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ContractSafe est une solution de gestion de contrat solide avec un bon ensemble de fonctionnalités et un grand nombre d'options de tarification.
Comme plusieurs autres acteurs de ce tour d'horizon, ContractSafe évite la création et se concentre plutôt sur le stockage et le partage de contrats, la recherche et la création de rapports, la sécurité et les alertes.
Ces outils sont plus destinés à une utilisation de gestion ciblée qu'à une gestion complète du cycle de vie, c'est pourquoi il renonce à la création ainsi qu'à une personnalisation étendue.
Pour cette raison, il reste légèrement derrière les gagnants du Choix des éditeurs, Agiloft et Updraft.
Tarifs et plans
ContractSafe commence à 99 $ par mois pour le plan Entrepreneur, qui vous donne 100 contrats et accès à la recherche de contrats avec reconnaissance optique automatique des caractères (OCR).
Le plan Entrepreneur comprend également la sécurité par défaut, la gestion des rôles et des autorisations des utilisateurs, ainsi que la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique directement dans la plate-forme.
Tous les plans sont également livrés avec un essai gratuit, un nombre illimité d'utilisateurs et des rappels de date.
La société a quatre autres plans qui offrent une plus grande capacité de contrat et plus de fonctionnalités premium:
Plan de base: 299 $ par mois pour 500 contrats.
Ce plan comprend l'ensemble des fonctionnalités de base ainsi que les types de documents personnalisés, le suivi des modifications et la possibilité de stocker un nombre illimité de documents connexes.
Plan standard: 499 $ pour 1 000 contrats.
Les fonctionnalités supplémentaires incluent une intégration DocuSign unidirectionnelle, des pistes d'audit, des champs personnalisés et des modèles.
Plan professionnel: 699 $ pour 2 500 contrats.
Ce plan comprend également un accès aux salles de données virtuelles, une authentification unique (SSO), une intégration Active Directory (AD) et une intégration DocuSign bidirectionnelle.
DocuSign est actuellement le seul fournisseur de signature électronique pris en charge, mais la société a déclaré qu'elle travaillait sur des intégrations supplémentaires.
Plan d'entreprise: 899 $ pour 5 000 contrats.
Le plan Entreprise comprend également une intégration avec Salesforce (visitez le site sur Salesforce.com).
La société propose des tarifs personnalisés pour les entreprises qui ont besoin de plus de 5 000 contrats.
Plan Entreprise +: un ajout récent qui est le même que le plan Entreprise, mais plafonne à 25 000 contrats pour 1 299 $ par mois.
Gérer le cycle de vie du contrat
ContractSafe garde les choses simples.
La plate-forme n'inclut pas la création de contrats ou les riches capacités de création et d'édition d'outils tels que Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord) et Updraft, ni l'interface utilisateur (UI) aussi personnalisable à l'infini qu'Agiloft.
Il n'y a pas non plus d'automatisation avancée de la collaboration et de la gestion des tâches ou du flux de travail d'approbation.
Ce que vous obtenez est une expérience utilisateur simple (UX) qui est un jeu d'enfant pour naviguer et rechercher, avec des filtres et des balises personnalisés.
Vous obtenez également toutes les données, documents, délais et alertes dont vous avez besoin pour chaque contrat du système.
Lorsque vous vous connectez au tableau de bord ContractSafe, il vous amène directement au référentiel de contrats principal.
Plutôt qu'un tableau déroutant d'onglets et de menus que vous obtenez avec Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa), tout ce que vous voyez dans ContractSafe est votre liste triable de contrats et une barre de recherche universelle.
Toutes les balises, modèles et étiquettes du système sont personnalisables.
Ainsi, pour chaque entrée de contrat, vous verrez le type de contrat, le nom et toute valeur monétaire, les contreparties et les dates associées au contrat.
L'interface utilisateur est présentée de la même manière que Concord et ContractWorks (prix de départ de 500,00 par mois, facturé annuellement chez ContractWorks), mais elle est encore plus ciblée.
