Jeder liebt Zahltag - außer dem Lohnbuchhalter.
Die Bezahlung von Mitarbeitern (sowie Auftragnehmern und Freiberuflern) ist das komplexeste Element der Buchhaltung von Kleinunternehmen.
Es ist auch das gruseligste.
Sie müssen nicht nur Schecks und direkte Einzahlungen erstellen, die zu 100 Prozent korrekt sind, sondern auch sicherstellen, dass die zugrunde liegenden Berechnungen - Steuern, Sozialleistungen und andere Quellensteuern - bis auf den letzten Cent korrekt sind.
Darüber hinaus müssen Sie Steuern und Einreichungen beim IRS und anderen Steuerbehörden einreichen.
Cloud-basierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsanwendungen können dazu beitragen, dass alle diese Verpflichtungen präzise und rechtzeitig erfüllt werden.
Wir haben acht der beliebtesten Online-Buchhaltungsdienste für kleine Unternehmen überprüft.
Einige gibt es schon seit Jahren, darunter Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, QuickBooks Payroll, Square Payroll und SurePayroll.
Neu in unserer diesjährigen Zusammenfassung ist Hourly, ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsservice, der für Auftragnehmer entwickelt wurde, aber für andere kleine Unternehmen geeignet ist.
Beachten Sie, dass es derzeit nur für Kalifornien verfügbar ist.
Workful ist eine weitere neuere Website für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die hier nur zum zweiten Mal angezeigt wird.
Es wurde für die Verfolgung von stündlichen Mitarbeitern entwickelt.
In diesem Jahr vergeben wir die Auswahl der Redakteure an zwei Websites für Gehaltsabrechnungen: Gusto ist ein wiederkehrender Gewinner; Es bietet eine außergewöhnliche Benutzererfahrung und vier verschiedene Abonnementstufen, sodass Unternehmen mitwachsen können.
Wir empfehlen es sowohl Anfängern als auch erfahrenen Lohnbuchhaltern.
Unsere zweite Redaktionswahl, OnPay, ist auch eine ausgezeichnete Wahl für kleine Unternehmen, unterstützt aber auch vertikale Branchen wie Landwirtschaft und gemeinnützige Organisationen sehr kompetent sowie Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern.
Was ist nicht hier?
Es gibt Dutzende von Gehaltsabrechnungs-Websites, die wir hätten überprüfen können, einige von bekannten Namen wie ADP und Paychex.
Beide Unternehmen bieten DIY-Gehaltsabrechnungsdienste für Einsteiger an.
Ihnen fehlen jedoch einige der Funktionen, die auf den von uns überprüften Websites zu finden sind, und sie sind etwas teurer (beide berechnen 59 USD pro Monat plus 4 USD pro Mitarbeiter und Monat).
ADP beschränkt seine Low-End-Lohn- und Gehaltsabrechnungsseite auf zwei Mitarbeiter.
Beide erfordern, dass Sie ihnen viele Informationen über Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen, bevor sie Ihnen ein Angebot für umfassendere Dienstleistungen unterbreiten.
Sie können jedoch problemlos skaliert werden, sodass sie eine gute Wahl für größere Unternehmen oder Unternehmen sind, die ein schnelles Wachstum erwarten - oder für Unternehmen, die einfach nur einen bekannten Namen tragen möchten.
Das heißt, sie sind teuer und der Einstieg kann ein beträchtliches Unterfangen sein - insbesondere bei ADP.
Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Standorte für Unternehmen, die komplexere Anforderungen an die Lohn- und Gehaltsabrechnung haben oder ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung als Teil einer umfassenden HR-Software oder eines umfassenden Verwaltungsdienstes erhalten möchten.
Welligkeit ist eine der besten davon.
Es ist überraschend erschwinglich und bietet eine außergewöhnliche Benutzererfahrung.
Es bietet auch alle Tools, die Sie für Onboarding, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und Berichterstellung benötigen.
