When I Work attirera les petites et moyennes entreprises (PME) grâce à son bureau flexible, son expérience Web mobile et ses commandes intuitives.
En ce qui concerne les logiciels de planification des horaires des employés et de planification des équipes, il est difficile de battre les prix de When I Work.
Le logiciel est gratuit pour un maximum de 75 employés et comprend la création d'horaires, la gestion de la disponibilité et des congés, l'échange de quart et la gestion du temps et des présences, ainsi que des applications Android et iOS dédiées.
Seules quelques faiblesses dans les rapports et les intégrations directes avec des applications tierces populaires le maintiennent derrière les gagnants de notre choix des éditeurs dans cet espace, adjoint et humanité.
Si vous êtes prêt à braver son API, cependant, When I Work est certainement capable d'intégrer des applications personnalisées, en particulier aux logiciels de gestion des ressources humaines (RH) de back-office ainsi qu'aux applications de point de vente (POS) et de paie.
Il manque peut-être certaines fonctionnalités avancées, telles que les prévisions, mais il possède un ensemble de fonctionnalités de base solides et une interface utilisateur très attrayante qui est non seulement jolie, mais facile à apprendre et polyvalente.
Tarification
Les entreprises de 75 employés ou moins peuvent s'inscrire gratuitement sur le site Web de When I Work, qui leur permet de planifier et de communiquer en équipe simplement pour un seul endroit.
Les grandes entreprises comptant plus de 75 utilisateurs peuvent appeler le fournisseur pour obtenir une solution plus personnalisée.
La planification simple comprend la planification d'équipe, la disponibilité des membres de l'équipe et les communications de l'équipe.
Les entreprises peuvent ajouter une fonctionnalité de présence pour 2 $ par utilisateur.
La plupart des petites et moyennes entreprises (PME) qui opèrent à partir d'un seul emplacement trouveront que ce niveau peut couvrir la plupart de leurs exigences en matière de planification des équipes.
Le niveau Planification de base coûte 1,50 USD par utilisateur et par mois et est idéal pour les équipes disposant de plusieurs sites ou sites d'emploi.
Il comprend tout ce que propose l'offre gratuite, ainsi que des fonctionnalités telles que la planification de 10 jours et plus, la planification de plusieurs équipes et les sites d'emploi à distance.
La participation peut être ajoutée pour 1,30 $.
Une option Scheduling Pro coûte 2,25 $ par utilisateur et par mois et se concentre sur la planification et les communications avancées pour les équipes qui ont besoin de rationaliser le travail d'attribution et de suivi.
Il ajoute également la gestion des tâches d'équipe, la planification automatique et la surveillance de la progression des tâches.
L'ajout de participation pour ce niveau coûte 1,60 USD.
Enfin, il existe une solution d'entreprise plus complète pour les grandes entreprises qui ont besoin d'un accès aux API, d'une gestion de compte, de paramètres de confidentialité globaux et d'une authentification unique (SSO) SAML pour s'intégrer aux systèmes de gestion des identités.
Ce niveau propose également une intégration personnalisée et des fonctionnalités de participation facultatives.
Cependant, il manque certaines fonctionnalités potentiellement importantes, telles que les prévisions, qui sont principalement ce qui le maintient derrière l'adjoint gagnant du Choix des éditeurs.
Cependant, plusieurs fonctionnalités permettant de gagner du temps et une abondance de formation et d'assistance en valent le prix pour certaines organisations.
Jolie et simple
Quiconque a déjà eu à planifier des quarts de travail pour un magasin de détail, un restaurant ou une usine sait que cela peut prendre énormément de temps, il est donc important de faire le travail dans un environnement agréable.
Les plates-formes telles que When I Work visent non seulement à fournir une interface attrayante, mais également à minimiser la planification des quarts de travail, y compris le temps nécessaire à la mise en place.
La plate-forme offre plusieurs façons d'ajouter des employés et une variété d'options pour créer des horaires quotidiens, hebdomadaires et mensuels.
Connectez-vous au niveau de l'administrateur système ou du gestionnaire et vous verrez le tableau de bord principal de la plate-forme, qui affiche une poignée de widgets préconfigurés qui affichent le programme de la journée, les avis de présence et d'autres actions nécessitant une attention particulière.
