ContractWorks commence à 600 $ par mois, facturé annuellement, et pour ce prix fournit une plate-forme de gestion des contrats bien conçue, qui est fortement axée sur la catégorisation, le suivi et l'approbation des contrats.
Malheureusement pour certains, cela signifie qu'il ne prend pas beaucoup en charge la création de contrats, les négociations juridiques aller-retour, ni aucune fonctionnalité de collaboration intégrée.
Cette focalisation ciblée sur les fonctionnalités signifie que vous devrez mapper soigneusement votre processus métier sur les capacités du logiciel, car il ne s'agit pas d'un outil à tout faire.
C'est principalement ce qui le maintient derrière les gagnants du Choix des éditeurs dans cet espace, Agiloft et Updraft.
Tarifs et plans
Contrairement à Agiloft (gratuit pour jusqu'à 10 utilisateurs chez Agiloft) et à la plupart des fournisseurs de l'espace de gestion des contrats, ContractWorks ne fixe pas le prix par licence utilisateur.
Le produit commence à 600 $ par mois, facturé annuellement, pour son plan de 12 mois.
L'autre option de tarification est de 750 $ par mois pour le plan de 3 mois, facturé trimestriellement.
Vous pouvez commencer sur le plan trimestriel et passer à un abonnement annuel en fonction de vos besoins.
Les deux plans sont accompagnés d'un essai gratuit et vous offrent un nombre illimité d'utilisateurs, un stockage de documents, une assistance et une formation, ainsi qu'une mise en œuvre gratuite.
Vous bénéficiez également d'alertes, de rapports, d'autorisations, de journaux d'audit personnalisables, de migration et de configuration de documents, d'une personnalisation de la marque et d'une foule d'autres fonctionnalités, notamment le balisage de documents et les fonctionnalités de modèle de la plate-forme.
La seule chose dont ContractWorks attribue une limite d'utilisateurs est les signatures électroniques, pour lesquelles la société a déployé une fonctionnalité de signature électronique native en mars 2017.
Les organisations bénéficient de cinq utilisateurs de signature électronique gratuits sans frais supplémentaires, mais les utilisateurs supplémentaires sont livrés dans des packs de cinq signatures électroniques.
utilisateurs pour 1 200 $ par an.
ContractWorks ne s'intègre pas avec Adobe Sign, DocuSign ou d'autres fournisseurs de signature électronique tiers, préférant centraliser cela au sein de sa plate-forme en tant que fonctionnalité native.
ContractWorks offre également une réduction pour les organisations à but non lucratif ainsi que des forfaits de volume pour les cabinets d'avocats ou les cabinets de services professionnels qui cherchent à offrir la gestion des contrats via ContractWorks en tant que service facturable.
Gérer le cycle de vie du contrat
ContractWorks garde son interface utilisateur (UI) simple.
L'expérience est basée sur des icônes et facile à naviguer, et le menu supérieur ne comporte que six onglets: Documents, Balises / Modèles, Utilisateurs, Rapports, Signer et Paramètres, et une barre de recherche universelle.
Il existe cinq rôles par défaut avec des vues personnalisées des fonctionnalités auxquelles vous avez accès: Administrateur, Accès complet, Téléchargement uniquement, Affichage uniquement et Aucun accès.
Mais vous pouvez ajouter vos propres rôles personnalisés avec accès à des documents, dossiers, salles, etc.
spécifiques.
Contrairement à l'administration des contrats Agiloft et Onit et à la révision et approbation des contrats (3 000,00 par mois chez Onit), lorsque vous vous connectez, vous ne voyez pas tableau de bord personnalisé avec des widgets et des rapports en temps réel.
ContractWorks vous amène directement à votre référentiel de documents pour vous mettre au travail.
La page Documents se présente comme une boîte de réception de courrier électronique.
Il y a la boîte de réception principale au milieu, une structure de dossiers personnalisée sur le côté gauche pour organiser vos documents et des boutons en haut pour télécharger le contrat en vrac, créer de nouveaux dossiers, copier, télécharger et ajouter des pièces jointes aux documents.
Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer pour déplacer des documents dans la boîte de réception sans avoir à utiliser le bouton Télécharger.
La fonction de pièce jointe est utile pour ajouter une demande de modification ou des addenda à un contrat principal, et cette entrée dans la boîte de réception affichera les documents joints.
Bien que vous ne puissiez pas modifier les contrats dans ContractWorks, cliquer sur un document ouvrira le visualiseur PDF natif, qui affiche un filigrane dynamique personnalisé pour l'utilisateur en tant que fonction de sécurité supplémentaire pour préserver la confidentialité du contrat.
L'authentification à deux facteurs est une autre fonctionnalité de sécurité intéressante, qui m'a incité à saisir un code envoyé à mon appareil mobile à chaque fois que je me connectais.
Les fonctionnalités les plus uniques de ContractWorks tournent autour des balises, de la création de modèles et de la recherche.
Les balises du système peuvent être n'importe quel champ que vous souhaitez rendre consultable ou enregistrable dans votre contrat.
C'est une fonction de catégorisation extrêmement flexible qui peut inclure du texte, des dates, des chiffres, des pourcentages ou une réponse oui / non.
Par exemple, vous pouvez créer un "Renouvellement automatique?" ou une "Confidentialité?" tag pour activer ou désactiver rapidement ce paramètre pour un contrat.
Les balises alimentent la structure de catégorisation plus flexible qui définit la manière dont ContractWorks aborde la gestion des contrats.
Lorsque vous créez une nouvelle balise, vous pouvez également ajouter un menu déroulant qui ajoute la balise à un service particulier de votre entreprise ou à un modèle de contrat plus grand.
Ainsi, si vous ajoutez des balises pour les contrats de travail, vous pouvez ajouter le service des ressources humaines (RH) au menu déroulant tandis que, pour un accord de non-divulgation (NDA), vous pouvez ajouter le service juridique.
Les balises sont faciles à créer dans l'onglet Balises / Modèles, et vous pouvez ensuite revenir à la boîte de réception des documents et associer des balises à des contrats particuliers.
L'interface utilisateur de ContractWorks est tout aussi rare et intuitive que celle de Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord), mais va beaucoup plus loin dans la catégorisation et la recherche granulaires des contrats.
Les modèles sont une extension de cette idée.
Ils regroupent les balises en fonction du type de contrat, ce qui aide les clients à suivre les mêmes 5 à 10 dispositions d'un contrat de location, par exemple, pour rechercher rapidement ce type de contrat par opposition à un contrat fournisseur, un accord de partenariat, une NDA ou un accord de prêt.
Les modèles ne sont pas liés à la création de contrat; ce sont des outils de gestion et de catégorisation supplémentaires.
Seuls les administrateurs ou les utilisateurs à accès complet peuvent appliquer des balises et des modèles.
Lors du test de la plate-forme en tant qu'administrateur, j'ai pu extraire plusieurs balises dans un modèle de test et marquer les champs par défaut tels que les dates de début et de fin, la durée et la valeur du contrat comme champs obligatoires.
Je pourrais ensuite configurer des notifications récurrentes pour des utilisateurs spécifiques ainsi que des mises à jour automatiques et un renouvellement automatique en fonction de l'intervalle que j'ai défini.
Ceci est utile pour les contrats d'abonnement renouvelés sur une base trimestrielle ou annuelle.
Vous pouvez également télécharger un document à associer à un modèle de contrat, mais encore une fois, ce n'est pas un modèle de création de contrat complet comme vous le trouverez dans des outils tels qu'Agiloft.
Cela dit, les balises et les modèles ContractWorks sont plus personnalisables et plus faciles à utiliser que les approches traditionnelles, et ils sont entièrement consultables.
Une fois que vous avez téléchargé des documents et ajouté des balises et des modèles, vous pouvez gérer les signataires et les signatures électroniques dans l'onglet Signer.
