Xero simplifie très habilement le processus comptable standard pour les petites entreprises.
Il a été conçu pour le Web à partir de zéro et il prend en charge tous les principaux éléments financiers auxquels vous vous attendez dans une solution comptable à double entrée pour petites entreprises: ventes, achats, factures et dépenses, inventaire et paie.
Vous pouvez créer des enregistrements pour les clients, les fournisseurs, les employés et les articles.
Vous pouvez ensuite utiliser ces enregistrements dans des transactions personnalisables standard, telles que des factures, des bons de commande et des devis.
Xero vous permet également de gérer les immobilisations, ce que les concurrents ne font pas.
La société a ajouté de nombreuses nouvelles fonctionnalités au cours de l'année dernière, notamment deux nouvelles vues commerciales (flux de trésorerie à court terme et instantané d'activité), l'intégration de Stripe et une configuration améliorée.
Il s'agit d'une concurrence étroite pour QuickBooks Online Plus, lauréat du Choix des éditeurs, mais elle est à la traîne dans des domaines tels que la convivialité, l'accès mobile, le suivi des stocks et des dépenses et les rapports.
Combien coûte Xero?
La société propose trois niveaux de prix qui entrent en jeu après un essai gratuit de 30 jours.
Xero Early (9 $ par mois) a des limites mensuelles de 20 factures et devis, cinq factures et rapprochement illimité des transactions bancaires.
Xero Growing (30 $ par mois) ajoute une facturation et une facturation illimitées; devis; et les factures.
Xero Established (60 $ par mois) est la seule version à offrir une prise en charge de plusieurs devises.
Il prend également en charge les projets et les dépenses Xero.
Xero permet un nombre illimité d'utilisateurs par organisation.
Xero est une solution plus abordable que QuickBooks en ligne; ses prix varient entre 25 $ et 150 $ par mois.
Zoho Books commence à seulement 9 $ par organisation et par mois et offre des capacités conformes aux plans plus chers de Xero.
Xero a amélioré ses outils de configuration.
Ils font maintenant partie des meilleurs sites Web de comptabilité des petites entreprises. Premières activités
Si vous utilisez une autre solution comptable (ou Microsoft Excel), vous avez peut-être déjà créé de nombreuses données comptables en ligne.
Xero facilite l'importation d'enregistrements, de transactions et d'autres données à partir de QuickBooks en ligne à l'aide de son outil de conversion directe.
Si vous avez des fichiers déjà configurés au format CSV ou TXT (contacts, éléments d'inventaire, factures, etc.), vous pouvez également les importer dans Xero.
Si vous recommencez avec Xero, jetez un œil au tableau de bord qui apparaît après avoir créé un compte pour obtenir de l'aide.
Il y a une vidéo d'introduction qui suggère les premières mesures à prendre pour configurer le site pour votre propre entreprise.
Vous pouvez mettre cela en pratique en suivant la série d'étapes décrites ci-dessous.
Celles-ci incluent la connexion de vos comptes bancaires, l'examen des catégories de transactions de Xero et la gestion des factures.
Les liens vous mènent aux pages où vous pouvez accomplir ces tâches.
C'est un excellent outil de configuration et meilleur que ce que la plupart des concurrents proposent.
Vous devez faire plus avant de commencer à saisir des transactions, comme créer des enregistrements pour les contacts et les articles / services et visiter les pages de paramètres de l'entreprise, mais cet écran initial est un excellent point de départ.
Apparence et navigation
Xero et QuickBooks en ligne ont des apparences très différentes.
Là où QuickBooks en ligne s'étend sur tout l'écran et utilise de grandes polices et des graphiques, Xero est plus compact, n'occupant que le centre de l'écran sur certaines pages.
Chacun présente des données financières clés et des liens vers des activités connexes de différentes manières sur leurs pages d'accueil, également appelées tableaux de bord.
Les deux sont efficaces, mais je préfère l'approche de Xero.
L'outil affiche les soldes des comptes, avec des liens vers les écrans de rapprochement; les nombres et graphiques représentant les factures impayées et les factures impayées; et le total des entrées et sorties de fonds.
