L'un des acteurs les plus évolués et les plus matures du segment du stockage cloud d'entreprise, Box étend ses fonctionnalités au-delà du simple stockage cloud sécurisé et du partage de fichiers en ajoutant des fonctionnalités clés de synchronisation et de collaboration.
À partir de 5 $ pour le plan Starter et destinés aux petites équipes, les fonctionnalités et capacités de Box s'étendent pour répondre aux besoins des entreprises de niveau intermédiaire et même des clients d'entreprise avec les fonctionnalités de réglementation et de conformité nécessaires, ainsi que l'automatisation du flux de travail et l'application de la politique de mot de passe.
Il y a de fortes chances que l'un des quatre niveaux Box soit en mesure de couvrir la plupart des besoins des entreprises.
Box ajoute de la valeur en offrant un stockage illimité ainsi que des utilisateurs illimités sur tous les outils sauf le plus basique.
Lorsqu'il s'agit de visualiser et d'éditer différents types de documents, Box ne parvient toujours pas à offrir cette fonctionnalité qu'un certain nombre de concurrents, comme notre sélection Editors 'Choice Microsoft OneDrive Entreprise exemplifie.
Box (pour les entreprises) fournit également des les capacités de gestion de documents (DM) et les fonctionnalités de sécurité, bien qu'il ne puisse pas tout à fait what Zoho Docs Standard, notre choix des rédacteurs dans cette catégorie, offre.
Pourtant, il possède un excellent ensemble de fonctionnalités globales.
Les plans Starter (5 USD par utilisateur et par mois), Business (15 USD par utilisateur et par mois), Business Plus (25 USD par utilisateur et par mois) et Entreprise (appel de prix) comprennent tous des autorisations granulaires, des capacités de synchronisation et de partage mobiles, la synchronisation de bureau , verrouillage des fichiers, historique des versions, accès mobile et expiration automatique des fichiers.
De plus, le plan Business (le plan que nous avons examiné) offre un stockage illimité avec une limite de 5 gigaoctets (Go), une intégration avec Microsoft Office 365 (20 $ par utilisateur et par mois chez Microsoft365 for Business) et des capacités de personnalisation de la marque.
Le plan Business Plus offre une collaboration externe et des fonctionnalités complètes de suivi des utilisateurs.
Ceci est pour un minimum de trois utilisateurs mais sans limite maximum d'utilisateurs.
Pour les petites et moyennes entreprises (PME), cela permet une grande flexibilité pour ajouter des employés, des contractuels et un accès client.
Le niveau Box for Business sert de terrain d'entente pour les utilisateurs qui veulent plus que ce que propose le plan Business de base mais ne veulent pas investir dans la version Enterprise plus chère.
L'inscription est simple: il vous suffit de fournir vos coordonnées et vos informations de facturation, puis de confirmer votre e-mail.
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous êtes accueilli par une présentation des fonctionnalités.
Vous obtenez un aperçu des dossiers partagés ainsi que comment inviter des utilisateurs et télécharger des fichiers et des dossiers.
Le temps restant à votre essai est affiché en haut de votre tableau de bord.
Devoir saisir les informations de carte de crédit pour lancer une période d'essai peut sembler être un piège pour certains utilisateurs qui pourraient simplement aller ailleurs plutôt que d'essayer Box.
Ensuite, vous passez par une configuration guidée, en commençant par la marque, où vous pouvez ajouter votre logo et sélectionner un jeu de couleurs.
À partir de là, il s'agit des tenants et aboutissants de la création de dossiers et de fichiers, de l'ajout d'utilisateurs un par un ou en bloc et de la création de groupes d'utilisateurs.
Ici, vous pouvez télécharger Box Sync si vous souhaitez synchroniser vos fichiers avec votre bureau.
Une interface utilisateur simplifiée et intuitive
L'interface utilisateur (UI) de Box (for Business) a été entièrement revue.
L'ancienne interface utilisateur était simple et épurée et la nouvelle interface utilisateur est encore plus facile à regarder et beaucoup plus dynamique.
La conception s'apparente à d'autres services de stockage et de partage de fichiers dans le cloud d'entreprise qui adoptent un système de fichiers familier ou une interface utilisateur semblable à un chercheur; Citrix Content Collaboration vient à l'esprit ici.
