Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents?
Les logiciels de gestion de documents (DM) englobent un large éventail de fonctionnalités, dont beaucoup sont essentielles à la gestion efficace d'une entreprise.
De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME), telles que les cabinets juridiques, les cabinets de création ou les organisations de médias et d'édition, visent à se passer du papier et recherchent le bon outil pour le faire.
Quoi qu'il en soit, les entreprises génèrent beaucoup de données, c'est pourquoi le choix d'un système DM fiable et évolutif est essentiel pour rationaliser et automatiser les flux de travail.
Pour les PME, un système DM efficace peut améliorer les performances globales pour plusieurs raisons.
La raison la plus fondamentale est d'avoir un endroit pour stocker et organiser les documents.
Le contrôle de version, les flux de travail, les autorisations d'accès, la sauvegarde et la protection des données peuvent également être gérés par une solution DM.
C'est le point de départ pour stocker, sécuriser et partager divers documents commerciaux.
La possibilité de classer les données est une autre fonctionnalité DM qui peut complètement changer la façon dont votre organisation cartographie ses flux de travail.
Avec toute cette puissance, il n'est pas surprenant que les projets de revenus mondiaux pour les systèmes de gestion de contenu et de gestion de contenu d'entreprise (ECM) suivent régulièrement, comme le montre le graphique ci-dessous de la société d'études de marché Statista.
Chiffre d'affaires mondial d'ECM, 2017-2027 (milliards USD)
En plus d'une nouvelle efficacité, les systèmes DM peuvent également servir d'outils de collaboration, ceux qui combinent de nouvelles façons de communiquer avec une attention égale accordée aux besoins réglementaires légitimes.
Pour commencer, le stockage de fichiers traditionnel rend la sécurité difficile à gérer et à maintenir.
Bien qu'il existe certaines fonctionnalités disponibles pour définir des autorisations sur un fichier ou un dossier, ces autorisations peuvent être rapidement dégradées ou entièrement supprimées simplement en déplaçant des fichiers d'un dossier à un autre.
Le suivi des modifications d'un document stocké dans un dossier partagé sur un serveur d'entreprise est quasiment impossible pour les utilisateurs, tout comme la gestion et l'évaluation d'une piste d'audit.
Même en termes de collaboration, il y a des améliorations significatives à apporter simplement en abandonnant le partage de fichiers d'entreprise traditionnel.
Et soyons clairs: lorsque nous parlons de DM dans ce tour d'horizon, nous nous concentrons sur les systèmes DM qui peuvent offrir une gestion de fichiers au niveau de l'entreprise, y compris le routage, la rétention et parfois même la prise en charge de la gestion des fichiers papier, y compris le stockage hors site et l'assurance.
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Si vous recherchez simplement un stockage en ligne dans la veine de Dropbox Business ou de Google Drive for Work, vous pouvez lire nos critiques de ces produits dans notre meilleur aperçu des fournisseurs de stockage en nuage et de partage de fichiers.
Stockage et collaboration
Même à son niveau le plus basique, un système DM devrait être capable de stocker des documents dans une grande variété de types de fichiers, bien que vous deviez vérifier soigneusement les exigences de votre organisation à cet égard et les comparer à tout système potentiel avant d'acheter.
Même aujourd'hui, il existe certains types de fichiers propriétaires, en particulier dans les applications métier (LOB) personnalisées, que tous les systèmes DM ne peuvent pas prendre en charge.
En dehors de cela, le système DM devrait également fournir des outils pour organiser ces fichiers et trouver ceux qui répondent à certains critères définis par l'utilisateur, avec un minimum d'effort ou de ressources système.
Le plus souvent, cela se présentera sous la forme d'une fonction de recherche intelligente; c'est une autre caractéristique clé que vous devriez tester pendant votre phase d'évaluation.
Des fonctionnalités telles que les balises et les champs clés personnalisables sont importantes pour rechercher des fichiers une fois que leur emplacement de stockage est tombé de la mémoire de l'entreprise.
Certaines solutions, telles que Microsoft SharePoint Online, fournissent des fonctionnalités qui classifient ou balisent automatiquement les documents en fonction des règles que vous configurez.
