À partir de 899 $ pour l'édition Standard, Blueridge Software Contract Assistant est en quelque sorte une entrée à l'ancienne sur le marché de la gestion des contrats.
Là où la plupart de ses concurrents ont adopté un modèle de déploiement dans le cloud, Blueridge est resté fidèle à la méthode d'installation plus ancienne de téléchargement et d'exécution localement.
Il s'agit toujours d'une solution assez riche en fonctionnalités qui est utilisée depuis plus de 15 ans pour des clients tels que les coopératives de crédit, les hôpitaux, les sociétés pharmaceutiques et d'autres organisations qui ont besoin de conserver leurs données derrière leur pare-feu.
Depuis notre examen initial, Contract Assistant a subi de modestes améliorations de fonctionnalités et de personnalisation.
Mais trois éditions du produit (Standard, Pro et Entreprise) sont toujours visuellement similaires, avec un large éventail de menus et de fonctionnalités par rapport aux interfaces utilisateur (UI) plus rares des nouvelles options basées sur le cloud.
Blueridge Software affirme avoir choisi de rester dans l'espace logiciel client / serveur plutôt que de rivaliser avec des dizaines d'options similaires basées sur le cloud.
Contract Assistant n'offre aucune fonctionnalité de création de contrat, de négociation ou de collaboration intégrée.
Pour cela, vous pouvez vous tourner vers Concord ou Editors 'Choice Updraft (619,10 par mois pour un maximum de 5 utilisateurs et 50 transactions chez Origin Systems).
L'assistant contractuel n'est pas non plus personnalisable à l'infini ou doté de fonctionnalités de gestion du cycle de vie des contrats de bout en bout comme le choix des éditeurs Agiloft.
Cependant, si votre entreprise ou organisation préfère une option déployée localement pour le stockage sécurisé des contrats (avec des options de catégorisation granulaires et des fonctionnalités de gestion), alors Contract Assistant est un outil bien équipé.
Il vous fournit des rapports et des alertes solides, ainsi que d'excellents manuels d'utilisation pour vous mettre au courant.
Tarifs et plans
Comme mentionné, Contract Assistant est disponible en trois éditions différentes: Standard, Pro et Entreprise.
Les différentes éditions offrent différents niveaux de service en fonction de la taille de votre entreprise ou du nombre d'utilisateurs.
Le prix des éditions varie de 899 $ à 8 999 $.
Contract Assistant commence à 899 $ pour l'édition Standard, qui est une version mono-utilisateur installée sur votre PC.
Cette version est idéale pour les propriétaires uniques ou les organisations dans lesquelles un seul administrateur est nécessaire pour superviser les contrats dans votre système.
Cette édition d'entrée de gamme est livrée avec des enregistrements électroniques complets, une prise en charge de plusieurs bases de données, des champs de base et une prise en charge de fichiers, et des événements alarmables ou alertes illimités par contrat.
Vous obtenez également une recherche simple et avancée, des rapports et une personnalisation des catégories et des champs de contrat.
Pour des fonctionnalités de rapport personnalisées supplémentaires, vous pouvez opter pour l'édition Standard Plus, au prix de 1 198 $.
Il vous donne accès au Concepteur de rapports facultatif.
Contrairement à la tarification Software-as-a-Service (SaaS) des produits cloud, la tarification de base pour chaque édition est un coût unique par opposition aux coûts d'abonnement récurrents de chaque produit cloud examiné dans ce tour d'horizon.
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Toutes les éditions sont également livrées avec un essai gratuit de 30 jours.
L'une des principales différences entre ces trois éditions est la possibilité de saisir des contrats ou des documents directement dans la base de données.
Avec les éditions Standard et Pro, l'utilisateur peut lier la version locale des documents à son profil dans Contract Assistant.
Dans cette situation, le profil du document sur Contract Assistant peut être lié à son emplacement sur le lecteur ou le serveur, mais le document n'est jamais téléchargé dans la base de données.
Vraisemblablement, pour les utilisateurs des éditions Standard et Pro, le stockage dans la base de données ne serait pas nécessaire car les documents pourraient tout aussi bien être conservés sur l'ordinateur personnel de l'utilisateur ou sur un lecteur partagé pour un petit groupe.
