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À partir de 95 $ par mois pour les personnes qui cherchent à gérer seulement 50 contrats, Contract Hound représente une entrée moderne et facile à utiliser sur le marché de la gestion des contrats.
Cette plate-forme combine une interface Web intuitive avec un accent sur le stockage et l'organisation des contrats, bien qu'elle offre également une sécurité et des notifications complètes, des flux de travail d'approbation par glisser-déposer et un degré modeste de personnalisation.
Bien que ce soit idéal pour les petites entreprises, ceux qui recherchent une gestion complète du cycle de vie des contrats devront probablement continuer à chercher, ce qui les maintient derrière les gagnants du Choix des éditeurs dans cet espace, Agiloft et Updraft.
Tarification
Le prix de Contract Hound est calculé simplement en fonction du nombre de contrats dont vous aurez besoin.
Tous les plans sont livrés avec un essai de 14 jours et un nombre illimité d'utilisateurs et de dossiers.
Vous ne payez que pour les contrats que vous téléchargez dans le système.
Toutes les fonctionnalités sont disponibles quel que soit le prix.
Le prix d'entrée de gamme est de 95 $ par mois pour 50 contrats (prix mensuel, pas de blocage de contrat annuel).
Le prix d'une plus grande capacité contractuelle est le suivant:
Gérer le cycle de vie du contrat
Contract Hound est l'une des plates-formes les plus faciles à utiliser que nous avons testées.
Lorsque vous vous connectez, l'interface utilisateur (UI) proprement présentée vous offre quelques options principales.
Contract Hound ne crée ni ne modifie les contrats directement.
En fait, il n'y a même pas de visionneuse de contrat pour examiner un fichier PDF et rechercher un contrat avec reconnaissance optique de caractères (OCR) comme vous le trouverez dans ContractSafe.
Par conséquent, vous devrez télécharger les documents contractuels écrits et apporter des modifications, des révisions et des mises à jour en dehors du système.
Contract Hound suit toutes les modifications et les différentes versions, mais uniquement après le téléchargement de nouvelles versions d'un document de contrat donné.
La plate-forme est tout au sujet du suivi et de la gestion.
Le tableau de bord est aussi simple que possible: il y a deux boutons en haut pour ajouter un nouveau contrat ou créer un dossier (que Contract Hound appelle également Boards).
Sur le côté gauche se trouve un bref menu de navigation qui montre les contrats et les dossiers de votre système.
En haut à droite se trouve une icône de cloche pour afficher une liste chronologique de vos notifications.
La boîte de réception principale au centre de l'écran est réservée aux rappels.
Ces rappels vous alertent sur une approbation à venir dans un flux de travail ou une échéance de contrat qui nécessite votre attention.
Celles-ci correspondent également aux notifications par e-mail qui sont apparues dans ma boîte de réception dès que mon tour est venu dans un flux de travail d'approbation.
Dans l'ensemble, les capacités de rappel et d'alerte sont simples mais efficaces par rapport aux capacités d'alerte du cycle de vie des contrats plus complexes de Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord).
Lors de l'ajout d'un nouveau rappel sur la page Détails du contrat, il vous suffit de définir les utilisateurs, la date et d'ajouter une description.
Il n'existe malheureusement aucune fonctionnalité permettant de définir des alertes ou des notifications récurrentes à des intervalles personnalisés comme vous pouvez le faire avec d'autres produits que nous avons testés, notamment Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant (899.00 Standard Edition chez Contract Assistant) et Great Minds Software Contract Advantage.
Mis à part les alertes, tout commence par le téléchargement d'un nouveau contrat.
Lorsque vous cliquez sur Nouveau contrat, l'écran de téléchargement vous donne la possibilité de télécharger jusqu'à cinq contrats à la fois.
Vous pouvez le faire en parcourant les fichiers de votre ordinateur ou en faisant glisser et déposer les fichiers dans la fenêtre.
Une fois que vous téléchargez un document, vous choisissez le dossier ou le tableau dans lequel il entre.
J'ai créé des dossiers pour différents départements, notamment les ressources humaines (RH), les finances et le juridique.
Vous choisissez ensuite les utilisateurs qui auront la possibilité d'afficher, de modifier, d'approuver ou de signer le contrat.
