Epson WorkForce ES-500WR Drahtloser Dokumentenscanner - Accounting Edition Review

Der drahtlose Dokumentenscanner Epson WorkForce ES-500WR - Accounting Edition (499,99 USD) ist ein leichter bis mittelschwerer Desktop-Dokumentenscanner mit Blattzufuhr, der für den Einsatz in kleinen Büros und Arbeitsgruppen geeignet ist.

Es handelt sich um eine Variante der WorkForce ES-500W, die das aktualisierte Scan- und Dokumentverarbeitungsprogramm von Scanson, ScanSmart, und das buchhaltungsfreundliche Add-On ScanSmart Accounting Edition enthält.

Wenn für Ihr Unternehmen die wiederkehrende manuelle Eingabe von Finanzdaten erforderlich ist, ist der ES-500WR eine attraktive Alternative zu unserer Auswahl an Redakteuren unter den Dokumentenscannern der Einstiegsklasse, dem Brother ADS-2700W.

Einem alten Hund neue Tricks beibringen

Der größte Unterschied zwischen dem ES-500WR und dem ES-500W besteht in der Accounting Edition-Software, daher gibt es hier nicht viele Hardware-Updates.

Wie der ES-500W misst er bei geschlossenen Tabletts 6,6 x 11,6 x 6,9 Zoll (HWD) und wiegt 8,1 Pfund.

Das ist etwas größer und 2,5 Pfund schwerer als der Brother ADS-2700W, fast so groß und 2,1 Pfund leichter als der Panasonic KV-S1026C-MKII und in allen Dimensionen etwas kleiner als der Editors Choice HP ScanJet Pro 3000 (479,99 US-Dollar bei HP) ).

Beachten Sie jedoch, dass keine dieser Maschinen viel Platz auf dem Schreibtisch beansprucht, obwohl sie geschlossen und außer Betrieb sind.

Da ihre automatischen Dokumenteneinzüge (ADF) und Ausgabefächer geöffnet und einsatzbereit sind, verdoppeln sie normalerweise ihre Höhe und ihre Länge verdreifachen sich (oder mehr).

Der ADF des ES-500WR fasst bis zu 50 Originale und hat einen täglichen Arbeitszyklus von 4.000 Scans.

Die hier genannten Konkurrenzmodelle sind auch mit 50-Blatt-ADFs ausgestattet.

In Bezug auf den Arbeitszyklus liegt der ES-500WR in der Mitte des Pakets, wobei der ADS-2700W und der KV-21026C-MKII 1.000 weitere tägliche Scans unterstützen und der ScanJet 3000 500 weniger scannt.

Sie können eine direkte Verbindung zum ES-500WR über USB 3.0, über Ihr Netzwerk mit oder ohne Ethernet oder Wi-Fi oder von Ihrem Smartphone oder Tablet mit Nahfeldkommunikation (NFC) herstellen.

NFC ist ein Peer-to-Peer-Netzwerkprotokoll, mit dem Sie die in das Zufuhrfach geladenen Blätter auf Ihr Mobilgerät scannen können, indem Sie auf den NFC-Hotspot tippen, der sich gegenüber dem Bedienfeld auf der Vorderseite des Scanners befindet.

Sie können mit Wi-Fi Direct eine Verbindung zu Ihren Mobilgeräten herstellen oder über einen USB-Anschluss auf der Rückseite des Gehäuses auf Flash-Speicherlaufwerke und andere Speichergeräte scannen.

Das Bedienfeld ist einfach und verfügt über sieben Tasten: Stromversorgung, WPS (Wi-Fi Protected Setup), Ein / Aus für Wi-Fi, Überspringen der Erkennung doppelter Vorschübe, langsamer Modus, Stopp, Start und NFC.

Es gibt auch sieben Statusanzeigen: AP-Modus (Wi-Fi Direct), Wi-Fi, Fehler, automatischer Vorschubmodus, Bereit, Überspringen der doppelten Vorschuberkennung und langsamer Modus.

Beachten Sie, dass es keine Schaltflächen oder Anzeigen zum Auswählen von Profilen, zum ein- oder zweiseitigen Scannen oder zum Bereitstellen anderer Anweisungen für den Scanner gibt.

Alles, was von ScanSmart erledigt wird, entweder manuell nach dem Scannen der Seiten oder automatisch, gemäß einer Reihe vorkonfigurierter Anweisungen, die in Workflow-Profilen gespeichert sind, die Epson Aktionen aufruft.