En tant qu'administrateur, vous pouvez désigner vos cinq signataires ou configurer un modèle de signature en corrélation avec des types de contrat particuliers.
Dans ce cas, vous pouvez marquer un document avec les emplacements spécifiques pour lesquels vous avez besoin d'une signature et qui est le signataire, puis l'enregistrer en tant que modèle.
Si vous avez déjà configuré un modèle, vous pouvez cliquer sur l'icône du stylo dans l'onglet Documents pour envoyer immédiatement par e-mail un lien sécurisé pour la signature.
Tous les signataires reçoivent une copie PDF complète du contrat qui leur est envoyée par e-mail, et dans l'onglet Signer, vous pouvez filtrer par signatures complétées, incomplètes ou annulées.
La fonctionnalité de signature électronique est simple et la capacité de signature native sera bientôt intégrée à Salesforce (visitez le site sur Salesforce.com) et disponible dans Salesforce AppExchange, qui, selon ContractWorks, sera en mesure d'envoyer un document créé dans Salesforce directement dans ContractWorks pour le stockage.
et la signature, ainsi que l'extraction des champs Salesforce directement dans la plate-forme en tant que balises.
Rapports et notifications
ContractWorks est toujours en train de développer sa fonctionnalité de reporting, mais il existe un solide éventail de fonctionnalités et d'analyses avec lesquelles travailler.
Sous l'onglet Rapports, vous pouvez gérer à la fois les rapports et les notifications associées dans une vue de calendrier.
Lors de la création d'un nouveau rapport, j'ai pu choisir parmi toutes mes balises et modèles en tant que colonnes à extraire, tout en étant en mesure de filtrer les données que mon rapport a extraites par mots-clés ou modèle particulier.
J'ai ensuite exporté le rapport sous forme de fichier PDF et Microsoft Excel.
Une fois que vous avez créé un rapport, les onglets Calendrier des notifications et Rapport de notifications vous permettent de configurer les e-mails et les notifications associées pour des utilisateurs spécifiques.
Vous pouvez également afficher tous vos rapports dans l'onglet Rapports enregistrés.
Plus important encore, ContractWorks vous fournit un journal d'audit pour suivre toutes les activités par utilisateur et un historique complet de chaque contrat dans le système.
Les rapports dans ContractWorks concernent davantage le mouvement des documents dans le système et les actions entreprises par les utilisateurs, le suivi lorsqu'un document est téléchargé, déplacé, renommé et lorsque les détails sont modifiés pour assurer la traçabilité et détecter les erreurs.
À cet égard, la piste d'audit, les rapports et le calendrier des notifications font leur travail.
Cela dit, les capacités de reporting ne sont pas aussi approfondies ou garnies de graphiques interactifs que celles d'Agiloft et d'Onit, ou des mesures de tendance et des recommandations que vous trouverez dans les rapports générés par Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa ).
Un classeur virtuel pour les contrats
ContractWorks est facile à utiliser, méticuleux dans sa catégorisation des contrats et parmi les meilleures expériences que nous avons testées pour le stockage sécurisé et le suivi des documents contractuels.
La plate-forme brille également en matière de recherche rapide grâce à sa structure de marquage et de modèle.
De plus, sa fonction de signature électronique native fonctionne bien.
Si vous recherchez la création de contrats, des rapports plus étendus et des fonctionnalités plus approfondies du cycle de vie de la gestion des contrats (comme l'automatisation du flux de travail, le contrôle de version et la collaboration intégrée et la gestion des tâches), alors Editors 'Choice Agiloft est un outil plus puissant et personnalisable.
option.
Cependant, pour les clients principalement concernés par le routage et la gestion des documents post-création avec une grande sécurité et une auditabilité complète, ContractWorks est une solution intelligemment conçue et exécutée pour ces aspects de la gestion des contrats.
Avantages
Les inconvénients
ContractWorks commence à 600 $ par mois, facturé annuellement, et pour ce prix fournit une plate-forme de gestion des contrats bien conçue, qui est fortement axée sur la catégorisation, le suivi et l'approbation des contrats.
