La plupart des acteurs que nous avons examinés dans le cadre de cet examen récapitulatif du suivi des dépenses visent les petites et moyennes entreprises (PME).
Cependant, Expensify, qui commence à 5 $ par utilisateur actif et par mois, se différencie en répondant aux besoins des grandes entreprises avec des exigences plus complexes en matière non seulement de flux de travail, mais également d'intégration tierce.
La société propose une intégration technologique, une reconnaissance optique de caractères (OCR) fiable et un système de flux de travail pour aider un utilisateur à planifier sans trop de problèmes.
Le logiciel offre une option encore meilleure: Expensify automatisera le processus de suivi des dépenses dans la mesure du possible.
Vous seriez surpris qu'Expensify soit réellement agréable à utiliser.
Et c'est pourquoi Expensify remporte notre prix Editors 'Choice pour les moyennes et grandes entreprises aux côtés de Certify et Rydoo.
Tarifs et plans
Il est facile de botter les pneus d'Expensify.
Il existe un essai gratuit de sept jours qui peut être prolongé jusqu'à 28 jours en ajoutant des employés ou en utilisant d'autres fonctionnalités.
Vous pouvez également avoir un compte gratuit qui vous permet d'accéder à cinq SmartScans (reçus OCR) par mois.
Expensify propose deux niveaux de tarification pour les particuliers et les entreprises, via un abonnement annuel ou une facturation flexible via le paiement à l'utilisation.
La version de groupe offre une approbation illimitée des dépenses de base SmartScans, la possibilité de rembourser les employés en ligne et la synchronisation des données avec les programmes de comptabilité Xero et Intuit QuickBooks.
La version de contrôle d'entreprise d'Expensify ajoute une application avancée des politiques, la réconciliation des cartes d'entreprise, l'exportation de données personnalisées et un flux de travail d'approbation personnalisable en plusieurs étapes.
La version Control vous donne également accès à plus d'avantages pour les partenaires, tels que la synchronisation avec Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics et d'autres services back-end destinés aux grandes organisations ayant des besoins de comptabilité et de reporting plus sophistiqués.
Si vous optez pour la tarification annuelle, vous vous engagez à un abonnement qui permet une activité jusqu'à votre nombre défini d'utilisateurs actifs.
Pour la version de groupe à bas prix appelée Collect, c'est 5 $ par utilisateur actif et par mois; la version d'entreprise haut de gamme appelée Control coûte 9 $ par utilisateur actif et par mois.
La facturation flexible signifie une facturation mensuelle sans engagement annuel - vous êtes facturé en fonction du nombre d'utilisateurs actifs dans vos politiques.
Pour cela, le prix du groupe Collect est de 10 $ par utilisateur actif et par mois, et la version Control haut de gamme est de 18 $ par mois.
Enfin, il existe une version Entreprise qui ajoute une logique métier personnalisée, une intégration complète de la planification des ressources d'entreprise (ERP), une synchronisation avec des applications tierces telles qu'Oracle et SAP, et un coach de réussite dédié.
Récupérez les données de gestion des dépenses de n'importe où
Expensify fait de son mieux pour simplifier au maximum la connexion et la création d'un compte.
Lorsque vous vous inscrivez à l'essai gratuit, par exemple, un bot de conciergerie vous guide à travers les étapes de configuration.
Pour la plupart, si vous avez un bout de papier avec un numéro dessus, Expensify a un moyen d'absorber ces données.
Expensify vous permet d'ajouter des dépenses à l'aide de son application mobile (disponible pour Android et iOS), qui utilise l'OCR SmartScan.
Vous pouvez également opter pour des téléchargements de sites Web, des reçus envoyés à une adresse e-mail dédiée et des comptes de carte de crédit spécifiques (personnels et d'entreprise).
Vous pouvez également capturer des images de reçus à partir d'un navigateur Web à l'aide d'une extension Google Chrome, ou les importer à l'aide de Dropbox ou d'Evernote.
Le site Web dispose d'un écran sur lequel vous pouvez saisir plusieurs dépenses à la fois, remplir un formulaire de type feuille de calcul, puis télécharger ou joindre les reçus correspondants.
Le premier choix pour la capture de données est une application mobile.
Vous prenez une photo du reçu au point de vente, l'assignez à un rapport, puis laissez le logiciel faire le gros du travail.
Expensify fait du bon travail dans ce domaine (mais pas aussi simple que le pointer-et-tirer de Receipt Bank).
La précision est cependant plus importante qu'une interface utilisateur (UI) amusante.
La capacité d'Expensify à interpréter le texte d'un reçu numérisé est exemplaire.
Il a correctement identifié un total griffonné et le nom du fournisseur sans avertissement (la capture d'écran ci-dessous le montre dans son état "brut" sans faire de suppositions sur les catégories).
L'utilisateur ou l'approbateur peut diviser les dépenses, comme séparer un séjour à l'hôtel de certains frais de repas; et il le fait en utilisant un processus suffisamment simple et intuitif pour que la capacité de répartition des dépenses dans ExpensePoint semble gênante.
En plus des catégories comptables (par exemple, hôtel ou repas), vous pouvez étiqueter les dépenses avec tout texte que vous jugez significatif (comme un nom de projet ou "interviewer un candidat à un poste").
Le tableau de bord Web de l'utilisateur fournit des rapports modestes sur le montant que vous avez dépensé par catégorie, balises et périodes.
Tout ne repose pas non plus sur la capture d'une photo d'un reçu.
Les frais de kilométrage peuvent être suivis par des lectures de distance ou d'odomètre saisies, ou en utilisant le GPS.
