Agiloft (qui propose un forfait gratuit pour jusqu'à 10 utilisateurs) est toujours en tête de la gestion des contrats, principalement en raison de la profondeur des fonctionnalités et de la personnalisation presque inégalée.
C'est aussi une plate-forme très mature avec un grand nombre de clients actuels qui l'utilisent pour tout, des contrats de vente aux chaînes de mise à jour sinueuses favorisées par l'industrie juridique.
Et contrairement à de nombreuses plates-formes qui vantent la personnalisation comme un facteur de différenciation clé, Agiloft accorde également une attention particulière à la facilité d'utilisation avec une conception d'interface intuitive, des ressources d'aide très détaillées et de nombreuses expériences de configuration basées sur des assistants.
Avec son concurrent, Updraft, c'est un choix facile pour Editors 'Choice.
Depuis notre examen initial, Agiloft a reconfiguré sa tarification pour être plus conviviale pour les petites entreprises.
Il a également ajouté des fonctionnalités plus avancées telles que l'édition dans le tableau, la création de rapports Microsoft Excel personnalisés avec des tableaux croisés dynamiques et un éditeur de flux de travail graphique amélioré pour déclencher des actions automatisées en fonction des modifications des enregistrements de contrat.
La plate-forme prend également désormais en charge l'édition directe de fichiers dans Microsoft Word sans qu'il soit nécessaire d'enregistrer une copie locale d'un document de contrat.
Combiné avec sa suite Agiloft Service Desk et les capacités de développement logiciel low-code de sa solution Workflow BPM (disponible sans frais supplémentaires), Agiloft offre une plateforme professionnelle évolutive qui va au-delà de la gestion de contrat de base.
Il offre une sécurité intégrée, une auditabilité et une personnalisation avancée pour tout le cycle de vie du contrat.
Encore une fois, il s'agit d'un choix fulgurant des éditeurs pour les logiciels de gestion des contrats.
Tarifs et plans
Agiloft propose une tarification extrêmement flexible, qui commence par un plan gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs au total (cinq employés et cinq utilisateurs) mais ne limite pas une grande partie des fonctionnalités de la plate-forme.
Agiloft est disponible à la fois en tant que plate-forme SaaS (Software-as-a-Service) basée sur le cloud et en tant que solution pouvant être déployée sur site.
L'édition gratuite comprend l'accès aux fonctionnalités complètes de gestion des fichiers et des enregistrements d'Agiloft.
Ces fonctionnalités incluent des tableaux et des champs de données personnalisables, des fonctionnalités de recherche et d'audit, des graphiques et des rapports, la création et des modèles de contrats, des flux de travail d'approbation, etc.
Le plan Professionnel de 65 $ par licence et par mois ajoute une assistance par e-mail et par téléphone standard, une automatisation des règles basée sur la minuterie et un accès au portail d'assistance, bien qu'il y ait toujours une limite pour les utilisateurs.
Le plan Professional Extended (au prix de 95 USD par licence et par mois) vous permet d'obtenir un accès utilisateur illimité pour les demandeurs de contrat et les téléspectateurs, l'accès à des vues personnalisées basées sur les rôles, y compris les portails des employés et des fournisseurs, et des fonctionnalités avancées telles que la prise en charge multilingue et optique.
reconnaissance de caractères (OCR) pour la numérisation de contrats et de fichiers.
Enfin, le plan Entreprise de 135 $ par licence et par mois ajoute des fonctionnalités d'interface de programmation d'application (API) et d'intégration système plus approfondies.
Agiloft propose également des réductions pour les organisations à but non lucratif.
Agiloft offre une garantie de succès inconditionnelle pour tous les plans, qui offre aux clients un remboursement complet de 90 jours sur la licence du logiciel et les services de mise en œuvre.
Le type de licence principal proposé est Utilisateur avancé assigné, qui est défini comme une personne qui travaille régulièrement dans l'interface du personnel du système.
Les licences sont liées à la récence.
Ainsi, si un utilisateur est inactif pendant plus de 30 jours, cette licence peut être attribuée à un autre utilisateur.
Agiloft propose également une licence Floating Power User pour les managers, les approbations de contrats ou d'autres cadres qui se connectent périodiquement sans spécifier de nom d'utilisateur pour la licence.
