Tout logiciel qui prétend jouer dans le espace de rapport de dépenses doit desservir deux communautés d'utilisateurs: les administrateurs et les comptables qui gèrent l'argent de l'entreprise et les employés qui souhaitent être payés pour l'argent qu'ils ont mis en place au nom de l'entreprise.
Idéalement, les deux types d'utilisateurs sont satisfaits mais, en cas de conflit entre les besoins, les administrateurs gagnent généralement.
Après tout, ce sont eux qui choisissent le logiciel.
C'est une longue façon de dire qu'ExpensePoint (qui commence à 7,50 $ par mois) peut faire trembler les compteurs de haricots comme un chiot heureux se faisant frotter le ventre.
Cependant, du point de vue de l'utilisateur, c'est-à-dire ces malheureux guerriers de la route qui tentent de rassembler leurs divers reçus de dîner et de les soumettre à un processus OCR, ExpensePoint n'est pas l'application la plus conviviale que nous ayons vue dans ce tour d'horizon.
Cela le maintient derrière les gagnants du Choix des éditeurs, Certify et Rydoo.
Tarification raisonnable
ExpensePoint vous en donne beaucoup pour votre argent.
Il coûte 7,50 $ par utilisateur et par mois, sans niveaux d'abonnement complexes requis pour les fonctionnalités supplémentaires.
Tous les abonnements vous permettent de capturer les reçus et autres dépenses en utilisant l'application mobile, l'importation de cartes de crédit et les images numérisées, ainsi qu'en utilisant un flux de travail d'approbation complet (utilisateur, approbateur et administrateur).
Il est facile de l'expérimenter en utilisant l'essai gratuit de 15 jours; cela vous guide à travers les fonctionnalités de base avec des didacticiels faciles à suivre.
Cependant, une fois que vous êtes plus impliqué, attendez-vous à plus d'interactions individuelles de la part de l'entreprise.
Bien que l'application se veut universelle, le personnel d'ExpensePoint personnalise les codes et les catégories du grand livre de chaque client et intègre également les clients avec une formation d'administrateur; Cela le rend très similaire aux applications de planification des ressources d'entreprise (ERP) où les services après-vente à valeur ajoutée peuvent devenir une exigence qui peut augmenter votre coût total de possession.
Saisie de données, style old-school
Comme pour la plupart des applications de ce tour d'horizon, vous avez plusieurs façons d'obtenir vos reçus dans ExpensePoint, en commençant par une application mobile, une interface de navigateur Web et un flux de données de carte de crédit d'entreprise.
ExpensePoint dispose également d'une application de bureau Windows à laquelle vous pouvez accéder hors ligne (comme lors d'un voyage en avion), puis synchroniser les données avec le cloud plus tard.
Et ExpensePoint vous permet même de télécopier des reçus en utilisant une page de garde dédiée équipée d'un code à barres.
C'est une excellente fonctionnalité, même si son interface était un peu difficile à maîtriser, même plus que Expensify (Visitez le site à Expensify), qui a ses propres problèmes.
Contrairement à la plupart de ses concurrents, économisez ExpensePath (visitez le site à ExpensePath) , ExpensePoint n'utilise pas la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire les reçus.
Au lieu de cela, il utilise une fonction appelée Receipt Reader qui utilise la reconnaissance de caractères humains en direct - en d'autres termes, le fournisseur, la date et le total d'un reçu sont transmis, lus par de vraies personnes, puis renseignés dans les champs appropriés.
Étonnamment, cela ne prend pas beaucoup plus de temps que certains des produits qui utilisent l'OCR comme Certify, bien que le processus puisse sembler un peu gênant et potentiellement invasif.
Une fois que vous êtes informé que votre reçu a été lu, vous l'assignez à un rapport et remplissez tous les autres champs nécessaires, qui peuvent inclure le code GL, un projet qui peut faire référence de manière déroutante soit au client, soit à une action.
De là, vous pouvez soumettre le rapport.
Il y a des choses que j'aime beaucoup chez ExpensePoint, suffisamment pour que la solution vaille certainement la peine d'être examinée de près.
Par exemple, lorsque vous créez une dépense de kilométrage, vous pouvez saisir l'adresse de début et de fin.
ExpensePoint calcule le kilométrage sur la base de Google Maps, affichant une image de carte comme documentation.
Il peut appliquer des coûts par mile différents (puisque le gaz coûte plus cher en France qu'aux Etats-Unis).
Il fait également un très bon travail en se souvenant des paramètres que vous avez utilisés pour les dépenses précédentes, vous n'avez donc pas à dire à nouveau au logiciel que Marriott doit être classé dans la catégorie voyages à l'hôtel.
Les dépenses peuvent être associées à un projet ou à un client.
Vous pouvez également diviser les dépenses pour séparer les frais de service d'étage du coût de l'hôtel.