Il n'y a pas d'onglets ou d'options pour vous emmener vers d'autres zones de la plate-forme.
Tout ce que vous obtenez, ce sont des boutons pour ajouter des contrats, imprimer ou exporter des contrats et passer à une vue de calendrier qui affiche les dates de contrat à venir.
Il n'y a pas beaucoup de rapports ou d'analyses intégrés, vous devrez donc exporter les données de contrat sous forme de fichier CSV ou Microsoft Excel vers une application tierce si vous souhaitez exécuter des rapports détaillés à ce sujet.
Les zones les plus avancées du tableau de bord principal sont la barre de recherche et les options de filtre.
Si vous cliquez sur l'icône de filtre en haut à gauche, vous pouvez exécuter une recherche plus avancée.
Vous pouvez rechercher par valeur de contrat, date de signature, dates d'expiration, sociétés, parties, balises, types, champs personnalisés, etc.
Toutes les balises, types et champs personnalisés sont configurés dans l'onglet Paramètres en haut à droite.
Les options "Champs et modèles personnalisés" et "Types de contrat" ??vous offrent une fenêtre contextuelle simple pour ajouter autant de paramètres et de catégories personnalisés pour la gestion et le balisage des contrats que vous le souhaitez.
La structure de recherche et de marquage de ContractSafe est très similaire à celle de ContractWorks et Contract Hound dans sa simple personnalisation.
Il s'agit de l'une des fonctionnalités de catégorisation et de gestion des contrats les plus simples que nous ayons testées.
Le menu Paramètres permet également à chaque utilisateur de personnaliser son tableau de bord et de configurer les champs qu'il souhaite afficher dans son référentiel.
C'est également là que vous trouverez votre adresse e-mail dédiée pour l'envoi de contrats par e-mail directement dans ContractSafe, des options pour mettre à niveau votre plan et où vous pouvez configurer l'authentification à deux facteurs (2FA), l'authentification unique et l'intégration DocuSign si vous êtes abonné à un abonnement.
compte avec ces fonctionnalités.
Plus important encore, pour les administrateurs informatiques ou les responsables du service juridique qui supervisent le processus de gestion des contrats, c'est ici que vous pouvez inviter des utilisateurs sur la plate-forme et gérer les rôles et les autorisations.
Les utilisateurs peuvent bénéficier d'un accès complet, d'un accès en lecture seule ou d'autorisations personnalisées basées sur des types de contrat et des balises spécifiques pour aider à délimiter ce que les différents services peuvent voir.
Pour tester la plate-forme, j'ai ajouté des types de contrats de base et des balises pour trier les contrats dans divers départements et utilisations [employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] puis téléchargé quelques exemples de contrats dans le système.
Vous pouvez télécharger des contrats en choisissant des fichiers ou en faisant glisser et déposer des documents dans le système ainsi qu'en envoyant des contrats par e-mail.
Lors de l'ajout de mon contrat de test Daxdi, ContractSafe m'a proposé une variété d'options de catégorisation et de champs d'informations connexes.
Tout d'abord, j'ai défini le type de contrat (à partir d'une liste d'options disponibles, ou vous pouvez créer un nouveau type directement à partir de la page du contrat).
Je pourrais associer le contrat à un compte spécifique si je le souhaitais.
J'ai également pu définir une valeur contractuelle.
Vous cochez également les cases pour savoir si le contrat est actif ou non et si des modifications ont été apportées au contrat.
Vous pouvez également ajouter des balises de recherche.
ContractSafe vous permet également d'associer des documents associés à un contrat, soit en téléchargeant un autre document, soit en liant le contrat à un autre fichier dans le système.
En faisant défiler vers le bas, vous pouvez définir un certain nombre d'autres onglets de détails pour chaque contrat.
La section Dates / Rappels est l'endroit où j'ai ajouté une date d'entrée en vigueur et une date de résiliation pour mon contrat.
Vous pouvez également ajouter d'autres dates clés que vous souhaitez suivre, ainsi que des rappels.
