Qu'est-ce qu'un système de point de vente (POS)?
Vous pouvez penser aux systèmes de point de vente (PoS) comme de simples caisses enregistreuses ordinaires, mais ils évoluent pour faire beaucoup plus.
Ils peuvent s'intégrer aux appareils mobiles et aux services cloud et satisfaire les exigences logicielles et matérielles des utilisateurs.
De plus, vous pouvez les utiliser avec des systèmes de comptabilité back-end et des processeurs de paiement par carte de crédit.
De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) utilisent ces types de services de point de vente compatibles avec le cloud sans avoir besoin de conserver un serveur principal physique dans plusieurs emplacements.
Les systèmes de point de vente s'intègrent désormais de manière plus transparente avec d'autres applications dorsales telles que la gestion de la relation client (CRM) et la gestion des stocks.
Bien qu'il existe plusieurs types de solutions de traitement des paiements, y compris des lecteurs de cartes de crédit et diverses nouvelles méthodes de paiement mobile, les systèmes de point de vente que nous avons examinés sont des caisses enregistreuses complètes.
Cela signifie qu'ils communiquent avec un logiciel de comptabilité back-end et peuvent gérer plusieurs types de paiements.
Malgré le motif de la caisse enregistreuse, cependant, lorsque les gens parlent de systèmes de point de vente, ils se réfèrent principalement au logiciel, qui peut être basé sur le client ou sur le cloud.
C'est parce que c'est le logiciel qui vous permet de suivre les ventes, d'émettre des reçus et d'exécuter des fonctions de back-office.
Ces fonctions incluent le remplacement des stocks, le suivi de la productivité des employés et la prise en compte de ce qui se vend et de ce qui ne se vend pas.
Les systèmes de point de vente que nous avons examinés sont principalement axés sur les PME qui vendent de un à 25 points de vente, bien que quelques-uns puissent en gérer jusqu'à 100.
Un autre aspect important des logiciels de point de vente est une large prise en charge des nouveaux systèmes de paiement.
Vos clients utilisent peut-être principalement une ou deux méthodes de paiement maintenant, mais compte tenu de la rapidité avec laquelle les options de paiement peuvent changer, ces clients pourraient bientôt demander de nouvelles options.
Il est préférable d'avoir un système de point de vente en place avec une flexibilité de paiement intégrée plutôt que d'avoir à remplacer un nouveau système.
Si vous vous demandez quels types d'options de paiement votre point de vente devrait prendre en charge, considérez le tableau des méthodes de paiement physiques populaires compilé par la société d'études de marché Statista à partir d'une enquête auprès des consommateurs menée par la société en mars 2019.
Méthodes de paiement aux consommateurs les plus populaires, 2018-2019
(Crédit d'image: Statista)
Principales fonctionnalités du logiciel
L'intérêt d'un bon système de point de vente est de vous permettre d'être payé pour vos produits et services.
Aujourd'hui, les gens sont payés de différentes manières et votre système de point de vente doit gérer toutes les méthodes dont vous avez besoin, y compris les espèces, les chèques et les cartes de crédit et de débit.
Certains, mais pas tous, acceptent également les modes de paiement sans contact, comme Amazon Pay ou Apple Pay.
Un facteur important à noter est que l'introduction d'Europay, MasterCard et Visa (EMV), ou cartes à puce, a quelque peu compliqué les choses pour les petits vendeurs.
EMV est la norme censée offrir plus de sécurité que la technologie de balayage et de signature que nous utilisons depuis une dizaine d'années.
La possibilité de tremper ces cartes signifie du matériel supplémentaire ou nouveau pour lequel certains systèmes de point de vente facturent un peu plus.
Une fois que vous avez dépassé la fonctionnalité minimale, en fonction des besoins de votre entreprise, il y a d'autres fonctionnalités que vous voudrez rechercher.
Ces fonctionnalités incluent la possibilité pour les clients d'utiliser deux types de paiement, par exemple, ou d'autoriser des retours, des prix spéciaux (pour les ventes ou des clients spéciaux), des cartes-cadeaux et des prix de pointe.
Une autre norme à croissance rapide est la transaction de communication en champ proche (NFC), qui est un système de paiement électronique popularisé par des géants de la téléphonie mobile tels que Apple Pay et Google Wallet (chez Google Pay).
S'assurer que votre candidat au système de point de vente peut gérer ces nouveaux systèmes émergents n'est que la moitié de l'équation.
