À l'origine une application client / serveur lors de sa création au milieu des années 1980, AccountMate s'est associé à IBM et à ses mini-ordinateurs pour alimenter le serveur la moitié de l'équation.
Vous pouvez désormais acheter AccountMate sur site ou dans le cloud (bien que ça commence à 3 125 $ par utilisateur pour une installation sur site).
Mais comme la plupart des autres grand livre général des petites et moyennes entreprises (PME) et gestion de l'inventaire applications que nous avons testées dans notre tour d'horizon, AccountMate est vendu uniquement via son canal de fournisseur de solutions.
Cela signifie que vous aurez affaire à un partenaire et non à l'éditeur de logiciels.
Notez que ce fait affectera assurément son prix final pour vous.
Examens honnêtes et objectifs
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Le système AccountMate est entièrement modulaire.
Il se compose d'un composant System Manager obligatoire et d'une sélection d'autres modules destinés à des types d'entreprise ou à des processus spécifiques, chacun pouvant être configuré en fonction des besoins de l'utilisateur.
Avec la personnalisation nécessaire, cela se traduit par une solution plus ou moins personnalisée.
Dans l'ensemble, c'est un système solide qui attirera de nombreux utilisateurs.
Mais certaines lacunes dans les rapports et une conception qui n'est pas aussi intuitive que d'autres dans cette catégorie le maintiennent derrière Acumatica, Intacct et Oracle NetSuite OneWorld, les gagnants de notre choix des éditeurs dans cet espace.
Atterrissage et navigation clairsemés
Contrairement à la plupart des applications destinées aux petites et moyennes entreprises (PME) que j'ai examinées pour ce tour d'horizon, l'écran de lancement de AccountMate est plutôt stérile.
La plupart des systèmes de comptabilité des autres fournisseurs se lancent avec un écran rempli de widgets ou au moins un organigramme de processus pour la navigation.
L'écran d'ouverture de AccountMate est plutôt clairsemé en comparaison, offrant principalement un espace vide, deux barres de ruban en haut de l'écran et un panneau vertical sur le bord.
Cela ne signifie pas que AccountMate n'a pas les mêmes fonctionnalités que les autres produits comptables de sa catégorie, seulement qu'ils ne sont pas aussi intuitifs à première vue.
Par exemple, alors que de nombreuses autres applications mettent des indicateurs de performance clés (KPI) sur la page de lancement sous la forme de widgets, AccountMate fournit un résumé analytique, accessible via la barre d'outils système qui se trouve en haut de l'écran sous la barre de ruban principale.
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Ce ruban principal permet d'accéder aux transactions, aux rapports, à la maintenance, à l'entretien ménager et aux utilitaires.
Cliquez sur l'un de ces choix pour remplacer la barre d'outils principale par un correspondant au choix.
Pas intuitif au départ, mais parcourez-le une ou deux fois et vous vous souviendrez comment l'utiliser.
Le panneau vertical sur le côté gauche de l'écran contient une liste des modules installés, des raccourcis pour la personne utilisant le système et ceux applicables à un groupe d'utilisateurs (comme le personnel des comptes fournisseurs), et d'autres documents, programmes et sites Web auxquels vous souhaitez accéder facilement.
Les raccourcis vous amènent à des tâches spécifiques, mais ils doivent être créés par votre administrateur système ou par le fournisseur de solutions qui a déployé le logiciel.
Aucun modèle n'est fourni mais, une fois que vous avez configuré un raccourci, vous pouvez le copier et le modifier dans un autre raccourci.
AccountMate n'utilise pas d'organigrammes de tâches ou de processus, mais ceux-ci sont en fait illustrés dans certaines des nombreuses vidéos d'instructions qui composent le système d'aide.
Le système d'aide contient également une documentation complète pour les applications, un guide de mise en route et une fonction d'aide contextuelle.
Je n'ai pas vu beaucoup d'options graphiques dans mes tests.
La plupart des graphiques se trouvent dans les sections Maintenance de différents modules sous l'onglet Analyse.
Mais cela est compensé par la possibilité de transférer facilement des données de rapport dans une variété de formats de sortie, y compris Microsoft Excel (99 $ par an chez Microsoft365 for Business), qui possède d'excellentes capacités de création de graphiques et de graphiques ou, éventuellement, vers F9 Report Manager, qui fournit également des offres graphiques et graphiques significatives.
Une fonctionnalité qui s'avérera utile à presque tous les utilisateurs est les capacités d'exploration de AccountMate.
À partir d'un état financier ou de nombreux rapports, il est possible de descendre du rapport jusqu'à la transaction d'origine.
AccountMate permet d'ouvrir plusieurs écrans en même temps et ces écrans peuvent provenir de différents modules.
Pour rendre plusieurs écrans plus lisibles, vous pouvez les mettre en mosaïque.
Et pour les entreprises soumises à des audits, il existe un rapport Audit Trail qui retrace les transactions dans la base de données.
Vous définissez les champs que vous souhaitez suivre et AccountMate enregistre l'accès et modifie les données.
C'est une caractéristique que votre auditeur appréciera vraiment et constitue un facteur important pour les exigences de contrôle interne et de conformité réglementaire telles que Sarbanes-Oxley.
Bon nombre des systèmes comptables des PME que j'ai examinés offrent des options multidevises.
AccountMate fait de même et, en outre, le plan comptable facilite la création de plusieurs entreprises.
Il y a un bouton radio lorsque vous créez un compte qui demande si le compte est pour la société mère d'une filiale (ou si vous ne consolidez pas des sociétés, un troisième choix).
La consolidation multi-sociétés nécessite le module optionnel Consolidated Ledger.
Rapports dispersés mais flexibles
AccountMate prétend avoir plusieurs centaines de rapports.