Il existe également une liste de surveillance des comptes et une liste de demandes de remboursement.
Presque tout sur le tableau de bord est un lien qui peut vous diriger vers des pages et des actions associées.
Chaque produit comptable que j'ai examiné a son propre système de navigation, et je n'ai pas encore vu celui qui ne fonctionne pas.
Dans Xero, les onglets s'exécutent horizontalement en haut, divisant le site en regroupements logiques et fonctionnels: tableau de bord, entreprise, comptabilité, projets et contacts.
Cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à gauche pour accéder aux paramètres et à d'autres tâches d'entretien.
Le menu Affaires est l'endroit où vous passerez la plupart de votre temps de travail quotidien.
Il s'ouvre à plusieurs sous-fonctions, telles que les factures, les factures à payer et les produits et services.
Vous pouvez saisir des factures manuellement dans Xero.
Mais si vous les transférez par e-mail en tant que pièces jointes à votre propre adresse Xero personnelle, le site transférera certaines des données clés dans un projet de loi. Une fois que vous accédez à la vue d'ensemble des ventes, par exemple, vous utilisez des conventions standard pour la saisie et la navigation des données.
Quatre boutons en haut ouvrent des outils pour créer des transactions de vente, envoyer des relevés, importer des factures de vente et rechercher des factures et des devis spécifiques.
Ci-dessous, vous trouverez des informations sur vos factures.
De gros boutons vous indiquent le nombre et le montant total des factures sous forme de brouillon, celles en attente d'approbation et de paiement, ainsi que vos transactions de vente en retard.
Les devis fonctionnent de la même manière: vous pouvez voir en un coup d'œil ceux qui sont sous forme de brouillon, envoyés, acceptés et expirés.
Certains autres sites de comptabilité fonctionnent de la même manière, ce qui permet de voir facilement l'état de vos transactions en un coup d'œil.
Cliquez sur En attente de paiement sous Factures, et une nouvelle fenêtre s'ouvre affichant un tableau des transactions associées (c'est le même écran que vous voyez lorsque vous cliquez sur le lien Factures sous l'onglet Entreprise).
Pendant que vous y êtes, vous pouvez basculer entre les onglets représentant leurs différents statuts.
Les boutons en haut de la page vous amènent à des écrans où vous pouvez créer de nouvelles factures ou notes de crédit; envoyer des relevés; et importer ou exporter des factures au format CSV.
Xero utilise des schémas de navigation tout aussi efficaces sur tout le site, fournissant à la fois un accès aux données et des liens vers des actions associées.
Il fait un excellent travail en fournissant différentes vues de vos données financières et des outils de navigation nécessaires pour les utiliser.
Qui a alors l'expérience utilisateur la meilleure et la plus efficace? C'est un appel subjectif.
Certains utilisateurs préféreront l'approche économique et pratique de Xero.
D'autres apprécient l'aspect plus spacieux et plus esthétique de QuickBooks en ligne et de Zoho Books.
Faire des enregistrements
L'autre domaine dans lequel vous ferez beaucoup de travail - surtout au début - est celui des contacts.
Ici, vous créez des enregistrements pour vos clients et fournisseurs qui contiennent à la fois des informations de contact et des détails financiers détaillés.
Lorsque vous cliquez sur l'onglet Contact et que vous choisissez parmi Clients ou Fournisseurs ou Tous les contacts, vous voyez une liste de tout ce qui a été créé jusqu'à présent, avec les totaux de ce que vous leur devez ou de ce qu'ils vous doivent.
Cliquez sur le bouton Ajouter un contact et le modèle d'enregistrement vide s'ouvre.
Vous pouvez saisir des informations de contact détaillées et des détails financiers tels que les paramètres et les comptes par défaut, la devise et les dates d'échéance.
Xero a ajouté une limite de crédit client et un outil de blocage depuis mon dernier examen.
Une fois que les clients ont atteint leur limite de crédit, l'outil de blocage vous empêche d'approuver ou d'envoyer des factures jusqu'à ce qu'elles soient à nouveau dans leur limite.
