Wenn Sie eine Vielzahl von Geschäfts- und Produktivitäts-Apps verwenden, müssen Sie alle miteinander verbinden können.
Zapier (das sich mit glücklicher reimt) ist ein Online-Tool, mit dem Menschen miteinander verknüpfte Funktionen für diese Dienste erstellen können.
Sie können Befehle mit einer Struktur "Wenn X passiert, machen Sie Y" verketten, wobei X und Y praktisch jede App sein können.
Das eigentliche Verkaufsargument dieser Automatisierungen (die Zapier Zaps nennt) ist, dass Sie mehrere Aktionen und Apps in einem einzigen Zap kombinieren können.
Zapier ist neben IFTTT ein Gewinner der Editors 'Choice.
Beide sind hervorragende Optionen für Geschäfts- und Produktivitätsworkflows.
Preise und Pläne
Zapier bietet einen kostenlosen Service, wenn auch mit einigen Einschränkungen.
Mit diesem Konto können Sie bis zu 100 Aufgaben pro Monat ausführen, es können jedoch immer nur fünf Zaps aktiv sein.
Zur Verdeutlichung ist eine Aufgabe eine abgeschlossene Aktion innerhalb eines Zap.
Die vollständige Aufschlüsselung der Aufgabenzählung finden Sie auf der speziellen Support-Seite von Zapier.
Die kostenlose Stufe unterstützt keine Premium Apps oder mehrstufigen Zaps und Zaps werden nur alle 15 Minuten ausgeführt.
Sie können auch die Funktionen Autoreplay oder Pfade nicht verwenden.
Für Unternehmen ist das kostenlose Konto von Zapier möglicherweise begrenzt, aber es ist bullig genug, um den Verbrauchern einen Vorgeschmack auf die Funktionsweise zu geben.
Diese kostenlose Version enthält eine 14-tägige Testversion der Premium-Funktionen.
Premium-Apps sind nichts anderes als Apps, für die Zapier sich entschieden hat, hinter seiner Paywall zu bleiben.
Dazu gehören Amazon S3, Evernote Business, GoToWebinar, MySQL, PayPal, QuickBase, QuickBooks, Salesforce, SQL Server, Zendesk und viele andere.
Autoreplay ist eine ausfallsichere Maßnahme, die ausgelöst wird, wenn eine Aufgabe ausgeführt werden soll, dies jedoch nicht.
Von Zeit zu Zeit treten Fehler aus verschiedenen Gründen auf, z.
B.
wenn eine API eines Drittanbieters vorübergehend nicht verfügbar ist.
Autoreplay bedeutet, dass Zapier die Aufgabe bei einem solchen Fehler automatisch wiederholt.
Interessanterweise versetzt Zapier jede Wiederholung des Zap über einen Zeitraum von 10 Stunden und verlängert so das Zeitintervall zwischen den einzelnen Versuchen.
Für kostenlose Konten sendet Zapier Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Zap ausfällt und Sie ihn manuell erneut ausführen müssen.
Paths ist eine neue Funktion, mit der Sie die bedingte Logik zwischen Schritten in einem Zap definieren können.
Ich werde die Einzelheiten später genauer besprechen.
Das Starter-Konto, das 20 US-Dollar pro Monat kostet, enthält Premium-Apps, jedoch nicht die Funktionen Autoreplay oder Paths.
Sie erhalten 1.000 Aufgaben pro Monat und 20 Zaps, die alle 15 Minuten ausgeführt werden, genau wie beim kostenlosen Konto.
Professionelle Konten kosten 50 US-Dollar pro Monat und umfassen Premium-Apps, Autoreplay-Aufgaben, Pfade und Support für 3.000 Aufgaben pro Monat in 50 Zaps.
Für diese Serviceebene werden alle fünf Minuten Zaps ausgeführt.
Zapier bietet auch ein Professional Plus-Konto für 125 USD pro Monat an.
Professional Plus enthält alles im Professional-Konto sowie Unterstützung für 10.000 Aufgaben pro Monat in 125 Zaps.
Zaps laufen immer noch alle fünf Minuten.
Mit dem Top-of-the-Line-Kontoplan "Teams" können 50.000 Aufgaben pro Monat über eine unbegrenzte Anzahl von Zaps ausgeführt werden.
Wenn Sie das Aufgabenlimit überschreiten, berechnet Ihnen Zapier eine Gebühr basierend auf Ihrer Nutzung.
Zusätzlich zu allen Funktionen der Professional-Konten können Sie mit diesem Plan Zaps und Verbindungen für Ihr Team freigeben.
Sie können auch alle Kontogebühren in einer einzigen Rechnung zusammenfassen.
Zum Vergleich: IFTTT (Free at Google Play) ist zum jetzigen Zeitpunkt kostenlos.
Zapier vs.
IFTTT
Zapier konzentriert sich hauptsächlich auf Geschäfts- und Produktivitäts-Apps, obwohl sich diese beiden Kategorien erheblich überschneiden.
Auf der Produktivitätsseite unterstützt Zapier Asana (kostenlos bei Asana), Google Kalender, Evernote, Todoist usw.