L'autre moitié comprend si cette mise en œuvre ennuiera ou plaira ou non à vos clients, ainsi que si elle aidera ou entravera vos efforts de conformité à la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).
Un autre domaine critique n'est peut-être pas une tendance de point de vente, mais c'est toujours quelque chose auquel vous devrez faire très attention: le support produit.
Si le système tombe en panne au début de votre période de pointe, à quel point est-il facile d'obtenir quelqu'un au téléphone? C'est une question qui peut souvent être résolue en payant le plan de soutien approprié.
Mais ce n'est pas parce que vous avez quelqu'un au téléphone que votre système est de nouveau en ligne; vous perdez toujours des revenus à chaque fois qu'un client impatient sort du magasin.
Une solution de sauvegarde est essentielle ici et c'est particulièrement vrai dans le cas des systèmes de point de vente basés sur le cloud.
Ces systèmes peuvent souffrir non seulement de problèmes logiciels, mais également de problèmes de connectivité Internet.
Il est essentiel de s'assurer que votre fournisseur vous soutient dans ces situations, mais il est également essentiel de savoir exactement comment et d'où proviendra cette assistance.
Un peu plus à ce sujet plus tard.
Considérations matérielles
Et bien que la moitié logicielle de l'équation du système de point de vente soit probablement la plus importante, en particulier dans une solution basée sur le cloud, de nombreuses entreprises de vente au détail auront encore besoin d'une moitié de matériel.
Dans cette veine, l'une des tendances les plus populaires dans les systèmes de point de vente d'aujourd'hui est la mobilité.
Cela fait référence à la possibilité de déplacer la fonctionnalité de point de vente de l'arrière de la caisse enregistreuse vers les mains d'employés itinérants pour des transactions commerciales plus rapides et plus centrées sur le client.
Cette tendance ajoute de nouveaux domaines d'importance même à la configuration habituelle du système de point de vente, y compris un accent supplémentaire sur la connectivité sans fil, la sécurité et la prise en charge des terminaux de tablette ou même de smartphone.
La plupart des systèmes de point de vente modernes fonctionnent sur des tablettes généralement disponibles, telles qu'un IPad d'Apple (chez Amazon) ou un Microsoft Surface Pro.
Many offrent également des systèmes matériels dédiés et des modules complémentaires, tels que des lecteurs de cartes, des imprimantes de reçus, des tiroirs-caisses et des scanners de codes-barres.
L'avantage des systèmes à base de tablettes réside dans leur mobilité.
Vous pouvez traiter les paiements sur le sol de votre magasin (particulièrement utile pour réduire les files d'attente à la caisse pendant les saisons chargées), lors d'une expo ou dans une boutique éphémère en plein air.
Les systèmes tels que Square Point of Sale sont connus pour offrir de petits dongles qui se connectent à une tablette et vous permettent de glisser des cartes de crédit lors de vos déplacements.
Bien que vous n'ayez pas besoin immédiatement de ce type de mobilité, il est bon de savoir qu'il est disponible.
Un autre avantage est la quantité d'informations que vous pouvez fournir aux clients.
Un appareil de point de vente de bureau peut parfois être retourné afin que le client puisse se connecter à l'écran ou saisir des informations de contact.
En outre, certains États (comme la Californie) exigent désormais qu'un écran destiné aux clients soit disponible afin que les clients puissent consulter les informations sur les ventes au fur et à mesure qu'une vente est annoncée.
Fonctionnalité du back-office
Les systèmes de point de vente robustes d'aujourd'hui ne consistent pas seulement à accepter des paiements.
Ils peuvent suivre efficacement votre inventaire, vos clients et vos employés.
Un bon système de point de vente doit être en mesure de suivre ce qui a été vendu et le nombre d'articles restants.
Lorsque les articles sont épuisés, un système de point de vente peut vous en informer à l'avance afin que vous puissiez vous réapprovisionner.
Les entreprises peuvent s'attendre à ce que leur système de point de vente soit en mesure de sous-regrouper les articles; par exemple, il devrait vous dire si vous n'avez plus de cages à oiseaux bleues mais que vous avez toujours trois cages à oiseaux rouges.
Vous devriez être en mesure d'imprimer des codes-barres pour tous les articles qui n'ont pas encore de codes de produit universels (UPC) afin que vous puissiez les numériser pendant une vente.