Vous pouvez définir des rappels automatisés par e-mail, suivre les contrats à renouvellement automatique avec des alertes de rappel et définir des dates récurrentes pour les paiements et d'autres paramètres de contrat qui sont visibles dans le calendrier des dates à venir sur votre tableau de bord.
Vous trouverez ci-dessous quelques autres sections détaillées sur le contrat.
L'onglet Parties vous permet d'ajouter les détails de la société et de la contrepartie avec les informations de contact associées.
L'onglet Champs personnalisés est une autre zone dans laquelle configurer les champs et modèles personnalisés que vous pouvez associer à n'importe quel contrat.
La section la plus unique est l'onglet Juridique, qui offre un certain nombre de champs plus détaillés pour votre équipe juridique.
Les champs incluent les numéros de formulaire, les lois applicables, les juridictions, les dispositions d'arbitrage et de confidentialité, et d'autres paramètres que vous pouvez associer à un contrat.
Enfin, il existe une section Notes dans laquelle vous pouvez ajouter des informations supplémentaires.
Il existe également une section Afficher le document pour examiner votre contrat.
La barre de recherche de la visionneuse de contrats exécute l'OCR automatique pour les mots-clés et les termes de recherche non seulement dans la base de données, mais également dans les documents contractuels eux-mêmes.
ContractSafe n'offre aucune fonctionnalité de création ou d'édition de contrat, tout ce que vous pouvez faire avec vos contrats dans le système est de les visualiser et de les rechercher.
Dans l'ensemble, l'expérience de stockage et de gestion des contrats a le plus en commun avec ContractWorks, bien que ContractSafe simplifie encore plus l'expérience.
Il existe des fonctionnalités de suivi d'audit et de suivi des modifications, mais pas au niveau des capacités plus approfondies de contrôle de version et de collaboration contractuelle que vous obtenez dans Agiloft, Concord ou Coupa.
Stockage contractuel simple et sécurisé
ContractSafe n'essaie pas de gérer le cycle de vie complet de la création, de la révision et de la gestion des contrats de bout en bout.
La plate-forme vise à rendre le stockage et le suivi des contrats simples et sécurisés, avec une excellente recherche et une catégorisation personnalisable, et c'est ce qu'elle fait.
Les fonctionnalités de sécurité proposées à tous les niveaux du plan sont étendues, notamment des centres de données certifiés ISO 27001 et PCI DSS, un cryptage AES 256 bits, un basculement automatique, une sauvegarde hors site, ainsi que la détection des intrusions, des logiciels malveillants et des virus et des tests de vulnérabilité et de pénétration.
Pour les entreprises à la recherche d'une plateforme complète de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout, des outils tels que Concord, Contract Advantage (75,00 par utilisateur nommé par mois, pour le plan WebEssentials chez Great Minds Software) et Editors 'Choice Agiloft vous offrent une solution dynamique capacités de création et d'édition de contrats, collaboration multipartite native et révisions avec contrôle de version, ainsi qu'une automatisation avancée du flux de travail et des rapports et analyses intégrés complets.
Cependant, si vos besoins sont plus ciblés et que ces cloches et sifflets sont superflus par rapport à une plate-forme de gestion de documents simple, sécurisée et facilement configurable pour tous les types de contrats, ContractSafe peut être la solution idéale pour votre organisation.
Avantages
Interface utilisateur simple et stockage des contrats.
Utilisateurs et alertes illimités.
Excellentes capacités de recherche et d'OCR.
Sécurité complète et autorisations granulaires.
Afficher plus
La ligne de fond
ContractSafe couvre toutes les bases d'une bonne solution de gestion de contrat, y compris le routage, la recherche et l'OCR, ainsi qu'une bonne sécurité et des autorisations.
Cela vaut la peine d'y jeter un coup d'œil tant que vous n'êtes pas concerné par l'automatisation du flux de travail ou la création intégrée à l'application.