Zu den erweiterten Funktionen gehören die Auftragskalkulation, hochgradig anpassbare Berichte und die globale Gehaltsabrechnung.
Auch Zenefits wäre eine gute Wahl für selbst unerfahrene Lohn- und Gehaltsabrechnungs- oder Personalmanager, die mit den unzähligen Compliance-Problemen, die am heutigen Arbeitsplatz bestehen, auf dem Laufenden bleiben müssen.
Sowohl Rippling als auch Zenefits sind Gewinner von Editors 'Choice.
Dies sind exzellente Dienstleistungen, aber wenn Sie nur die Gehaltsabrechnung herausholen möchten, sind sie möglicherweise mehr als Sie benötigen.
Wir haben uns entschlossen, die Dienstleistungen zu überprüfen, die unserer Meinung nach am besten für kleine Unternehmen geeignet sind, die eine Vergütung für 10 oder weniger Arbeitnehmer verarbeiten - Unternehmen, die nur bescheidene personelle Ressourcen und Vorteile für die Verwaltung haben.
Präzision ist von größter Bedeutung
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens immer noch manuell durchführen, wissen Sie genau, wie komplex, genau und termingerecht dieser Prozess ist.
Ihre Mitarbeiter verlassen sich darauf, dass Sie ihre Gehaltsschecks versenden und direkte Einzahlungen an geplanten Zahltagen genehmigen.
Sie erwarten von Ihnen, dass Sie wissen, wie viel Sie für alle von Ihnen geschuldeten Steuern und die von Ihnen angebotenen Vorteile einbehalten müssen.
Es gibt eine enorme Menge an Details zu verfolgen, besonders wenn Sie versuchen, alles auf Papier zu machen.
Fehler werden von allen Beteiligten nicht gut toleriert.
Steuerbehörden können hohe Geldbußen verhängen, wenn Gehaltsabrechnungen und Steuern nicht zu den geplanten Terminen eingehen.
Leistungserbringer können Dienstleistungen wie die Krankenversicherung einstellen, wenn Sie bei Zahlungen in Verzug geraten.
Den Komplex vereinfachen
Cloud-basierte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen können Ihnen dabei helfen, diese lästige Aufgabe zu organisieren und zu automatisieren.
Einige von ihnen bieten Schritt-für-Schritt-Assistenten an, die Sie durch den zeitintensiven Prozess der Erstellung von Aufzeichnungen für Mitarbeiter und der Bereitstellung der für das Zurückhalten erforderlichen Informationen führen.
Mit ihnen können Sie Ihre eigenen Abrechnungspläne erstellen.
Sie führen alle erforderlichen Berechnungen durch und die meisten von ihnen übermitteln Ihre Lohnsteuern und Einreichungen tatsächlich an die entsprechenden Agenturen.
Diese Websites führen Sie durch jede Gehaltsabrechnung und geben an, wie viel Sie jeweils kosten.
Sie bieten Berichtsvorlagen und Online-Portale und mobile Apps für Mitarbeiter, die aktuelle und historische Gehaltsabrechnungsdaten anzeigen, und in einigen Fällen mehr.
Es überrascht nicht, dass sie mit großzügigen Supportoptionen ausgestattet sind.
Und sie sind nicht übermäßig teuer: Sie kosten zwischen 25 und 40 US-Dollar pro Monat für die Grundgebühr und berechnen für jeden Mitarbeiter ein paar zusätzliche US-Dollar pro Monat.
Die Vorteile liegen auf der Hand.
Sie sparen Zeit und minimieren Frustrationen.
Sie müssen weder mit den Lohnsteuertabellen Schritt halten noch sich mit den unzähligen Compliance-Problemen befassen, die mit der Vergütung von Mitarbeitern verbunden sind.
Sie können Ihre Datensätze schnell ändern und haben sofortigen Zugriff auf die kleinsten Details.