Cependant, pour les grandes entreprises ou les entreprises, un tel arrangement s'avérerait probablement compliqué à la fois pour des raisons de performance et de sécurité.
L'édition Pro est un produit de réseau local (LAN) conçu pour les petites et moyennes entreprises (PME) ou les petits groupes de travail au sein d'une organisation.
Son prix est de 3499 $ pour la licence de base (cinq utilisateurs), bien que des sièges supplémentaires puissent être ajoutés moyennant des frais supplémentaires.
En ce qui concerne les fonctionnalités, l'édition Pro comprend une intégration de la gestion de documents avec Laserfiche et une prise en charge multi-utilisateurs avec une sécurité et des autorisations de base.
Enfin, l'édition Entreprise est au prix de 8 999 $ pour la licence de base (cinq utilisateurs).
Il s'agit d'un produit SQL Server / Client LAN / WAN (réseau étendu) qui comprend une gamme complète de fonctionnalités avancées de catégorisation et de stockage de documents.
Ces fonctionnalités incluent les armoires et les sous-dossiers, la recherche en texte intégral, les alertes récurrentes, la personnalisation complète, le stockage de documents de base de données et les rapports personnalisés liés au niveau d'autorisation de l'utilisateur.
La maintenance annuelle facultative est de 18% du prix d'achat total pour tous les plans.
Cela vous donne la disponibilité des mises à jour du produit et l'accès à l'assistance téléphonique (par opposition à l'assistance gratuite par e-mail uniquement).
Vous pouvez à tout moment passer à une autre version.
Les licences utilisateur supplémentaires sont tarifées sur une échelle graduée dans laquelle le prix par licence diminue à mesure que le volume augmente pour les éditions Pro et Enterprise:
Édition Pro:
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1 à 4 licences: 299 $
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5 à 9 licences: 269 $
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10+ licences: 229 $
Par exemple, si vous achetez aujourd'hui deux licences supplémentaires, vous paierez 299 $ chacune.
Si vous achetez plus tard trois licences supplémentaires, vous paierez 269 $ pour chacune d'entre elles.
Edition pour entreprise:
Par exemple, si vous achetez aujourd'hui trois licences supplémentaires, vous paierez 599 $ chacune.
Si vous achetez plus tard huit licences supplémentaires, vous paierez 529 $ pour chacune d'entre elles.
Mise en place
Les éditions Pro et Enterprise de Contract Assistant peuvent être installées sur les PC des utilisateurs ou virtualisées (c'est-à-dire installées sur un serveur d'applications exécutant Citrix ou Terminal Services, ou en tant qu'application Web auto-hébergée à l'aide de Citrix XenApp.) En d'autres termes, Contract Assistant est client / logiciel serveur hébergé sur votre réseau, sans données résidant dans le cloud.
Pour autoriser l'accès à la base de données dans les grandes entreprises, cela signifie que vous devrez installer Microsoft SQL Server avec l'édition Entreprise.
Assurez-vous de contacter le logiciel Blueridge pour obtenir des détails sur les exigences du back-end pour votre environnement.
Découvrez quelle version de SQL Server et Windows Server est requise et si ces ressources peuvent être exécutées virtuellement ou nécessitent leur propre serveur physique.
Pour tester l'édition Standard pour notre mise à jour, j'ai mis en place un essai gratuit et téléchargé le logiciel sur mon PC Windows 10.
Le logiciel Blueridge ne fournit pas de téléchargements Mac.
La société dit qu'elle prend en charge Windows 7, 8 et 10 mais, après avoir téléchargé le progiciel, j'ai été invité à télécharger une ancienne version de .NET Framework avant que l'installation ne se poursuive.
Il s'agissait d'un problème de compatibilité mineur.
Mais, après avoir téléchargé .NET Framework 3.5 SP1 (par opposition à la version 4.7 actuelle), l'installation s'est rapidement terminée et j'étais opérationnel.
Une fois ouvert, Contract Assistant vous propose de nombreuses fonctionnalités et options.
Mais il le fait dans une mise en page mieux organisée que la sélection écrasante de menus dans Great Minds Software Contract Advantage et Coupa Contract Lifecycle Management (gratuit chez Coupa).