Vous configurez ensuite un workflow d'approbation.
Vous pouvez également effectuer l'une de ces actions sur la page Contrat elle-même si vous ne souhaitez pas le faire tout de suite.
Une fois le processus de téléchargement terminé, vous serez redirigé vers cette page.
J'ai pu modifier les détails de base du contrat ici.
Ces détails comprenaient la société associée, la date de début, la date de résiliation et le type de contrat (fournisseur, client ou type de contrat personnalisé).
C'est également là que vous gérez les autorisations des utilisateurs.
La gestion des utilisateurs n'est pas décomposée en groupes de sécurité granulaires ou en niveaux d'autorisation de sous-ensembles comme c'est le cas dans Agiloft et Updraft.
Au lieu de cela, les utilisateurs reçoivent des autorisations contrat par contrat.
Pour mon contrat de test Daxdi, j'ai pu ajouter des utilisateurs avec un accès éditeur ou en lecture seule.
Vous pouvez également gérer les autorisations utilisateur par utilisateur dans l'onglet Gestion des utilisateurs du menu Paramètres.
C'est ici que vous pouvez désigner des utilisateurs comme propriétaires de contrats spécifiques ou révoquer des privilèges de contrat spécifiques.
Vient ensuite l'une des meilleures fonctionnalités de Contract Hound: l'option de flux de travail d'approbation par glisser-déposer.
Vous ne pouvez pas obtenir de déclencheurs et d'actions complexes comme vous le faites dans les outils d'automatisation du flux de travail dans Agiloft et Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa).
Mais dans Contract Hound, il est simple et facile de prendre tous les utilisateurs disposant d'un accès au contrat et de les faire glisser dans un flux de travail d'approbation pour désigner le chemin de l'exécution de ce contrat.
Pour mon contrat de test, j'ai ajouté trois utilisateurs au flux de travail, puis moi-même à nouveau à la fin en tant que seul utilisateur nécessitant une signature.
Vous pouvez désigner autant de signataires que vous le souhaitez.
Pour la signature elle-même, vous aurez besoin d'un compte DocuSign car il n'y a pas de module de signature électronique intégré.
Vous pouvez activer l'intégration DocuSign dans le menu Paramètres.
Lorsque j'ai envoyé le contrat de test Daxdi via les approbations, le journal d'audit sur le côté droit de la page Détails du contrat a montré toutes les étapes terminées dans le flux de travail.
Le journal d'audit enregistre les modifications ou les versions mises à jour si les utilisateurs modifient et téléchargent de nouvelles versions de contrat.
Vous pouvez également ajouter des commentaires au journal d'audit en tant qu'élément de collaboration de base.
Cela est dérisoire par rapport aux fonctionnalités de collaboration et de négociation natives disponibles dans Agiloft et Concord, mais c'est un bon moyen de communiquer au sein de l'équipe travaillant sur un contrat.
Si vous cliquez sur Afficher sur la page Détails du contrat, la version actuelle du contrat sera téléchargée.
Le menu Actions en haut à droite (à côté du bouton Afficher) vous permet de télécharger une nouvelle version du contrat.
Il vous permet également de déplacer le contrat vers un autre dossier, de vérifier son historique des versions, de revenir à une version précédente du contrat ou de supprimer le contrat.
Les derniers aspects de gestion de la plateforme sont ses dossiers et ses champs personnalisés.
Il n'y a pas de structure complexe d'étiquetage et de catégorisation des modèles comme vous le trouverez dans ContractWorks (prix de départ de 500,00 par mois, facturé annuellement chez ContractWorks).
Il vous suffit de cliquer sur l'icône Plus (+) à côté de Dossiers dans la barre de navigation de gauche et de nommer votre dossier.
Vous ajoutez ensuite autant de contrats à ce dossier que vous le souhaitez.
Contract Hound alterne entre l'appel de cette fonctionnalité de gestion "dossiers" et "tableaux" dans l'interface utilisateur, mais c'est la même fonctionnalité.
Enfin, dans le menu Paramètres, l'onglet Champs personnalisés vous montre les champs par défaut pour toutes les entrées de contrat.
Il vous permet d'ajouter vos propres paramètres personnalisés.