Robuste Business-Software

Der ES-500WR wird mit herunterladbarem Zugriff auf ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (für Windows), Nuance PDF Converter (für Mac) und Presto! BizCard.

ScanSmart ist keine eigentliche Scannerschnittstelle und kein Programm zur Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten, sondern eher eine Shell, die vorhandene Dienstprogramme und Programme integriert und ihnen hilft, flüssiger mit dem Scanner selbst und untereinander zu interagieren.

Epson Scan 2 und Document Capture Pro werden als Teil von ScanSmart gebündelt.

Mit dem ES-500WR erhalten Sie das Add-On Accounting Edition, auch als Receipt Manager bekannt.

Neben der Fähigkeit von ScanSmart, Add-On-Erweiterungen zu akzeptieren und Anwendungen zu integrieren, ist dies laut Epson auch möglich Erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Daten wie Anbieternamen und Logos, monatliche Ausgaben usw.

identifizieren.

Mit anderen Worten, je häufiger Sie es verwenden, desto effizienter verwaltet Receipt Manager Ihre Finanzscans.

Es erkennt und extrahiert Daten aus gescannten Belegen, Rechnungen und anderen Finanzdokumenten und speichert sie dann in seiner eigenen integrierten Datenbank.

Receipt Manager kann dann die Daten in QuickBooks Online oder Microsoft Excel-kompatible Dateien exportieren, die Sie dann in eines oder viele andere Buchhaltungsprogramme importieren können, dh mit einer gewissen Manipulation der Datenspalten in Receipt Manager oder der exportierten CSV-Datei in Excel oder beides.

Meine einzige wirkliche Beschwerde über die ScanSmart Accounting Edition ist, dass sie andere beliebte Buchhaltungsprogramme nicht direkt unterstützt.

Vor dem Rudel

Epson bewertet den ES-500WR mit 35 einseitigen Seiten pro Minute (ppm) und 70 zweiseitigen Bildern pro Minute (oder ipm, wobei jede Seitenseite ein Bild ist).

Ich habe den ES-500WR über Ethernet mit 300 dpi mit ScanSmart Accounting Edition auf unserem Standard-Intel Core i5-Testbed-PC unter Windows 10 Professional getestet.

Die neue Software hat die Scan- und Dokumentverarbeitungsgeschwindigkeit gegenüber dem ES-500W, der bereits eine starke Leistung erbrachte, nicht erhöht.

Siehe Wie wir Scanner testen

Der ES-500WR scannte unser 25-seitiges einseitiges Textdokument mit 40 Seiten pro Minute und zwischen dem Zeitpunkt, an dem die letzte Seite in das Ausgabefach gelangt und ScanSmart das Dokument in einem verwendbaren Dateiformat speichert - was wir als "Verzögerungszeit" bezeichnen 25-seitiges zweiseitiges Dokument mit 75,7ipm, deutlich schneller als die Bewertungen von Epson.

T.Der ES-500WR scannte, verarbeitete und speicherte dieselben Testdokumente, um PDF mit 37,7 ppm und 67,7 ppm abzubilden.

Dies ist eine respektable Leistung im Vergleich zu seinen Bewertungen und seinen Konkurrenten.

Das sind ungefähr 2,5 ppm schneller und 1,5 ppm langsamer als der ES-500W, 3 ppm schneller und 2,3 ppm langsamer als der ADS-2700W von Brother (349,98 USD bei Amazon), 2,4 ppm und 2,5 ppm schneller als der HP ScanJet 3000 und 6,1 ppm und 7,7 ppm vor dem KV-S1026C-MKII von Panasonic (522,00 USD bei Amazon).

Beim Scannen in durchsuchbare PDF-Dateien, ein Format, das für Anwendungen zum Suchen und Abrufen von Dokumenten besser geeignet ist, hat der ES-500WR unser 25-seitiges zweiseitiges Testdokument (50 Bilder) in 44 Sekunden gescannt und gespeichert.

Diese Punktzahl hat das Geschwister ES-500W gebunden und ist ein oder zwei Sekunden schneller als die Modelle Brother und HP.

Bei 1 Minute 6 Sekunden brachte die Panasonic das Heck nach oben.

