Concord (qui démarre gratuitement pour jusqu'à trois utilisateurs) est une plate-forme de gestion de contrat extrêmement simple mais trompeusement puissante pour tout le cycle de vie du contrat.
Doté d'une interface conçue de manière intuitive, d'une édition riche de documents et d'un éventail impressionnant de fonctionnalités de négociation, de gestion, de signature et d'intégrations de contrats, il fait partie des plates-formes les mieux conçues et abordables que nous avons testées, pour les entreprises de toutes tailles.
Bien que Concord n'offre pas le niveau de personnalisation d'entreprise, d'automatisation du flux de travail, de gestion des tâches ou de métriques et de visualisations de rapports approfondis de Editors 'Choice Agiloft, il s'agit d'une puissante plate-forme de cycle de vie des contrats.
Il est livré dans un package élégant, idéal pour une gestion de contrat simple et complète.
Tarifs et plans
Concord est gratuit pour un maximum de trois utilisateurs et comprend les fonctionnalités de base d'édition de documents, de discussion, d'alertes de date limite, de signature électronique et de piste d'audit.
Il n'y a pas de limites sur les contrats ou les alertes, et Concord ne facture pas la mise en œuvre, la formation ou le support.
Cependant, il divise ses utilisateurs en trois catégories de prix différents.
Les créateurs peuvent accéder à toutes les fonctionnalités de Concord quel que soit le plan auquel le client est abonné.
La caméra d'organisation personnalise les rôles et l'accès aux fonctionnalités pour chaque créateur.
Les collaborateurs ont moins de fonctionnalités à leur disposition, étant en mesure d'effectuer des actions limitées de création, d'édition et de collaboration de documents.
Enfin, les utilisateurs peuvent uniquement afficher les documents et exporter les informations sur le cycle de vie des contrats.
En tenant compte de ces trois groupes d'utilisateurs, le forfait Groupe commence à 100 USD par créateur et par mois, 50 USD par collaborateur et par mois, et est gratuit pour les spectateurs.
(Tous ces chiffres s'appliquent si les coûts sont facturés annuellement).
Le plan de groupe comprend le contrôle de version, le contrôle d'accès avancé (supervision de l'administrateur, rôles personnalisés, règles d'accès et groupes d'utilisateurs) et la gestion des modifications pour la mise à jour des contrats.
Le forfait Professionnel est proposé au prix de 150 USD par créateur et par mois, 75 USD par collaborateur par mois et, encore une fois, est gratuit pour les téléspectateurs.
Le niveau Professionnel comprend une fonction d'envoi groupé, des flux de travail d'approbation de contrat et un accès au tableau de bord d'analyse de Concord, des politiques d'identification personnalisées et l'exportation de données.
Enfin, le plan Entreprise coûtera 195 $ par créateur et par mois et 95 $ par collaborateur et par mois, les téléspectateurs étant à nouveau gratuits.
Ce plan ajoute une marque personnalisée, la localisation des données, la prise en charge LDAP, la gestion des filiales, l'accès à l'interface de programmation d'applications (API) de Concord et des intégrations avec Box, Dropbox, Google Drive et Salesforce.
Bien que le plan gratuit d'Agiloft soit un peu plus robuste, mais dans l'ensemble, les prix entre les deux plates-formes correspondent relativement bien.
Gérer le cycle de vie du contrat
L'interface de Concord est aussi simple que possible.
La plate-forme est conçue pour ressembler à Gmail.
Le premier écran que vous voyez après la connexion est la boîte de réception des contrats de type Gmail qui affiche tous les contrats actuellement dans votre pipeline, avec des icônes de statut colorées indiquant si un contrat est toujours un modèle, en négociation, en cours, signé et en attente, approuvé, et ainsi de suite.
La boîte de réception affiche également la société ou la partie à laquelle un contrat est associé et la date de sa dernière modification.
À mesure qu'un contrat évolue dans le pipeline, Concord met automatiquement à jour son statut de boîte de réception.
Concord ressemble tellement à une boîte de réception de courrier électronique que vous pouvez même filtrer la liste par lu ou non lu.