Pour créer un champ personnalisé, il vous suffit d'ajouter une étiquette, une description, un type de champ (texte ou multiligne) et si le champ est obligatoire ou non.
Contract Hound propose une base de connaissances (KB) avec des ressources d'aide sur les contrats, les rappels, les tableaux et les autres éléments de l'interface utilisateur.
Mais Contract Hound est à peu près aussi simple à utiliser que possible.
Gestion des contrats sans tracas
Contract Hound n'est pas la plate-forme de gestion de contrat la plus puissante disponible.
Il n'y a pas de création de contrat ou de visualisation native et pas de rapports et d'analyses.
Les fonctionnalités de catégorisation et de gestion des utilisateurs sont de base de par leur conception.
Pour les entreprises submergées par la complexité infinie et les options de personnalisation de plates-formes telles qu'Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management et Great Minds Software Contract Advantage (75,00 par utilisateur nommé par mois, pour le plan WebEssentials chez Great Minds Software), Contract Hound est une solution intuitive alternative conçue et simple à utiliser.
Son prix abordable est fourni avec un noyau solide de fonctionnalités de gestion, de collaboration, d'audit, de contrôle de version et de flux de travail d'approbation.
Ces fonctionnalités facilitent la gestion quotidienne des contrats dans Contract Hound.
Avantages
Interface utilisateur intuitive optimisée pour les mobiles.
Stockage et suivi faciles des contrats.
Utilisateurs et alertes illimités.
Flux de travail d'approbation par glisser-déposer.
Collaboration et partage de documents.
Intégration DocuSign.
Afficher plus
Les inconvénients
Aucune création de contrat.
La catégorisation est limitée aux dossiers de base et aux champs personnalisés.
Pas de visionnage de contrat natif ni de recherche OCR.
Pas de notifications récurrentes.
Afficher plus
La ligne de fond
Contract Hound est ce que vous attendez d'un outil de gestion de contrat basé sur le cloud destiné aux petits opérateurs commerciaux.
Il a des fonctionnalités intéressantes, comme les approbations par glisser-déposer, ainsi qu'un bon prix global.
À partir de 95 $ par mois pour les personnes qui cherchent à gérer seulement 50 contrats, Contract Hound représente une entrée moderne et facile à utiliser sur le marché de la gestion des contrats.
Cette plate-forme combine une interface Web intuitive avec un accent sur le stockage et l'organisation des contrats, bien qu'elle offre également une sécurité et des notifications complètes, des flux de travail d'approbation par glisser-déposer et un degré modeste de personnalisation.
Bien que ce soit idéal pour les petites entreprises, ceux qui recherchent une gestion complète du cycle de vie des contrats devront probablement continuer à chercher, ce qui les maintient derrière les gagnants du Choix des éditeurs dans cet espace, Agiloft et Updraft.
Tarification
Le prix de Contract Hound est calculé simplement en fonction du nombre de contrats dont vous aurez besoin.
Tous les plans sont livrés avec un essai de 14 jours et un nombre illimité d'utilisateurs et de dossiers.
Vous ne payez que pour les contrats que vous téléchargez dans le système.
Toutes les fonctionnalités sont disponibles quel que soit le prix.
Le prix d'entrée de gamme est de 95 $ par mois pour 50 contrats (prix mensuel, pas de blocage de contrat annuel).
Le prix d'une plus grande capacité contractuelle est le suivant:
Gérer le cycle de vie du contrat
Contract Hound est l'une des plates-formes les plus faciles à utiliser que nous avons testées.
Lorsque vous vous connectez, l'interface utilisateur (UI) proprement présentée vous offre quelques options principales.
Contract Hound ne crée ni ne modifie les contrats directement.
En fait, il n'y a même pas de visionneuse de contrat pour examiner un fichier PDF et rechercher un contrat avec reconnaissance optique de caractères (OCR) comme vous le trouverez dans ContractSafe.
Par conséquent, vous devrez télécharger les documents contractuels écrits et apporter des modifications, des révisions et des mises à jour en dehors du système.
Contract Hound suit toutes les modifications et les différentes versions, mais uniquement après le téléchargement de nouvelles versions d'un document de contrat donné.
La plate-forme est tout au sujet du suivi et de la gestion.