ContractSafe est une solution de gestion de contrat solide avec un bon ensemble de fonctionnalités et un grand nombre d'options de tarification.
Comme plusieurs autres acteurs de ce tour d'horizon, ContractSafe évite la création et se concentre plutôt sur le stockage et le partage de contrats, la recherche et la création de rapports, la sécurité et les alertes.
Ces outils sont plus destinés à une utilisation de gestion ciblée qu'à une gestion complète du cycle de vie, c'est pourquoi il renonce à la création ainsi qu'à une personnalisation étendue.
Pour cette raison, il reste légèrement derrière les gagnants du Choix des éditeurs, Agiloft et Updraft.
Tarifs et plans
ContractSafe commence à 99 $ par mois pour le plan Entrepreneur, qui vous donne 100 contrats et accès à la recherche de contrats avec reconnaissance optique automatique des caractères (OCR).
Le plan Entrepreneur comprend également la sécurité par défaut, la gestion des rôles et des autorisations des utilisateurs, ainsi que la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique directement dans la plate-forme.
Tous les plans sont également livrés avec un essai gratuit, un nombre illimité d'utilisateurs et des rappels de date.
La société a quatre autres plans qui offrent une plus grande capacité de contrat et plus de fonctionnalités premium:
Plan de base: 299 $ par mois pour 500 contrats.
Ce plan comprend l'ensemble des fonctionnalités de base ainsi que les types de documents personnalisés, le suivi des modifications et la possibilité de stocker un nombre illimité de documents connexes.
Plan standard: 499 $ pour 1 000 contrats.
Les fonctionnalités supplémentaires incluent une intégration DocuSign unidirectionnelle, des pistes d'audit, des champs personnalisés et des modèles.
Plan professionnel: 699 $ pour 2 500 contrats.
Ce plan comprend également un accès aux salles de données virtuelles, une authentification unique (SSO), une intégration Active Directory (AD) et une intégration DocuSign bidirectionnelle.
DocuSign est actuellement le seul fournisseur de signature électronique pris en charge, mais la société a déclaré qu'elle travaillait sur des intégrations supplémentaires.
Plan d'entreprise: 899 $ pour 5 000 contrats.
Le plan Entreprise comprend également une intégration avec Salesforce (visitez le site sur Salesforce.com).
La société propose des tarifs personnalisés pour les entreprises qui ont besoin de plus de 5 000 contrats.
Plan Entreprise +: un ajout récent qui est le même que le plan Entreprise, mais plafonne à 25 000 contrats pour 1 299 $ par mois.
Gérer le cycle de vie du contrat
ContractSafe garde les choses simples.
La plate-forme n'inclut pas la création de contrats ou les riches capacités de création et d'édition d'outils tels que Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord) et Updraft, ni l'interface utilisateur (UI) aussi personnalisable à l'infini qu'Agiloft.
Il n'y a pas non plus d'automatisation avancée de la collaboration et de la gestion des tâches ou du flux de travail d'approbation.
Ce que vous obtenez est une expérience utilisateur simple (UX) qui est un jeu d'enfant pour naviguer et rechercher, avec des filtres et des balises personnalisés.
Vous obtenez également toutes les données, documents, délais et alertes dont vous avez besoin pour chaque contrat du système.
Lorsque vous vous connectez au tableau de bord ContractSafe, il vous amène directement au référentiel de contrats principal.
Plutôt qu'un tableau déroutant d'onglets et de menus que vous obtenez avec Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa), tout ce que vous voyez dans ContractSafe est votre liste triable de contrats et une barre de recherche universelle.
Toutes les balises, modèles et étiquettes du système sont personnalisables.
Ainsi, pour chaque entrée de contrat, vous verrez le type de contrat, le nom et toute valeur monétaire, les contreparties et les dates associées au contrat.
L'interface utilisateur est présentée de la même manière que Concord et ContractWorks (prix de départ de 500,00 par mois, facturé annuellement chez ContractWorks), mais elle est encore plus ciblée.
