En ce qui concerne les systèmes de gestion de documents, DocuWare Cloud a longtemps été considéré comme un concurrent sérieux dans le domaine, depuis l'époque de Microsoft Windows 3.0, lorsque la gestion de documents est devenue une chose.
DocuWare Cloud est au prix de 300 USD par mois pour une instance dimensionnée pour une petite entreprise avec jusqu'à quatre utilisateurs et 20 Go de stockage.
La plate-forme dispose d'un ensemble de fonctionnalités d'entreprise solides, notamment d'excellentes capacités d'importation de documents et de gestion de formulaires.
Bien qu'il s'agisse d'un vétéran de l'industrie, il ne dispose pas de la fonctionnalité d'intégration et de partage que l'on trouve dans Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online, les lauréats de notre Choix des éditeurs, mais c'est une offre solide qui mérite toujours d'être considérée.
Les bases
Tout comme Adobe Document Cloud Standard (12,99 par mois chez Adobe), DocuWare Cloud tombe carrément dans la catégorie entreprise pour les systèmes de gestion de documents avec des cloches et des sifflets à revendre.
Cependant, il va dans le sens de son interface utilisateur (UI), offrant aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin pour effectuer des tâches courantes, tout en cachant des options plus avancées pour les utilisateurs expérimentés ou les administrateurs.
La vue principale que la plupart des utilisateurs voient avec DocuWare Cloud est divisée en deux vues principales.
Un volet de navigation sur le côté gauche vous donne accès à votre boîte de réception, à la recherche de documents, aux listes disponibles et aux tâches.
Sur le côté droit, il existe des options supplémentaires offrant une visionneuse de documents ainsi que des outils d'annotation.
Lorsqu'un document est sélectionné, le volet gauche vous offre également la possibilité de modifier les champs d'index, soit à la main, soit en cliquant sur du texte dans le document, en remplissant automatiquement le champ d'index.
Les listes sont le principal conteneur de documents visible par les utilisateurs et sont définies par l'administrateur.
La vue de liste fournit une option utile aux utilisateurs pour créer un raccourci directement vers la liste sans avoir à déconstruire l'URL.
Les listes affichent non seulement les documents disponibles dans ce conteneur particulier, mais vous permettent également d'afficher, d'exporter et de partager les champs d'index pour ces documents sous la forme d'un fichier CSV.
Le volet de navigation de gauche offre quelques options intéressantes pour lier des documents entre eux: agrafage et clip.
L'agrafage et le clip combinent des documents pour une utilisation ultérieure et sont réversibles.
La fonction d'agrafage s'applique uniquement aux fichiers PDF et combinera plusieurs PDF en un seul PDF ou divisera un document PDF de plusieurs pages en pages uniques.
Le découpage permet de lier plusieurs types de documents tout en conservant des documents distincts.
Importer des documents
Il existe plusieurs options pour importer des documents dans DocuWare Cloud, dans un large éventail de scénarios d'utilisation.
Les documents peuvent être importés via le client Web ou l'application DocuWare Cloud Scan peut être installée afin de numériser des documents directement dans DocuWare Cloud.
Les administrateurs peuvent également configurer des pilotes d'imprimante personnalisés afin que les utilisateurs puissent rationaliser certaines tâches d'importation, telles que l'indexation et la gestion des formulaires.
Les administrateurs ont également la possibilité de configurer un dossier FTP afin que les documents soient immédiatement enregistrés dans une zone spécifique de DocuWare Cloud, ce qui permet plusieurs scénarios tels que les téléchargements groupés, les importations programmatiques ou programmées, ou l'intégration avec des logiciels tiers.
Un autre domaine dans lequel DocuWare Cloud excelle est la reconnaissance optique de caractères (OCR).
La plupart des systèmes de gestion de documents prennent en charge l'OCR, mais la possibilité de personnaliser le moteur est une fonctionnalité rarement vue.
DocuWare Cloud permet aux administrateurs d'optimiser le moteur OCR pour des performances ou une précision en fonction des besoins commerciaux actuels.
Le moteur OCR peut également être enseigné, tout comme un dictionnaire de vérification orthographique, en téléchargeant des listes de mots qui peuvent être couramment utilisés dans votre entreprise afin d'optimiser le processus OCR.
Gestion des formulaires
DocuWare Cloud fait un excellent travail en activant les formulaires électroniques pour un usage interne ou pour des scénarios destinés aux clients.
Le processus commence par un administrateur créant un modèle de formulaire à l'aide des outils de conception de formulaire.
Il existe deux types de formulaires dans DocuWare Cloud.
Les formulaires Web sont assez basiques, car le produit final prend l'aspect et la convivialité du modèle conçu par l'administrateur.
Les formulaires fusionnés, en revanche, prennent les données collectées via le modèle de formulaire, puis superposent ces données sur un document existant en fonction des préférences de l'administrateur.