Le tableau de bord est aussi simple que possible: il y a deux boutons en haut pour ajouter un nouveau contrat ou créer un dossier (que Contract Hound appelle également Boards).
Sur le côté gauche se trouve un bref menu de navigation qui montre les contrats et les dossiers de votre système.
En haut à droite se trouve une icône de cloche pour afficher une liste chronologique de vos notifications.
La boîte de réception principale au centre de l'écran est réservée aux rappels.
Ces rappels vous alertent sur une approbation à venir dans un flux de travail ou une échéance de contrat qui nécessite votre attention.
Celles-ci correspondent également aux notifications par e-mail qui sont apparues dans ma boîte de réception dès que mon tour est venu dans un flux de travail d'approbation.
Dans l'ensemble, les capacités de rappel et d'alerte sont simples mais efficaces par rapport aux capacités d'alerte du cycle de vie des contrats plus complexes de Concord (gratuit pour jusqu'à 3 utilisateurs chez Concord).
Lors de l'ajout d'un nouveau rappel sur la page Détails du contrat, il vous suffit de définir les utilisateurs, la date et d'ajouter une description.
Il n'existe malheureusement aucune fonctionnalité permettant de définir des alertes ou des notifications récurrentes à des intervalles personnalisés comme vous pouvez le faire avec d'autres produits que nous avons testés, notamment Agiloft, Blueridge Software Contract Assistant (899.00 Standard Edition chez Contract Assistant) et Great Minds Software Contract Advantage.
Mis à part les alertes, tout commence par le téléchargement d'un nouveau contrat.
Lorsque vous cliquez sur Nouveau contrat, l'écran de téléchargement vous donne la possibilité de télécharger jusqu'à cinq contrats à la fois.
Vous pouvez le faire en parcourant les fichiers de votre ordinateur ou en faisant glisser et déposer les fichiers dans la fenêtre.
Une fois que vous téléchargez un document, vous choisissez le dossier ou le tableau dans lequel il entre.
J'ai créé des dossiers pour différents départements, notamment les ressources humaines (RH), les finances et le juridique.
Vous choisissez ensuite les utilisateurs qui auront la possibilité d'afficher, de modifier, d'approuver ou de signer le contrat.
Vous configurez ensuite un workflow d'approbation.
Vous pouvez également effectuer l'une de ces actions sur la page Contrat elle-même si vous ne souhaitez pas le faire tout de suite.
Une fois le processus de téléchargement terminé, vous serez redirigé vers cette page.
J'ai pu modifier les détails de base du contrat ici.
Ces détails comprenaient la société associée, la date de début, la date de résiliation et le type de contrat (fournisseur, client ou type de contrat personnalisé).
C'est également là que vous gérez les autorisations des utilisateurs.
La gestion des utilisateurs n'est pas décomposée en groupes de sécurité granulaires ou en niveaux d'autorisation de sous-ensembles comme c'est le cas dans Agiloft et Updraft.
Au lieu de cela, les utilisateurs reçoivent des autorisations contrat par contrat.
Pour mon contrat de test Daxdi, j'ai pu ajouter des utilisateurs avec un accès éditeur ou en lecture seule.
Vous pouvez également gérer les autorisations utilisateur par utilisateur dans l'onglet Gestion des utilisateurs du menu Paramètres.
C'est ici que vous pouvez désigner des utilisateurs comme propriétaires de contrats spécifiques ou révoquer des privilèges de contrat spécifiques.
Vient ensuite l'une des meilleures fonctionnalités de Contract Hound: l'option de flux de travail d'approbation par glisser-déposer.
Vous ne pouvez pas obtenir de déclencheurs et d'actions complexes comme vous le faites dans les outils d'automatisation du flux de travail dans Agiloft et Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa).
Mais dans Contract Hound, il est simple et facile de prendre tous les utilisateurs disposant d'un accès au contrat et de les faire glisser dans un flux de travail d'approbation pour désigner le chemin de l'exécution de ce contrat.
Pour mon contrat de test, j'ai ajouté trois utilisateurs au flux de travail, puis moi-même à nouveau à la fin en tant que seul utilisateur nécessitant une signature.
Vous pouvez désigner autant de signataires que vous le souhaitez.