Une fois que vous avez enregistré un enregistrement de contact, sa propre page d'accueil affiche l'activité associée au premier plan (factures et bons de commande en attente et historiques, par exemple), avec les informations de contact principal à droite (vous devez cliquer sur Modifier pour afficher le record).
Vous pouvez également créer de nouvelles transactions à partir de cette page.
En revanche, les enregistrements des clients et des fournisseurs de QuickBooks en ligne sont plus complets; ils vous permettent de stocker plus de préférences, comme le mode de paiement et de livraison préféré, la langue à utiliser dans les formulaires, etc.
Ses modèles d'enregistrement affichent également les données de manière plus économique, en utilisant des onglets pour accéder aux détails cachés.
Xero fournit également des modèles d'enregistrement pour les articles et services de votre entreprise qui contiennent des champs d'informations (prix, compte, description, etc.) sur les produits que vous achetez et vendez.
Cliquez sur la case devant le Je suis cet article et Xero vous demande de choisir votre compte d'actif d'inventaire.
Ensuite, il commence à suivre l'inventaire en arrière-plan.
Vous pouvez importer les soldes de stock d'ouverture ou les saisir manuellement et ajuster les niveaux de stock.
Dans l'ensemble, les fonctionnalités de gestion des stocks de l'outil ne sont pas aussi avancées que celles de Zoho Books et ses modèles d'enregistrement ne sont pas aussi complets que ceux de QuickBooks en ligne.
Vous ne pouvez pas, par exemple, définir un point de commande, bien que les enregistrements du produit affichent le nombre entre guillemets validés et sur commande.
Si vous avez créé une bonne quantité d'enregistrements de contacts et d'articles / services, la création de transactions dans Xero est un processus simple.
Le site fournit des modèles pour à peu près tous les types de transactions dont une petite entreprise aurait besoin: factures et factures répétées, devis, factures (qui peuvent être envoyées par e-mail à Xero sous forme de PDF, certaines de leurs informations étant automatiquement transférées dans un projet de formulaire), achat commandes et notes de crédit.
Chacun contient les champs standard auxquels vous vous attendez, y compris le statut de la remise et de la taxe de vente.
Vous pouvez même les personnaliser, par exemple en masquant, en affichant ou en renommant des champs.
Mais ces formulaires manquent de champs personnalisés plus prolifiques de QuickBooks Online et de Zoho Books et de changements de mise en page faciles.
Xero est en train de faire la transition vers un nouveau formulaire de facture plus esthétique et moins encombré que l'ancien. Xero a introduit un nouveau formulaire de facture l'année dernière, mais ce n'était que dans les premiers stades de développement.
Il est maintenant plus complet, bien que la version classique soit toujours disponible, et Xero prévoit de continuer à ajouter des fonctionnalités à la nouvelle.
Le nouveau formulaire de facture semble plus à la pointe de la technologie et moins encombré, et contrairement à Classic, il enregistre automatiquement votre travail toutes les quelques secondes.
Il contient tous les champs et colonnes de l'ancienne version, mais certains d'entre eux sont masqués.
Vous pouvez ajouter ou supprimer certains des champs de facture dans l'en-tête en cliquant sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit pour ouvrir un menu.
Une option ici est Modifier les champs de facture.
Une fois que vous avez sélectionné ou créé un nouvel élément de campagne, un petit menu horizontal apparaît sous la description de l'élément.
Vous pouvez sélectionner votre compte et votre taux d'imposition ici et les joindre à un projet si vous en avez créé.
Cliquez sur les trois points verticaux à la fin de chaque ligne pour ajouter une remise, modifier l'enregistrement de l'article en stock (ou en créer un si vous souhaitez en ajouter un nouveau) ou supprimer le contenu de la ligne.
Que votre entreprise vende des articles ou des services, vous pouvez créer des enregistrements pour ceux-ci dans Xero. Cela peut sembler déroutant, mais ce n'est pas le cas - une fois que vous savez que vous devez cliquer sur les configurations de points pour voir les options masquées.
Cela aiderait si Xero les avait étiquetés.
Mais le nouveau formulaire de facture devrait s'accélérer ...
