Tout comme il existe de nombreux types d'entreprises, des environnements de petite ou de deux personnes pour petits bureaux / bureaux à domicile (SOHO) aux bureaux et groupes de travail multi-utilisateurs au niveau de l'entreprise, de nombreuses imprimantes professionnelles sont conçues pour les servir.
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En termes de qualité de sortie et de fiabilité, les imprimantes d'aujourd'hui (et les logiciels qui les pilotent) sont des périphériques matures et fiables.
Que vous soyez à la recherche d'une simple machine à 50 $ pour imprimer et copier le document occasionnel de votre bureau à domicile, ou d'un bourreau de travail à gros volume de 3000 $ pour produire des milliers de pages chaque mois, vous pouvez moins vous soucier d'acheter un citron (qui c'était parfois une chose, il y a des années) et concentrez-vous davantage sur la recherche d'un appareil de bureau qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.
La mauvaise qualité d'impression, les bourrages papier et autres frustrations de ce genre appartiennent en grande partie au passé.
La technologie fiable d'imprimante et de scanner d'aujourd'hui vous permet de vous concentrer davantage sur le confort des créatures et d'économiser de l'argent: des facteurs tels que le volume de sortie mensuel, la capacité d'alimentation papier, les fonctionnalités d'utilisation et les coûts de fonctionnement.
Essayer de décider dans quelle mesure une imprimante répondra aux besoins de votre entreprise implique d'évaluer chacun de ces attributs, en commençant par certains des plus importants et des plus évidents: avez-vous besoin de la capacité d'imprimer et de copier en couleur? Un modèle à fonction unique fera-t-il l'affaire ou aurez-vous besoin d'une imprimante tout-en-un (AIO) capable de faire des copies et de numériser des documents et des photos? Ce sont les questions clés, alors prenons-les dans l'ordre.
Dois-je obtenir une imprimante monochrome ou une imprimante couleur?
Le plus souvent, les pages couleur sont plus attrayantes et ont plus d'impact que leurs homologues en noir et blanc.
Et la couleur, lorsqu'elle est utilisée correctement, permet de mettre en valeur et de transmettre plus clairement le contenu de vos documents commerciaux.
D'un autre côté, certains types de documents ne bénéficient pas de la couleur et son utilisation dans ces scénarios n'est guère plus que des dépenses inutiles.
Par exemple, de nombreux scénarios au comptoir (comme, par exemple, les reçus du magasin de pneus ou les récapitulatifs de visite et les instructions aux patients du cabinet d'un médecin) ne nécessitent pas de couleur.
Le contenu textuel étant dominant, ces applications nécessitent plutôt un texte noir net et facile à lire - et comme le client ou le patient attend souvent, il en a généralement besoin rapidement.
Les documents monochromes sont également généralement plus efficaces (ou du moins moins coûteux) pour diffuser des informations en interne dans les mémos et les rapports.
Lorsqu'elle est utilisée correctement, cependant, la couleur a un impact, non seulement en véhiculant votre message plus clairement et de manière plus dynamique, mais en aidant à faire de votre mieux lorsque vous essayez d'impressionner des clients potentiels.
Et, bien sûr, c'est tout sauf essentiel lors de la production de vos propres brochures, dépliants et autres supports marketing en interne.
L'inconvénient de l'utilisation de la couleur est que, selon votre contenu et votre imprimante, chaque page couleur peut facilement vous coûter trois à cinq fois plus qu'une page monochrome, voire plus.
Comme vous le verrez à venir, cependant, au cours des dernières années, la plupart des fabricants d'imprimantes ont introduit des machines qui impriment tous les types de documents, à la fois monochromes et couleur, à des coûts de fonctionnement bien inférieurs.
Dois-je acheter une imprimante à fonction unique ou un tout-en-un?
Tout aussi important que de choisir une machine monochrome ou couleur est de savoir s'il faut acheter un périphérique à fonction unique, à impression uniquement ou un tout-en-un (AIO).
Également appelée périphérique multifonction ou MFP, une imprimante AIO peut également copier, numériser et (dans certains cas) télécopier des documents.
La plupart des AIO associent l'imprimante à un scanner à plat qui facilite la fonctionnalité d'imagerie supplémentaire.
Il existe de nombreux environnements, tels que les scénarios front-counter que j'ai mentionnés plus tôt, dans lesquels la capacité de copier et de numériser n'est pas seulement ne pas nécessaire mais contre-productif.
