Qu'est-ce que la visioconférence?
Pour de nombreux travailleurs axés sur l'information, en particulier ceux des grandes régions métropolitaines des États-Unis, le travail à domicile deviendra probablement une tendance à long terme jusqu'en 2021 et au-delà.
La vidéoconférence a été l'un des principaux contributeurs au succès de cette stratégie.
Bien plus qu'un simple outil de réunion et de marketing occasionnel, la vidéoconférence est devenue quelque chose qui est devenu aussi omniprésent que le téléphone pour les personnes travaillant à domicile.
Pour que cela fonctionne, vous examinerez des composants matériels différents de ceux que vous avez déployés dans vos salles de conférence pour faire fonctionner le télétravail vidéo à grande échelle, mais les fournisseurs de services principaux resteront similaires.
De plus, les services de visioconférence offrent généralement plus que de simples interactions en face à face.
Les meilleurs services de visioconférence de leur catégorie permettent aux utilisateurs de partager leurs écrans, d'accéder à distance à leurs bureaux, de discuter par texte, d'échanger des fichiers, de communiquer via des tableaux blancs numériques et même de diffuser des conférences à de grands groupes de téléspectateurs passifs.
Certains font partie de forfaits Voice-over-IP (VoIP) destinés aux entreprises, qui permettent de changer de manière dynamique les appels vocaux en appels vidéo et réunions partagées en appuyant simplement sur un bouton sans établir de nouvelles connexions.
Tous ces éléments sont des outils de communication fantastiques pour les scénarios de travail à domicile, en particulier lorsqu'ils sont vus à long terme.
Mais la visioconférence a également des fonctions autres que de garder les employés répartis connectés.
D'une part, c'est un moyen efficace d'assumer des tâches telles que répondre en direct aux questions d'assistance des clients, interagir avec les clients dans le cadre de webinaires en temps réel ou d'autres événements marketing, et même de contacter des partenaires.
Ces capacités ont pris un peu de recul depuis le début de la pandémie de coronavirus, qui a provoqué un pic de croissance de la vidéoconférence en grande partie dans ses marques axées sur le consommateur, comme le montre la récente enquête présentée ci-dessous par la société d'études de marché Statista.
Croissance des systèmes de visioconférence populaires pendant COVID 19, 2020
Pourtant, pour les informaticiens en particulier, le télétravail est en plein essor.
Même avant la pandémie, selon un rapport de FlexJobs, 3,9 millions d'employés américains travaillent à domicile au moins la moitié du temps.
Il s'agit d'une augmentation de 115 pour cent par rapport à 2005.
Cela signifie que dans certains cas, la vidéoconférence représente la seule interaction visible que les employés auront avec leurs employeurs.
Surtout pour ceux qui occupent des postes influents, pouvoir être vu peut souvent faire la différence entre être compris ou non.
Réduction des coûts grâce à la visioconférence
En dehors de la pandémie, les entreprises s'éloignent de plus en plus et le font depuis un certain temps.
Autrement dit, de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) se répartissent sur de nombreux sites géographiques, ce qui pose des défis complexes en matière de communication, même pour les employés qui travaillent en interne.
Ajoutez des clients et des partenaires au mélange, et il est difficile de penser à parler à tous ces gens sans de longs déplacements, ce qui entraîne des coûts restrictifs.
C'est là que la visioconférence peut améliorer considérablement les résultats de votre entreprise.
Au lieu de passer la moitié de votre vie dans les lignes d'aéroport, donnez vie à vos réunions en utilisant un service de visioconférence.
De cette façon, le présentateur n'est pas seulement une voix au téléphone, mais une présence à l'écran qui est capable de voir et d'interagir avec d'autres participants, de partager des présentations, et plus encore.
Pour les réunions collaboratives, l'hôte peut esquisser des idées sur un tableau blanc en ligne et inviter les participants à se joindre.
Certains services de visioconférence permettent aux présentateurs de passer le contrôle à un autre participant qui peut poursuivre la réunion sans interruption.
D'autres laissent les hôtes refuser l'accès aux retardataires pour éviter davantage les perturbations.