Cela peut être vrai si vous exécutez tous les modules disponibles, mais il y en a beaucoup moins dans les modules System Manager et General Ledger.
Cela étant dit, les rapports qui sont présents sont ceux que vous trouverez utiles.
J'ai également trouvé que la configuration des rapports était plus facile que la plupart des offres des autres fournisseurs, avec de simples boutons radio pour sélectionner des fonctionnalités telles que des rapports comparatifs.
Deux choses doivent être notées lors de la discussion des capacités de reporting de AccountMate.
La première est que vous pouvez choisir entre les principes comptables généralement reconnus (PCGR) et les normes internationales d'information financière (IFRS).
Plusieurs des progiciels de comptabilité des PME que j'ai testés offrent également cela, et c'est une fonctionnalité essentielle si vous dirigez une entreprise multinationale, car les formats des rapports financiers sont différents dans les pays autres que les États-Unis.
Un rapport que j'ai manqué était une balance de vérification de travail, qui est très utile lors des clôtures de période.
Mais AccountMate possède des capacités d'exportation étendues (et des capacités d'importation également), il est donc facile d'exporter les données de balance de vérification disponibles dans Microsoft Excel et d'ajouter quelques colonnes pour permettre de travailler avec l'ajustement et la clôture des entrées.
Et avec les outils d'administration, j'ai trouvé qu'il n'était pas difficile de créer un simple rapport ad hoc.
La deuxième caractéristique notable est que AccountMate fournit le code source pour générer tous ses rapports.
D'autres modules de code source peuvent être achetés, mais les fichiers RPT et PRG pour ces modules sont inclus dans l'achat initial.
AccountMate comprend des utilitaires qui permettent de peaufiner les rapports sans avoir à plonger dans le code.
Mais, si vous ou votre fournisseur de solutions avez l'expertise en programmation, vous pouvez créer n'importe quel rapport dont vous pourriez avoir besoin ou personnaliser en profondeur les rapports fournis.
Expansion vers l'ERP
Outre un solide ensemble de fonctionnalités du grand livre général (G / L), AccountMate est également une plate-forme de planification des ressources d'entreprise (ERP) à part entière.
Comme avec certains des autres systèmes entièrement modulaires examinés ici, tels que Acumatica, AccountMate a tendance à être quelque peu biaisé vers un type spécifique d'entité corporative.
Dans ce cas, la sélection de modules fait de AccountMate un choix judicieux pour les entreprises manufacturières en raison de la disponibilité de plusieurs modules, qui étendent l'inventaire ainsi que de solides modules financiers pour le processus d'approvisionnement et de distribution (c.-à-d.
Le traitement des ventes et des bons de commande).
Un autre domaine dans lequel AccountMate est fort est l'analyse et le reporting.
À l'échelle macro, les alertes commerciales AccountMate, alimentées par ses modules Info-Alert, vous permettent de définir des paramètres pour les conditions de données dans lesquelles vous souhaitez que le personnel soit averti si un niveau désigné est dépassé.
Ces conditions peuvent être quelque chose comme un client a dépassé sa limite de crédit ou peut-être que certains bons de commande n'ont pas été exécutés à la date d'échéance promise.
Certaines de ces fonctions se trouvent dans ce module et dans les modules de commande client séparés d'autres fournisseurs, mais les alertes commerciales vous permettent de définir ces conditions au niveau macro pour l'ensemble de l'entreprise.
Vous pouvez également spécifier des actions qui seront automatiquement prises lorsqu'une condition est détectée, comme l'envoi d'un rappel de paiement lorsqu'une situation de limite de crédit se produit.
Comme mentionné, AccountMate fournit des indicateurs clés de performance (KPI) dans sa section Résumé.
Si vous avez besoin d'une analyse plus détaillée et d'une capacité graphique, vous pouvez acheter le module AccountMate Business Analysis Powered by F9 ou le module Business Intelligence.
F9 facilite la création de feuilles de calcul analytiques complexes à partir des données contenues dans la base de données de AccountMate, avec un assistant de rapport qui vous guide tout au long du processus.
Et le module Business Intelligence (BI) augmente le nombre et les types de rapports pour les ventes, les clients, les fournisseurs et d'autres domaines également, vous permettant de créer des tableaux de bord personnalisés qui pourraient manquer dans les modules de base.
Gestion de l'inventaire
Les capacités de base de gestion des stocks de AccountMate peuvent être mises à niveau via son architecture modulaire.
Cela permet aux clients d'ajouter des modules supplémentaires d'amélioration de l'inventaire avec plus de capacités et de fonctionnalités.
Ces modules supplémentaires incluent Customer Inventory Manager, qui vous permet de gérer vos articles en inventaire en utilisant l'article et les numéros de pièce des clients.
Ensuite, il y a la spécification d'inventaire, qui vous permet de classer votre inventaire en fonction de caractéristiques telles que la couleur, la taille, la texture et le poids, tout en suivant les coûts et la quantité selon cette spécification.
Enfin, il existe un module de kit qui étend les capacités de nomenclature (BoM) afin de vous permettre de regrouper des éléments et de créer un groupe d'ordre supérieur qui est utilisé comme élément dans la BoM.
D'autres modules optionnels et liés à l'inventaire incluent un module de fabrication qui fournit une fabrication améliorée BoM, et un module de planification des ressources en matériaux (MRP) qui est fonctionnel mais pas tout à fait aussi complet certains des modules MRP d'autres fournisseurs, en particulier Acumatica et Syspro (199,00 par Utilisateur par mois chez SYSPRO).
Le système de test fourni pour moi pour examen comprenait tous les modules ci-dessus.
Malheureusement, la façon dont AccountMate a organisé ses fonctionnalités dans ces différents modules d'inventaire probablement ...
