la grille de planification.
Vous pouvez également créer de nouvelles équipes en faisant glisser et en déposant un employé de la liste des employés dans une cellule d'équipe vide.
Si vous essayez de planifier une personne qui n'est pas disponible, qui travaille déjà ou qui n'est pas autorisée pour un poste spécifique, un avertissement apparaîtra sur son profil d'employé et sur l'horaire.
Certaines entreprises veulent que les employés choisissent leurs propres quarts de travail.
Pour créer un quart de travail ouvert, utilisez les actions Ajouter un nouveau quart de travail Envoyer des offres pour informer certains ou tous les employés qualifiés pour occuper ce poste qu'un quart de travail ouvert attend d'être réclamé.
Une fois le calendrier défini, utilisez le bouton jaune Publier dans le coin supérieur droit de l'écran pour le finaliser et le distribuer au personnel approprié par e-mail, SMS, notification push ou impression.
La vue Planification du logiciel peut être configurée pour afficher des métriques en haut afin que les planificateurs puissent voir comment différentes options pour remplir les quarts de travail de la journée ou de la semaine affecteraient les coûts de main-d'œuvre et les mesurer par rapport aux ventes prévues pour la période.
Cela facilite la détermination de l'option de dotation en personnel la plus rentable (par exemple, "Si je place Pete, Laura et Sam sur le quart de travail de 18 h 00 à minuit, mes coûts salariaux seront de 50% des ventes.
Mais si je mets Jonah, Laura et Sam pendant la même période, alors les coûts salariaux représenteront 40% des ventes.
Je ferais donc mieux de suivre le plan B ").
Une caractéristique unique de la fonction de planification des adjoints est un profil de stress, qu'un gestionnaire peut utiliser pour définir le nombre d'heures qu'un employé peut travailler par équipe, jour ou semaine, ou pour réguler les heures entre les équipes.
Ce type de fonctionnalité peut aider les restaurants, les détaillants et les autres petites entreprises qui ont beaucoup de travailleurs postés à limiter le montant qu'ils paient en heures supplémentaires ou à s'assurer que les travailleurs ne doivent pas fermer un soir et ouvrir le lendemain.
Libre-service des employés
Du côté des employés, l'enregistrement au travail est simple.
Les employés saisissent un code PIN pour se connecter à leur compte personnel, puis cliquent sur un bouton vert, rouge ou jaune visible dans le coin supérieur droit de l'écran d'accueil pour entrer ou sortir d'une équipe ou d'une pause.
Qu'ils se connectent depuis leur propre téléphone ou depuis un appareil partagé tel qu'un iPad, le logiciel peut être configuré pour signaler à l'appareil photo de l'appareil de prendre et de stocker leur photo.
Il s'agit d'une fonction pratique pour dissuader les employés de frapper un collègue en retard ou de travailler un quart de travail non autorisé.
Les employés peuvent utiliser leurs comptes pour vérifier les horaires, demander des quarts de travail ou des congés prévus, voir les tâches que les gestionnaires leur ont assignées ou lire des messages sur le fil d'actualité.
En plus de réclamer des quarts de travail ouverts, ils peuvent également échanger des quarts de travail avec d'autres employés (en attente de l'approbation du gestionnaire).
Si un employé se connecte à partir d'un appareil mobile, il peut afficher la barre de navigation principale de l'adjoint qui se trouve sur le côté gauche de l'écran; il comprend des icônes bien étiquetées pour le calendrier, le fil d'actualité et les tâches.
La planification est représentée par un gros signe plus bleu sur lequel les travailleurs peuvent cliquer pour demander un quart de travail ou un changement d'équipe.
Si vous vous connectez via la version Web du logiciel, la même barre de navigation principale et les mêmes icônes s'affichent en haut de la page.
Aider les employés à accéder de n'importe où est la force de préparation mobile d'Adjoint.
Le service est conçu pour être utilisé sur les appareils mobiles Android ou Apple iOS, y compris l'Apple Watch.
Les responsables de l'entreprise affirment que 80% des employés de leurs clients y accèdent via leurs smartphones ou tablettes.
Il est également disponible en tant qu'application Web.
L'application mobile vous permet de créer et de mettre à jour les horaires des employés; partager des horaires par e-mail, SMS ou notifications push; et offrir ou remplacer des quarts de travail ouverts ou laisser les employés échanger des quarts de travail en fonction de leur disponibilité.
Vous pouvez également communiquer, surveiller et attribuer des tâches à des employés individuels ou à l'ensemble des employés d'une entreprise, et créer et approuver des feuilles de temps en temps réel.
Vous pouvez également exporter instantanément des feuilles de temps finalisées vers ...
