Teams, l'application de messagerie professionnelle de Microsoft, nous rappelle beaucoup la section libre-service d'IKEA.
C'est un espace d'initié.
Si vous y travaillez et que vous savez comment le système est organisé, par exemple comment les allées et les bacs sont numérotés, vous y naviguez probablement facilement.
Si vous êtes un client qui descend de la salle d'exposition, cependant, cela peut prendre un certain temps pour trouver la bonne allée, la poubelle et l'étagère où vous trouverez enfin une boîte indéfinissable qui, espérons-le, contient ce dont vous avez besoin.
Tout est à sa place, tant que vous savez le trouver.
Il en va de même pour Teams, qui est un outil puissant pour rester en contact une fois que vous vous êtes familiarisé avec lui.
Les équipes et autres outils de collaboration de travail à distance sont particulièrement importants à maîtriser maintenant que de nombreuses personnes travaillent à domicile et se connectent à distance avec des collègues.
Que sa structure soit en accord avec vous peut donner le ton de votre relation avec Teams.
S'il clique, vous adorerez cette application de chat pour tout ce qu'elle a à offrir, de sa longue liste d'options d'intégration à sa capacité à fonctionner de manière transparente avec presque toutes les autres applications Microsoft 365.
Pour plus d'attrait, Microsoft a fait un travail important en équipant les équipes de vidéoconférences et de fonctionnalités de téléphonie voix sur IP (VoIP).
Compte tenu de son potentiel, Teams est un choix de collaboration de premier plan, mais généralement uniquement pour les groupes utilisant déjà des produits Microsoft.
Cette même intégration étroite qui le rend attrayant pour les clients Microsoft signifie également que ce n'est pas pour tout le monde, notamment les magasins qui ne sont pas centrés sur Microsoft.
De plus, comme beaucoup de produits Microsoft hautement personnalisés avant d'être déployés dans toute une organisation, son fonctionnement dépend beaucoup de vos propres spécifications uniques et de la façon dont vous pouvez les traiter dans l'application.
Comme l'entrepôt IKEA, Teams est ordonné, mais aussi hyper compartimenté.
Vous devrez peut-être plonger sur quatre niveaux (onglet Teams Team Channel) pour trouver une conversation.
Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe dans Teams, le nombre d'endroits où vous devrez peut-être aller pour trouver des informations ou répondre à une question augmente plusieurs fois.
Si vous ne parvenez pas à surmonter cet arrangement, le reste de l'application ne vous fera jamais bonne impression.
Ce premier obstacle est tout simplement trop élevé.
Avec Teams, il y a une vraie sensibilité à aimer ou à laisser.
Ceux du camp de congé pourraient se tourner vers Slack, le choix des rédacteurs dans la catégorie des messages d'équipe.
Sa conception rend la communication plus rapide, plus ouverte, peut-être plus compliquée, mais aussi plus amusante.
Quoi de neuf dans Microsoft Teams?
Depuis la dernière revue de Microsoft Teams, le produit a connu quelques mises à niveau.
La possibilité d'utiliser des modèles pour créer de nouvelles équipes est celle qui fait gagner du temps et des tracas aux utilisateurs.
Ces modèles sont livrés avec des canaux prédéfinis, des paramètres utilisateur et des applications installées pour des cas d'utilisation spécifiques, tels que la gestion des événements, la réponse aux crises, etc.
Microsoft fournit des modèles que vous pouvez utiliser prêts à l'emploi ou personnaliser, et il existe également une option pour créer vos propres modèles.
Une chose qui manque est la possibilité de créer des chaînes privées dans les modèles.
Vous avez longtemps été en mesure de définir un statut personnel pour informer d'autres personnes lorsque vous êtes disponible, occupé ou temporairement absent de votre poste de travail.
Il existe désormais une option permettant d'apparaître hors ligne même lorsque vous êtes connecté.
De cette façon, vous pouvez accéder aux informations de votre compte Teams sans prévenir personne que vous êtes en ligne.
Une autre mise à jour récente pour les personnes multilingues est la vérification linguistique.
Teams détermine la langue que vous utilisez lorsque vous tapez et applique la vérification orthographique pour cette langue.
Il est disponible dans l'application de bureau uniquement pour le moment.