Malheureusement pour certains, cela signifie qu'il ne prend pas beaucoup en charge la création de contrats, les négociations juridiques aller-retour, ni aucune fonctionnalité de collaboration intégrée.
Cette focalisation ciblée sur les fonctionnalités signifie que vous devrez mapper soigneusement votre processus métier sur les capacités du logiciel, car il ne s'agit pas d'un outil à tout faire.
C'est principalement ce qui le maintient derrière les gagnants du Choix des éditeurs dans cet espace, Agiloft et Updraft.
Tarifs et plans
Contrairement à Agiloft (gratuit pour jusqu'à 10 utilisateurs chez Agiloft) et à la plupart des fournisseurs de l'espace de gestion des contrats, ContractWorks ne fixe pas le prix par licence utilisateur.
Le produit commence à 600 $ par mois, facturé annuellement, pour son plan de 12 mois.
L'autre option de tarification est de 750 $ par mois pour le plan de 3 mois, facturé trimestriellement.
Vous pouvez commencer sur le plan trimestriel et passer à un abonnement annuel en fonction de vos besoins.
Les deux plans sont accompagnés d'un essai gratuit et vous offrent un nombre illimité d'utilisateurs, un stockage de documents, une assistance et une formation, ainsi qu'une mise en œuvre gratuite.
Vous bénéficiez également d'alertes, de rapports, d'autorisations, de journaux d'audit personnalisables, de migration et de configuration de documents, d'une personnalisation de la marque et d'une foule d'autres fonctionnalités, notamment le balisage de documents et les fonctionnalités de modèle de la plate-forme.
La seule chose dont ContractWorks attribue une limite d'utilisateurs est les signatures électroniques, pour lesquelles la société a déployé une fonctionnalité de signature électronique native en mars 2017.
Les organisations bénéficient de cinq utilisateurs de signature électronique gratuits sans frais supplémentaires, mais les utilisateurs supplémentaires sont livrés dans des packs de cinq signatures électroniques.
utilisateurs pour 1 200 $ par an.
ContractWorks ne s'intègre pas avec Adobe Sign, DocuSign ou d'autres fournisseurs de signature électronique tiers, préférant centraliser cela au sein de sa plate-forme en tant que fonctionnalité native.
ContractWorks offre également une réduction pour les organisations à but non lucratif ainsi que des forfaits de volume pour les cabinets d'avocats ou les cabinets de services professionnels qui cherchent à offrir la gestion des contrats via ContractWorks en tant que service facturable.
Gérer le cycle de vie du contrat
ContractWorks garde son interface utilisateur (UI) simple.
L'expérience est basée sur des icônes et facile à naviguer, et le menu supérieur ne comporte que six onglets: Documents, Balises / Modèles, Utilisateurs, Rapports, Signer et Paramètres, et une barre de recherche universelle.
Il existe cinq rôles par défaut avec des vues personnalisées des fonctionnalités auxquelles vous avez accès: Administrateur, Accès complet, Téléchargement uniquement, Affichage uniquement et Aucun accès.
Mais vous pouvez ajouter vos propres rôles personnalisés avec accès à des documents, dossiers, salles, etc.
spécifiques.
Contrairement à l'administration des contrats Agiloft et Onit et à la révision et approbation des contrats (3 000,00 par mois chez Onit), lorsque vous vous connectez, vous ne voyez pas tableau de bord personnalisé avec des widgets et des rapports en temps réel.
ContractWorks vous amène directement à votre référentiel de documents pour vous mettre au travail.
La page Documents se présente comme une boîte de réception de courrier électronique.
Il y a la boîte de réception principale au milieu, une structure de dossiers personnalisée sur le côté gauche pour organiser vos documents et des boutons en haut pour télécharger le contrat en vrac, créer de nouveaux dossiers, copier, télécharger et ajouter des pièces jointes aux documents.
Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer pour déplacer des documents dans la boîte de réception sans avoir à utiliser le bouton Télécharger.
La fonction de pièce jointe est utile pour ajouter une demande de modification ou des addenda à un contrat principal, et cette entrée dans la boîte de réception affichera les documents joints.
Bien que vous ne puissiez pas modifier les contrats dans ContractWorks, cliquer sur un document ouvrira le visualiseur PDF natif, qui affiche un filigrane dynamique personnalisé pour l'utilisateur en tant que fonction de sécurité supplémentaire pour préserver la confidentialité du contrat.
L'authentification à deux facteurs est une autre fonctionnalité de sécurité intéressante, qui m'a incité à saisir un code envoyé à mon appareil mobile à chaque fois que je me connectais.
Les fonctionnalités les plus uniques de ContractWorks tournent autour des balises, de la création de modèles et de la recherche.
Les balises du système peuvent être n'importe quel champ que vous souhaitez rendre consultable ou enregistrable dans votre contrat.
C'est une fonction de catégorisation extrêmement flexible qui peut inclure du texte, des dates, des chiffres, des pourcentages ou une réponse oui / non.
Par exemple, vous pouvez créer un "Renouvellement automatique?" ou une "Confidentialité?" tag pour activer ou désactiver rapidement ce paramètre pour un contrat.
Les balises alimentent la structure de catégorisation plus flexible qui définit la manière dont ContractWorks aborde la gestion des contrats.
Lorsque vous créez une nouvelle balise, vous pouvez également ajouter un menu déroulant qui ajoute la balise à un service particulier de votre entreprise ou à un modèle de contrat plus grand.
Ainsi, si vous ajoutez des balises pour les contrats de travail, vous pouvez ajouter le service des ressources humaines (RH) au menu déroulant tandis que, pour un accord de non-divulgation (NDA), vous pouvez ajouter le service juridique.
Les balises sont faciles à créer dans l'onglet Balises / Modèles, et vous pouvez ensuite revenir à la boîte de réception des documents et associer des balises à des contrats particuliers.
L'interface utilisateur de ContractWorks est tout aussi rare et intuitive que celle de Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord), mais va beaucoup plus loin dans la catégorisation et la recherche granulaires des contrats.
Les modèles sont une extension de cette idée.
Ils regroupent les balises en fonction du type de contrat, ce qui aide les clients à suivre les mêmes 5 à 10 dispositions d'un contrat de location, par exemple, pour rechercher rapidement ce type de contrat par opposition à un contrat fournisseur, un accord de partenariat, une NDA ou un accord de prêt.
Les modèles ne sont pas liés à la création de contrat; ce sont des outils de gestion et de catégorisation supplémentaires.
Seuls les administrateurs ou les utilisateurs à accès complet peuvent appliquer des balises et des modèles.
Lors du test de la plate-forme en tant qu'administrateur, j'ai pu extraire plusieurs balises dans un modèle de test et marquer les champs par défaut tels que les dates de début et de fin, la durée et la valeur du contrat comme champs obligatoires.
Je pourrais ensuite configurer des notifications récurrentes pour des utilisateurs spécifiques ainsi que des mises à jour automatiques et un renouvellement automatique en fonction de l'intervalle que j'ai défini.
Ceci est utile pour les contrats d'abonnement renouvelés sur une base trimestrielle ou annuelle.
Vous pouvez également télécharger un document à associer à un modèle de contrat, mais encore une fois, ce n'est pas un modèle de création de contrat complet comme vous le trouverez dans des outils tels qu'Agiloft.
Cela dit, les balises et les modèles ContractWorks sont plus personnalisables et plus faciles à utiliser que les approches traditionnelles, et ils sont entièrement consultables.
Une fois que vous avez téléchargé des documents et ajouté des balises et des modèles, vous pouvez gérer les signataires et les signatures électroniques dans l'onglet Signer.
En tant qu'administrateur, vous pouvez désigner vos cinq signataires ou configurer un modèle de signature en corrélation avec des types de contrat particuliers.