Il n'y a pas d'onglets ou d'options pour vous emmener vers d'autres zones de la plate-forme.
Tout ce que vous obtenez, ce sont des boutons pour ajouter des contrats, imprimer ou exporter des contrats et passer à une vue de calendrier qui affiche les dates de contrat à venir.
Il n'y a pas beaucoup de rapports ou d'analyses intégrés, vous devrez donc exporter les données de contrat sous forme de fichier CSV ou Microsoft Excel vers une application tierce si vous souhaitez exécuter des rapports détaillés à ce sujet.
Les zones les plus avancées du tableau de bord principal sont la barre de recherche et les options de filtre.
Si vous cliquez sur l'icône de filtre en haut à gauche, vous pouvez exécuter une recherche plus avancée.
Vous pouvez rechercher par valeur de contrat, date de signature, dates d'expiration, sociétés, parties, balises, types, champs personnalisés, etc.
Toutes les balises, types et champs personnalisés sont configurés dans l'onglet Paramètres en haut à droite.
Les options "Champs et modèles personnalisés" et "Types de contrat" ??vous offrent une fenêtre contextuelle simple pour ajouter autant de paramètres et de catégories personnalisés pour la gestion et le balisage des contrats que vous le souhaitez.
La structure de recherche et de marquage de ContractSafe est très similaire à celle de ContractWorks et Contract Hound dans sa simple personnalisation.
Il s'agit de l'une des fonctionnalités de catégorisation et de gestion des contrats les plus simples que nous ayons testées.
Le menu Paramètres permet également à chaque utilisateur de personnaliser son tableau de bord et de configurer les champs qu'il souhaite afficher dans son référentiel.
C'est également là que vous trouverez votre adresse e-mail dédiée pour l'envoi de contrats par e-mail directement dans ContractSafe, des options pour mettre à niveau votre plan et où vous pouvez configurer l'authentification à deux facteurs (2FA), l'authentification unique et l'intégration DocuSign si vous êtes abonné à un abonnement.
compte avec ces fonctionnalités.
Plus important encore, pour les administrateurs informatiques ou les responsables du service juridique qui supervisent le processus de gestion des contrats, c'est ici que vous pouvez inviter des utilisateurs sur la plate-forme et gérer les rôles et les autorisations.
Les utilisateurs peuvent bénéficier d'un accès complet, d'un accès en lecture seule ou d'autorisations personnalisées basées sur des types de contrat et des balises spécifiques pour aider à délimiter ce que les différents services peuvent voir.
Pour tester la plate-forme, j'ai ajouté des types de contrats de base et des balises pour trier les contrats dans divers départements et utilisations [employment contracts, non-disclosure agreements (NDAs), sales contracts, etc.] puis téléchargé quelques exemples de contrats dans le système.
Vous pouvez télécharger des contrats en choisissant des fichiers ou en faisant glisser et déposer des documents dans le système ainsi qu'en envoyant des contrats par e-mail.
Lors de l'ajout de mon contrat de test Daxdi, ContractSafe m'a proposé une variété d'options de catégorisation et de champs d'informations connexes.
Tout d'abord, j'ai défini le type de contrat (à partir d'une liste d'options disponibles, ou vous pouvez créer un nouveau type directement à partir de la page du contrat).
Je pourrais associer le contrat à un compte spécifique si je le souhaitais.
J'ai également pu définir une valeur contractuelle.
Vous cochez également les cases pour savoir si le contrat est actif ou non et si des modifications ont été apportées au contrat.
Vous pouvez également ajouter des balises de recherche.
ContractSafe vous permet également d'associer des documents associés à un contrat, soit en téléchargeant un autre document, soit en liant le contrat à un autre fichier dans le système.
En faisant défiler vers le bas, vous pouvez définir un certain nombre d'autres onglets de détails pour chaque contrat.
La section Dates / Rappels est l'endroit où j'ai ajouté une date d'entrée en vigueur et une date de résiliation pour mon contrat.