Es ist viel weniger wahrscheinlich, dass Sie mit einem dieser Dienste Fehler machen.
Einrichten Ihrer Gehaltsabrechnung
Obwohl jede von uns betrachtete Abrechnungsseite eine eigene Benutzererfahrung bietet, haben alle ähnliche Strukturen.
Sie beginnen mit dem Einrichtungsprozess, der bei weitem das zeitaufwändigste und detailorientierteste Element bei der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter ist.
Obwohl die genaue Reihenfolge variiert, führen einige von ihnen Sie geordnet und Schritt für Schritt durch die Seiten mit Fragen.
Andere stellen teilweise Setup-Assistenten zur Verfügung und überlassen den Rest Ihnen.
Patriot Software bietet den umfassendsten Prozess der von uns getesteten.
Diese Setup-Assistenten fordern Informationen zu Ihrem Unternehmen an, z.
B.
die Adresse und die Mitarbeiteridentifikationsnummer (EIN).
Sie wählen Ihren Abrechnungsplan (normalerweise wöchentlich oder zweiwöchentlich) und benennen Ihren Abrechnungsadministrator und Unterzeichner.
Wenn Ihr Unternehmen Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge anbietet, können Sie für diese Aufzeichnungen erstellen, die Informationen zu den Kosten für die Mitarbeiter und etwaigen Unternehmensbeiträgen enthalten.
Das Geld wird dann während der Abrechnung abgezogen.
Sie müssen außerdem detaillierte Aufzeichnungen für jeden Mitarbeiter erstellen, z.
B.
Kontaktinformationen, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Gehalt oder Stundenlohn sowie Anzahl der Zulagen aus dem W-4-Formular.
Da die meisten dieser Websites Ihre Lohnsteuern einreichen und die direkte Einzahlung von Entschädigungen unterstützen, müssen Sie Bankkontoinformationen angeben, um eine Verbindung herzustellen.
Sie müssen auch eine vorhandene Abrechnungshistorie eingeben, wenn Sie bereits Mitarbeiter vergütet haben.
Dies kann eine mühsame Aufgabe sein, die möglicherweise die Unterstützung der Onboarding-Spezialisten der Site erfordert.
Wenn Sie zusätzliche Abrechnungsarten wie bezahlte Freizeit (PTO) und Krankengeld anbieten, können Sie Ihre Richtlinien für die Erlangung dieser Leistungen definieren.
Die Dienste verfolgen sie für Sie.
Boni und Provisionen können auch während eines regulären Gehaltslaufs ausgezahlt werden, oder Sie können sie ausstellen, indem Sie eine Gehaltsabrechnung außerhalb des Zyklus erstellen.
Müssen Pfändungen wie Kindergeld auf Gehaltsschecks aufgenommen werden? Diese Websites unterstützen ein solches Zurückhalten.
Tatsächlich bieten die meisten benutzerdefinierte Vergütungsarten an, sodass Sie Ihre eigenen erstellen können - manchmal sogar, wenn Sie sich mitten in einem Gehaltslauf befinden.
Führen Sie Ihre Gehaltsabrechnung
Sobald Sie das Setup abgeschlossen haben, können Sie im Allgemeinen nicht mehr zu den dedizierten Setup-Tools zurückkehren.
Daher ist es wichtig, dass Sie es beim ersten Mal richtig machen.
Allerdings verfügt jeder von uns getestete Service über einen umfassenden Einstellungsbereich, in dem Sie die bereits eingegebenen Abrechnungsinformationen ändern und ergänzen können.
Wenn die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung durchführen.
Dies ist der einfache Teil.
Obwohl es einige Unterschiede gibt, funktionieren diese Websites während des tatsächlichen Gehaltslaufs ähnlich.
Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung starten, wird eine Liste der Mitarbeiter mit ihren Gehaltsraten angezeigt.
Sie überprüfen zunächst, ob die Zahlungsperiode und das Zahlungsdatum korrekt sind.