Pour la signature elle-même, vous aurez besoin d'un compte DocuSign car il n'y a pas de module de signature électronique intégré.
Vous pouvez activer l'intégration DocuSign dans le menu Paramètres.
Lorsque j'ai envoyé le contrat de test Daxdi via les approbations, le journal d'audit sur le côté droit de la page Détails du contrat a montré toutes les étapes terminées dans le flux de travail.
Le journal d'audit enregistre les modifications ou les versions mises à jour si les utilisateurs modifient et téléchargent de nouvelles versions de contrat.
Vous pouvez également ajouter des commentaires au journal d'audit en tant qu'élément de collaboration de base.
Cela est dérisoire par rapport aux fonctionnalités de collaboration et de négociation natives disponibles dans Agiloft et Concord, mais c'est un bon moyen de communiquer au sein de l'équipe travaillant sur un contrat.
Si vous cliquez sur Afficher sur la page Détails du contrat, la version actuelle du contrat sera téléchargée.
Le menu Actions en haut à droite (à côté du bouton Afficher) vous permet de télécharger une nouvelle version du contrat.
Il vous permet également de déplacer le contrat vers un autre dossier, de vérifier son historique des versions, de revenir à une version précédente du contrat ou de supprimer le contrat.
Les derniers aspects de gestion de la plateforme sont ses dossiers et ses champs personnalisés.
Il n'y a pas de structure complexe d'étiquetage et de catégorisation des modèles comme vous le trouverez dans ContractWorks (prix de départ de 500,00 par mois, facturé annuellement chez ContractWorks).
Il vous suffit de cliquer sur l'icône Plus (+) à côté de Dossiers dans la barre de navigation de gauche et de nommer votre dossier.
Vous ajoutez ensuite autant de contrats à ce dossier que vous le souhaitez.
Contract Hound alterne entre l'appel de cette fonctionnalité de gestion "dossiers" et "tableaux" dans l'interface utilisateur, mais c'est la même fonctionnalité.
Enfin, dans le menu Paramètres, l'onglet Champs personnalisés vous montre les champs par défaut pour toutes les entrées de contrat.
Il vous permet d'ajouter vos propres paramètres personnalisés.
Pour créer un champ personnalisé, il vous suffit d'ajouter une étiquette, une description, un type de champ (texte ou multiligne) et si le champ est obligatoire ou non.
Contract Hound propose une base de connaissances (KB) avec des ressources d'aide sur les contrats, les rappels, les tableaux et les autres éléments de l'interface utilisateur.
Mais Contract Hound est à peu près aussi simple à utiliser que possible.
Gestion des contrats sans tracas
Contract Hound n'est pas la plate-forme de gestion de contrat la plus puissante disponible.
Il n'y a pas de création de contrat ou de visualisation native et pas de rapports et d'analyses.
Les fonctionnalités de catégorisation et de gestion des utilisateurs sont de base de par leur conception.
Pour les entreprises submergées par la complexité infinie et les options de personnalisation de plates-formes telles qu'Agiloft, Coupa Contract Lifecycle Management et Great Minds Software Contract Advantage (75,00 par utilisateur nommé par mois, pour le plan WebEssentials chez Great Minds Software), Contract Hound est une solution intuitive alternative conçue et simple à utiliser.
Son prix abordable est fourni avec un noyau solide de fonctionnalités de gestion, de collaboration, d'audit, de contrôle de version et de flux de travail d'approbation.
Ces fonctionnalités facilitent la gestion quotidienne des contrats dans Contract Hound.
Avantages
Interface utilisateur intuitive optimisée pour les mobiles.
Stockage et suivi faciles des contrats.
Utilisateurs et alertes illimités.
Flux de travail d'approbation par glisser-déposer.
Collaboration et partage de documents.
Intégration DocuSign.
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Aucune création de contrat.
La catégorisation est limitée aux dossiers de base et aux champs personnalisés.
Pas de visionnage de contrat natif ni de recherche OCR.
Pas de notifications récurrentes.
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Contract Hound est ce que vous attendez d'un outil de gestion de contrat basé sur le cloud destiné aux petits opérateurs commerciaux.
Il a des fonctionnalités intéressantes, comme les approbations par glisser-déposer, ainsi qu'un bon prix global.
