Si vous utilisez une large gamme d'applications professionnelles et de productivité, vous avez besoin d'un moyen de toutes les connecter.
Zapier (qui rime avec plus heureux) est un outil en ligne qui aide les gens à créer des fonctions interconnectées entre ces services.
Vous pouvez enchaîner des commandes avec une structure "Si X arrive, faites Y", où X et Y peuvent être pratiquement n'importe quelle application.
Le véritable argument de vente de ces automatisations (que Zapier appelle Zaps) est que vous pouvez combiner plusieurs actions et applications ensemble dans un seul Zap.
Zapier est un gagnant du Choix des éditeurs aux côtés de l'IFTTT; les deux sont d'excellentes options pour les flux de travail d'entreprise et de productivité.
Tarifs et plans
Zapier offre un niveau de service gratuit, mais avec quelques limitations.
Avec ce compte, vous pouvez effectuer jusqu'à 100 tâches par mois, mais vous ne pouvez avoir que cinq Zaps actifs à la fois.
Pour clarifier, une tâche est une action terminée dans un Zap.
Pour une description complète de la façon dont les tâches sont comptées, visitez la page d'assistance dédiée de Zapier.
Le niveau gratuit ne prend pas en charge les applications Premium ou les Zaps et Zaps à plusieurs étapes ne s'exécutent que toutes les 15 minutes.
Vous ne pouvez pas non plus utiliser les fonctionnalités de lecture automatique ou de chemins.
Les entreprises peuvent trouver le compte gratuit de Zapier limité, mais il est suffisamment solide pour donner aux consommateurs un aperçu de son fonctionnement.
Cette version gratuite comprend un essai de 14 jours des fonctionnalités premium.
Les applications Premium ne sont rien de plus que des applications que Zapier a décidé de garder derrière son paywall.
Ils incluent Amazon S3, Evernote Business, GoToWebinar, MySQL, PayPal, QuickBase, QuickBooks, Salesforce, SQL Server, Zendesk et bien d'autres.
La lecture automatique est une mesure de sécurité qui est déclenchée si une tâche est censée s'exécuter, mais pas.
Des échecs se produisent de temps en temps pour diverses raisons, par exemple lorsqu'une API tierce est temporairement indisponible.
Autoreplay signifie que Zapier relance automatiquement la tâche en cas de ce type d'échec.
Fait intéressant, Zapier échelonne chaque rediffusion du Zap sur une période de 10 heures, augmentant l'intervalle de temps entre chaque tentative.
Pour les comptes gratuits, Zapier vous envoie une notification par e-mail lorsqu'un Zap échoue et que vous devez le réexécuter manuellement.
Paths est une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de définir une logique conditionnelle entre les étapes d'un Zap.
J'aborderai les détails plus en détail plus tard.
Le compte Starter, qui coûte 20 $ par mois, comprend des applications Premium, mais pas les fonctionnalités de lecture automatique ou de chemins.
Vous obtenez 1000 tâches par mois et 20 Zaps, qui s'exécutent toutes les 15 minutes, comme avec le compte gratuit.
Les comptes professionnels coûtent 50 $ par mois et incluent les applications Premium, les tâches de lecture automatique, les chemins et la prise en charge de 3000 tâches par mois sur 50 Zaps.
Les zaps s'exécutent toutes les cinq minutes pour ce niveau de service.
Zapier propose également un compte Professionnel Plus, pour 125 $ par mois.
Professional Plus comprend tout ce qui se trouve dans le compte Professional, ainsi que la prise en charge de 10000 tâches par mois sur 125 Zaps.
Les zaps courent toujours toutes les cinq minutes.
Le plan de compte haut de gamme, Teams, permet d'exécuter 50000 tâches par mois sur un nombre illimité de Zaps.
Si vous dépassez la limite de tâches, Zapier vous facture en fonction de votre utilisation.
En plus de toutes les fonctionnalités des comptes professionnels, ce plan vous permet de partager des Zaps et des connexions au sein de votre équipe.
Vous pouvez également regrouper tous les frais de compte dans une seule facture.
À titre de comparaison, IFTTT (gratuit sur Google Play) est gratuit au moment de la rédaction de cet article.
Zapier contre IFTTT
Zapier se concentre principalement sur les applications commerciales et de productivité, bien qu'il existe un chevauchement significatif entre ces deux catégories.
