Effiziente Kostenverfolgung und Berichterstellung ist ein Ziel von Unternehmen jeder Größe.
Die Möglichkeit, Quittungen und Rechnungen zu sammeln und zu organisieren, ist eine ständige Herausforderung.
Gleiches gilt für das Erstellen genauer und einfach zu lesender Berichte, das Überprüfen und Genehmigen von Berichten sowie das Hinzufügen von Ergebnissen, um eine Prüfung durchzuführen.
Dank Cloud-basierter Lösungen, die in der Lage sind, die Kosten zu verfolgen und zu melden, wird die Kontrolle der Geschäftsausgaben der Mitarbeiter einfacher und weniger mühsam.
Es ist möglich, mobile Apps und Smartphones zum Scannen und Fotografieren von Belegen zu verwenden, und es gibt immer schnellere und einfachere Methoden zum Online-Organisieren und Übermitteln von Spesenabrechnungen.
Die beste Nachricht für Unternehmen ist, dass Cloud-basierte Kostenverfolgungssoftware im Allgemeinen weniger kostet und gleichzeitig mehr Innovation bietet als ältere Hardware- / Software-basierte Lösungen vor Ort.
Schauen wir uns die Top-Lösungen an, die wir getestet haben.
Finden Sie die richtige Spesenverfolgungssoftware
Bevor Sie sich für eine SaaS-Spesenverfolgungssoftware entscheiden können, müssen Sie Ihre Organisation detailliert untersuchen.
Ist es in den Vereinigten Staaten ansässig? Macht es internationale Geschäfte? Welche Ausgaben werden normalerweise von der Belegschaft veranlasst? Ein guter Anfang ist eine gründliche Prüfung, wie viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Kosten für die Erstattung einreichen, einschließlich Reisekosten, Geschäftsessen und sogar Büromaterial.
Was sind diese durchschnittlichen Ausgaben? Sind sie vernünftig oder glauben Sie, dass Einzelpersonen dies ausnutzen? Schauen Sie über die Durchschnittswerte hinaus, da ein Tool, das für ein Verkaufsteam unterwegs geeignet ist, möglicherweise nicht ideal für Remote-Mitarbeiter ist, die vierteljährlich das Home Office besuchen.
Erstellen Sie eine Organisationskarte mit der Berichts- / Überwachungsstruktur.
Dies mag nach Overkill klingen, kommt jedoch ins Spiel, wenn Sie eine mehrstufige Genehmigungsfunktion benötigen.
Verwenden Sie diese Informationen, um lose Richtlinien und Regeln zu erstellen, die auf dem Standort, den Unternehmensdurchschnitten und dem basieren, was Sie für angemessen halten.
Schauen Sie sich als Nächstes die Back-End-Technologie an, die Ihr Unternehmen verwendet, insbesondere die Buchhaltungssoftware.
Fügen Sie dies zu Ihren unverzichtbaren Business Intelligence-Daten (BI) hinzu.
Es ist wichtig, die Lernkurven der Mitarbeiter zu minimieren, damit sie mit minimalem Brain Drain und Nebenkosten auf dem neuesten Stand des neuen Produkts sind.
Eine Lösung, die bei der Integration in Ihre Back-End-Systeme verwirrend, schwierig zu verwenden oder noch schlimmer ist, führt dazu, dass Mitarbeiter sie nicht verwenden.
Genau das kann eine effektive Kostenverfolgungslösung zunichte machen.
Wenn Ihre mobilen Mitarbeiter iPhones oder Android-basierte Smartphones verwenden, haben Sie Glück, da die meisten SaaS-Produkte über Apps für diese Plattformen verfügen.
Einige Produkte unterstützen die Verwendung von Windows-Telefonen, sind jedoch mit dieser Plattform nicht allzu vertraut, da Microsoft die Unterstützung für dieses Format im Dezember einstellen wird. Auf der Finanzseite verwenden Ihr Buchhalter und Ihr CPA QuickBooks Online Plus oder basiert Ihr Unternehmen auf fortschrittlicherer Buchhaltungssoftware wie der Hauptbuchhaltungssoftware für Unternehmen? Wählen Sie ein Produkt aus, das sich sicher in die vorhandene Software für Ihre Buchhaltungskette integrieren lässt.
Ihre Geldmanager werden es Ihnen danken.
Funktionen des Kostenverfolgungssystems
Das Erstellen einer soliden und intuitiven SaaS-Lösung zur Kostenverfolgung und Berichterstellung ist eine entmutigende Aufgabe.
Vor allem, weil das Produkt sowohl für die Finanzabteilung als auch für die Mitarbeiter sinnvoll sein muss.
Ein gutes System muss transparent und unkompliziert sein, aber auch in einer Reihe von Bereichen effizient.