Anschließend geben Sie einfach die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (falls zutreffend) in die entsprechenden Felder für die Lohnarten ein (regulär, Überstunden, Urlaub usw.).
Auf den meisten Websites können Sie auf derselben Seite Dollar für andere Verdienstarten und Erstattungen hinzufügen.
Sobald Sie alles Notwendige eingegeben haben, sehen Sie als nächstes eine Vorschau Ihrer Gehaltsabrechnung.
Die verschiedenen Dienste behandeln dies etwas unterschiedlich, aber Sie können den Brutto- und Nettolohn jedes Mitarbeiters sehen.
Sie sehen auch Quellensteuern für Steuern, Sozialleistungen und etwaige Unternehmensbeiträge.
Auf der Gehaltsabrechnungsseite wird dann der Gesamtbetrag angezeigt, der für direkte Einzahlungen und Steuern von Ihrem Bankkonto abgebucht wird, sowie das genaue Datum der Belastung.
Nachdem Sie Ihre Gehaltsabrechnung genehmigt haben, können zusätzliche Tabellen oder Berichte absolut jedes Detail des Gehaltslaufs anzeigen.
Wenn Sie nur wenige Mitarbeiter oder eine sehr einfache Gehaltsabrechnung haben, sollte die eigentliche Verarbeitung nicht länger als ein paar Minuten dauern.
Je nachdem, welche Site Sie verwenden, können Sie möglicherweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung automatisch verarbeiten lassen (vorausgesetzt natürlich, dass keine Änderungen gegenüber dem vorherigen Lauf vorgenommen wurden).
Einige bieten sogar eine Gehaltsabrechnung am selben Tag an.
Verbesserung der Personalunterstützung
In größeren Unternehmen werden die Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Regel von getrennten Abteilungen durchgeführt.
In Ihrem kleinen Unternehmen können diese beiden Verantwortlichkeiten jedoch auf Ihrem Schreibtisch oder dem eines anderen Mitarbeiters landen.
Glücklicherweise bieten die meisten von uns überprüften Abrechnungsseiten grundlegende HR-Komponenten wie Online-W-4- und I-9-Formulare, Berichte über Neueinstellungen, Dokumentvorlagen und Dokumentenspeicherung.
Elektronische Signaturen sind häufig zulässig, ebenso wie die Teilnahme von Mitarbeitern am Dateneingabeprozess.
OnPay hat seine HR-Fähigkeiten seit unserer letzten Überprüfung um einiges verbessert und Compliance-Audits, eine HR-Ressourcenbibliothek, automatisierte Onboarding-Flows und Direct Messaging hinzugefügt.
QuickBooks Payroll hat sich mit SimplyInsured zusammengetan, um medizinische, zahnärztliche und Sehkraftversicherungsoptionen sowie die Verwaltung von Leistungen anzubieten.
Gusto bietet einen ähnlichen Service an.
COVID-19-Unterstützung
Die Entwickler der Payroll-Website mussten im vergangenen Frühjahr und Sommer wirklich durcheinander geraten, um mit der sich durch die COVID-19-Pandemie ausgelösten sich ändernden Payroll-Landschaft Schritt zu halten.
Neue gesetzliche Vorschriften mussten in die bestehenden Lohn- und Gehaltsstrukturen dieser Standorte aufgenommen werden.
Beispielsweise musste jedes Unternehmen, das ein PPP-Darlehen (Paycheck Protection Program) im Rahmen des CARES-Gesetzes (Coronavirus Aid, Relief and Economic Security) erhalten hatte, in der Lage sein, die erforderlichen Sonderberichte zu erstellen.
Einige der hier enthaltenen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste dienten sogar als Kreditgeber für diese Kredite oder arbeiteten mit Kreditgebern von Drittanbietern zusammen, damit Benutzer direkt über sie einen Antrag stellen konnten.
Andere Gesetze mussten in die ...