Weitere geschäftsorientierte Apps sind GitHub, QuickBooks Online, Slack, Toggle und Wrike.
Zapier enthält auch einige integrierte Funktionen zum Übersetzen von Text, Ausführen von Code, Filtern von Daten oder sogar zum Verzögern von Aktionen.
IFTTT unterstützt auch alle gängigen Produktivitäts-Apps, hat jedoch nach und nach die Bewegung des Internet der Dinge (IoT) als Spezialisierungsbereich aufgenommen.
Intelligente Glühbirnen, Geräte und Türklingeln fallen unter diesen Regenschirm.
IFTTT funktioniert auch mit Alexa, Cortana, Google Assistant und Siri, was Zapier nicht tut.
Zapier unterstützt Multi-App-Zaps.
Dies bedeutet, dass Sie eine Ereigniskette über mehr als zwei Dienste hinweg erstellen können.
Sie können Zapier beispielsweise anweisen, eine Nachricht an den Teamkanal in Slack zu senden, nachdem jemand eine Aufgabe in Asana abgeschlossen hat, und den Projektnamen dann einer öffentlichen Google Sheets-Tabelle mit abgeschlossenen Projekten hinzufügen.
Mit IFTTT können Sie nur eine Automatisierung zwischen zwei Diensten erstellen.
Ein weiteres wichtiges Unterscheidungsmerkmal ist, dass IFTTT Apps für Android und iOS anbietet.
Zapier bietet auf keiner Plattform mobile Apps an.
Wenn Sie also Aufgaben von Ihrem Telefon aus erstellen und automatisieren möchten, ist IFTTT die beste Wahl.
Das heißt nicht, dass Zapier einige mobile Funktionen nicht bietet.
Sie können die integrierten Funktionen von Zapier verwenden, um Texte direkt an Ihr Telefon zu senden.
Ich habe Zaps mit meinem Google Pixel 3 mit Android 9 getestet und sie haben wie angekündigt funktioniert.
Einstieg
Um sich bei Zapier anzumelden, müssen Sie lediglich eine E-Mail-Adresse, einen Namen und ein Passwort angeben.
Sie können auch einfach ein vorhandenes Google-Konto verwenden.
Zapier unterstützt auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Die Weboberfläche von Zapier bietet ein klares Design mit unterschiedlichen Layoutelementen und farbenfrohen Symbolen für Apps und Dienste.
Der Startbildschirm ist in vier Abschnitte unterteilt: Dashboard, Meine Zaps, Aufgabenverlauf und Meine Apps.
Sie können im Dashboard-Bereich nach Apps und vorgefertigten Zaps suchen.
Zapier wird dann eine Liste von Dropdown-Optionen hinzufügen, um einen Vorgang abzuschließen, wenn dies geschieht.
Dann tun Sie dies! Erklärung.
Sie können einen Zap direkt von diesem Bildschirm aus aktivieren.
Im Abschnitt Meine Zaps finden Sie alle von Ihnen erstellten Zaps, auch wenn sie nicht aktiv sind.
Mir gefällt, dass Sie Ihre Zaps in Ordnern organisieren können.
Auf der Registerkarte Aufgabenverlauf wird ein vollständiges Protokoll Ihrer Zap-Aktivität angezeigt.
Die Benutzeroberfläche enthält nützliche Filter zum Sortieren nach Name, Status und Datum.
Durch Klicken auf eine einzelne Zap-Instanz gelangen Sie zu einer separaten Seite mit Details zu den Eingabe- und Ausgabedaten.
Wenn Sie eine ausreichend hohe Kontoebene abonnieren, können Sie die Autoreplay-Funktion auch über diesen Bildschirm aktivieren.
Im letzten Abschnitt, Meine Apps, können Sie jedes Konto anzeigen, auf das Sie Zapier autorisiert haben.
Mit Zapier können Sie jedes verknüpfte Konto einfach testen, trennen oder erneut verbinden.
Ich schätze, dass Zapier diese Optionen leicht zugänglich macht.
Einrichten Ihrer Zaps
Zapier hat den Zap-Editor seit dem letzten Überprüfungsupdate vereinfacht.
Die Benutzeroberfläche enthält ein neues Menü auf der rechten Seite mit einer Übersicht über Ihren Zap, relevanten Handbüchern, Fehlerberichten, Aufgabenverlauf und Organisationsoptionen.
Sie konfigurieren die Einstellungen weiterhin im mittleren Bereich, aber es ist einfacher, den Prozess von Anfang bis Ende zu visualisieren als zuvor.
Die Benutzeroberfläche von Zapier ist nicht ganz so benutzerfreundlich wie die von IFTTT, aber weitaus flexibler.
Bei IFTTT klicken Benutzer in einer Kopfzeile auf die Links If + und That + und wählen dann aus einer Vielzahl von Karten aus, um den Aufgabenablauf zu erstellen.
Sie können sich einen Zap vorstellen, der aus zwei Hauptelementen besteht: dem Auslöser (Wenn dies geschieht…) und der Aktion (Dann tun Sie dies).
