Agiloft (mit einem kostenlosen Plan für bis zu 10 Benutzer) ist nach wie vor führend in der Vertragsverwaltung, hauptsächlich aufgrund der Funktionstiefe und der nahezu unübertroffenen Anpassbarkeit.
Es ist auch eine sehr ausgereifte Plattform mit einer großen Anzahl aktueller Kunden, die sie für alles nutzen, von Verkaufsverträgen bis zu den von der Rechtsbranche bevorzugten mäandrierenden Update-Ketten.
Und im Gegensatz zu vielen Plattformen, die die Anpassung als wesentliches Unterscheidungsmerkmal anpreisen, achtet Agiloft auch auf die Benutzerfreundlichkeit mit einem intuitiven Schnittstellendesign, detaillierten Hilferessourcen und zahlreichen Assistenten-basierten Setup-Erfahrungen.
Zusammen mit dem Konkurrenten Updraft ist es eine einfache Wahl für die Wahl der Redaktion.
Seit unserer ersten Überprüfung hat Agiloft seine Preise neu konfiguriert, um sie für kleine Unternehmen freundlicher zu gestalten.
Darüber hinaus wurden erweiterte Funktionen wie die Bearbeitung in Tabellen, benutzerdefinierte Microsoft Excel-Berichte mit Pivot-Tabellen und ein verbesserter grafischer Workflow-Editor hinzugefügt, um automatisierte Aktionen basierend auf Änderungen von Vertragsdatensätzen auszulösen.
Die Plattform unterstützt jetzt auch die direkte Dateibearbeitung in Microsoft Word, ohne dass eine lokale Kopie eines Vertragsdokuments gespeichert werden muss.
In Kombination mit der Agiloft Service Desk Suite und den Low-Code-Softwareentwicklungsfunktionen der Workflow BPM-Lösung (ohne zusätzliche Kosten erhältlich) bietet Agiloft eine skalierbare Geschäftsplattform, die über das grundlegende Vertragsmanagement hinausgeht.
Es bietet integrierte Sicherheit, Überprüfbarkeit und erweiterte Anpassung für den gesamten Vertragslebenszyklus.
Wieder einmal ist es eine außer Kontrolle geratene Wahl der Redaktion für Vertragsverwaltungssoftware.
Preise und Pläne
Agiloft bietet eine äußerst flexible Preisgestaltung, die mit einem kostenlosen Tarif für insgesamt bis zu 10 Benutzer (fünf Mitarbeiter und fünf Benutzer) beginnt, jedoch die Funktionalität der Plattform nicht stark einschränkt.
Agiloft ist sowohl als Cloud-basierte SaaS-Plattform (Software-as-a-Service) als auch als Lösung verfügbar, die lokal bereitgestellt werden kann.
Die kostenlose Edition bietet Zugriff auf die vollständigen Funktionen zur Verwaltung von Dateien und Datensätzen von Agiloft.
Zu diesen Funktionen gehören anpassbare Tabellen und Datenfelder, Such- und Überwachungsfunktionen, Diagramme und Berichte, Vertragserstellung und -vorlagen, Genehmigungsworkflows und mehr.
Der Professional-Plan für 65 US-Dollar pro Lizenz und Monat bietet Standard-E-Mail- und Telefon-Support, zeitgesteuerte Regelautomatisierung und Zugriff auf das Support-Portal, obwohl die Anzahl der Benutzer weiterhin begrenzt ist.
Mit dem Professional Extended-Plan (Preis 95 USD pro Lizenz und Monat) erhalten Sie uneingeschränkten Benutzerzugriff für Vertragsanforderer und -betrachter, Zugriff auf benutzerdefinierte rollenbasierte Ansichten, einschließlich Mitarbeiter- und Lieferantenportale, sowie erweiterte Funktionen wie mehrsprachigen Support und optische Funktionen Zeichenerkennung (OCR) für das Scannen von Verträgen und Dateien.
Schließlich bietet der Enterprise-Plan für 135 US-Dollar pro Lizenz und Monat tiefere Funktionen für die Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) und die Systemintegration.
Agiloft bietet auch Rabatte für gemeinnützige Organisationen.
Agiloft bietet für alle Pläne eine "bedingungslose Erfolgsgarantie", mit der Kunden eine 90-tägige vollständige Rückerstattung sowohl der Softwarelizenz als auch der Implementierungsservices erhalten.
Der Hauptlizenztyp, der angeboten wird, ist Zugewiesener Hauptbenutzer, der als jemand definiert ist, der regelmäßig in der Personalschnittstelle des Systems arbeitet.
Lizenzen sind an die Aktualität gebunden.
Wenn ein Benutzer länger als 30 Tage inaktiv ist, kann diese Lizenz einem anderen Benutzer zugewiesen werden.
Agiloft bietet auch eine "Floating Power User" -Lizenz für Manager, Vertragsgenehmigungen oder andere Führungskräfte an, die sich regelmäßig anmelden, ohne einen Benutzernamen für die Lizenz anzugeben.