La capacité de fournir des analyses est une autre caractéristique clé offerte par certains systèmes de point de vente.
Analytics permet aux entreprises de voir quels produits se vendent quand et à qui.
S'il est possible de prédire que deux fois plus de tasses à café rouges sont vendues en novembre qu'en avril, vous saurez combien en commander.
Si vos ventes de bonbons à bas prix augmentent radicalement chaque jour de la semaine lorsque les enfants de la région quittent l'école, vous voudrez peut-être embaucher un vendeur supplémentaire l'après-midi pour vous aider à gérer les choses.
Le suivi des employés est également utile.
Votre système de point de vente doit être en mesure de pointer vos employés à l'entrée et à la sortie, et offrir différents niveaux de sécurité en fonction du statut de l'employé.
De cette façon, un caissier, par exemple, n'aura pas accès aux mêmes fonctions de back-office qu'un gestionnaire.
Enfin, il est utile pour un système de point de vente de collecter des informations sur les clients qui peuvent être utilisées pour des programmes de fidélité et d'autres stratégies promotionnelles.
Certains systèmes offrent des fonctionnalités proches de celles offertes par les packages CMS; par exemple, envoyer des e-mails aux clients pour les remercier de leurs ventes, faire de la publicité pour des bonnes affaires ou offrir des bons de réduction et offrir d'autres avantages de fidélité.
À savoir: assurez-vous que votre système de point de vente peut fonctionner hors ligne.
Les réseaux peuvent tomber en panne aux moments les plus gênants, surtout si vous vendez lors d'un événement en personne.
Vous voudrez pouvoir continuer à vendre même si votre système de point de vente peut être temporairement hors de contact avec votre back-office.
Et si vous souhaitez faire des affaires en ligne ainsi qu'en personne, certains systèmes de point de vente offrent la possibilité de créer une boutique en ligne qui tirera de la même base de données d'inventaire que votre magasin physique.
En fait, une présence en ligne est devenue si nécessaire que certains systèmes, tels que Shopify POS et Vend POS, l'incluent dans leur package.
Si vous démarrez une petite entreprise de vente au détail, cela pourrait être une caractéristique importante à considérer.
Bien que toutes ces données soient certainement précieuses, la consolidation dans un emplacement central, en particulier si vous avez plusieurs points de vente au détail, peut non seulement devenir compliqué, mais aussi risquer de nombreuses données personnelles sur Internet ouvert.
Pour vous aider, envisagez de stocker les données avec un fournisseur de stockage cloud sécurisé de niveau professionnel et assurez-vous que toutes les sessions entre le système de point de vente et toute destination distante sont sécurisées par un réseau privé virtuel (VPN).
Traitement des paiements
N'oubliez pas que si vous acceptez les cartes de crédit et de débit (et que la plupart des entreprises le doivent), vous aurez besoin d'un service capable de traiter ces paiements.
Ce service va également vous coûter un pourcentage de votre prise.
Quelques services, tels que Square Point of Sale, offrent des services de point de vente gratuitement, à condition que vous traitez vos paiements par leur intermédiaire.
D'autres, comme Intuit QuickBooks Point of Sale et Shopify PDV, facturent un tarif d'abonnement mensuel pour l'utilisation du logiciel et des frais supplémentaires pour le traitement des paiements.
D'autres encore, comme NCR Silver et Vend POS, ne fournissent pas eux-mêmes de services de traitement mais travaillent avec un certain nombre de tiers.
D'autres qui fournissent leurs propres services de traitement travailleront également avec des sous-traitants tiers.
Parmi les produits que nous couvrons ici dans ce tour d'horizon du système de point de vente, seul NCR Silver facture un prix unique et unique pour son logiciel.
En conséquence, vous devrez réfléchir à vos besoins et à leur relation avec le système de point de vente que vous choisissez.
Si vous utilisez déjà un service de traitement des paiements et que vous souhaitez vous en tenir à celui-ci, vous voudrez alors vous pencher sur les systèmes de point de vente qui fonctionnent avec ce système (généralement appelé traitement intégré puisque les paiements de l'entreprise extérieure sont intégrés dans le PDV).
Cependant, si vous partez de zéro, un système de point de vente qui offre un service tout-en-un peut être très pratique.
Si quelque chose ne va pas, vous saurez qui appeler.
Support produit
Les systèmes de point de vente sont conçus pour être aussi simples à utiliser que ...