Le menu de navigation de gauche vous donne le reste des fonctionnalités de Concord.
Il existe quelques icônes de sélection: une icône plus pour ajouter un nouveau document ou modèle, l'icône de la boîte de réception, l'onglet Analytics et une icône vous amenant aux délais de contrat et aux rapports d'activité.
Plus bas, il y a des icônes pour ajouter de nouveaux utilisateurs, de l'aide et des paramètres.
Dans la boîte de réception elle-même, un menu supplémentaire apparaît qui imite une structure de dossiers Gmail.
Il y a un gros bouton rouge "Nouveau document" en haut et, en dessous, vous pouvez filtrer votre boîte de réception pour afficher uniquement les contrats pour lesquels des actions sont requises, les contrats avec un statut particulier, les brouillons et les contrats supprimés, et les dossiers personnalisés pour trier les contrats dans différents départements tels que les finances, le juridique, le marketing, les achats et les ventes.
Dans Concord, ces options sont appelées balises, et vous pouvez ajouter de nouvelles balises et organiser des balises avec des sous-dossiers illimités et une catégorisation supplémentaire, telle que le type de contrat récurrent avec lequel vous traitez, qu'il s'agisse d'un contrat de vente, d'un contrat de travail ou non.
-accord de divulgation (NDA).
La barre de recherche universelle de Concord peut exécuter des requêtes à l'échelle du système non seulement sur du texte, mais également sur des balises et des modèles, et une recherche par reconnaissance optique de caractères (OCR) sur des fichiers PDF numérisés et d'autres documents téléchargés pour des mots-clés, des sections ou des clauses spécifiques.
La fonction de recherche et la structure de balisage sont similaires à ContractWorks (500,00 prix de départ par mois, facturé annuellement chez ContractWorks), sauf sans le niveau supplémentaire d'incorporation d'une sélection de balises dans les modèles de catégorisation de contrat.
Étant donné que Concord, contrairement à ContractWorks, inclut des fonctionnalités de création, d'édition et de négociation de contrat, la création de modèles est gérée différemment.
Concord vous permet de créer un contrat à partir de zéro, de créer des modèles de contrat et de télécharger des contrats existants pour révision, négociation et signature.
Lorsque vous cliquez sur l'icône plus ou sur le bouton Nouveau document de la boîte de réception, vous pouvez créer trois types de documents: un nouveau document à signer, un nouveau modèle ou vous pouvez ajouter un document exécuté.
Lors de la création d'un nouveau document à signer, Concord m'a amené à une interface de traitement de texte complète avec des options de mise en forme rappelant Microsoft Word et Google Docs.
J'ai pu créer et formater mon contrat de test Daxdi comme si j'utilisais un traitement de texte complet, y compris la possibilité d'activer le suivi des modifications pour suggérer des modifications et apporter des modifications en ligne au contrat.
Agiloft dispose également d'un module de création de contrat, mais ce n'est pas aussi puissant ni aussi naturel que le traitement de texte à part entière que vous obtenez nativement dans Concord.
À côté de l'éditeur de document se trouve un onglet Résumé dans lequel vous pouvez ajouter des tiers, des champs et des clauses; liez le contrat à d'autres documents et définissez des flux de travail d'approbation pour désigner l'ordre dans lequel les utilisateurs doivent examiner et signer le contrat pour qu'il soit approuvé et exécuté.
J'ai également pu définir ici des notifications de cycle de vie du contrat, avec la possibilité de saisir une date de signature et une durée de contrat, puis de configurer les avis de renouvellement et de résiliation.
Concord envoie automatiquement des alertes à tous les intervalles que vous définissez dans les modèles de contrat ou que vous configurez sur une base personnalisée.
En outre, les clauses peuvent avoir des délais séparés avec des notifications par e-mail distinctes.
À côté de l'onglet Résumé se trouve un onglet Discussion simple, qui est essentiellement un journal de discussion interne pour un contrat.
Vous pouvez publier des commentaires et des messages au fur et à mesure que vous modifiez et ajoutez le suivi des modifications à un contrat pendant les négociations d'une manière intégrée simple.