Dies umfasst eine genaue Kostenverfolgung, die Fähigkeit, innerhalb der Richtlinien eines Unternehmens zu arbeiten und gleichzeitig die Tools für die rechtzeitige Erstattung von Mitarbeitern bereitzustellen.
Eine gute Lösung deckt alle Bereiche ab und verbessert gleichzeitig die Produktivität und spart dem Unternehmen sowie seinen Mitarbeitern Zeit und Geld.
Eine Produktanforderung für die Finanzabteilung besteht darin, die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act (SOX) durch das Unternehmen zu unterstützen.
Dieses Gesetz befasst sich mit dem Missbrauch von Mitarbeiterausgaben und verhängt drakonische Strafen gegen Unternehmen, denen eine wirksame interne Kostenkontrolle fehlt.
Aus diesem Grund muss das von Ihnen ausgewählte Produkt über umfassende und anpassbare Richtlinien, Regeln und Berechtigungsbezeichnungsfunktionen verfügen.
Umso besser, wenn es über Tools zur Selbstprüfung für SOX verfügt.
Eine weitere wichtige Funktion ist die Datenspeicherung für mindestens sieben Jahre, wie vom Internal Revenue Service (IRS) gefordert.
Daten müssen verfügbar sein, um einen vollständigen Prüfpfad zu erstellen, falls die Anforderung gestellt wird.
Die Integration von Buchhaltungssoftware ist ein weiteres Muss, damit Berichtsdaten automatisch in den Kontenplan des Unternehmens eingefügt werden können.
Einige dieser Anwendungen basieren auch auf der Buchhaltungssoftware, um die tatsächliche Erstattung der Mitarbeiter vorzunehmen und zu verfolgen.
Die Integration in typische Buchhaltungstools für kleine Unternehmen ist zwar recht einfach, sollte Ihr Unternehmen jedoch eine komplexere ERP-Software (General Ledger oder Enterprise Resource Planning) wie NetSuite OneWorld oder SAP Business One Professional verwenden, ist der Integrationsprozess möglicherweise schwieriger, aber nicht weniger Daher ist es wichtig, von Anfang an gut zu planen.
Sowohl für die Finanzen als auch für die Mitarbeiter, die Ausgaben einreichen, ist es wichtig, dass die Benutzeroberfläche des Produkts in der Landessprache des Benutzers zugänglich ist.
Es sollte auch in der Lage sein, Ausgaben in Währungen aufzuteilen, die das Unternehmen und die Mitarbeiter verwenden.
Auf der mobilen Seite benötigen Benutzer eine einfache Smartphone-App, aber eine Einfachheit, die mit möglichst wenigen Tastenanschlägen ein Höchstmaß an Leistung bietet.
Benutzer sollten in der Lage sein, Bilder zu erfassen, so viele spezifische Daten wie möglich aus diesen Bildern zu gewinnen, Ausgaben manuell einzugeben und ihre Spesenabrechnung zu erstellen und anschließend zur Genehmigung einzureichen.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen, läuft der End-to-End-Prozess reibungsloser ab, wenn Produkte Ausgaben von den Kreditkarten der Benutzer abziehen und die Rückerstattung auf bestimmte Bankkonten erleichtern.
Benutzer haben unterschiedliche Erfolgskriterien.
Während die Back-End-Buchhaltung den Umfang der Komplexität abdecken kann, reicht dies von der Leichtigkeit einer SaaS-basierten Lösung für kleine Unternehmen wie FreshBooks (15,00 USD bei FreshBooks) bis hin zu einem mehrmonatigen Bereitstellungsprozess für die typische ERP-Implementierung man möchte Komplexität, wenn es um ein Spesenabrechnungssystem geht.
Sie wollen Einfachheit, einfach weil niemand mehr Zeit verbringen möchte, als sie unbedingt Spesenabrechnungen machen müssen.
Der größte Teil der Dateneingabe basiert auf mobilen Apps.
Mit jeder Anwendung können Sie den Bericht jedoch über eine Website und in der Regel auch über E-Mail-Weiterleitung und Kreditkartenintegration erstellen.
Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Bilder zu erfassen, so viele spezifische Daten wie möglich aus diesen Bildern zu gewinnen, Ausgaben manuell einzugeben und ihre Spesenabrechnungen zur Genehmigung einzureichen.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen, läuft der End-to-End-Prozess reibungsloser ab, wenn Produkte Ausgaben von den Kreditkarten der Benutzer abziehen und die Rückerstattung auf bestimmte Bankkonten erleichtern, während die von Ihren Buchhaltungsfachleuten identifizierten Schlüsseldaten in ihre Back-End-Systeme gefiltert werden.
Kostenverfolgung Fazit
Wir haben neun getestet SaaS-Software zur Kostenverfolgung in dieser Übersicht.