Der erste Schritt besteht natürlich darin, eine Trigger-App und die zugehörige Aktion auszuwählen.
Angenommen, Sie möchten, dass Zapier Ihnen jeden Tag die Wettervorhersage per SMS sendet.
Zu Beginn wählen Sie den integrierten Dienst "Wetter von Zapier" als Auslöser-App aus und wählen das Auslöseereignis aus, in diesem Fall die heutige Vorhersage.
Wenn Sie eine Trigger-App auswählen, für die eine Anmeldung erforderlich ist, müssen Sie zu diesem Zeitpunkt Ihre Anmeldeinformationen eingeben.
Möglicherweise müssen Sie auch zusätzliche Informationen eingeben, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
In diesem Beispiel für eine Wettervorhersage geben Sie beispielsweise Breiten- und Längengrade ein und wählen die Maßeinheiten aus.
Zapier bietet Ihnen sogar die Möglichkeit, diese erste Aktion zu testen, bevor Sie fortfahren.
Der nächste Schritt besteht darin, eine Aktions-App und eine zugehörige Aktion auszuwählen.
Wenn Sie mit dem Wetterbeispiel fortfahren, wählen Sie SMS von Zapier und dann SMS als Aktionsereignis senden.
Als Nächstes geben Sie Absender- und Empfängerdetails an und geben den Inhalt der tatsächlichen Nachricht an.
Die Nachricht kann Text und alle Felder enthalten, die Zapier aus der Trigger-App abgerufen hat (verfügbar über die Schaltfläche Feld einfügen im oberen rechten Teil des Textfelds).
Die Optionen variieren je nach der von Ihnen ausgewählten Trigger-App.
Zu den Optionen für die Wettervorhersage gehören Zusammenfassung, Luftfeuchtigkeit, Windgeschwindigkeit und UV-Index.
Das ist nur ein Beispiel für einen Zap.
Sie können eine beliebige Anzahl von Diensten kombinieren, um auf eine Weise zusammenzuarbeiten, die Ihnen zugute kommt.
Sie können beispielsweise Slack und Trello (Visit Site at Trello) miteinander verknüpfen, um Ziele zu kommunizieren und Aufgaben effizienter zuzuweisen.
Vielleicht möchten Sie neue Zeiteinträge von Toggl nach Asana teilen.
So einfach oder komplex Ihre Anforderungen auch sein mögen, Zapier bietet wahrscheinlich eine Kombination von Funktionen, mit denen Sie Ihren Workflow automatisieren können.
Sie können einem Zap so viele Schritte hinzufügen, wie Sie möchten, indem Sie einfach auf die Plus-Schaltfläche unter der zuletzt erstellten Aktion klicken.
Sie können auch einen Namen für Ihren Zap erstellen und eine Notiz hinzufügen, damit Sie nicht vergessen, was er tut oder wie er funktioniert.
Dieser letzte Teil ist nützlich für alle, die Zaps mit anderen Mitgliedern eines Teams teilen möchten.
Wenn Sie Ihrem Zap erweiterte Optionen hinzufügen möchten und keine technisch versierte Person sind, müssen Sie möglicherweise einige Tests durchführen, um zu bestätigen, dass die von Ihnen vorgenommenen Änderungen den gewünschten Effekt haben.
Versuchen Sie beispielsweise, einen Zap so einzurichten, wie Sie es für richtig halten.
Wenn es nicht wie beabsichtigt funktioniert, gehen Sie von Anfang an alles durch und ändern Sie jeweils eine Variable.
Eine erweiterte Funktion, deren Verständnis einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist das neue Pfadwerkzeug von Zapier, mit dem Sie die bedingte Logik zwischen zwei Schritten definieren können.
Stellen Sie sich das so vor: Wenn Schritt 1 auftritt und die X-Qualität hat, wählen Sie Pfad A.
Wenn Schritt 1 auftritt und Y-Qualität hat, wählen Sie Pfad B.
Im Kontext unseres Wetterbeispiels können Sie die SMS-Nachricht Zapier anpassen sendet Sie abhängig davon, ob die Temperatur über oder unter dem Gefrierpunkt liegt (32 Grad Fahrenheit).
So funktioniert das in der Praxis.
Nachdem Sie Ihre Trigger-App eingerichtet haben, klicken Sie auf das Pluszeichen und wählen Sie Pfade.
Pfade müssen der letzte Teil der Zap-Kette sein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten in Pfad A und geben Sie ihm einen relevanten Namen, z.
B.
Über dem Einfrieren.
Wählen Sie als Nächstes die Regeln oder Bedingungen für den Pfad aus, der ausgeführt werden soll.
In unserem Beispiel wählen Sie Temperatur Min, (Anzahl) größer als und 32.
Sie können dem Regelsatz zusätzliche UND- oder ODER-Anweisungen hinzufügen, aber stellen Sie sicher, dass sie sich nicht widersprechen.
Bevor Sie fortfahren, testet Zapier die Bedingungen anhand eines Beispieldatensatzes und teilt Ihnen mit, ob der Pfad ...