Cela améliore non seulement la fiabilité des données derrière vos documents, mais améliore également les chances que les utilisateurs puissent retrouver les documents dont ils ont besoin.
La plupart des systèmes DM que nous avons examinés incluent une certaine quantité de stockage en ligne dans le cloud, comme Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online.
Cependant, vous ne devriez pas considérer cela comme un critère d'achat clé car le stockage est la partie la plus facile.
Pour la plupart des organisations, ce ne sera pas le facteur le plus important lors de l'évaluation d'un système DM.
Les efforts de collaboration, tels que le partage de documents, l'affichage des modifications (comme dans un historique des révisions organisé) ou le travail simultané sur un document avec un autre utilisateur (disponible à la fois dans Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online), sont le type de fonctionnalités qui amélioreront votre l'efficacité des équipes.
Un autre scénario courant consiste à intégrer votre système DM avec d'autres applications professionnelles.
Parce qu'ils gèrent des documents, qui sont souvent au cœur de nombreux processus métier, les systèmes DM peuvent jouer le rôle de pivot pour d'autres processus métier en alimentant leurs données et fonctionnalités dans d'autres applications.
Le contenu Web peut être créé, modifié et traité dans certains de ces systèmes, puis surveillé ou même publié via un système d'automatisation du marketing.
Un autre scénario courant consiste à intégrer une solution DM frontale à une solution back-end différente ou personnalisée de partage de fichiers et de stockage d'entreprise; les exemples incluent Egnyte ou Microsoft OneDrive Entreprise.
Cela peut être fait simplement parce que d'autres données d'entreprise se trouvent dans ce référentiel ou parce que le service dédié offre de meilleures fonctionnalités de sécurité, en particulier autour du contrôle d'accès et du cryptage des fichiers.
Si cela peut être important pour vous, votre phase d'évaluation devra se concentrer sur les intégrations prédéfinies proposées par un fournisseur potentiel, ainsi que sur l'utilité de son interface de programmation d'application (API), ou s'il en a une.
Comme toujours, si vous pouvez essayer avant d'acheter, c'est la meilleure façon de procéder.
La plupart de ces fournisseurs offrent au moins un essai gratuit de 14 jours, tandis que beaucoup offrent 30 jours complets.
Certains fournisseurs proposent même un niveau gratuit, bien qu'il soit généralement fourni avec un faible nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités limitées, ce qui peut aller à l'encontre de l'objectif de l'évaluation du système.
Approbations, partage et signatures
Il existe des scénarios dans lesquels une entreprise créera un document juste pour l'avoir.
Mais, dans la plupart des cas, les documents sont destinés à être partagés et souvent partagés.
Ainsi, un domaine d'intérêt pour tout système DM devrait être les outils qu'il fournit pour gérer de tels fichiers.
Au minimum, ces capacités existent pour rationaliser cette communication et améliorer les retours, que ce soit du point de vue de l'efficacité ou du client.
Dans certains cas, ces outils de communication permettent également de suivre les communications et d'en rendre compte au fil du temps; c'est une caractéristique qui peut être particulièrement critique pour les documents qui ont des répercussions légales ou de conformité.
Du point de vue du flux de travail, être en mesure d'acheminer des types spécifiques de documents vers le personnel qui doit les compléter ou les approuver est un niveau de fonctionnalité de base.
Le rendu du document dans un format modifiable qui devient définitif dans un type de fichier non modifiable, tel que PDF, est une autre fonctionnalité intéressante.
Enfin, les signatures électroniques sont devenues une exigence plus courante dans de nombreux scénarios d'entreprise, non seulement pour finaliser les engagements avec des partenaires ou des clients, mais également pour vérifier le flux de travail entre le personnel interne.
Certains systèmes DM, tels qu'Adobe Document Cloud Standard, intègrent une fonctionnalité de signature électronique tandis que d'autres doivent intégrer cette fonctionnalité à partir d'une source externe.
Quelle que soit la méthode, l'évaluation d'un système DM vous obligera souvent à définir à la fois l'implémentation et la fonctionnalité, alors assurez-vous d'en parler à un représentant commercial lors de la démonstration de votre produit.