Die Versuche gaben uns einen guten Überblick über die Komplexität der Einrichtung jedes Produkts und die Probleme, auf die ein Stammkunde nicht nur während der Einrichtung, sondern auch während des täglichen Gebrauchs stoßen würde.
Wir haben uns die wichtigsten Produktfunktionen, die Web- und mobilen Schnittstellen der Software, die Einrichtung und die Benutzerfreundlichkeit angesehen, um einen Gesamteindruck zu erhalten, bevor wir uns auf Endbenutzerpunkte wie die Qualität der Kameraerfassung, die Geschwindigkeit der Bildanalyse und die Effizienz der Spesenabrechnung konzentrierten Einreichung und Genehmigung.
Optische Zeichenerkennung (OCR) ist die elektronische Konvertierung von getippten, handgeschriebenen oder gedruckten Textbildern in maschinencodierten Text und kann eine wichtige Komponente eines erfolgreichen Software-Systems zur Verwaltung von Spesenabrechnungen sein.
OCR reduziert die Menge der erforderlichen manuellen Dateneingabe, und alle neun Produkte in unserer Zusammenfassung - Abacus, Jetzt zertifizieren, Kosten stimmen, Kosten, Kosten, Pfad, Kostenpunkt, Belegbank, Rydoo (ehemals Xpenditure Small Business) und Zoho Kosten - verwenden diese Technologie .
Abacus verwendet Geolokalisierungstechnologie, die Restaurants usw.
vorschlägt, um Benutzern zu helfen.
Die Produkte, die die meisten Daten aus Quittungsbildern abrufen, sind Certify Now und Rydoo, ein Hauptgrund, warum beide unseren Editors 'Choice Award erhalten haben.
Insgesamt sind die mobilen Schnittstellen in Certify Now und Rydoo am einfachsten zum Erstellen von Spesenabrechnungen zu verwenden, obwohl Abacus nur eine knappe Sekunde entfernt ist.
Abacus verfügt auch über ein cooles, textähnliches internes Kommunikationswerkzeug, das keiner der anderen Teilnehmer hatte, und es bietet den schnellsten Weg für die Erstattung.
Wir haben jedoch auch die Einfachheit der mobilen App von ExpenseBot und die Funktionstiefe der Receipt Bank geschätzt.
Aus finanzieller Sicht Receipt Bank und Rydoo haben Die größte Auswahl an Back-End-Buchhaltungssoftware-Integrationen und die besten internationalen Umgebungsfunktionen.
Abacus ist nur für Unternehmen verfügbar, die in den USA geschäftlich tätig sind, und alle Teilnehmer speichern die Datenspeicherung für den erforderlichen Zeitraum von sieben Jahren, wenn nicht sogar länger.
Aus Sicht der Endbenutzer sind Certify Now und Rydoo aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer einfachen, aber hoch entwickelten Schnittstellen, die für eine Vielzahl mobiler Plattformen verfügbar sind, für die Wahl der Redakteure gleichbedeutend.
Auf der Finanzseite sind ihre Fähigkeiten zur Festlegung von Richtlinien und Regeln am umfassendsten.
Die Preise sind für alle unsere Wettbewerber wettbewerbsfähig.
Die 5 US-Dollar von Expensify pro Benutzer und Monat zeigen, dass ein niedriger Preis manchmal immer noch ein echtes Schnäppchen ist und nicht nur "billig".
Trotzdem sind die Preise nahe genug, dass andere Faktoren wichtiger sein könnten.
Die meisten Anwendungen werden basierend auf der Anzahl der aktiven Benutzer pro Monat berechnet.
Es gibt jedoch Abweichungen, z.
B.
ReceiptBank-Gebühren basierend auf der Anzahl der ausgeübten Transaktionen.
Rydoo schlägt Certify hier wegen der Einrichtungsgebühr von Certify aus.
Concur ExpenseIt und Concur Expense bieten zwar coole, erfahrene und umfassende Spesenmanagementdienste, verlieren jedoch an Boden, weil es so schwierig war, den Wert ohne Preistransparenz zu ermitteln.
Sie können jedoch ein großer Wert für ein schnell wachsendes KMU sein.
Übersehen Sie sie also nicht, wenn Sie ein KMU haben.
Jedes dieser Produkte ist eine gute Wahl, abhängig von Ihren Geschäftsanforderungen, obwohl die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Kostenfunktionalität und Preis Certify Now und Expensify die Wahl der Redaktion für mittelständische und große Unternehmen ermöglichte, während Rydoo das Nicken für die Kleinen bekommt Jungs.
In dieser Runde haben wir auch neue Bewertungen für Receipt Bank, ExpensePoint, ExpenseBot und Zoho Expense aufgenommen.
All dies sind solide Optionen, die Ihrer Überlegung wert sind.
Wählen Sie einen Service, der erschwinglich und benutzerfreundlich ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden kann.
Sie müssen die Entscheidung später nicht mehr wiederholen.