Dites à l'application que vous pouvez suivre votre voyage au début de votre voyage et Expensify calcule la distance que vous avez parcourue.
Alors que d'autres applications déterminent la distance parcourue à l'aide de Google Maps, parfois vous ne passez pas du point A au point B (sans parler de la panne d'autoroute que vous deviez éviter).
L'interface utilisateur Web est aussi claire et facile à comprendre que l'application mobile.
Il a été récemment mis à jour et propose désormais quatre choix: Boîte de réception, Dépenses, Rapports et Paramètres sur le côté gauche de l'écran.
Chaque dépense est affectée à un rapport et peut ensuite être soumise pour approbation à partir de l'écran Rapports.
Expensify permet au gestionnaire de décider à quelle fréquence les reçus des employés doivent être groupés afin que le gestionnaire ne soit pas constamment dérangé par les reçus entrants.
Expensify prend également en charge certaines tâches de comptabilité pour les petites entreprises.
Par exemple, vous pouvez facturer les clients pour une heure de trajet.
Avec sa fonction de facturation (en s'appuyant sur Stripe), vous pouvez créer et envoyer des factures à n'importe qui, même s'il n'a pas de compte Expensify.
Vous pouvez démarrer une facture à partir de zéro ou utiliser une note de frais existante, et si les outils inclus avec Expensify ne suffisent pas, le logiciel facilite l'intégration avec la plupart des systèmes de facturation et de facturation tiers.
Le logiciel démontre une bonne réflexion sur les frais de déplacement, en s'intégrant à d'autres applications pour rendre cela facile.
Par exemple, lorsque vous effectuez des réservations de voyage à l'aide de NexTravel, Egencia, Locomote ou de l'un des nombreux autres services, les informations de reçu et de voyage sont automatiquement renseignées dans Expensify.
Tout ce que vous avez à faire est de renseigner quelques détails.
Et même dans ce cas, une grande partie du travail peut être effectuée pour vous en tant que fonction de catégorisation automatique qui détecte automatiquement le type de marchand de carte de crédit, associant les frais de compagnie aérienne à une catégorie de frais de transport.
C'est également une victoire sur l'intégration dans d'autres domaines, tels que les services de voiture et de stationnement, les services de livraison de nourriture, les entreprises de restauration et les systèmes de systèmes de point de vente (POS).
Malgré la quantité de fonctionnalités, ce n'est jamais écrasant et ses vidéos pratiques utiles vous guident à travers chaque option.
Automatisez autant que vous le souhaitez
L'automatisation est une caractéristique clé du suivi des dépenses.
Les services de tenue de livres tels que les stratégies de support utilisent les fonctionnalités automatisées de rapport de dépenses d'Expensify.
Comme pour les autres applications, l'administrateur configure les politiques de l'entreprise et désigne certains utilisateurs comme approbateurs.
Parmi les nombreux paramètres personnalisables figurent les taux de kilométrage standard, les taux horaires par défaut, les frais quotidiens, les limitations de catégorie (par exemple, 2 000 $ maximum pour les frais d'hôtel) et la devise.
Expensify organise les reçus en rapports, nominalement.
Les employés ne se soucient pas de l'idée d'un rapport.
Ils veulent simplement remettre des reçus et récupérer leur argent.
Ainsi, Expensify peut éventuellement créer des rapports automatiquement chaque jour, semaine ou mois, lorsque Conférence à Las Vegas n'a pas de sens.
Lorsque l'employé envoie un reçu à l'adresse e-mail ou via l'application mobile, il est automatiquement ajouté au rapport ouvert.
Avec son option de récolte automatique activée, Expensify vérifie les rapports ouverts tous les soirs (ou selon un calendrier que vous pouvez définir) et approuve ceux qui correspondent aux politiques de l'entreprise (en retenant ceux qui ont des violations, qu'il déplace vers le rapport suivant afin d'être adressé).
Les approbateurs n'ont pas besoin de visiter le site Web pour examiner le rapport d'un employé; ils peuvent approuver directement à partir de leur boîte de réception, y compris en rejetant une seule dépense.
Les violations de la politique sont clairement identifiées et identifiées, de sorte que la comptabilité peut décider de réprimander l'employé pour avoir remis un reçu avec plus de 90 jours de retard ou de décréter qu'il est responsable de cela.
Mais la plupart des dépenses sont dans la politique et insignifiantes.
Expensify vous permet d'activer une fonction d'approbation automatique, qui approuve et rembourse automatiquement tout rapport sans violation de la politique.
Cela permet aux comptables et aux administrateurs de prêter attention aux dépenses douteuses au lieu de passer leur temps à regarder des reçus de stationnement de 5 $.
De plus, une fonction de synchronisation automatique permet aux administrateurs de se synchroniser directement avec l'outil de comptabilité de l'entreprise.
Nous aimons vraiment la profondeur des fonctionnalités d'Expensify, mais parfois sa simplicité empêche d'utiliser le logiciel en toute confiance, par exemple pour comprendre ce que signifie un rapport "fermé" plutôt que "traité".
La plupart de ceci est une courbe d'apprentissage qui ne durera pas longtemps, mais cela génère quelques "Hein?" des moments.
Quoi qu'il en soit, l'outil est suffisamment riche pour mériter la plus haute distinction de Daxdi en tant que gagnant du Choix des éditeurs.
La ligne de fond
La plupart de nos concurrents en matière de suivi des dépenses ciblent les petites entreprises, mais Expensify va dans le sens inverse en ciblant les grandes entreprises ayant des besoins d'intégration logicielle complexes.
Il fait assez bien ici pour mériter la désignation de notre choix des rédacteurs également.