Les fonctionnalités de collaboration sont également importantes.
Avoir une option d'enregistrement et de retrait qui verrouille l'accès lorsqu'un utilisateur a téléchargé un fichier empêche le chevauchement des modifications et pourrait s'avérer être un économiseur de santé.
L'historique des versions est un excellent moyen de savoir qui a modifié les fichiers et quand, et de pouvoir revenir à une version antérieure si le fichier est corrompu ou si des erreurs sont introduites.
Certains programmes nécessitent une intégration avec Microsoft Office 365 ou Google Drive for Work pour modifier des documents en ligne, tandis que d'autres fournissent leurs propres kits d'outils de traitement de texte et de publication de documents dans le même but.
Conformité et sécurité
La sécurité est une source de préoccupation pour toute entreprise et est souvent une priorité lors de la recherche et de l'évaluation de nouvelles solutions commerciales.
Les PME et les startups ne voient peut-être pas un besoin immédiat de conformité ou de problèmes juridiques, mais il est utile de penser à l'avenir.
Les systèmes qui peuvent évoluer avec les besoins d'une entreprise, avec des autorisations de base ainsi que des fonctions de contrôle de version, auront l'avantage.
Envisagez une solution qui peut répondre aux exigences de conformité sur toute la ligne.
Investir dans des fonctions de sécurité et de sauvegarde avancées et redondantes ne peut que contribuer à pérenniser votre entreprise.
Les entreprises ayant des problèmes de conformité ou juridiques, y compris les entreprises financières, les entités gouvernementales, les cabinets médicaux et les écoles, voudront vraiment se concentrer sur la sécurité comme critère principal.
Les fonctionnalités de sécurité plus avancées, telles que les pistes d'audit, les capacités d'autorisation avancées ou les outils d'authentification d'entreprise tels que l'authentification multifacteur (MFA) ou l'intégration à un système de gestion de périphériques, sont moins utiles et devraient même être considéré comme obligatoire dans certains cas.
La conservation des fichiers est un autre domaine lié à la sécurité que la plupart des systèmes DM que nous avons examinés prennent en charge, bien que les outils et les fonctionnalités liés à la conservation des fichiers varient d'une plate-forme à l'autre.
De nombreuses entreprises doivent légalement conserver des registres pendant une période de temps prédéterminée.
Votre système DM devrait fournir des outils pour empêcher la suppression permanente de fichiers.
Idéalement, il vous offrirait une solution d'archivage pour faciliter l'identification correcte des fichiers obsolètes sans vous compromettre légalement.
Les considérations de conformité doivent faire partie de l'évaluation de chaque aspect de votre système DM.
Dans les cas où des documents contenant des informations sur le patient ou d'autres clients sont traités ou d'autres facteurs de conformité sont en jeu, les fonctionnalités de collaboration doivent être gérées très soigneusement.
De nombreux systèmes DM peuvent empêcher les utilisateurs de partager des fichiers avec des utilisateurs externes (Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online) ou de les enregistrer sur un appareil mobile.
Microsoft SharePoint Online va au-delà de la concurrence en proposant des ensembles de règles adaptés à la conformité, avec des lois et réglementations spécifiques basées sur la géographie.
Microsoft a également l'avantage de pouvoir offrir des fonctionnalités de protection des données au niveau du système d'exploitation (OS) telles que les contrôles d'accès définis aux niveaux individuel et de groupe et en particulier le cryptage des données.
Mais, alors que Microsoft est en mesure d'offrir ces fonctionnalités en grande partie grâce à son système d'exploitation Windows, ce n'est pas la seule façon dont l'entreprise peut offrir ces avantages; ce n'est pas non plus la seule façon dont ses concurrents peuvent les livrer.
Pendant ce temps, des solutions comme Adobe Document Cloud Standard offrent la conformité aux réglementations telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) et la loi sur les droits à l'éducation et la confidentialité de la famille (FERPA), qui protège les dossiers scolaires des étudiants.
Assurez-vous de demander comment un système DM potentiel peut fournir des fonctionnalités de sécurité avancées et vous constaterez que certains les fourniront via les systèmes d'exploitation qu'ils prennent en charge, tandis que d'autres le feront ...