Solides Business-Scannen

Was nützt ein blitzschneller Scanner, wenn der resultierende bearbeitbare Text stundenlange Fehlerkorrekturen erfordert? Glücklicherweise ist die heutige OCR-Technologie viel genauer.

Der ES-500WR hat beispielsweise unsere fehlerfreien Standardseiten Arial und Times New Roman gescannt und auf 6 Punkte konvertiert, was für die meisten Geschäftsanwendungen mehr als genau genug ist.

Das übertrifft die 8 Punkte des vorherigen ES-500W für beide Schriftarten ohne Fehler.

Mit 5 fehlerfreien Punkten auf unserer Arial-Testseite und unübertroffenen fehlerfreien 4 Punkten auf der Times New Roman-Seite bleibt der beeindruckende ADS-2700W von Brother der genaueste Scanner, der hier seit etwa einem Jahr getestet wurde.

Währenddessen hat der Panasonic KV-S1026-MKII den ES-500WR gebunden, und der HP ScanJet 3000 hat es geschafft, mit beiden Schriftarten fehlerfrei auf 8 Punkte zu scannen.

Ich habe auch einige Stapel von Kreditkartenbelegen und Rechnungen gescannt und dann ein ScanSmart-Aktionsprofil verwendet, um die Daten in den Belegmanager zu verschieben und diesen zu öffnen.

In der nächsten Phase werden die Daten entweder in QuickBooks Online oder in eine Excel-CSV-Datei exportiert.

Die Integration von Receipt Manager in QuickBooks ist gut automatisiert.

Wenn Sie nach dem Öffnen von QuickBooks auf Ihrem PC in ScanSmart auf In QuickBooks exportieren klicken, wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, sich bei QuickBooks anzumelden und anschließend den Anweisungen zu folgen, die Sie durch den Rest des Vorgangs führen.

Beim Exportieren in eine CSV-Datei wählen Sie einfach diese Aktion in ScanSmart aus und benennen und speichern die Datei.

Was als nächstes passiert, hängt davon ab, was Sie mit den Daten tun möchten.

Um es für den Import in ein Buchhaltungsprogramm vorzubereiten, sind höchstwahrscheinlich zumindest einige Manipulationen in Excel erforderlich.

Wenn Sie über Grundkenntnisse in Excel verfügen, ist es einfach, CSV-Dateien für den Import in ein anderes Programm vorzubereiten.

Je nachdem, in welches Programm Sie die Daten importieren möchten, wird der Vorgang möglicherweise in der Dokumentation dieser Software beschrieben.

Wenn nicht, gibt es auf der Microsoft-Website und anderswo unzählige Dokumente, die sich mit der Kennzeichnung und Bearbeitung von CSV-Datensätzen befassen.

Während dies manchmal eine komplizierte Arbeit sein kann, ist es nicht wirklich kompliziert.

Es wäre jedoch viel einfacher, wenn ScanSmart Accounting Edition einige populärere Buchhaltungsanwendungen unterstützen würde.

Zeitsparende Software

Wenn Sie ein Geschäft zu Hause oder in kleinen Büros betreiben, ist es möglicherweise eine der mühsamsten wiederkehrenden Aufgaben, Daten aus gedruckten Belegen, Rechnungen und anderen Finanzdokumenten in ein Buchhaltungsprogramm einzugeben.

Der Epson ES-500WR unterstützt das Scannen von Finanzdokumenten, das Abrufen der relevanten Daten und das anschließende Vorbereiten und Exportieren in QuickBooks Online- oder Excel-Tabellen.

Die QuickBooks-Integration ist gut entwickelt und sollte Ihnen oder Ihrem Unternehmen Zeit sparen, indem ein Großteil des Prozesses zur Eingabe von Finanzdaten automatisiert wird.

Bei der Excel-Integration müssen Sie die Daten möglicherweise in CSV-Datensätze einmassieren, die mit Ihrer Buchhaltungsanwendung kompatibel sind.

Während eine umfassendere Integration in andere Buchhaltungsprogramme für Unternehmen, die QuickBooks nicht verwenden, einen höheren Wert bieten würde, ist der Prozess der Vorbereitung der CSV-Datensätze für den Import in Excel grundlegend.

Obwohl der ES-500WR 100 US-Dollar mehr kostet als der Brother ADS-2700W von Editors 'Choice, ist er den höheren Preis wert, wenn das Scannen und Exportieren von Finanzdaten wertvolle Zeit für Ihr Unternehmen spart.