Unternehmen können je nach Bedarf eine Kombination aus zugewiesenen und Floating-Power-User-Lizenzen erwerben.
Die Lizenzierung pro Benutzer hat Vor- und Nachteile, die von der Größe Ihres Unternehmens und den Benutzeranforderungen abhängen.
Das Modell von Agiloft bietet Ihnen jedoch mehr Flexibilität als die monatliche Pauschalgebühr von 500 USD, die Sie für ContractWorks zahlen müssten (500,00 Startpreis pro Monat, jährlich bei ContractWorks in Rechnung gestellt).
Insgesamt stimmen die Preise von Agiloft pro Benutzer sehr gut mit denen von Concord (kostenlos für bis zu 3 Benutzer bei Concord) überein, obwohl die Floating-Lizenzen von Vorteil sind.
Schnittstellen- und Kernfunktionen
Agiloft passt jede Implementierung an die individuellen Geschäftsanforderungen an.
Das, was Sie in Agiloft sehen, hängt also vollständig von Ihrer Benutzerrolle und den speziellen Vertragsmanagement-Workflows ab, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Im Gegensatz zu einer Plattform wie Coupa Contract Lifecycle Management (0,00 USD bei Coupa), deren Vertragsmanagement sich ausschließlich auf Ausgabenmanagement- und Beschaffungsszenarien konzentriert, ist Agiloft eine leere Tafel, die Sie an jeden Geschäftsanwendungsfall anpassen können.
Die Vanilla-Benutzeroberfläche (UI) kann etwas veraltet aussehen, wenn sie ohne Anpassung verwendet wird.
Mit Agiloft können Sie jedoch die Farben, das Branding und das Layout nach Ihren Wünschen anpassen oder an Ihre Unternehmenswebsite anpassen.
Um die aktualisierte Plattform zu testen, habe ich mich bei vier verschiedenen Portalen angemeldet, die auf bestimmte Rollen zugeschnitten sind.
Je nachdem, ob ich mich als Administrator, Vertragsmanager, Vertragsgenehmiger oder Vertragsbenutzer angemeldet habe, sah ich eine unterschiedliche Anordnung der verfügbaren Funktionen und Felder.
In allen benutzerdefinierten Dashboards sehen Sie als Erstes ein benutzerdefiniertes Dashboard mit Diagrammen und Widgets sowie ein Navigationsmenü auf der linken Seite, in dem die verfügbaren "Tabellen" der Plattform, kürzlich geöffnete Datensätze und Verträge sowie alle von Ihnen ausgeführten Aufgaben angezeigt werden.
wurden zugewiesen.
Es gibt auch eine universelle Suchleiste oben auf der Benutzeroberfläche, mit der Abfragen für jeden Vertrag, jede Datei, jede Seite und jeden Datensatz in der Datenbank ausgeführt werden können.
Für die Zwecke dieser Überprüfung haben wir aus der Sicht eines Vertragsmanagers, Genehmigers und Benutzers aus den verschiedenen benutzerdefinierten Benutzeroberflächen getestet.
Als ich mich beim Vertragsmanager-Portal anmeldete, erhielt ich sofort Widget-basierte Diagramme der laufenden Verträge und der bevorstehenden Vertragsabläufe und -verlängerungen.
Ich erhielt auch eine Liste mit Aufzeichnungen zur Verwaltung aktiver Verträge.
Ein Mail-Symbol neben jedem Vertrag gab mir die Möglichkeit, Benachrichtigungen oder automatisierte Aktionen für eine bestimmte Vertragsaktion einzurichten oder einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuzuweisen.
Auf dieser Seite konnte ich auch Verträge importieren und exportieren, den Vertrag überprüfen, den ich in Massen bearbeiten wollte usw.
Als Vertragsmanager hatte ich dann eine Vielzahl von Optionen im linken Menü.
Ich konnte Verzeichnislisten aller Personen und Unternehmen anzeigen, die mit Verträgen innerhalb und außerhalb meiner Organisation verbunden sind, sowie alle Verträge im System mit einem Baumsymbol.
Dadurch kann ich ein Beziehungsdiagramm der Benutzer und Unternehmen sehen, die mit diesem Vertrag verbunden sind.
Wie bei der Onit-Vertragsverwaltung und der Vertragsüberprüfung und -genehmigung (3.000,00 pro Monat bei Onit) gibt es auch Genehmigungsworkflows zur Verfolgung von Verträgen sowie Vertragstypen und die Möglichkeit, verschiedene Vorlagen zu erstellen.
Mit Agiloft können Sie auch nach bestimmten Klauseln in einem Vertrag suchen und eine klauselspezifische Bibliothek durchsuchen.
Um den Unterschied in den Benutzerrollen zu veranschaulichen, wurden im Vertragsgenehmigungsportal nur die grundlegenden Verzeichnis- und Vertragsgenehmigungstabellen ohne eine der tieferen Funktionen angezeigt.
Der Vertragsbenutzer würde die Genehmigungsoption nicht sehen.
