Microsoft a dû se battre plus dur ces dernières années pour maintenir son leadership dans le domaine de la productivité; quelque chose que la plate-forme Microsof Office utilisait pour gérer presque sans effort.
Pour l'aider à se démarquer, la société a développé plusieurs améliorations de back-office pour Office et les a rendues disponibles dans le cloud.
Le principal d'entre eux est Microsoft SharePoint Online, une combinaison très puissante de flux de travail personnalisable, de collaboration d'équipe et de gestion de documents.
En combinaison avec Microsoft Office et Office 365, SharePoint Online peut rapidement mettre en œuvre de vastes améliorations de productivité dans de nombreuses organisations.
Bien qu'il porte un prix potentiellement élevé une fois que tous les utilisateurs et toutes les options sont pris en compte (bien que cela commence à seulement 5 $ par utilisateur et par mois), c'est toujours un choix facile pour notre choix des rédacteurs en gestion de documents, avec Ascensio System OnlyOffice.
Packages en ligne SharePoint
Microsoft n'offre pas d'essai gratuit de Microsoft SharePoint Online, bien que l'essai de 30 jours pour Microsoft Office 365 Enterprise E3 inclut l'accès à Microsoft SharePoint Online (assurez-vous de vous inscrire à l'essai Enterprise E3 car Microsoft propose également des versions d'essai de Office 365 Famille Premium et Business Premium, mais aucun de ces niveaux n'inclut Microsoft SharePoint Online).
Microsoft SharePoint Online propose deux forfaits payants, nommés simplement Plan 1 et Plan 2.
Le plan 1 (qui commence à 5 $ par utilisateur et par mois) comprend vraiment tout ce que vous attendez d'une plate-forme de gestion de documents: prise en charge de plusieurs bibliothèques de documents, outils de collaboration, partage avec des utilisateurs internes ou externes, gestion de contenu, gestion des enregistrements et flux de travail.
Le plan 2 (qui commence à 10 USD par utilisateur et par mois) ajoute un certain nombre de fonctionnalités avancées, notamment des fonctionnalités de recherche personnalisables, la découverte électronique et des outils de conformité tels que l'audit et la conservation sur place.
Vous pouvez également accéder à Microsoft SharePoint Online via l'un des niveaux Entreprise de Microsoft Office 365.
Le niveau Office 365 Entreprise E1 fournit un accès Microsoft SharePoint Online équivalent au Plan 1 ainsi qu'un accès à Exchange Online avec des boîtes aux lettres de 50 Go, Microsoft Teams (5,00 USD par utilisateur et par mois, facturé annuellement chez Microsoft365 for Business) et les versions en ligne de Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint et Microsoft Word.
Office 365 Entreprise E3 ajoute des versions de bureau d'Office 2016 (jusqu'à cinq installations par utilisateur) ainsi que des applications mobiles, illimité Microsoft OneDrive (5,00 $ par utilisateur et par mois chez Microsoft365 for Business) stockage, et l'ajout de capacités de gestion de documents.
Ces fonctionnalités incluent des politiques de rétention et de suppression manuelles, des classifications manuelles de documents et eDiscovery (une suite d'outils qui vous permet de trouver des documents liés à des litiges ou des demandes d'informations, et de prendre les mesures appropriées telles que la mise en attente des documents ou l'exportation des fichiers).
Office 365 Entreprise E5 s'ajoute à l'ensemble d'outils eDiscovery avec des analyses, une classification automatisée des documents et une importation via Advanced Data Governance.
La tarification pour les niveaux Office 365 Entreprise est calculée comme un tarif mensuel par utilisateur avec un engagement annuel.
Le prix commence à 8 USD par utilisateur et par mois pour E1, 20 USD par utilisateur et par mois pour E3 et 35 USD par utilisateur et par mois pour E5.
Premiers pas avec SharePoint Online
Il est simple de s'inscrire à Microsoft SharePoint Online.
Choisissez simplement un forfait et indiquez votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre entreprise et votre adresse.
Ensuite, créez un ID utilisateur, un mot de passe et une URL unique (par exemple, votrenom.onmicrosoft.com).