Les deux types de formulaires sont également utilisés pour remplir les champs d'index et peuvent également être utilisés pour d'autres tâches et intégrations liées aux données.
À l'aide du concepteur de formulaires DocuWare Cloud, vous pouvez faire glisser divers éléments sur le formulaire et les placer rapidement où vous le souhaitez.
Vous pouvez étiqueter les champs et les marquer comme requis, et vous pouvez également placer rapidement des instructions là où vous en avez besoin.
La fusion des formulaires nécessite le téléchargement du modèle de sortie, les champs du modèle de formulaire à intégrer dans le modèle de sortie et les options de mise en forme de texte de base à configurer pour chaque champ.
Les deux types de formulaires aboutissent finalement à ce que le formulaire nouvellement rempli soit placé dans le magasin de documents de votre choix, ainsi que les champs d'index remplis avec des données de formulaire ou des valeurs statiques.
Enfin, vous pouvez configurer les autorisations au cours de ce processus, en laissant des utilisateurs individuels administrer ou utiliser le formulaire.
Vous avez également la possibilité de rendre les formulaires publics, permettant aux utilisateurs externes de remplir et de soumettre des formulaires.
Fonctionnalités administratives
Les administrateurs d'entreprise seront des capacités de sécurité très DocuWare Cloud.
Les autorisations peuvent être configurées à plusieurs niveaux, mais, comme pour Dokmee, elles sont plus répandues dans les classeurs.
Ceux-ci peuvent contenir plusieurs boîtes de dialogue, qui sont des éléments permettant aux utilisateurs d'accéder ou de stocker des documents.
Les boîtes de dialogue de liste sont des collections de documents basées sur des requêtes qui sont configurées à l'aide d'un éditeur graphique ou à l'aide d'une instruction SQL.
Les boîtes de dialogue de stockage sont utilisées pour identifier les champs d'index qui sont utilisés lorsqu'un document est placé dans le stockage, tandis que les boîtes de dialogue de liste de résultats spécifient les champs utilisés pour la vue de liste de documents et les formulaires d'édition des champs d'index.
Enfin, les boîtes de dialogue de dossier sont utilisées pour identifier la structure de dossier utilisée pour le stockage et la navigation des documents.
La structure des dossiers est construite en plaçant des champs d'index ou des valeurs statiques à différents niveaux de dossier afin de construire la hiérarchie à votre guise.
Pour les administrateurs souhaitant simplifier la vie de leurs utilisateurs, DocuWare Cloud offre également une aide.
Deux exemples sont l'application des options de champ d'index et l'automatisation des processus métier.
Les champs de divers types de documents peuvent être configurés pour utiliser des listes de valeurs à des fins de recherche et de validation, à partir d'une liste statique, d'une liste générée à partir de données dans DocuWare Cloud ou même de valeurs provenant d'une source de données externe.
Les relations entre les documents peuvent être définies, soit dans une seule armoire, soit entre deux armoires, en comparant les champs clés.
Considérez le coût
Un inconvénient de DocuWare Cloud est sa tarification quelque peu nébuleuse.
Contrairement à la plupart de ses concurrents, vous devrez contacter l'entreprise pour connaître le prix exact, car DocuWare Cloud est facturé en fonction de la taille de l'instance plutôt que par utilisateur.
Comme mentionné précédemment, une instance DocuWare Cloud dimensionnée pour une petite entreprise, avec jusqu'à quatre utilisateurs et 20 Go de stockage, vous coûtera 300 $ par mois.
Une instance plus grande prenant en charge 40 utilisateurs et 100 Go de stockage coûte plus près de 1 500 USD par mois.
Quels que soient vos besoins en termes d'utilisateurs et de stockage, vous souhaiterez contacter l'équipe commerciale de DocuWare Cloud pour discuter de vos besoins commerciaux et de leur impact sur votre tarif mensuel.
Dans son ensemble, DocuWare Cloud offre suffisamment de fonctionnalités pour en faire une option attrayante dans l'espace de gestion de documents.
Les capacités entourant les formulaires électroniques sont particulièrement utiles pour de nombreuses entreprises, et plusieurs des fonctionnalités administratives sont également convaincantes.
Bien qu'il soit légèrement en retard sur les choix de nos éditeurs Ascensio System OnlyOffice et Microsoft SharePoint Online en termes d'intégration et de facilité d'utilisation, le décalage n'est pas de beaucoup.
Pour cette raison, DocuWare Cloud reste une option de gestion de documents qui mérite d'être étudiée.
La ligne de fond
DocuWare Cloud est un système de gestion de documents solide avec un ensemble de fonctionnalités de base solides.
Cependant, certaines des fonctionnalités que nous avons trouvées sur les solutions concurrentes manquent.