Vous pouvez également ajouter d'autres dates clés que vous souhaitez suivre, ainsi que des rappels.
Vous pouvez définir des rappels automatisés par e-mail, suivre les contrats à renouvellement automatique avec des alertes de rappel et définir des dates récurrentes pour les paiements et d'autres paramètres de contrat qui sont visibles dans le calendrier des dates à venir sur votre tableau de bord.
Vous trouverez ci-dessous quelques autres sections détaillées sur le contrat.
L'onglet Parties vous permet d'ajouter les détails de la société et de la contrepartie avec les informations de contact associées.
L'onglet Champs personnalisés est une autre zone dans laquelle configurer les champs et modèles personnalisés que vous pouvez associer à n'importe quel contrat.
La section la plus unique est l'onglet Juridique, qui offre un certain nombre de champs plus détaillés pour votre équipe juridique.
Les champs incluent les numéros de formulaire, les lois applicables, les juridictions, les dispositions d'arbitrage et de confidentialité, et d'autres paramètres que vous pouvez associer à un contrat.
Enfin, il existe une section Notes dans laquelle vous pouvez ajouter des informations supplémentaires.
Il existe également une section Afficher le document pour examiner votre contrat.
La barre de recherche de la visionneuse de contrats exécute l'OCR automatique pour les mots-clés et les termes de recherche non seulement dans la base de données, mais également dans les documents contractuels eux-mêmes.
ContractSafe n'offre aucune fonctionnalité de création ou d'édition de contrat, tout ce que vous pouvez faire avec vos contrats dans le système est de les visualiser et de les rechercher.
Dans l'ensemble, l'expérience de stockage et de gestion des contrats a le plus en commun avec ContractWorks, bien que ContractSafe simplifie encore plus l'expérience.
Il existe des fonctionnalités de suivi d'audit et de suivi des modifications, mais pas au niveau des capacités plus approfondies de contrôle de version et de collaboration contractuelle que vous obtenez dans Agiloft, Concord ou Coupa.
Stockage contractuel simple et sécurisé
ContractSafe n'essaie pas de gérer le cycle de vie complet de la création, de la révision et de la gestion des contrats de bout en bout.
La plate-forme vise à rendre le stockage et le suivi des contrats simples et sécurisés, avec une excellente recherche et une catégorisation personnalisable, et c'est ce qu'elle fait.
Les fonctionnalités de sécurité proposées à tous les niveaux du plan sont étendues, notamment des centres de données certifiés ISO 27001 et PCI DSS, un cryptage AES 256 bits, un basculement automatique, une sauvegarde hors site, ainsi que la détection des intrusions, des logiciels malveillants et des virus et des tests de vulnérabilité et de pénétration.
Pour les entreprises à la recherche d'une plateforme complète de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout, des outils tels que Concord, Contract Advantage (75,00 par utilisateur nommé par mois, pour le plan WebEssentials chez Great Minds Software) et Editors 'Choice Agiloft vous offrent une solution dynamique capacités de création et d'édition de contrats, collaboration multipartite native et révisions avec contrôle de version, ainsi qu'une automatisation avancée du flux de travail et des rapports et analyses intégrés complets.
Cependant, si vos besoins sont plus ciblés et que ces cloches et sifflets sont superflus par rapport à une plate-forme de gestion de documents simple, sécurisée et facilement configurable pour tous les types de contrats, ContractSafe peut être la solution idéale pour votre organisation.
Avantages
Interface utilisateur simple et stockage des contrats.
Utilisateurs et alertes illimités.
Excellentes capacités de recherche et d'OCR.
Sécurité complète et autorisations granulaires.
Afficher plus
La ligne de fond
ContractSafe couvre toutes les bases d'une bonne solution de gestion de contrat, y compris le routage, la recherche et l'OCR, ainsi qu'une bonne sécurité et des autorisations.
Cela vaut la peine d'y jeter un coup d'œil tant que vous n'êtes pas concerné par l'automatisation du flux de travail ou la création intégrée à l'application.
