Des moyens de paiement plus faciles
Le cliché selon lequel le monde ne bat pas un chemin jusqu'à votre porte semble être doublement vrai lorsqu'il s'agit de personnes qui vous doivent de l'argent.
La réalité est que si vous ne retrouvez pas le paiement d'un service ou d'un produit, vos clients ne se précipiteront probablement pas pour le débourser eux-mêmes.
Cela est particulièrement vrai pour les petits entrepreneurs ou les opérateurs indépendants.
Heureusement, de bonnes solutions de facturation et de facturation peuvent éliminer une grande partie de la douleur dans le processus de facturation, vous offrant plus d'options pour recevoir des paiements et accélérer vos tâches.
Ce type de logiciel vous aide à ajouter plus de canaux de paiement électronique et de réseaux de paiement mobile qui peuvent rendre le paiement plus rapide et plus facile pour vos clients.
D'autres produits se spécialisent en vous aidant à suivre les tâches de facturation et de facturation.
Le type d'entreprise que vous dirigez ainsi que les clients que vous avez seront tous des facteurs dans votre choix de solution de facturation et de facturation.
Les opérations de vente au détail reposent sur des paiements en espèces et à crédit, tandis que les entreprises de services et les pigistes ont des besoins particuliers et peuvent travailler avec des solutions de paiement en ligne.
Pour les petites et moyennes entreprises (PME), la capacité à articuler les services rendus ainsi que les options de paiement et le calendrier de manière professionnelle est essentielle pour être payé plus rapidement.
Être capable de jongler avec les informations fiscales, de créer des reçus, des comptes de dépenses, ainsi que d'automatiser les avis de suivi, sont des fonctionnalités précieuses pour les PME.
C'est là qu'intervient le logiciel de facturation et de facturation.
Ce logiciel vous donne les moyens de suivre vos ventes ou services rendus, qui a été facturé, les frais ou frais appliqués, et quand le paiement a été reçu (ou quand il était censé être reçu mais n'a pas été 't).
Il vous donne également un chemin de données pour enregistrer toutes ces données dans vos autres systèmes de comptabilité et de tenue de livres.
En termes comptables, ce flux de travail fait partie des comptes clients.
Et bien que de nombreuses petites entreprises conservent toujours ce type de registres et préparent des factures à l'aide d'un tableur ou d'une application de traitement de texte, il existe de nombreuses applications logicielles spécialisées qui vous permettent d'exécuter la tâche plus rapidement, plus facilement et avec beaucoup moins d'efforts.
Mieux encore, bon nombre d'entre eux sont peu coûteux ou même gratuits.
Dans nos examens, nous avons examiné les systèmes de facturation et de facturation autonomes.
Nous avons également examiné de plus près les capacités de facturation de certains systèmes comptables plus complets dans lesquels le processus de facturation n'est qu'une partie.
Ces systèmes incluent également les données pour les achats commerciaux, la gestion des stocks et la comptabilité du grand livre.
Tous les systèmes de facturation et de comptabilité que nous avons examinés sont livrés sous forme d'applications SaaS (Software-as-a-Service) situées dans le cloud plutôt qu'installées localement.
Par conséquent, tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web et vous êtes en affaires.
Plus qu'un simple envoi de facture
De nombreux systèmes de facturation que nous avons examinés vous permettent de saisir et d'enregistrer la transaction de vente initiale, ce qui est un bon point de départ pour démarrer le processus de facturation.
En termes comptables, cela s'appelle Saisie de commande client ou simplement Saisie de commande.
Même si vous souhaitez simplement envoyer une facture et recevoir un paiement, vous devez toujours consulter la partie Saisie des commandes du système et déterminer comment cela fonctionnera avec le type d'entreprise que vous exploitez.
La plupart des systèmes de comptabilité à part entière et un certain nombre de systèmes de facturation ont un frontal "Entrée de commande des ventes" dans lequel vous pouvez saisir les articles ou les services pour lesquels vous souhaitez facturer.
Pour la plupart, ces articles ou services doivent être définis avant de pouvoir utiliser le front-end de vente.
Avec la plupart des systèmes comptables, Sales s'intègre à Inventory afin que ce soit le moment où les articles et les prix sont définis.
Avec un système de facturation plus simple, vous devrez créer ces articles, descriptions et prix dans le cadre d'un processus distinct.
Les taxes, telles que la taxe de vente ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), sont un autre endroit où les systèmes axés sur la facturation diffèrent des systèmes comptables plus robustes.
De nombreux systèmes comptables fournissent des tables de taxes qui calculent automatiquement la taxe de vente requise, ou s'intègrent à une application de service fiscal telle que AvaTax d'Avalara.