Um zu testen, wie Agiloft den Vertragslebenszyklus handhabt, habe ich einen neuen Vertrag erstellt, einen Genehmigungsworkflow dafür eingerichtet und den Vertrag vom Beginn bis zur Unterzeichnung verfolgt.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Neuer Vertrag klicken, öffnet Agiloft ein detailliertes Fenster mit einer schwindelerregenden Auswahl an Optionen.
Jeder neue Datensatz erhält standardmäßig eine ID-Nummer.
Anschließend konnte ich auswählen, ob es sich bei diesem Datensatz um einen Vertrag, einen Untervertrag, eine Rahmenvereinbarung oder eine Änderung eines bestehenden Vertrags handelt.
Es gibt auch einen Vertragstyp, mit dem Sie alle benutzerdefinierten Typen und Vorlagen auswählen können, die Ihr Unternehmen erstellt hat.
Diese Typen und Vorlagen umfassen einen solchen Kundendienstvertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung, einen Arbeitsvertrag, einen Lieferanten und einen Partnervertrag.
Ich habe einen Kundendienstvertrag ausgewählt und ihn dem internen Kundenteam zugewiesen (mit Agiloft können Sie benutzerdefinierte Gruppen, Teams und Abteilungen erstellen).
Von dort aus habe ich meinen Daxdi-Testvertrag so konfiguriert, dass er alle 12 Monate automatisch verlängert wird, und dann das mit dem Vertrag verknüpfte Start- und Enddatum, den Betrag und die Unternehmensinformationen des Vertrags eingegeben.
Mit dem Vertragsassistenten können Sie so tief in die Details eindringen, wie Sie möchten.
Mit diesem Assistenten können Sie angehängte Dokumente und Assets verknüpfen, E-Mails und Aufgaben konfigurieren und natürlich Genehmigungsworkflows und -signaturen mit einem vollständigen Verlauf und einem Prüfpfad einrichten, die dem Datensatz zugeordnet sind.
Zugehörige Anhänge und Vermögenswerte können sogar Versicherungszertifikate enthalten, die mit einem Unternehmen oder Vertrag verbunden sind.
Abhängig von Ihren Benutzerberechtigungen kann ein Vertragsmanager oder Administrator nach Abschluss die Vertragsänderungen speichern oder auf die Schaltfläche "Zur Überprüfung einreichen" klicken, um sie an den nächsten Schritt im Prozess zu senden.
Insgesamt war der Prozess der Vertragserstellung im Vergleich zu den optimierten Erfahrungen mit Plattformen wie Concord und ContractWorks etwas überwältigend.
Dies liegt jedoch nur daran, dass Agiloft Ihnen detailliertere Optionen und Felder bietet als jede andere von uns getestete Lösung.
Mit der Anpassungsfunktion können Sie den Vertragsverwaltungs-Workflow so einfach oder komplex gestalten, wie Sie möchten.
Erweiterte Workflows, Berichte und Integrationen
Agiloft glänzt, wenn es um erweiterte Vertragsverwaltungsfunktionen und Workflow-Automatisierung geht.
Auf dem Admin-Portal können Sie den gesamten Funktionsumfang der Plattform anzeigen, falls Sie sich entscheiden, sie in diesem Maße anzupassen.
Dies beginnt mit einer erweiterten Suche und dynamischeren nativen Bearbeitungsfunktionen.
Die neue Schnellsuchleiste enthält standardmäßig eine Textsuche, sodass Sie ein beliebiges Schlüsselwort eingeben können.
Agiloft scannt alle Tabellen in der Datenbank zusammen mit jedem Dokument und jeder PDF-Datei im System mithilfe von OCR.
Sie können das Dropdown-Menü "Suche" auch so konfigurieren, dass nach bestimmten Feldern gesucht wird, z.
B.
nach jedem Vertrag, dem ein Status "Ausstehend" zugeordnet ist.
Administratoren wählen aus, welche Felder im Such-Dropdown-Menü angezeigt werden sollen.
Sie können auch Suchanfragen für eine schnelle Wiederholungsabfrage speichern.
Wenn Sie nach einem bestimmten Datensatz gesucht haben und Änderungen im laufenden Betrieb vornehmen möchten, können Sie mit den neuen Funktionen zur Bearbeitung in der Tabelle und zur direkten Dateibearbeitung ein Dokument in Microsoft Word auschecken und bearbeiten.
Sie können es dann erneut speichern, wenn Sie fertig sind, mit einem vollständigen Änderungsprotokoll, ohne dass eine lokale Kopie des Dokuments gespeichert werden muss.
Die Berichterstattung ist ebenfalls umfangreich.
In der Administrationsoberfläche enthält jede Registerkarte im linken Menü eine Option "Diagramme / Berichte", mit der Sie Analysen zu allen Aspekten Ihres Vertragsverwaltungslebenszyklus extrahieren können.
In Aufgaben sehen Sie beispielsweise die durchschnittliche Zeit, die Mitarbeiter zum Schließen benötigen ...