La barre de menus sur le côté gauche permet d'accéder à Tous les fichiers, qui sont ensuite subdivisés en Récents, Synchronisé et Corbeille.
En dessous se trouve l'application Notes intégrée de Box, qui offre la possibilité de créer une note, une réunion, un ordre du jour, un calendrier, un plan de projet, un statut de projet ou une newsletter.
Les utilisateurs peuvent choisir parmi ces modèles par défaut ou créer des modèles personnalisés.
Fichiers est la section dans laquelle la plupart des utilisateurs passeront leur temps et il existe différentes façons d'accéder aux dossiers et aux fichiers.
Vous disposez d'une barre de recherche bien située et d'un accès rapide à la structure des dossiers, ce qui facilite la recherche de dossiers et de fichiers imbriqués.
J'ai trouvé que la barre de recherche était le moyen le plus rapide et le plus simple de rechercher des fichiers sur Box; les options Filtre de contenu et Métadonnées accélèrent les recherches.
La console d'administration donne aux administrateurs des informations sur tous les utilisateurs actifs (ou sièges) ainsi que sur le stockage actuellement utilisé.
Il existe également une répartition granulaire des principaux types de fichiers, des principales applications tierces et même des graphiques sur l'activité horaire.
La console d'administration offre un accès aux utilisateurs et groupes, aux rapports, à la gouvernance, au compte et à la facturation et aux paramètres d'entreprise.
Il ajoute également de nouvelles fonctionnalités, y compris l'accès hors ligne.
Sur le côté gauche du tableau de bord se trouve un menu dans lequel vous pouvez accéder à tous les fichiers, favoris, fichiers synchronisés avec le bureau, messages, collaborateurs et la console d'administration.
Cliquez sur un fichier ou un dossier et vous pouvez afficher les détails, y compris l'activité récente (modifications, téléchargements, commentaires, etc.).
En haut à droite, vous trouverez des boutons pour télécharger et créer des documents et feuilles de calcul Google et des fichiers Microsoft Office (y compris Excel, PowerPoint et Word), des dossiers et des notes.
La zone de recherche en haut comprend des filtres de contenu (type, dossier, date de modification).
À côté de cela, il y a des liens vers l'aide, des liens vers votre profil (étiquetés avec vos initiales) et des liens vers les paramètres du compte.
L'interface utilisateur de Box est propre et claire; il n'y a pas d'ambiguïté puisque tout est logiquement disposé.
Son interface utilisateur et son design clairs viennent juste après Zoolz BigMind for Business, qui obtient des notes élevées pour l'organisation des informations dans les limites d'une page de navigateur.
Un problème que j'ai rencontré avec Box est que se déplacer dans différentes sections de la barre de navigation semble parfois lent.
C'est un problème courant avec certaines solutions Software-as-a-Service (SaaS), mais je souhaite juste que la navigation dans Box soit un peu plus rapide, d'autant plus que mon compte de démonstration contenait peu de fichiers.
L'annulation d'un abonnement Box est simple et peut être effectuée à partir de la section Compte et facturation.
Box utilise le processus d'annulation pour obtenir des informations des utilisateurs et savoir pourquoi ils ont décidé d'annuler le service.
Box essaiera de garder les abonnés existants en leur offrant des réductions à leur sortie, ce qui pourrait faire la différence si le prix est un frein majeur.
D'autres sociétés de stockage dans le cloud peuvent profiter des stratégies intelligentes de fidélisation de la clientèle de Box.
Partage de documents et collaboration
Lorsque vous êtes prêt à commencer à collaborer, vous pouvez afficher et commenter les documents Microsoft Word dans Box (pour les entreprises).
Mais si vous souhaitez modifier un document, vous devrez l'ouvrir sur votre bureau ou dans Microsoft Word Online (inclus).
Avec les deux méthodes, une fois que vous enregistrez vos modifications et fermez le fichier, la version stockée sur Box (for Business) est automatiquement mise à jour.
Vous pouvez également verrouiller un fichier, télécharger une nouvelle version ou le déplacer ou le copier.
Bizarrement, lorsque j'ai essayé d'ouvrir un fichier Microsoft Word sur mon bureau, Box (pour les entreprises) a dit qu'il n'avait pas détecté de programme qui pouvait l'ouvrir, même si j'avais le logiciel de bureau Microsoft Office.