Le service de visioconférence de notre choix des rédacteurs pour la visioconférence générale est Cisco WebEx Meetings, et notre service de vidéoconférence de choix des rédacteurs pour les webinaires et les présentations est ClickMeeting, deux produits robustes qui rendent les visioconférences (presque) amusantes pour votre personnel.
Comme pour tous les services logiciels, les prix et les packages sont une considération importante en matière de visioconférence.
Les prix indiqués et les descriptions de produits dans ce tour d'horizon des avis correspondent généralement au niveau de service le plus bas par utilisateur et par mois.
(Pour plus d'informations sur les prix, cliquez sur les avis individuels.) Tous les services de visioconférence testés sauf un offrent des essais gratuits (la plupart durent 30 jours) et beaucoup ne nécessitent pas de carte de crédit enregistrée.
Cela signifie que vous n'avez pas à vous soucier d'être facturé automatiquement à la fin de l'essai.
Par exemple, join.me propose un plan gratuit avec des fonctionnalités limitées, ce qui convient aux petites entreprises, voire à un seul employé.
De nombreux services sont évolutifs en fonction du nombre d'hôtes et de participants dont vous avez besoin.
Je recommande d'essayer quelques-uns de nos meilleurs services de visioconférence avant de vous engager dans un service en particulier; essayez certaines des fonctionnalités pour déterminer ce dont vous avez vraiment besoin et ce qui est excessif.
Une autre considération majeure est de savoir si le prix du service est adapté ou non en fonction de l'hôte ou du participant.
Ceux qui sont facturés par hôte ont tendance à faire mieux pour les environnements de type webinaire, tandis que ceux qui sont facturés par participant ont tendance à être plus abordables pour les engagements de style collaboratif où n'importe qui pourrait être un hôte.
Microsoft Teams, par exemple, est un coût irrécupérable si vous utilisez déjà Microsoft Office 365, c'est donc une option très intéressante.
Cependant, si vous organisez régulièrement des webinaires, ClickMeeting, qui est facturé par hôte, est une excellente voie à emprunter.
Facilité d'utilisation et collaboration
Une fois que vous avez trouvé des forfaits dans votre gamme de prix, le facteur le plus important est la facilité d'utilisation.
De toute évidence, si l'interface utilisateur (UI) est difficile à naviguer et à utiliser pour vous et vos collègues, cela entraînera des retards dans les heures de début des réunions, ce qui frustrera tout le monde.
Pour chaque examen, nous discutons de la facilité de s'inscrire, de créer une réunion, d'inviter des participants et de configurer des commandes audio et vidéo.
Nous examinons également l'expérience utilisateur (UX) du point de vue des invités à la réunion, ce qui peut faire ou défaire une réunion.
Nous testons les principales fonctionnalités de chaque service, mais c'est à vous de décider si vous avez besoin ou non de numéros d'appel, de la prise en charge VoIP ou des deux options pour votre audio, et si vous avez besoin ou non d'appels vidéo en plus du partage d'écran.
Certains services offrent à la fois la téléconférence avec numéros d'appel (locaux ou sans frais) et les appels VoIP, tandis que certains offrent uniquement l'un ou l'autre.
Quelques-uns offrent des numéros d'appel internationaux.
Tous les produits examinés proposent des appels vidéo via webcam.
Dans toutes ces revues, nous avons organisé et rejoint des réunions pour tester l'expérience des utilisateurs enregistrés et non enregistrés.
Nous nous sommes assurés de préciser à quel point il est facile de rejoindre une réunion, y compris si un participant doit ou non télécharger un logiciel avant de rejoindre une réunion en ligne (ce qui pourrait entraîner un retard).
Dans ce cas, il est important de communiquer avec les employés sur la compatibilité matérielle et le navigateur préféré.
D'autres services exigent simplement que les participants entrent un code pour accéder à la réunion.
Nos critiques couvrent également les fonctionnalités d'administration de l'hôte.
Les meilleurs services vous permettent de configurer différents types de réunions, comme une réunion de type conférence dans laquelle tous les participants sont coupés, ou un mode discussion ou questions-réponses dans lequel les présentateurs peuvent désactiver et réactiver les participants au besoin ou laisser tous les participants parler.