Du côté de la productivité, Zapier prend en charge Asana (gratuit chez Asana), Google Calendar, Evernote, Todoist, etc.
Les applications plus axées sur les entreprises incluent GitHub, QuickBooks en ligne, Slack, Toggle et Wrike.
Zapier comprend également des fonctionnalités intégrées pour traduire du texte, exécuter du code, filtrer les données ou même retarder les actions.
IFTTT prend également en charge toutes les applications de productivité courantes, mais a progressivement adopté le mouvement de l'Internet des objets (IoT) comme domaine de spécialisation.
Les ampoules, les appareils électroménagers et les sonnettes intelligentes relèvent tous de ce parapluie.
IFTTT fonctionne également avec Alexa, Cortana, Google Assistant et Siri, ce que Zapier ne fait pas.
Zapier prend en charge les Zaps multi-applications, ce qui signifie que vous pouvez créer une chaîne d'événements sur plus de deux services.
Par exemple, vous pouvez demander à Zapier d'envoyer un message au canal d'équipe dans Slack une fois que quelqu'un a terminé une tâche dans Asana, puis ajouter le nom du projet à une feuille de calcul Google Sheets publique des projets terminés.
Avec IFTTT, vous ne pouvez créer une automatisation qu'entre deux services.
Un autre facteur de différenciation clé est que IFTTT propose des applications pour Android et iOS.
Zapier ne propose aucune application mobile sur aucune plateforme.
Donc, si vous avez l'intention de créer et d'automatiser des tâches à partir de votre téléphone, IFTTT est le meilleur choix.
Cela ne veut pas dire que Zapier n'offre pas certaines fonctionnalités mobiles; vous pouvez utiliser les capacités intégrées de Zapier pour envoyer des textes directement sur votre téléphone.
J'ai testé Zaps en utilisant mon Google Pixel 3 sous Android 9 et ils ont fonctionné comme annoncé.
Commencer
Pour vous inscrire à Zapier, il vous suffit de fournir une adresse e-mail, un nom et un mot de passe.
Vous pouvez également simplement utiliser un compte Google existant.
Zapier prend également en charge l'authentification à deux facteurs.
L'interface Web de Zapier présente un design épuré avec des éléments de mise en page distincts et des icônes colorées pour les applications et les services.
L'écran d'accueil se divise en quatre sections: Tableau de bord, Mes Zaps, Historique des tâches et Mes applications.
Vous pouvez rechercher des applications et des Zaps prédéfinis dans la section Tableau de bord.
Zapier inclura alors une liste d'options déroulantes pour compléter un Quand cela se produit… Alors faites-le! déclaration.
Vous pouvez activer un zap directement depuis cet écran.
La section Mes Zaps est l'endroit où vous pouvez trouver tous les Zaps que vous avez créés, même s'ils ne sont pas actifs.
J'aime que vous puissiez organiser vos Zaps dans des dossiers.
L'onglet Historique des tâches affiche un journal complet de votre activité Zap.
L'interface comprend des filtres utiles pour trier par nom, statut et date.
Cliquer sur une instance Zap individuelle vous amène à une page séparée avec des détails sur les données d'entrée et de sortie.
Si vous vous abonnez à un niveau de compte suffisamment élevé, vous pouvez également activer la fonction de lecture automatique à partir de cet écran.
La dernière section, Mes applications, vous permet de voir tous les comptes auxquels vous avez autorisé Zapier à accéder.
Zapier facilite le test, la déconnexion ou la reconnexion de chaque compte lié.
J'apprécie que Zapier rend ces options facilement accessibles.
Configurer vos Zaps
Zapier a simplifié l'éditeur Zap depuis la dernière mise à jour de la revue.
L'interface comprend un nouveau menu de droite avec un aperçu de votre Zap, des guides pertinents, des rapports d'erreurs, un historique des tâches et des options d'organisation.
Vous configurez toujours les paramètres dans le panneau du milieu, mais il est plus facile de visualiser le processus du début à la fin qu'auparavant.
L'interface de Zapier n'est pas aussi conviviale que celle d'IFTTT, mais elle est beaucoup plus flexible.
IFTTT demande aux utilisateurs de cliquer sur les liens If + et That + dans un en-tête, puis de sélectionner parmi une variété de cartes pour créer le flux de tâches.