Comme avec Google Drive Enterprise, vous pouvez partager des dossiers et des documents à l'aide d'un lien.
Mais avec Box (for Business), vous pouvez également créer une URL personnalisée, exiger un mot de passe, définir l'expiration du lien et autoriser ou bloquer le téléchargement.
Vous pouvez également partager par e-mail, partager directement à partir du document ou même obtenir le code pour intégrer le lien dans votre site Web.
Lorsque vous partagez des documents ou des dossiers par e-mail, l'invité devra ouvrir un compte Box (pour les entreprises) s'il ne dispose pas déjà d'une connexion.
Si vous invitez des utilisateurs dans un dossier, vous pouvez définir des autorisations telles que Éditeur, visionneuse et autres.
Les utilisateurs peuvent choisir d'accepter automatiquement les invitations de partage, ce qui est pratique.
Pour les utilisateurs qui ont des comptes Box (pour les entreprises), vous pouvez partager tous vos fichiers et dossiers à la fois.
De plus, ils peuvent profiter de certaines fonctionnalités premium quel que soit le type de compte dont ils disposent, ce qui est pratique.
Si vous souhaitez partager avec des utilisateurs externes, vous devez utiliser un lien public.
Vous pouvez partager des documents avec des utilisateurs externes via un lien mais, à moins qu'ils ne se connectent, l'utilisateur peut uniquement afficher le document.
Pour les utilisateurs souhaitant utiliser le client de synchronisation, il fonctionne sans effort dans la plupart des cas.
Depuis Box Sync 4.0, de nombreuses améliorations de performances ont été apportées pour la synchronisation d'un grand nombre de fichiers.
Même ainsi, lors de tests avec un grand nombre de fichiers, le client de synchronisation cessait de fonctionner à l'occasion.
Box recommande que, bien qu'il n'y ait pas de limite intrinsèque, les utilisateurs limitent les transferts à 100 000 fichiers à la fois.
Il est peu probable que ce soit un scénario courant pour la plupart des entreprises, mais cela pourrait poser un problème lors de la migration en gros d'une solution différente.
En plus du DM et du stockage, vous pouvez créer des Box Notes et les partager avec d'autres utilisateurs de Box (for Business) qui peuvent alors simultanément éditer la Box Note et laisser des commentaires.
Vous pouvez également insérer des listes de contrôle et des images dans Box Notes.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs externes.
Box Notes ne prend pas en charge hors ligne.
Lorsque vous visualisez un document ou un encadré, vous verrez une zone de commentaire sur le côté droit.
Auparavant, vous deviez basculer entre commenter ou ajouter une tâche; maintenant, vous pouvez afficher les deux options sur le même écran, ce qui est beaucoup plus simple.
Pour affecter une tâche, il vous suffit de cocher une case, d'ajouter une description, de choisir les destinataires et de saisir une date d'échéance facultative.
Vous pouvez également marquer d'autres collaborateurs dans la description afin qu'ils puissent suivre la tâche.
Si une tâche vous est assignée, vous recevez une alerte par e-mail et vous pouvez la terminer ou la refuser.
Intégration et sécurité
Box (for Business) est fortement intégré à l'écosystème des applications cloud.
Les grands noms incluent des sociétés facilement reconnaissables telles que Adobe, MobileIron, Slack (Visitez le site sur Slack), Splunk et Webex.
Box a également une intégration étroite avec Microsoft Office et permet une collaboration facile même dans l'interface Web d'Office 365.
En outre, les développeurs internes d'une organisation peuvent utiliser une interface de programmation d'application (API) accessible par l'utilisateur pour créer des applications personnalisées qui peuvent accéder aux données de Box de manière sûre et fiable, s'ils adhèrent aux meilleures pratiques de développement de Box.
Box (pour les entreprises) utilise SSL pour la transmission de données vers et depuis le service.
Les données sont cryptées au repos à l'aide du cryptage AES 256 bits, ce qui signifie que les données sont sécurisées même dans un état inactif.
Il répond également aux exigences ISO 27001, ISO 27018, SOC1, PCI DSS et FedRAMP.
Box a également été conforme à la transférabilité et à la responsabilité de l'assurance maladie ...