Xero simplifie très habilement le processus comptable standard pour les petites entreprises.
Il a été conçu pour le Web à partir de zéro et il prend en charge tous les principaux éléments financiers auxquels vous vous attendez dans une solution comptable à double entrée pour petites entreprises: ventes, achats, factures et dépenses, inventaire et paie.
Vous pouvez créer des enregistrements pour les clients, les fournisseurs, les employés et les articles.
Vous pouvez ensuite utiliser ces enregistrements dans des transactions personnalisables standard, telles que des factures, des bons de commande et des devis.
Xero vous permet également de gérer les immobilisations, ce que les concurrents ne font pas.
La société a ajouté de nombreuses nouvelles fonctionnalités au cours de l'année dernière, notamment deux nouvelles vues commerciales (flux de trésorerie à court terme et instantané d'activité), l'intégration de Stripe et une configuration améliorée.
Il s'agit d'une concurrence étroite pour QuickBooks Online Plus, lauréat du Choix des éditeurs, mais elle est à la traîne dans des domaines tels que la convivialité, l'accès mobile, le suivi des stocks et des dépenses et les rapports.
Combien coûte Xero?
La société propose trois niveaux de prix qui entrent en jeu après un essai gratuit de 30 jours.
Xero Early (9 $ par mois) a des limites mensuelles de 20 factures et devis, cinq factures et rapprochement illimité des transactions bancaires.
Xero Growing (30 $ par mois) ajoute une facturation et une facturation illimitées; devis; et les factures.
Xero Established (60 $ par mois) est la seule version à offrir une prise en charge de plusieurs devises.
Il prend également en charge les projets et les dépenses Xero.
Xero permet un nombre illimité d'utilisateurs par organisation.
Xero est une solution plus abordable que QuickBooks en ligne; ses prix varient entre 25 $ et 150 $ par mois.
Zoho Books commence à seulement 9 $ par organisation et par mois et offre des capacités conformes aux plans plus chers de Xero.
Xero a amélioré ses outils de configuration.
Ils font maintenant partie des meilleurs sites Web de comptabilité des petites entreprises. Premières activités
Si vous utilisez une autre solution comptable (ou Microsoft Excel), vous avez peut-être déjà créé de nombreuses données comptables en ligne.
Xero facilite l'importation d'enregistrements, de transactions et d'autres données à partir de QuickBooks en ligne à l'aide de son outil de conversion directe.
Si vous avez des fichiers déjà configurés au format CSV ou TXT (contacts, éléments d'inventaire, factures, etc.), vous pouvez également les importer dans Xero.
Si vous recommencez avec Xero, jetez un œil au tableau de bord qui apparaît après avoir créé un compte pour obtenir de l'aide.
Il y a une vidéo d'introduction qui suggère les premières mesures à prendre pour configurer le site pour votre propre entreprise.
Vous pouvez mettre cela en pratique en suivant la série d'étapes décrites ci-dessous.
Celles-ci incluent la connexion de vos comptes bancaires, l'examen des catégories de transactions de Xero et la gestion des factures.
Les liens vous mènent aux pages où vous pouvez accomplir ces tâches.
C'est un excellent outil de configuration et meilleur que ce que la plupart des concurrents proposent.
Vous devez faire plus avant de commencer à saisir des transactions, comme créer des enregistrements pour les contacts et les articles / services et visiter les pages de paramètres de l'entreprise, mais cet écran initial est un excellent point de départ.
Apparence et navigation
Xero et QuickBooks en ligne ont des apparences très différentes.
Là où QuickBooks en ligne s'étend sur tout l'écran et utilise de grandes polices et des graphiques, Xero est plus compact, n'occupant que le centre de l'écran sur certaines pages.
Chacun présente des données financières clés et des liens vers des activités connexes de différentes manières sur leurs pages d'accueil, également appelées tableaux de bord.
Les deux sont efficaces, mais je préfère l'approche de Xero.
L'outil affiche les soldes des comptes, avec des liens vers les écrans de rapprochement; les nombres et graphiques représentant les factures impayées et les factures impayées; et le total des entrées et sorties de fonds.