Vous verrez également la période de paie actuelle et la façon dont les coûts de main-d'œuvre estimés se comparent au nombre total d'heures travaillées.
Les icônes des principales fonctions du service vont de gauche à droite en haut, y compris une icône Bell pour les notifications.
L'intégration de nouveaux employés est un travail rapide commencé à partir de l'icône Outils sur la barre de navigation principale.
Commencez par choisir Employés Ajouter un employé et remplissez un minimum d'informations de contact.
Cliquez ensuite sur le bouton vert Ajouter un employé en bas pour envoyer à la personne une invitation à s'inscrire.
Lorsque l'employé se connecte pour la première fois, il sera invité à remplir toutes les informations manquantes, y compris une photo, le nombre total d'heures qu'il souhaite travailler dans une semaine et s'il souhaite ou non recevoir la planification et d'autres alertes par e-mail ou via l'application mobile de la plateforme.
Les responsables peuvent également ajouter de nouveaux employés en cliquant sur le bouton vert "Inviter des employés" dans la barre de navigation principale, en saisissant l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone d'un nouveau travailleur, puis en cliquant sur "Ajouter" pour lui envoyer une invitation à installer l'application et à remplir son informations.
Les nouveaux comptes peuvent également télécharger des informations pour le personnel existant à partir de feuilles de calcul Microsoft Excel ou extraire les données des employés de Square, un processeur de carte de crédit et un service de point de vente (POS).
Contrôle des employés sur les horaires
Pour rester compétitives, les entreprises de certains secteurs donnent aux employés plus de contrôle sur leurs horaires, et When I Work fait un bon travail pour permettre cela en donnant aux employés les outils pour initier des changements d'horaire.
Dans l'application, les employés sélectionnent Saisir la disponibilité de la configuration de votre disponibilité et utilisent une grille de calendrier pour indiquer quand ils peuvent travailler - en faisant glisser et en déposant une icône verte "Pouce en l'air" sur les jours et heures où ils sont disponibles et une icône rouge "Pouce en bas" à travers les temps, ils ne le sont pas.
Les employés peuvent même indiquer quand ils dorment habituellement la nuit afin que le système coupe les alertes pendant ces heures, ce qui est une touche réfléchie que de nombreuses applications pour smartphones négligent d'inclure.
Les administrateurs système peuvent configurer les paramètres Quand je travaille afin que les employés puissent saisir des quarts ouverts pour lesquels ils sont qualifiés pour travailler, abandonner des quarts de travail ou échanger des quarts avec d'autres employés, le tout avec ou sans l'approbation du responsable.
Permuter les quarts de travail est facile.
Les employés sélectionnent Mon horaire, cliquent sur le quart de travail qu'ils souhaitent permuter, puis choisissez Détails du quart Permuter quart de travail.
L'écran affiche ensuite tous les collègues avec lesquels ils pourraient changer en fonction de leurs qualifications et de leur disponibilité, et permet même à la personne de désélectionner toute personne à qui elle ne souhaite pas offrir l'échange.
Les employés peuvent ensuite ajouter un message et cliquer sur Envoyer.
Les offres d'échange s'affichent sous forme de notifications push sur les téléphones des invités.
Les employés peuvent également diviser leurs équipes, offrant une partie d'un quart de travail prévu à un autre employé.
When I Work a même une fonctionnalité de chat, qui permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel avant d'envoyer des demandes de changement d'équipe.
Avec la popularité des applications axées sur les équipes telles que Slack et Microsoft Teams dans les entreprises de toutes tailles, disposer de fonctionnalités similaires axées sur la planification dans l'application est très pratique pour les employés qui doivent demander rapidement à changer de poste.
Gérer les horaires
La planification commence par l'ajout de nouveaux comptes.
Cela se fait en cliquant sur Paramètres Positions et en saisissant les noms de chaque type d'emploi dans l'entreprise.
Ces travaux peuvent être codés par couleur pour faciliter le suivi visuel sur la grille de planification.
L'étape suivante consiste à utiliser Paramètres Emplacements pour saisir les différents emplacements, qui peuvent être des emplacements physiques distincts ou des zones de travail ou des services différents au sein d'un même établissement.