Il existe également un paramètre de notification globale simplifié, la possibilité d'étouffer les bruits de fond et de lire les reçus, qui sont activés par défaut dans les discussions de groupe jusqu'à 20 personnes.
Les administrateurs peuvent le désactiver.
Enfin, Teams a également renforcé son service d'appel vidéo intégré, Meetings, dont cet article traite dans sa propre section.
Tarifs et forfaits Microsoft Teams
Il existe deux façons d'obtenir un compte Microsoft Teams.
L'un consiste à créer un compte gratuit, ce qui nécessite un compte Microsoft global, et l'autre à avoir un compte Microsoft 365 Business ou Enterprise, où l'application est incluse.
Le compte Teams gratuit nécessite un compte Microsoft ou un identifiant de tout type, comme une connexion à Outlook.com.
Avec ce compte, vous pouvez inviter jusqu'à 299 personnes supplémentaires à vous rejoindre, même si tout le monde doit également disposer d'un compte Microsoft pour utiliser l'application.
Vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités principales et ne manquez que l'intégration unique avec les applications Office professionnelles, telles que les réunions planifiées, l'accès à Microsoft SharePoint et les choses de cette nature.
Vous n'obtenez pas non plus une liste complète d'outils d'assistance ou de sécurité et de conformité pour les administrateurs.
En raison de la demande pendant la pandémie COVID-19, Microsoft permet aux utilisateurs gratuits de passer des appels vidéo sur Teams qui durent jusqu'à 24 heures.
Cette limite reviendra à 60 minutes le 1er juillet 2021.
Jusqu'à 100 participants peuvent rejoindre une réunion virtuelle et vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités standard telles que le partage d'écran et les arrière-plans personnalisés.
La version payante de Teams fournie avec Microsoft 365 ajoute toutes les intégrations étroites avec les applications Microsoft Office, ainsi qu'une assistance 24h / 24 et 7j / 7 et des outils de qualité professionnelle pour l'administration, la sécurité et la conformité.
Vous pouvez avoir jusqu'à 300 membres d'équipe, sauf si vous disposez de l'édition Entreprise, ce qui convient à autant de personnes que nécessaire.
Il existe trois versions de Microsoft 365 qui incluent Teams; tous nécessitent un engagement annuel:
Microsoft 365 Business Basic: 5 USD par personne et par mois
Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD par personne et par mois
Microsoft 365 Business Premium (entreprise): 20 USD par personne et par mois
Prix ??comparatif
Comparer ces prix au coût d'autres applications de messagerie d'entreprise n'est pas une affaire de pommes à pommes.
Les prix ci-dessus sont pour des lots de logiciels, pas seulement pour Teams.
Dans tous les cas, pour avoir une idée du marché, le prix moyen oscille entre 5 et 6 dollars par personne et par mois.
C'est à peu près ce que coûtent Flock et Glip by RingCentral.
Twist by Doist est gratuit, avec des comptes payants mis à niveau fonctionnant à 5 $ par personne et par mois.
Zoho Cliq est le choix budgétaire dans cette catégorie, facturant entre 1 et 3 USD par personne et par mois, en fonction de la taille totale de l'équipe.
Slack coûte plus que n'importe quelle application de messagerie d'équipe que nous avons examinée, facturant entre 8 et 15 USD par personne et par mois, avec des réductions offertes si vous payez pendant un an à l'avance.
Les équipes et Slack ont ??bien sûr d'autres différences que le prix.
L'interface Microsoft Teams
Microsoft Teams est plus simple à utiliser en tant qu'application de bureau ou application Web Windows 10.
Il existe des versions mobiles pour les appareils Apple iOS et Google Android qui fonctionnent bien lorsque vous êtes en déplacement, mais les applications de bureau et Web sont plus faciles à naviguer.
Dans l'application de bureau ou Web, vous voyez un rail extrême gauche avec la navigation principale, un rail gauche secondaire avec une navigation supplémentaire et une grande fenêtre centrale pour les interactions.
La première couche est l'activité, le chat, les équipes, les réunions, les appels, les fichiers et toutes les applications que vous avez installées.
Il peut y avoir plus ou moins d'options en fonction de la configuration de votre organisation, et vous pouvez personnaliser un peu plus la barre latérale en épinglant vos applications et discussions préférées en haut.
L'activité affiche un résumé de l'activité de votre compte.
Le chat est pour la messagerie directe.