Il existe également une liste de surveillance des comptes et une liste de demandes de remboursement.
Presque tout sur le tableau de bord est un lien qui peut vous diriger vers des pages et des actions associées.
Chaque produit comptable que j'ai examiné a son propre système de navigation, et je n'ai pas encore vu celui qui ne fonctionne pas.
Dans Xero, les onglets s'exécutent horizontalement en haut, divisant le site en regroupements logiques et fonctionnels: tableau de bord, entreprise, comptabilité, projets et contacts.
Cliquez sur le nom de votre entreprise en haut à gauche pour accéder aux paramètres et à d'autres tâches d'entretien.
Le menu Affaires est l'endroit où vous passerez la plupart de votre temps de travail quotidien.
Il s'ouvre à plusieurs sous-fonctions, telles que les factures, les factures à payer et les produits et services.
Vous pouvez saisir des factures manuellement dans Xero.
Mais si vous les transférez par e-mail en tant que pièces jointes à votre propre adresse Xero personnelle, le site transférera certaines des données clés dans un projet de loi. Une fois que vous accédez à la vue d'ensemble des ventes, par exemple, vous utilisez des conventions standard pour la saisie et la navigation des données.
Quatre boutons en haut ouvrent des outils pour créer des transactions de vente, envoyer des relevés, importer des factures de vente et rechercher des factures et des devis spécifiques.
Ci-dessous, vous trouverez des informations sur vos factures.
De gros boutons vous indiquent le nombre et le montant total des factures sous forme de brouillon, celles en attente d'approbation et de paiement, ainsi que vos transactions de vente en retard.
Les devis fonctionnent de la même manière: vous pouvez voir en un coup d'œil ceux qui sont sous forme de brouillon, envoyés, acceptés et expirés.
Certains autres sites de comptabilité fonctionnent de la même manière, ce qui permet de voir facilement l'état de vos transactions en un coup d'œil.
Cliquez sur En attente de paiement sous Factures, et une nouvelle fenêtre s'ouvre affichant un tableau des transactions associées (c'est le même écran que vous voyez lorsque vous cliquez sur le lien Factures sous l'onglet Entreprise).
Pendant que vous y êtes, vous pouvez basculer entre les onglets représentant leurs différents statuts.
Les boutons en haut de la page vous amènent à des écrans où vous pouvez créer de nouvelles factures ou notes de crédit; envoyer des relevés; et importer ou exporter des factures au format CSV.
Xero utilise des schémas de navigation tout aussi efficaces sur tout le site, fournissant à la fois un accès aux données et des liens vers des actions associées.
Il fait un excellent travail en fournissant différentes vues de vos données financières et des outils de navigation nécessaires pour les utiliser.
Qui a alors l'expérience utilisateur la meilleure et la plus efficace? C'est un appel subjectif.
Certains utilisateurs préféreront l'approche économique et pratique de Xero.
D'autres apprécient l'aspect plus spacieux et plus esthétique de QuickBooks en ligne et de Zoho Books.
Faire des enregistrements
L'autre domaine dans lequel vous ferez beaucoup de travail - surtout au début - est celui des contacts.
Ici, vous créez des enregistrements pour vos clients et fournisseurs qui contiennent à la fois des informations de contact et des détails financiers détaillés.
Lorsque vous cliquez sur l'onglet Contact et que vous choisissez parmi Clients ou Fournisseurs ou Tous les contacts, vous voyez une liste de tout ce qui a été créé jusqu'à présent, avec les totaux de ce que vous leur devez ou de ce qu'ils vous doivent.
Cliquez sur le bouton Ajouter un contact et le modèle d'enregistrement vide s'ouvre.
Vous pouvez saisir des informations de contact détaillées et des détails financiers tels que les paramètres et les comptes par défaut, la devise et les dates d'échéance.
Xero a ajouté une limite de crédit client et un outil de blocage depuis mon dernier examen.
Une fois que les clients ont atteint leur limite de crédit, l'outil de blocage vous empêche d'approuver ou d'envoyer des factures jusqu'à ce qu'elles soient à nouveau dans leur limite.