Un cas d'utilisation idéal pour cela est pour les entreprises qui utilisent différents planificateurs pour différents services.
Une fois les informations sur l'employé, le poste et le lieu définies, l'étape suivante consiste à créer des horaires.
Le module Planificateur de Quand je travaille peut être configuré pour afficher un calendrier quotidien, hebdomadaire et mensuel pour un emplacement spécifique.
Notez que l'option mensuelle dépend du niveau de service choisi acheté.
Tous les employés attachés à un emplacement spécifique apparaissent à gauche tandis que les jours et les heures de la journée sont visibles en haut, cela crée une grille facile à comprendre de cellules ouvertes représentant les heures possibles qu'une personne peut travailler.
Les décalages sont créés en double-cliquant sur une cellule ouverte.
Cela appelle une boîte d'information contextuelle pour cet employé ainsi que les quarts de travail pendant cette période que l'employé est qualifié pour occuper lorsqu'il est disponible.
Si les employés travaillent à plusieurs emplacements, le système reconnaît s'ils sont déjà affectés à un quart de travail à un emplacement différent.
Cliquez avec le bouton gauche sur les équipes affichées et l'équipe est automatiquement chargée dans le calendrier, où elle apparaît sous un écran gris diagonal pour indiquer qu'elle n'a pas été publiée.
Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez également créer un quart de travail personnalisé, ajouter une pause payée ou non, et laisser une note (par exemple, Veuillez nettoyer les toilettes avant la fin de votre quart de travail).
Une fois le calendrier défini, cliquez sur Publier et notifier pour publier le calendrier et choisir qui sera informé.
Si l'horaire contient des quarts de travail ouverts, les employés identifiés comme éligibles et disponibles pour travailler recevront une alerte.
Selon la façon dont vous configurez le système, si plus d'une personne est intéressée, vous pouvez choisir qui obtient le quart en fonction de l'ancienneté ou sur la base du premier arrivé, premier servi.
Une fois que vous avez créé une équipe, vous pouvez l'enregistrer en tant que modèle d'équipe, un bon raccourci pour les entreprises qui remplissent régulièrement les mêmes équipes.
Il existe deux façons d'accéder aux équipes enregistrées.
Une façon consiste à sélectionner Paramètres des modèles de décalage, ce qui affiche tous les décalages enregistrés qui peuvent être ajoutés à la planification.
La deuxième méthode consiste à cliquer sur l'icône Clé dans le coin supérieur droit du module Planificateur, ce qui fait apparaître un menu déroulant dans lequel une option est "Copier la semaine précédente".
Cette option copiera le programme complet de la semaine précédente.
Les utilisateurs peuvent désormais trier les quarts de travail par employé ou par poste, ce qui est particulièrement utile pour les gestionnaires ayant un effectif important dans plusieurs zones géographiques.
De nombreuses entreprises accordent une attention particulière à la correspondance entre les quarts de travail et les ventes.
Pour vous aider, When I Work maintient un total courant d'heures planifiées par jour au bas de la page Planificateur.
Cliquez sur l'onglet Budget en haut de la page et Ventes projetées, coût de la main-d'œuvre et% de la main-d'œuvre (c.-à-d.
Main-d'œuvre en pourcentage des ventes) apparaîtra au bas de la page.
Cependant, ce sont des chiffres qui changent en temps réel à mesure que des personnes sont ajoutées ou supprimées du calendrier.
À l'heure actuelle, les utilisateurs doivent brancher eux-mêmes les chiffres de ventes projetés, contrairement à ce qu'ils doivent faire dans Humanity, concurrent et gagnant du choix des éditeurs, qui extrait ces données d'autres fournisseurs RH avec lesquels il s'intègre.
Assistance et formation en direct
When I Work est une société basée au Minnesota qui propose une assistance par chat et par e-mail de 7 h à 20 h, heure centrale.
Pour ceux qui en ont besoin, l'entreprise téléchargera gratuitement les horaires existants, les modèles d'horaires et les nouveaux employés des nouveaux clients sur sa plateforme.
Les clients peuvent regarder des vidéos d'aide, consulter des articles dans le centre d'aide, s'inscrire à l'un des ...