Et il est plus facile que d'habitude de faire correspondre les reçus de dépenses avec les informations extraites des cartes de crédit d'entreprise à l'aide de l'application mobile.
En outre, les approbateurs peuvent approuver un rapport de dépenses à partir des clients de bureau ou mobiles sans avoir à accéder au site Web.
Si le patron est en déplacement, cela peut accélérer le remboursement.
Un tableau de bord affiche les notes de frais en attente ainsi que les tendances des dépenses par mois et par catégorie.
L'administrateur peut choisir les vidéos de démonstration réellement utiles à afficher sur le tableau de bord de l'utilisateur, ce qui peut minimiser le temps passé à déterminer comment, par exemple, répartir les dépenses.
Tout ce que les professionnels de la comptabilité peuvent souhaiter - presque
Alors que d'autres applications offrent un certain niveau de contrôle sur le montant qu'un employé peut dépenser pour une location de voiture [e.g., Zoho Expense (Visit Site at Zoho Expense) lets you set a limit of $1,000], ExpensePoint va beaucoup plus loin.
Chaque catégorie peut être associée à des étiquettes de champ uniques (par exemple, exiger un nom de projet ou une liste de participants); il peut également identifier les fournisseurs préapprouvés (obligeant l'employé à expliquer pourquoi il a choisi Sixt plutôt que Hertz) ou limiter les groupes d'employés pouvant supporter une telle dépense (pourquoi le concierge loue-t-il une voiture?).
Et, comme pour toutes les autres applications, les champs peuvent être cochés comme obligatoires, de sorte qu'un rapport de dépenses ne peut pas être soumis à moins qu'ils ne soient remplis.
Il y a aussi beaucoup de granularité dans les types de paiement: les cartes de crédit d'entreprise (l'entreprise paie la facture ou l'employé le fait et se fait rembourser), l'employé payé, l'employé doit rembourser l'entreprise, le paiement d'une avance de fonds ou une indemnité journalière.
ExpensePoint est également très conscient des problèmes internationaux tels que les structures fiscales régionales et la conversion des devises.
Il y a plus de contrôles de sécurité que dans d'autres applications, comme la possibilité de forcer un changement de mot de passe tous les n jours ou de refuser la réutilisation du mot de passe.
Tous les logiciels de gestion des notes de frais que j'ai examinés peuvent enregistrer ou exporter des données dans un fichier CSV, mais il est difficile d'imaginer un moyen plus puissant de personnaliser l'exportation des données que la façon dont ExpensePoint le fait.
Par exemple, pour chaque modèle que vous créez, vous pouvez demander à ExpensePoint de renommer les champs ou de contrôler l'ordre dans lequel les données sont présentées, ce qui facilitera l'importation dans le système comptable de votre choix.
ExpensePoint n'a pas d'intégration standard à Intuit QuickBooks ou à tout autre programme de comptabilité standard.
Au lieu de cela, l'entreprise utilise un gestionnaire d'automatisation qui peut automatiser l'exportation de données vers les systèmes comptables d'une entreprise, ce qui est presque aussi bon.
Et même sans pont d'intégration dédié, vous pouvez rembourser les employés depuis le logiciel en utilisant un Chambre de compensation automatisée (ACH), qui enverra de l'argent à partir d'un compte d'entreprise et le déposera sur le compte de l'employé (généralement dans les trois jours, selon ExpensePoint).
Néanmoins, bien que cela signifie que les remboursements se produiront rapidement, cela laisse toujours à vos comptables un processus manuel d'importation de données back-end.
Néanmoins, vous pouvez pardonner ces faiblesses en explorant les quelque 30 rapports personnalisables intégrés à ExpensePoint, avec des graphiques et des filtres, d'un rapport de vieillissement d'approbation à l'analyse de paiement par carte de crédit.
Ils sont assez impressionnants.
ExpensePoint est conçu principalement pour le service de comptabilité, et bien qu'il ait été peaufiné depuis notre dernier examen pour le rendre plus convivial pour les utilisateurs finaux, cela peut toujours être un peu intimidant.
Il contient une quantité incroyable d'informations pour ceux qui ont besoin de suivre les dépenses, entre la personnalisation détaillée et le contrôle par catégorie et les rapports d'analyse, mais ExpensePoint ne coûte pas plus cher que ses concurrents de base.
C'est le processus de reconnaissance du caractère humain qui est intéressant mais un peu gênant; une fois que cela sera lissé et que l'interface sera simplifiée pour les utilisateurs quotidiens, ce sera un concurrent sérieux pour concurrencer les outils de Choix des éditeurs Certify et Expensify.
La ligne de fond
ExpensePoint est définitivement conçu avec le comptable à l'esprit plutôt que l'utilisateur essayant de capturer rapidement les informations sur les dépenses.
Mais pour les organisations qui partagent cet accent, cette application offre d'excellents rapports et une gestion granulaire des politiques.