Vous ne voudriez pas, par exemple, que votre imprimante de réception occupée soit mise hors service - pendant que vos clients attendent - pendant que vos employés font des copies.
Parfois, tout ce dont vous avez besoin est une imprimante qui imprime, et payer un supplément pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin n'a pas de sens.
Cela dit, cependant, la plupart des bureaux et des groupes de travail nécessitent au moins une partie de la copie et de la numérisation de documents et optent donc pour les AIO.
La première caractéristique distinctive d'un tout-en-un est de savoir s'il associe son scanner à plat à un chargeur automatique de documents (ADF) pour gérer des documents de plusieurs pages sans intervention de l'utilisateur.
Lors de la copie ou de la numérisation de documents de plusieurs pages, les AIO les plus simples et les moins chers, dépourvus d'ADF, vous obligent à placer les pages une à une sur la vitre du scanner ou sur le cylindre.
Inversement, avec un chargeur automatique de documents, vous placez simplement une pile de pages dans le chargeur et laissez-les déchirer - clairement une grande commodité si vous numérisez ou copiez souvent plusieurs pages à la fois.
Les ADF eux-mêmes sont également disponibles en deux versions différentes pour la gestion de documents multipages recto verso: recto verso manuel et recto verso automatique.
Avec le premier, lorsque l'appareil a fini de numériser les premiers côtés de la pile de pages, vous devez retourner la pile manuellement et la replacer dans l'ADF pour numériser les autres côtés.
Le duplexage automatique le fait pour vous.
Les nuances de l'ADF sont de plus en plus importantes, plus l'imprimante professionnelle est avancée et chère.
Vous verrez également deux types d'ADF à duplexage automatique: le duplexage inversé et le duplexage en un seul passage.
La distinction ici est simple.
Les ADF en un seul passage sont dotés de deux capteurs de numérisation, un pour chaque côté de la page, qui permettent à l'appareil de numériser simultanément les deux côtés de documents de plusieurs pages recto verso.
(C'est par opposition à la numérisation d'un côté, à l'inversion ou au retrait de la page, puis à la numérisation de l'autre.) Bien que le recto verso en un seul passage soit plus rapide et présente moins de points de défaillance potentiels, ce qui en fait une technologie plus souhaitable, mon expérience en teste de nombreux Les ADF indiquent que les deux méthodes fonctionnent bien et font le travail.
Dois-je obtenir une imprimante à jet d'encre ou une imprimante laser?
La sagesse traditionnelle est que les imprimantes laser sont plus rapides, plus fiables, moins coûteuses à utiliser et ont un meilleur rendement que leurs homologues à jet d'encre.
Mais la vérité est que ces arguments ne sont plus entièrement valables et ne le sont plus depuis quelques années.
En fait, en fonction de ce que vous imprimez et de la quantité que vous imprimez, les machines à jet d'encre sont souvent supérieures.
Regardons brièvement chaque affirmation.
Certes, la technologie laser - qui applique le toner sur une page entière d'un seul coup - est intrinsèquement plus rapide que la façon dont la plupart des imprimantes à jet d'encre appliquent l'encre sur le papier, avec une tête d'impression relativement petite qui se déplace d'avant en arrière, s'étalant ligne après ligne.
Les jets d'encre à volume moyen à élevé atteignent généralement environ 25 pages par minute (ppm), tandis que les machines laser comparables sont souvent de 10 ppm à 15 ppm plus rapides.
Les imprimantes laser haut de gamme à haut volume atteignent des vitesses d'impression de 50 ppm ou plus (tout comme les imprimantes à jet d'encre laser PageWide de HP, dont les matrices de têtes d'impression fixes ne se déplacent pas dans les deux sens sur la page).
Mais 25 ppm est suffisamment rapide pour la plupart des environnements professionnels.
Outre la vitesse brute, les imprimantes laser sont-elles plus fiables? Il y a des années, certaines imprimantes à jet d'encre avaient tendance à être plus sujettes aux bourrages papier, aux buses obstruées et à un rendement inférieur.
Mais ces jours sont finis.
Quant à savoir si les imprimantes à jet d'encre sont plus chères à utiliser que les lasers, bien qu'il y ait des exceptions, cela n'a pas été le cas depuis un certain temps maintenant.
En effet, les jets d'encre dits à encre en vrac ou à consommables en vrac, dont la plupart utilisent de grandes bouteilles ou sacs de recharge au lieu de petites cartouches d'encre, peuvent être beaucoup moins coûteux à utiliser que leurs rivaux laser.