Si vous avez déjà été distrait par le bruit de quelqu'un qui tape ou d'un chien qui aboie en arrière-plan, vous apprécierez ces commandes.
D'autres options incluent l'activation et la désactivation des webcams, le verrouillage des retardataires hors d'une réunion, la création d'une salle d'attente lors de la préparation de la réunion et l'autorisation de sessions en petits groupes.
Pour les présentations, le partage d'écran est important, tout comme les options granulaires telles que la possibilité de partager une seule application (Microsoft PowerPoint, par exemple), un document ou une image ou de partager l'intégralité de votre bureau.
La plupart des services de visioconférence de ce tour d'horizon proposent également un outil de tableau blanc que vous pouvez utiliser pour esquisser des idées ou prendre des notes pendant la réunion pour que tout le monde puisse les voir.
Vous devez également tenir compte de ce que les participants sont capables de faire, comme partager leur écran, activer leur webcam, dessiner sur un tableau blanc partagé et même prendre en charge la présentation.
Pensez à la collaboration réelle que vous souhaitez dans vos réunions.
Les autres fonctionnalités que nous avons examinées incluent le nombre de participants autorisés à un appel et le nombre de flux vidéo autorisés simultanément.
Quelques généreux offrent des participations illimitées tandis que d'autres n'offrent que quatre participants à la fois.
Considérez à quel point cela est important pour votre entreprise.
La plupart des services vous permettent d'enregistrer des réunions, et quelques-uns vous permettent de modifier l'enregistrement directement dans le logiciel.
Ces réunions enregistrées peuvent ensuite être utilisées pour vos archives ou en tant que webinaires pour quiconque a manqué la réunion ou pour les nouveaux employés.
Dépannage et assistance
Malheureusement, travailler avec n'importe quelle application dépendante du flux, en particulier la visioconférence, devient plus compliqué à mesure que le réseau est grand et que plus d'applications sont en concurrence pour la bande passante du réseau.
Cela signifie que si vous exécutez tout ou partie de votre solution sur un réseau plus grand, comme le font la plupart des entreprises, préparez-vous à effectuer quelques ajustements.
Bien que la configuration de base soit suffisante pour lancer une session, assurez-vous de travailler avec votre personnel informatique pour tester ce qui se passe lorsque plusieurs flux sont ouverts.
Vous recherchez des artefacts ou une mise en mémoire tampon excessive qui perturbe le flux, ce qui peut se produire si la vidéo met l'accent sur les limites de bande passante de votre réseau ou de votre connexion Internet.
De plus, si vous avez des utilisateurs distants qui se connectent à Internet à l'aide d'un réseau privé virtuel (VPN), sachez que ces services causent souvent également des problèmes de bande passante qui peuvent affecter les performances de streaming vidéo.
Pour vous aider, vous devrez étudier différentes offres VPN pour ces connexions à distance et éventuellement travailler avec votre professionnel de l'informatique pour mettre en œuvre une qualité de service (QoS) sur votre réseau qui protégera la bande passante utilisée par les vidéoconférences pendant qu'elles se déroulent.
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Si vous utilisez déjà un système VoIP basé sur un PBX dans le cloud pour vos appels téléphoniques, votre personnel informatique aura déjà une bonne idée de la façon de protéger le trafic de cette manière, car les exigences sont très similaires.
Pour les moments où quelque chose ne va pas, vous avez besoin de ressources d'assistance solides.
Les meilleurs services de visioconférence offrent une assistance par téléphone, e-mail et chat en plus d'une documentation en ligne complète.
Les communautés d'utilisateurs actifs sont également une bonne ressource à avoir à votre disposition.
Enfin, vous voudrez vérifier la compatibilité avec les navigateurs et la configuration système requise.
Tous les services qui ont été testés fonctionnent sur des PC, tandis que certains fonctionnent sur des Mac et quelques-uns sous Linux.
La plupart sont largement compatibles avec les navigateurs Web, mais vous devrez passer à l'une des versions les plus récentes.
Encore plus que quelques-uns d'entre eux nécessitent des plug-ins ou des applications téléchargeables pour obtenir le niveau de valeur maximal.
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