Concord vous permet également de choisir si un commentaire que vous faites sera visible publiquement ou uniquement en interne, et attribue des couleurs à chaque utilisateur modifiant le contrat.
Ces détails sont développés ad nauseum dans l'onglet Historique, qui vous donne une ventilation des versions, des commentaires et une piste d'audit complète pour le contrat que vous consultez ou modifiez.
Vous pouvez revenir à une version de contrat précédente ou épingler une version pour effectuer une comparaison côte à côte des modifications, puis plonger dans la piste d'audit pour obtenir un historique horodaté de chaque modification effectuée.
La fonctionnalité de contrôle de version et de piste d'audit de Concord est à la hauteur de ce que vous trouverez dans Agiloft, Onit Contract Administration and Contract Review & Approval (3 000,00 par mois chez Onit) et Coupa Contract Lifecycle Management.
Cependant, Concord est intégré plus naturellement dans une seule interface d'édition de document, et fusionné avec les fonctionnalités de collaboration et de négociation de contrat.
Cela vous donne une expérience de gestion des contrats plus holistique, offrant une transparence totale dans les coulisses.
La fonction eSignature de Concord est également intégrée; la plate-forme ne s'intègre pas avec des fournisseurs tiers tels qu'Adobe Sign et DocuSign.
Il vous permet de déposer le champ de signature dans le document en bas du contrat ou dans plusieurs champs.
Cela vous permet d'attribuer des signataires spécifiques et d'envoyer des notifications à ces utilisateurs dans le cadre du workflow d'approbation.
Dans l'ensemble, Concord fournit un processus unifié du cycle de vie de la gestion des contrats qui se sent à la fois méticuleux dans son attention aux détails du contrat, mais intuitif dans son exécution et son expérience utilisateur (UX).
Au-delà des principales fonctionnalités du cycle de vie, l'onglet Paramètres permet aux administrateurs de configurer les intégrations, la personnalisation de la marque pour les entreprises et, surtout, une interface pour définir et superviser des groupes d'utilisateurs granulaires, la visibilité des fonctionnalités et les droits d'accès aux contrats.
Comme avec Agiloft, Concord vous permet de créer des groupes d'utilisateurs personnalisés pour différents services, puis de lier ces groupes à des balises.
Cela garantit que l'équipe commerciale ne voit que les contrats de vente et que l'équipe d'approvisionnement ne voit que les contrats de gestion de la chaîne d'approvisionnement et des fournisseurs, etc.
Vous pouvez également modifier les droits d'accès individuels de différents niveaux d'utilisateur avec des autorisations d'administrateur, d'utilisateur, en lecture seule ou personnalisées.
ContractWorks et Coupa Contract Lifecycle Management offrent des contrôles d'accès utilisateur similaires.
Enfin, Concord vous propose des onglets pour suivre les échéances des contrats, un rapport d'activité résumant toutes les actions des utilisateurs dans le système et l'onglet Analytics avec quelques rapports de base et des visualisations de données.
Les rapports sont assez basiques.
Vous pouvez voir des visualisations telles qu'une ligne ou un graphique à barres des statuts des documents et des numéros chronologiques lors de la création de documents, le nombre de signatures électroniques et quelques autres options.
Comparé au reporting dans Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management et Onit Contract Administration and Contract & Approval, le reporting est probablement l'élément le plus faible de la plate-forme, mais il fait le travail.
L'onglet Date limite est utile pour vous donner un aperçu rapide des renouvellements et résiliations de contrat sur une période donnée, et vous pouvez exporter toutes les données de rapport au format CSV ou Microsoft Excel, ou télécharger une image de n'importe quel graphique.
Une expérience de gestion de contrat fluide
Concord simplifie au maximum la gestion des contrats, sans rien perdre de la complexité et du contrôle granulaire que les équipes juridiques et les services d'entreprise exigent d'une plate-forme de cycle de vie des contrats.
L'interface de type Gmail et le puissant environnement de création de contrats et de collaboration du produit sont impressionnants en eux-mêmes par rapport aux interfaces plus anciennes et plus désuètes.
Ajoutez des contrôles administratifs solides et la profondeur ...