Après cela, vérifiez que vous n'êtes pas un robot en saisissant un code qui vous sera envoyé par SMS ou appel téléphonique.
Enfin, saisissez vos informations de paiement et choisissez de payer mensuellement ou annuellement.
Les informations de paiement ne sont pas requises si vous optez pour l'essai gratuit.
S'il s'agit de votre première expérience avec Office 365, vous risquez de rencontrer un peu de surcharge d'informations lors de votre première connexion.
Si vous vous êtes inscrit à l'essai gratuit de Microsoft Office 365 Entreprise E3, votre tableau de bord comprendra plus d'une douzaine de vignettes liées à divers programmes et fonctionnalités Microsoft inclus dans le niveau Entreprise E3.
L'une de ces vignettes est Microsoft SharePoint Online.
En outre, vous pouvez accéder aux aspects administratifs de Microsoft SharePoint Online sous le module d'administration en utilisant le menu Centres d'administration sur le côté gauche.
Microsoft SharePoint Online permet aux utilisateurs de créer des sites individuels en tant qu'entité d'organisation et de gestion.
Chaque site SharePoint peut avoir sa propre bibliothèque de documents, ses blocs-notes, sa sécurité et sa conception.
De plus, les sites peuvent être organisés en tant que sites autonomes ou en hiérarchie grâce à l'utilisation de sous-sites.
Lors de la création d'un site, vous êtes invité à choisir entre un site d'équipe ou un site de communication.
Les sites d'équipe sont les sites SharePoint traditionnels, destinés à la collaboration au sein d'une organisation, en particulier lorsqu'un pourcentage important des utilisateurs sera impliqué dans la gestion de documents.
Les sites de communication sont utiles pour les scénarios dans lesquels un individu ou un petit groupe crée du contenu destiné à être consommé par un plus grand groupe d'utilisateurs; Pensez-y comme un croisement entre une bibliothèque de documents et un blog.
Les deux options de site peuvent être utilisées pour partager des documents et sont hautement personnalisables.
Sites d'équipe dans Microsoft SharePoint en ligne sont flexibles, à condition que quelqu'un soit prêt à naviguer dans la courbe d'apprentissage.
La bibliothèque de documents d'un site, par exemple, peut être configurée avec de nombreux champs de métadonnées, qui peuvent être exploités pour un certain nombre de fonctions différentes.
Une vue de document peut être personnalisée pour afficher des champs spécifiques que vous pouvez utiliser pour rechercher et trier.
Une vue peut également être filtrée pour n'afficher que les documents avec des métadonnées correspondantes, ce qui vous permettrait de créer plusieurs vues, chacune personnalisée pour afficher un ensemble spécifique de documents.
Microsoft SharePoint en ligne Les bibliothèques de documents peuvent être synchronisées avec votre ordinateur ou appareil mobile à l'aide du client Microsoft OneDrive.
Les utilisateurs de bureau peuvent simplement cliquer sur le bouton Sync dans la bibliothèque de documents pour configurer la connexion (ou télécharger le logiciel).
De nouveaux fichiers peuvent être ajoutés à la bibliothèque de documents par glisser-déposer, en copiant des fichiers dans un dossier synchronisé sur votre bureau ou en utilisant diverses applications Office sur des appareils de bureau ou mobiles.
Un coup contre Microsoft SharePoint en ligne pendant de nombreuses années était dû à l'imprévisibilité du client de synchronisation OneDrive.
Microsoft a depuis publié un nouveau client OneDrive, qui semble bien mieux synchroniser vos fichiers.
Partage de documents et collaboration
Fondamentalement, Microsoft SharePoint Online est une plate-forme de gestion de documents.
En plus des fonctionnalités de base de gestion de documents, telles que le téléchargement et le téléchargement de fichiers, la modification et le partage, Microsoft SharePoint Online gère également le suivi des modifications.
Garder un journal des personnes qui ont apporté des modifications et vous permettre de télécharger les éditions précédentes de votre document pour examiner les modifications ou revenir à une révision précédente confère une certaine flexibilité à Microsoft SharePoint Online.