Dans ce cas, vous pouvez marquer un document avec les emplacements spécifiques pour lesquels vous avez besoin d'une signature et qui est le signataire, puis l'enregistrer en tant que modèle.
Si vous avez déjà configuré un modèle, vous pouvez cliquer sur l'icône du stylo dans l'onglet Documents pour envoyer immédiatement par e-mail un lien sécurisé pour la signature.
Tous les signataires reçoivent une copie PDF complète du contrat qui leur est envoyée par e-mail, et dans l'onglet Signer, vous pouvez filtrer par signatures complétées, incomplètes ou annulées.
La fonctionnalité de signature électronique est simple et la capacité de signature native sera bientôt intégrée à Salesforce (visitez le site sur Salesforce.com) et disponible dans Salesforce AppExchange, qui, selon ContractWorks, sera en mesure d'envoyer un document créé dans Salesforce directement dans ContractWorks pour le stockage.
et la signature, ainsi que l'extraction des champs Salesforce directement dans la plate-forme en tant que balises.
Rapports et notifications
ContractWorks est toujours en train de développer sa fonctionnalité de reporting, mais il existe un solide éventail de fonctionnalités et d'analyses avec lesquelles travailler.
Sous l'onglet Rapports, vous pouvez gérer à la fois les rapports et les notifications associées dans une vue de calendrier.
Lors de la création d'un nouveau rapport, j'ai pu choisir parmi toutes mes balises et modèles en tant que colonnes à extraire, tout en étant en mesure de filtrer les données que mon rapport a extraites par mots-clés ou modèle particulier.
J'ai ensuite exporté le rapport sous forme de fichier PDF et Microsoft Excel.
Une fois que vous avez créé un rapport, les onglets Calendrier des notifications et Rapport de notifications vous permettent de configurer les e-mails et les notifications associées pour des utilisateurs spécifiques.
Vous pouvez également afficher tous vos rapports dans l'onglet Rapports enregistrés.
Plus important encore, ContractWorks vous fournit un journal d'audit pour suivre toutes les activités par utilisateur et un historique complet de chaque contrat dans le système.
Les rapports dans ContractWorks concernent davantage le mouvement des documents dans le système et les actions entreprises par les utilisateurs, le suivi lorsqu'un document est téléchargé, déplacé, renommé et lorsque les détails sont modifiés pour assurer la traçabilité et détecter les erreurs.
À cet égard, la piste d'audit, les rapports et le calendrier des notifications font leur travail.
Cela dit, les capacités de reporting ne sont pas aussi approfondies ou garnies de graphiques interactifs que celles d'Agiloft et d'Onit, ou des mesures de tendance et des recommandations que vous trouverez dans les rapports générés par Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa ).
Un classeur virtuel pour les contrats
ContractWorks est facile à utiliser, méticuleux dans sa catégorisation des contrats et parmi les meilleures expériences que nous avons testées pour le stockage sécurisé et le suivi des documents contractuels.
La plate-forme brille également en matière de recherche rapide grâce à sa structure de marquage et de modèle.
De plus, sa fonction de signature électronique native fonctionne bien.
Si vous recherchez la création de contrats, des rapports plus étendus et des fonctionnalités plus approfondies du cycle de vie de la gestion des contrats (comme l'automatisation du flux de travail, le contrôle de version et la collaboration intégrée et la gestion des tâches), alors Editors 'Choice Agiloft est un outil plus puissant et personnalisable.
option.
Cependant, pour les clients principalement concernés par le routage et la gestion des documents post-création avec une grande sécurité et une auditabilité complète, ContractWorks est une solution intelligemment conçue et exécutée pour ces aspects de la gestion des contrats.
Avantages
Les inconvénients
Daxdi un nouveau monde d'enchères en ligne, la plus grande maison de vente aux enchères du monde, de nombreux types d'enchères, de nouvelles enchères toutes les 5 minutes, et plus de 3 millions d'utilisateurs enregistrés jusqu'à 2026
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