Cependant, de nombreux systèmes de facturation ignorent ces subtilités et vous obligent à saisir le taux de taxe de vente sur chaque transaction de vente individuelle.
En fait, la création du projet de loi est une autre considération.
La plupart des applications et sous-systèmes de facturation que nous avons examinés vous permettent de créer une facture à la volée à l'aide d'une application mobile.
C'est une fonctionnalité intéressante si vous souhaitez pouvoir créer une facture au moment de la vente ou immédiatement lorsqu'un service est fourni alors que vous êtes chez un client.
La possibilité d'envoyer par e-mail cette facture ou cette facture est une autre fonctionnalité souhaitable pour de nombreux utilisateurs, tout comme la création automatique de factures pour les frais récurrents chaque mois ou selon une autre période de temps régulière.
De nombreuses applications que nous avons examinées comprenaient également des fonctionnalités plus avancées qui pourraient s'appliquer à votre opération particulière.
Celles-ci incluent la possibilité de gérer plusieurs devises pour les entreprises qui opèrent dans plus d'un pays, ou des minuteries pop-up si vous facturez à l'heure.
Gardez à l'esprit, cependant, que nous avons examiné les applications de facturation et de facturation, et non les logiciels de suivi du temps ou de suivi des dépenses, qui ont chacun un public cible différent.
Il convient également de garder à l'esprit que, bien que les termes facture et relevé soient utilisés de façon interchangeable à l'occasion, ils ne sont en fait pas la même chose.
Une facture peut contenir plusieurs frais et services détaillés, mais se réfère à une seule vente.
Un relevé, quant à lui, détaille les frais de facturation et les transactions de paiement impayés, courants et historiques.
Un relevé donne l'état du compte d'un client à la fin d'une période de facturation ou, avec certaines applications de facturation et de comptabilité, à la demande.
Suivi des flux de trésorerie
Un autre domaine important à prendre en compte lors de la sélection d'un logiciel de facturation est la façon dont vous serez payé.
Pendant de nombreuses années, accepter des espèces ou des chèques était votre seule alternative, en particulier pour les petites entreprises.
C'est loin d'être vrai de nos jours.
Les cartes de crédit en particulier sont considérées comme une option de paiement incontournable, même pour les petites entreprises.
Heureusement, les plateformes de facturation intègrent la possibilité d'accepter les cartes de crédit.
Il y a toujours des frais pour cela, qui correspondent généralement à un pourcentage de la transaction ainsi qu'à des frais par transaction ou mensuels.
Vous devrez lire attentivement ces petits caractères, car ces frais peuvent s'ajouter au pourcentage de frais facturé par le processeur de carte de crédit.
Vous devez décider si ce type de frais en vaut la peine.
Dans de nombreux cas, avoir accès au paiement plus ou moins immédiatement vaut bien la charge, qui est déductible des revenus en tant que dépense d'entreprise dans tous les cas.
Certains éditeurs de logiciels peuvent également fournir un portail client sur lequel vos clients peuvent payer leurs factures par voie électronique via un virement bancaire ou une transaction de chambre de compensation automatisée (ACH).
Encore une fois, il y a souvent des frais pour cela.
Mais, comme pour une carte de crédit, ces frais sont une dépense d'entreprise et peuvent valoir la peine de réduire ou d'éliminer les créances.
Enfin, il y a le reporting.
Vous devez toujours rechercher de bonnes capacités de reporting et les logiciels de facturation ne font pas exception.
La plupart des utilisateurs, en particulier les petites entreprises, n'auront pas besoin de dizaines de rapports.
Mais vous voudrez savoir quelles factures sont en souffrance et combien de temps elles sont en souffrance.
Vous voudrez également pouvoir voir votre flux de revenus à tout moment.
Vous voudrez pouvoir envoyer aux clients des avis de retard et des rappels si nécessaire.
La gestion efficace de votre trésorerie est l'une des principales raisons d'utiliser une application de facturation.
Dernier point, mais non le moindre, et lié au reporting, est la possibilité d'intégrer votre système de facturation à votre système comptable back-end.
Il y a beaucoup de concurrence pour Intuit Quickbooks ces jours-ci, donc même les petites entreprises doivent s'assurer que leur système de facturation et leur système comptable peuvent communiquer efficacement.
Si ce n'est pas le cas, ces entreprises pourraient finir par faire beaucoup de saisies manuelles inutiles.
Les applications que nous avons testées peuvent fournir plusieurs options pour les modèles de facture.
La personnalisation consiste à ajouter le journal de votre entreprise, une police spécifique ou une illustration d'identité de marque, ainsi que la définition des champs en fonction de votre entreprise et des besoins de vos clients.