Les utilisateurs peuvent également configurer des alertes sur une bibliothèque de documents pour recevoir une notification lorsque des modifications sont apportées.
Les documents peuvent être extraits pour éviter les problèmes avec plusieurs personnes modifiant le même fichier, bien que la co-création (plusieurs utilisateurs modifiant le même fichier simultanément) soit également prise en charge pour les documents Office modernes, en supposant que tous les utilisateurs utilisent Office 2010 ou une version ultérieure.
Microsoft propose des fonctionnalités de sécurité et de conformité assez importantes dans Office 365, dont beaucoup peuvent être exploitées par rapport à Microsoft SharePoint Online.
La plupart des autres suites de gestion de documents de qualité professionnelle, telles que Ascensio System OnlyOffice (40,00 par an chez ONLYOFFICE), offrent des fonctionnalités de sécurité de base telles que les autorisations et le suivi des audits.
Microsoft SharePoint Online prend également en charge ces fonctionnalités, mais comprend également des fonctionnalités d'un ordre de grandeur supérieur à la concurrence.
Pour commencer, vous pouvez créer des stratégies qui gèrent des éléments tels que les étiquettes des documents, la prévention de la perte de données, la rétention des documents et l'accès des superviseurs.
Les étiquettes de document sont utilisées pour identifier les documents susceptibles de contenir des données sensibles, telles que des cartes de crédit, des numéros de sécurité sociale ou des données client.
SharePoint propose des outils non seulement pour créer et gérer ces étiquettes, mais aussi pour les appliquer aux documents existants (ou même aux e-mails si vous utilisez une suite Office 365 complète) en fonction du contenu du document.
Des outils similaires sont disponibles pour éviter la perte de données, comme empêcher le partage de documents contenant des informations sensibles en dehors de votre organisation.
Des outils sont également disponibles pour gérer la conservation des documents, à la fois pour empêcher les utilisateurs de supprimer définitivement des documents et pour appliquer l'archivage ou la suppression après une période de temps définie.
Dans de nombreux cas, Microsoft propose un ensemble prédéfini de filtres conçus pour faciliter la conformité aux réglementations de divers pays, notamment la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et les réglementations correspondantes.
Vous pouvez également configurer l'application de stratégie à l'aide de termes de recherche.
Ces stratégies peuvent être appliquées sur Microsoft SharePoint Online ou sur des sites individuels.
La journalisation d'audit peut être utilisée pour suivre les activités au niveau de l'utilisateur ou les modifications administratives.
Une fois la journalisation activée, vous pouvez rechercher dans le journal d'audit des actions, des utilisateurs, des fenêtres horaires ou des termes de recherche spécifiques afin de cibler votre vue.
Une fonctionnalité qui a été mentionnée précédemment, eDiscovery, est un outil complet pour localiser des documents liés à un sujet spécifique tel qu'une action en justice.
En utilisant eDiscovery, vous pouvez localiser des documents qui entrent dans le cadre d'une assignation ou d'une autre demande d'informations, protéger les documents pertinents en les bloquant, ou même exporter les fichiers pertinents afin de se conformer à la demande.
Si ces fonctionnalités de sécurité semblent intimidantes, sachez qu'elles sont complètement facultatives et ne vous gêneront pas si vous choisissez de les ignorer.
Des options de sécurité plus standard, telles que les autorisations basées sur les groupes ou les utilisateurs, sont également disponibles.
Vous pouvez également configurer le fonctionnement du partage de fichiers en dehors de votre organisation, comme le partage uniquement avec des utilisateurs authentifiés, la définition de périodes d'expiration pour l'accès anonyme ou l'utilisation de groupes pour gérer qui peut partager des documents en externe.
Vous pouvez également configurer des liens de partage pour fournir un accès en lecture seule à vos documents.
Flux de travail flexible et extensible
Microsoft SharePoint prend en charge la création de flux de travail depuis un certain temps déjà et SharePoint Online ne fait pas exception.
Alors que la plupart des systèmes de gestion de documents avec un module de flux de travail prennent en charge les tâches de gestion de documents de base, telles que le routage d'examen ou les demandes de signature, Microsoft ...