Les entreprises peuvent acheter une combinaison de licences utilisateur avec pouvoir attribuées et flottantes en fonction de leurs besoins.
La licence par utilisateur a ses avantages et ses inconvénients en fonction de la taille de votre organisation et des besoins des utilisateurs.
Mais le modèle d'Agiloft vous offre plus de flexibilité que le forfait de 500 $ par mois que vous auriez à payer pour ContractWorks (500,00 prix de départ par mois, facturé annuellement chez ContractWorks), par exemple.
Dans l'ensemble, les prix d'Agiloft correspondent très étroitement à ceux de Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord) par utilisateur, bien que les licences flottantes soient un plus.
Interface et fonctionnalités principales
Agiloft personnalise chaque implémentation en fonction des besoins de chaque entreprise, de sorte que ce que vous voyez dans Agiloft est complètement lié à votre rôle d'utilisateur et aux flux de travail de gestion de contrat particuliers adaptés à votre organisation.
Contrairement à une plate-forme telle que Coupa Contract Lifecycle Management (0,00 $ chez Coupa), qui concentre sa gestion des contrats uniquement sur la gestion des dépenses et les scénarios d'approvisionnement, Agiloft est une ardoise vierge que vous pouvez adapter à tout cas d'utilisation professionnel.
L'interface utilisateur (UI) vanille peut sembler quelque peu datée si elle est utilisée sans appliquer de personnalisation.
Mais Agiloft vous permet d'ajuster les couleurs, la marque et la mise en page à votre guise ou pour correspondre au site Web de votre entreprise.
Pour tester la plate-forme mise à jour, je me suis connecté à quatre portails différents personnalisés pour des rôles spécifiques.
Selon que je me connecte en tant qu'administrateur, gestionnaire de contrat, approbateur de contrat ou utilisateur de contrat, j'ai vu une disposition différente des fonctionnalités et des champs disponibles.
Dans tous les tableaux de bord définis par l'utilisateur, la première chose que vous voyez est un tableau de bord personnalisé avec des graphiques et des widgets et un menu de navigation de gauche qui affiche les tableaux disponibles de la plate-forme, les enregistrements et contrats récemment ouverts, et toute tâche que vous ont été assignés.
Il existe également une barre de recherche universelle en haut de l'interface utilisateur qui peut exécuter des requêtes sur chaque contrat, fichier, page et enregistrement de la base de données.
Pour les besoins de cet examen, nous avons testé du point de vue d'un gestionnaire de contrat, d'un approbateur et d'un utilisateur à partir des différentes interfaces utilisateur personnalisées.
En me connectant au portail du gestionnaire de contrats, j'ai immédiatement reçu des graphiques basés sur des widgets des contrats en cours et des expirations et renouvellements de contrats à venir.
J'ai également reçu une liste d'enregistrements pour gérer les contrats actifs.
Une icône de courrier à côté de chaque contrat m'a donné des options pour configurer des notifications ou des actions automatisées sur une action de contrat particulière ou pour attribuer une tâche à un autre utilisateur.
À partir de cette page, je pouvais aussi importer et exporter des contrats, vérifier le contrat que je voulais éditer en masse, etc.
En tant que gestionnaire de contrat, j'avais alors une foule d'options dans le menu de gauche.
J'ai pu consulter les listes de répertoires de toutes les personnes et entreprises associées aux contrats à l'intérieur et à l'extérieur de mon organisation, ainsi que tous les contrats du système avec une icône d'arbre.
Cela me permet de voir un diagramme des relations entre les utilisateurs et les entreprises associés à ce contrat.
Comme pour l'administration des contrats Onit et la révision et l'approbation des contrats (3 000,00 par mois chez Onit), il existe également des flux de travail d'approbation pour suivre les contrats, ainsi que les types de contrats et la possibilité de créer différents modèles.
Agiloft vous permet également de rechercher par clauses spécifiques dans un contrat et de rechercher une bibliothèque spécifique à une clause.
Pour illustrer la différence entre les rôles des utilisateurs, le portail des approbateurs de contrat n'affichait que les tableaux de base des approbations de répertoire et de contrat sans aucune des fonctionnalités plus approfondies; l'utilisateur du contrat ne verrait pas l'option d'approbation.