J'en parlerai plus en détail dans un instant.
En outre, il est important de noter que les imprimantes à jet d'encre ont tendance à utiliser significativement moins d'électricité que les lasers comparables.
Dans les environnements d'impression occupés, où l'imprimante reste active, produisant page après page toute la journée, c'est un consommable supplémentaire, bien que difficile à quantifier, sur lequel vous pourriez économiser de l'argent avec un jet d'encre.
Enfin, il y a la plus grande idée fausse de toutes, selon laquelle les imprimantes laser produisent généralement un meilleur rendu que leurs concurrentes à jet d'encre.
Encore une fois, il y a toujours des exceptions, mais cela n'a pas été simple depuis un bon moment.
Là où les imprimantes laser ont toujours excellé, et dans une certaine mesure encore, c'est dans l'impression de texte ou la composition.
Les imprimantes à jet d'encre, en revanche, impriment généralement des graphiques de qualité supérieure, en particulier des photographies.
Cela ne veut pas dire que les imprimantes laser n'impriment pas bien.
C'est juste que dans de nombreux scénarios, en raison des années et des fortunes investies dans la recherche et le développement par les fabricants de jet d'encre, les imprimantes à jet d'encre ont fait de grands progrès.
En outre, la plupart des machines à jet d'encre peuvent imprimer des pages de document et des photos sans bordure, une technique de finition connue dans l'industrie de la conception de documents sous le nom de fond perdu.
Les imprimantes laser, en revanche, doivent laisser environ un quart de pouce de marge tout autour du bord du papier.
Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les fonds perdus donnent à vos photos et autres supports marketing un aspect plus professionnel.
Un aspect dans lequel la sortie de toner des imprimantes laser prévaut sur la sortie à jet d'encre est la solidité ou la durabilité de l'impression.
Une impression laser dure généralement plus longtemps sans se fissurer ni se décolorer, et n'est pas sujette à des bavures ou des stries si elle est exposée à l'humidité.
C'est un avantage dans les environnements où la longévité des dossiers papier, tels que la documentation médicale, est importante.
Dois-je envisager une imprimante à encre en vrac?
Jusqu'à récemment, le coût par page des consommables (encre ou toner) était principalement basé sur le volume d'impression attendu et le prix de l'imprimante.
Les machines bas de gamme avec des volumes relativement faibles coûtent plus cher à utiliser que les machines plus chères et plus volumineuses.
De nos jours, alors que vous pouvez toujours trouver de nombreuses imprimantes qui suivent ce modèle, plusieurs grands fabricants d'imprimantes proposent des alternatives - ce que nous appelons "en vrac-imprimantes à encre ".
Ces technologies (INKvestment Tank de Brother, MegaTank de Canon, EcoTank d'Epson et HP Smart Tank Plus et Instant Ink) génèrent des coûts de fonctionnement qui ne représentent qu'une fraction du modèle de consommables de remplacement traditionnel.
(HP a également récemment lancé sa marque Neverstop d'imprimantes laser monochromes qui, au lieu de fournir du toner de remplacement dans des cartouches coûteuses, le stocke dans des réservoirs à l'intérieur de l'imprimante que vous remplissez à partir de conteneurs bon marché - 16 USD par recharge ou 0,6 cent par page.)
Parmi les marques d'encre en vrac répertoriées dans le paragraphe précédent, EcoTank, MegaTank et Smart Tank Plus sont toutes des technologies sans cartouche.
Au lieu de cartouches coûteuses qui contiennent souvent leurs propres têtes d'impression et composants électroniques coûteux, ces machines stockent également leurs consommables dans des réservoirs internes que vous remplissez à partir de bouteilles bon marché.
Les trois technologies offrent des coûts de fonctionnement similaires d'environ 0,3 cent par page monochrome et 0,9 cent par page couleur, à l'exception de la récente marque EcoTank Pro d'Epson, axée sur les petites entreprises, qui propose des pages en noir et en couleur pour environ 2 cents chacune.
EcoTank Pro marque un changement par rapport au modèle précédent d'encre en vrac, qui consistait à facturer une prime (jusqu'à trois à cinq fois le coût d'un modèle de cartouche comparable) pour une imprimante de classe grand public plutôt que professionnelle avec un ensemble de fonctionnalités sans intérêt.
et des cotes de volume et de capacité médiocres.
Bien qu'elles coûtent toujours trois ou quatre fois plus cher que les imprimantes à encre sans encre en vrac comparables, EcoTank Pro ...