Une fois que vous avez enregistré un enregistrement de contact, sa propre page d'accueil affiche l'activité associée au premier plan (factures et bons de commande en attente et historiques, par exemple), avec les informations de contact principal à droite (vous devez cliquer sur Modifier pour afficher le record).
Vous pouvez également créer de nouvelles transactions à partir de cette page.
En revanche, les enregistrements des clients et des fournisseurs de QuickBooks en ligne sont plus complets; ils vous permettent de stocker plus de préférences, comme le mode de paiement et de livraison préféré, la langue à utiliser dans les formulaires, etc.
Ses modèles d'enregistrement affichent également les données de manière plus économique, en utilisant des onglets pour accéder aux détails cachés.
Xero fournit également des modèles d'enregistrement pour les articles et services de votre entreprise qui contiennent des champs d'informations (prix, compte, description, etc.) sur les produits que vous achetez et vendez.
Cliquez sur la case devant le Je suis cet article et Xero vous demande de choisir votre compte d'actif d'inventaire.
Ensuite, il commence à suivre l'inventaire en arrière-plan.
Vous pouvez importer les soldes de stock d'ouverture ou les saisir manuellement et ajuster les niveaux de stock.
Dans l'ensemble, les fonctionnalités de gestion des stocks de l'outil ne sont pas aussi avancées que celles de Zoho Books et ses modèles d'enregistrement ne sont pas aussi complets que ceux de QuickBooks en ligne.
Vous ne pouvez pas, par exemple, définir un point de commande, bien que les enregistrements du produit affichent le nombre entre guillemets validés et sur commande.
Si vous avez créé une bonne quantité d'enregistrements de contacts et d'articles / services, la création de transactions dans Xero est un processus simple.
Le site fournit des modèles pour à peu près tous les types de transactions dont une petite entreprise aurait besoin: factures et factures répétées, devis, factures (qui peuvent être envoyées par e-mail à Xero sous forme de PDF, certaines de leurs informations étant automatiquement transférées dans un projet de formulaire), achat commandes et notes de crédit.
Chacun contient les champs standard auxquels vous vous attendez, y compris le statut de la remise et de la taxe de vente.
Vous pouvez même les personnaliser, par exemple en masquant, en affichant ou en renommant des champs.
Mais ces formulaires manquent de champs personnalisés plus prolifiques de QuickBooks Online et de Zoho Books et de changements de mise en page faciles.
Xero est en train de faire la transition vers un nouveau formulaire de facture plus esthétique et moins encombré que l'ancien. Xero a introduit un nouveau formulaire de facture l'année dernière, mais ce n'était que dans les premiers stades de développement.
Il est maintenant plus complet, bien que la version classique soit toujours disponible, et Xero prévoit de continuer à ajouter des fonctionnalités à la nouvelle.
Le nouveau formulaire de facture semble plus à la pointe de la technologie et moins encombré, et contrairement à Classic, il enregistre automatiquement votre travail toutes les quelques secondes.
Il contient tous les champs et colonnes de l'ancienne version, mais certains d'entre eux sont masqués.
Vous pouvez ajouter ou supprimer certains des champs de facture dans l'en-tête en cliquant sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit pour ouvrir un menu.
Une option ici est Modifier les champs de facture.
Une fois que vous avez sélectionné ou créé un nouvel élément de campagne, un petit menu horizontal apparaît sous la description de l'élément.
Vous pouvez sélectionner votre compte et votre taux d'imposition ici et les joindre à un projet si vous en avez créé.
Cliquez sur les trois points verticaux à la fin de chaque ligne pour ajouter une remise, modifier l'enregistrement de l'article en stock (ou en créer un si vous souhaitez en ajouter un nouveau) ou supprimer le contenu de la ligne.
Que votre entreprise vende des articles ou des services, vous pouvez créer des enregistrements pour ceux-ci dans Xero. Cela peut sembler déroutant, mais ce n'est pas le cas - une fois que vous savez que vous devez cliquer sur les configurations de points pour voir les options masquées.
Cela aiderait si Xero les avait étiquetés.
Mais le nouveau formulaire de facture devrait s'accélérer ...