Vous pouvez considérer un Zap comme étant composé de deux éléments principaux: le déclencheur (When This Happens…) et l'action (Then Do This).
La première étape, bien sûr, consiste à choisir une application Trigger et l'action associée.
Supposons que vous souhaitiez que Zapier vous envoie les prévisions météo tous les jours par SMS.
Pour commencer, sélectionnez le service intégré Weather by Zapier comme application de déclenchement et choisissez l'événement déclencheur, dans ce cas, les prévisions du jour.
Si vous choisissez une application Trigger qui nécessite une connexion, vous devez saisir vos informations d'identification à ce stade.
Vous devrez peut-être également fournir des informations supplémentaires avant de passer à l'étape suivante.
Par exemple, avec cet exemple de prévisions météorologiques, vous entrez les valeurs de latitude et de longitude et choisissez les unités de mesure.
Zapier vous donne même la possibilité de tester cette action initiale avant de passer à autre chose.
L'étape suivante consiste à choisir une application d'action et une action associée.
En continuant avec l'exemple météo, vous sélectionnez SMS by Zapier puis Envoyer SMS comme événement d'action.
Ensuite, vous fournissez les détails de l'expéditeur et du destinataire et spécifiez le contenu du message réel.
Le message peut contenir du texte et tous les champs que Zapier a extraits de l'application de déclenchement (disponible via le bouton Insérer un champ dans la partie supérieure droite de la zone de texte).
Les options varient en fonction de l'application Trigger que vous avez choisie.
Les options pour les prévisions météorologiques comprennent le résumé, l'humidité, la vitesse du vent et l'indice UV.
Ce n'est qu'un exemple de Zap.
Vous pouvez combiner un nombre illimité de services pour travailler ensemble de manière à vous être bénéfique.
Par exemple, vous pouvez relier Slack et Trello (visitez le site à Trello) pour aider à communiquer les objectifs et attribuer des tâches plus efficacement.
Peut-être souhaitez-vous partager de nouvelles entrées de temps de Toggl à Asana.
Aussi simples ou complexes que soient vos besoins, Zapier offre probablement une combinaison de fonctions qui peuvent automatiser votre flux de travail.
Vous pouvez ajouter autant d'étapes à un Zap que vous le souhaitez en appuyant simplement sur le bouton plus sous la dernière action que vous avez créée.
Vous pouvez également créer un nom pour votre Zap et ajouter une note pour ne pas oublier ce qu'il fait ou comment il fonctionne.
Cette dernière partie est utile pour quiconque a l'intention de partager des Zaps avec d'autres membres d'une équipe.
Si vous choisissez d'ajouter des options plus avancées à votre Zap et que vous n'êtes pas une personne techniquement compétente, vous devrez peut-être faire des tests pour confirmer que les modifications que vous apportez ont l'effet souhaité.
Par exemple, essayez de configurer un Zap d'une manière qui, selon vous, fonctionnera.
Si cela ne fonctionne pas comme prévu, essayez de tout parcourir depuis le début et de modifier une variable à la fois.
Une fonctionnalité avancée qui peut prendre un certain temps à comprendre est le nouvel outil Paths de Zapier, qui vous permet de définir une logique conditionnelle entre deux étapes.
Pensez-y de cette façon, si l'étape 1 se produit et qu'elle a une qualité X, alors choisissez Chemin A.
si l'étape 1 se produit et a une qualité Y, puis choisissez Chemin B.Dans le contexte de notre exemple météo, vous pouvez personnaliser le message SMS Zapier vous envoie selon que la température est supérieure ou inférieure à zéro (32 degrés Fahrenheit).
Voici comment cela fonctionne dans la pratique.
Après avoir configuré votre application Trigger, appuyez sur le bouton plus et choisissez Chemins.
Les chemins doivent être la dernière partie de la chaîne Zap.
Cliquez sur le bouton Modifier sur le chemin A et nommez-le quelque chose de pertinent, tel que Gel ci-dessus.
Ensuite, choisissez les règles, ou conditions, pour le chemin à exécuter.
Dans notre exemple, choisissez Temperature Min, (Number) Greater Than et 32.
Vous pouvez ajouter des instructions AND ou OR supplémentaires au jeu de règles, mais assurez-vous qu'elles ne se contredisent pas.
Avant de continuer, Zapier teste les conditions par rapport à un exemple de jeu de données et vous indique si le chemin aurait ...