Contract Assistant offre d'excellentes ressources d'aide et de la documentation pour vous aider à configurer, à naviguer et à utiliser.
On m'a immédiatement donné un pop-up pour "Premiers pas en 10 étapes faciles" en parcourant la feuille de route du produit et le guide de démarrage rapide.
Les chapitres sont indexés et consultables afin que vous puissiez créer vos propres favoris dans le guide et dans toutes les ressources d'aide de Blueridge Software.
La documentation d'aide et la facilité d'utilisation générale des ressources m'ont permis de me familiariser facilement et rapidement avec l'interface utilisateur.
Au sommet du tableau de bord se trouvent des onglets pour Gestion des contrats, Base de données et rapports, Options et outils, Mises à jour en masse (modification de plusieurs entrées de catégorie, enregistrement ou utilisateur) et Aide.
Il existe également une barre d'outils de type Microsoft Word avec des boutons pour créer et enregistrer une nouvelle entrée de contrat, ainsi que des boutons Supprimer, Annuler et Rechercher.
Sur le côté gauche se trouve un index alphabétique des contrats pour une recherche rapide dans votre base de données, divisé en catégories et dossiers de cas.
Les alarmes de contrat qui sonnent (c'est-à-dire avec des dates limites de contrat pressantes à résoudre) sont affichées en rouge.
Sous les barres de menus se trouve l'espace de travail, qui est divisé en fenêtres de taille ajustable.
Les fenêtres sont regroupées par types d'informations, offrant des onglets pour l'index des contrats, les informations sur le contrat, les dates clés, les catégories, les éléments / clauses clés, la vue d'ensemble, les liens vers les fichiers et les notes et commentaires (qui est l'étendue des fonctionnalités de collaboration de Contract Assistant).
La bibliothèque de clauses est similaire à ce que vous trouverez dans Agiloft et la structure de balisage personnalisé est similaire à celle de ContractWorks (prix de départ de 500,00 par mois, facturé annuellement chez ContractWorks).
Gérer le cycle de vie du contrat
Après avoir terminé le guide de démarrage rapide, il existe un guide de l'utilisateur tout aussi utile avec des instructions pour une entrée et des configurations plus avancées.
Le Guide de l'utilisateur donne des instructions très précises pour créer des bases de données et configurer les différents champs de données.
Le processus de gestion des contrats lui-même est simple et extrêmement personnalisable.
Lors de l'ajout de nouvelles entrées de contrat ou de la modification de fichiers de contrat, vous pouvez renommer ou masquer des champs, ajouter des légendes d'utilisateurs (dans l'onglet Options et outils) et gérer les dates clés et les alertes.
Vous pouvez également ajouter et gérer des catégories et extraire des clauses en utilisant les fenêtres sur le côté droit de la page de détails du contrat.
Dans les éditions Pro et Enterprise, vous faites cela via le module d'administration.
Comme dans Agiloft et ContractSafe, les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs et définir des autorisations pour afficher des contrats ou des éléments particuliers de l'interface utilisateur.
Cependant, contrairement à ces outils, vous n'avez pas besoin d'accéder à un panneau d'administration pour le faire.
Tous les champs sont modifiables à partir de la page principale.
L'édition Pro ne vous donne que des options de privilèges en lecture seule ou complets.
Mais l'édition Enterprise offre une sécurité plus granulaire pour des enregistrements spécifiques et les différentes bases de données auxquelles appartient un utilisateur.
L'édition Entreprise de Contract Assistant peut également créer ce que l'on appelle des Vues pour masquer des champs spécifiques pour différents groupes d'utilisateurs ou sociétés, ou pour afficher une armoire ou un dossier particulier.
L'ajout d'un nouvel enregistrement est aussi simple que de cliquer sur le bouton Nouveau et de faire une copie d'un modèle d'enregistrement existant.
Comme vous ne catégorisez que les contrats existants et en attente, vous ne créez pas réellement un nouveau contrat, mais uniquement l'entrée de base de données correspondante.
En termes de recherche, vous pouvez exécuter des requêtes par texte, mot-clé, date ou champs tels que la devise ou le type de contrat.
Tous les champs sont consultables et peuvent être extraits dans des rapports standard ou personnalisés.