Pour tester comment Agiloft gère le cycle de vie du contrat, j'ai créé un nouveau contrat, mis en place un workflow d'approbation pour celui-ci et suivi le contrat de sa création à sa signature.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau contrat, Agiloft ouvre une fenêtre détaillée avec un éventail vertigineux d'options.
Chaque nouvel enregistrement reçoit un numéro d'identification par défaut, puis j'ai eu la possibilité de choisir si cet enregistrement était un contrat, un sous-contrat, un accord-cadre ou un avenant à un contrat existant.
Il existe également un type de contrat, qui vous propose tous les types et modèles personnalisés que votre entreprise a créés.
Ces types et modèles incluent un tel contrat de service client, un accord de non-divulgation, un contrat de travail, un fournisseur et un contrat de partenaire.
J'ai choisi un contrat de service client et l'ai attribué à l'équipe client interne (Agiloft vous permet de créer des groupes, des équipes et des services personnalisés).
À partir de là, j'ai configuré mon contrat de test Daxdi pour qu'il se renouvelle automatiquement tous les 12 mois, puis j'ai entré la date de début et de fin du contrat, le montant et les informations sur l'entreprise associées au contrat.
Vous pouvez entrer aussi profondément dans les détails que vous le souhaitez avec l'assistant de contrat.
Cet assistant vous permet d'associer des documents et des actifs joints, de configurer des e-mails et des tâches et, bien sûr, de configurer des flux de travail d'approbation et des signatures avec un historique complet et une piste d'audit associés à l'enregistrement.
Les pièces jointes et les actifs associés peuvent même inclure des certificats d'assurance associés à une entreprise ou à un contrat.
En fonction de vos autorisations utilisateur, une fois que vous avez terminé, un gestionnaire de contrat ou un administrateur peut enregistrer ses modifications dans le contrat ou cliquer sur le bouton Soumettre pour examen pour l'envoyer à l'étape suivante du processus.
Dans l'ensemble, le processus de création de contrat a semblé quelque peu écrasant par rapport aux expériences plus rationalisées de plates-formes telles que Concord et ContractWorks.
Mais c'est uniquement parce qu'Agiloft vous offre des options et des champs plus granulaires que toute autre solution que nous avons testée.
La capacité de personnalisation vous permet de rendre le flux de travail de gestion des contrats aussi simple ou complexe que vous le souhaitez.
Flux de travail, rapports et intégrations avancés
Agiloft brille en ce qui concerne les fonctionnalités avancées de gestion des contrats et l'automatisation des flux de travail.
Depuis le portail d'administration, vous pouvez voir la gamme complète des fonctionnalités contenues dans la plate-forme si vous décidez de la personnaliser à ce degré.
Cela commence par une recherche avancée et des capacités d'édition natives plus dynamiques.
La nouvelle barre de recherche rapide utilise par défaut une recherche de texte, vous pouvez donc taper n'importe quel mot-clé et Agiloft analysera toutes les tables de la base de données avec chaque document et fichier PDF du système à l'aide de l'OCR.
Vous pouvez également configurer le menu déroulant de recherche pour rechercher des champs spécifiques, comme trouver chaque contrat auquel est associé un statut En attente.
Les administrateurs choisissent les champs qui s'affichent dans le menu déroulant de recherche et vous pouvez également enregistrer les recherches pour une requête à répétition rapide.
Si vous avez recherché un enregistrement spécifique et que vous souhaitez apporter des modifications à la volée, les nouvelles fonctionnalités d'édition dans le tableau et d'édition directe de fichier vous permettent d'extraire et de modifier un document dans Microsoft Word.
Vous pouvez ensuite le réenregistrer lorsque vous avez terminé, avec un journal des modifications complet, mais sans avoir besoin d'enregistrer une copie locale du document.
Les rapports sont également détaillés.
Dans l'interface d'administration, chaque onglet du menu de gauche comprend une option Graphiques / Rapports qui vous permet d'extraire des analyses sur n'importe quel aspect du cycle de vie de la gestion de vos contrats.
Dans Tâches, par exemple, vous pouvez voir le temps moyen nécessaire aux employés pour fermer ...