Teams est l'endroit où vous accédez à l'espace interactif pour les messages.
Réunions ouvre un espace dans lequel vous pouvez soit démarrer une visioconférence, soit en planifier une pour plus tard (il existe plusieurs autres façons de démarrer une réunion).
Appels ouvre encore un autre espace pour passer des appels, qu'ils soient vidéo ou audio.
Et Fichiers est l'endroit où vous trouvez des fichiers que vous et d'autres avez téléchargés.
Concentrons-nous sur les équipes, car c'est le cœur de la communication pour une application de messagerie d'équipe.
Lorsque vous cliquez sur Équipes, vous voyez une liste d'équipes ou différents groupes de personnes.
Cette configuration est différente de Slack, où les canaux sont dans la barre de navigation principale.
Microsoft Teams vous propose plutôt de compartimenter les personnes dans Teams.
Vous pouvez avoir une équipe à l'échelle de l'entreprise, une équipe de vente, une équipe de ressources humaines (RH), etc.
Vous pouvez créer toutes les équipes de votre choix, mais attention: plus vous créez d'équipes, plus il devient difficile de naviguer dans l'application, il est donc avantageux de planifier la structure de votre équipe avec certains détails et de limiter le nombre d'utilisateurs pouvant créer de nouvelles équipes.
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Au sein de chaque équipe, vous avez des canaux.
Vous pouvez supposer que le canal est l'endroit où les personnes de la même équipe communiquent par chat textuel de manière synchrone ou asynchrone, mais vous vous trompez.
Un canal n'est que la prochaine couche d'organisation.
Chaque chaîne possède des onglets que vous pouvez également personnaliser.
Un onglet appelé Publications est probablement l'endroit où la plupart des communications d'équipe ont lieu, mais vous pouvez également avoir des onglets pour les wikis, les documents Microsoft Word, les notes OneNote, etc.
Pour comprendre l'étendue de la nature compartimentée de Team, nous devons plonger encore plus profondément.
Lorsque vous écrivez quelque chose dans les publications, cela apparaît dans un flux.
Quiconque lit votre message verra un petit lien Répondre au bas de celui-ci.
L'utilisation de la fonction Répondre à un message crée un fil de discussion, dans lequel tous les commentaires supplémentaires sur ce message deviennent contenus en dessous.
Visuellement, c'est assez différent des fils de discussion de Slack, qui partent vers la droite, ou même de la configuration de Twist, qui regroupe les conversations dans une vue de type e-mail.
Dans tous les cas, Teams réduit les longs threads pour minimiser la quantité d'espace qu'ils utilisent.
Vous pouvez activer ou désactiver l'ouverture d'un fil à tout moment, mais ils se réduisent par défaut à un certain moment.
Le résultat est une interface très organisée, mais qui donne l'impression d'avoir beaucoup de règles.
En revanche, Slack se sent souvent comme un endroit où les gens sont moins inhibés pour s'exprimer (pas que tout le monde utilise ce manque d'inhibition à bon escient).
Les équipes n'ont pas cette ambiance.
Au lieu de cela, en raison de sa structure, on a l'impression qu'il y a des règles à suivre.
Personnalisation des espaces d'équipe
Chaque fois que vous créez une nouvelle chaîne, vous obtenez trois onglets par défaut: Publications, Fichiers et Wiki.
Vous pouvez conserver les trois, en supprimer ou ajouter de nouveaux onglets.
Le nombre et le type d'onglets que vous pouvez ajouter sont énormes.
En plus de ceux déjà mentionnés, il existe des onglets pour Microsoft Excel, PDF, YouTube, Evernote, Trello, Zoho CRM et bien d'autres.
La liste des options semble abondante, mais certaines d'entre elles, telles que les applications éducatives JogNog et Quizlet, semblent inhabituelles parmi toutes les applications professionnelles.
Vous pouvez personnaliser ces espaces à un niveau précis, en créant un espace pour stocker toutes les connaissances, les informations brutes et les informations que votre équipe conserve collectivement.
Disons, par exemple, qu'une équipe de vente d'annonces dispose d'un onglet Publications pour les discussions en cours, d'un Wiki rempli de points de discussion pour vendre des clients, d'une feuille Excel intégrée affichant les tarifs des annonces et d'un autre onglet qui pointe vers un site Web ...
