Trello ist eine auffällige, unterhaltsame und intuitive App, mit der Menschen bei der Arbeit zusammenarbeiten können.
Die größte Herausforderung bei der Verwendung besteht darin, zu entscheiden, ob es die richtige Art von Collaboration-App für die Verwaltung Ihrer Arbeit ist.
Trello lässt sich am besten als Kanban-Board-App beschreiben, eine Softwarekategorie, die sich am besten zum Organisieren, Koordinieren und Verfolgen von Arbeiten eignet, während sie sich durch einen Workflow zwischen einer Gruppe von Personen bewegt.
Es ist keine großartige App für das traditionelle Projektmanagement.
Die Verkaufsargumente von Trello sind jedoch die Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, Trello-Boards mit externen Mitarbeitern zu teilen.
Wenn man Trello mit anderen Kanban-Apps vergleicht, werden einige Funktionen, wie z.
B.
Schwimmbahnen und Work-in-Progress-Grenzwerte, nicht ausreichend berücksichtigt.
Was es hat, ist eine Auswahl zusätzlicher Funktionen, die Sie hinzufügen können A la carteDadurch wird die App nur so komplex und funktionsreich, wie Sie es möchten.
Um herauszufinden, ob es für Ihr Team und die Arbeit, die Sie verwalten möchten, richtig ist, kann es jedoch einige Versuche und Irrtümer erfordern.
Ist Trello eine Projektmanagement-App?
Eine häufige Frage, die ich über Trello höre, lautet: "Ist Trello nicht eine Projektmanagement-App?"
Es ist und es ist nicht.
Es hängt davon ab, wie streng Sie mit Ihrer Definition des Wortes "Projekt" sind.
Ein Projekt ist eine Gruppe von Aufgaben mit Startdatum, Enddatum und Endprodukt.
Nicht jede Arbeit ist ein Projekt.
Ein Haus zu bauen ist ein Projekt.
Das Beantworten von Anrufen in einem Callcenter ist kein Projekt.
Bei Daxdi betrachten wir Collaboration-Apps als eine sehr große Kategorie.
Darin befinden sich einige Unterkategorien, die es den Menschen erleichtern sollen, die Software kennenzulernen und zu vergleichen, die ihren Anforderungen am besten entspricht.
Eine dieser Unterkategorien ist die traditionelle Projektmanagement-Software.
Ein weiterer Grund sind Kanban-Board-Apps.
Trello passt besser in die Kaban-Unterkategorie, da es alle typischen Funktionen einer Kanban-Board-App bietet.
Könnten Sie Trello verwenden, um einige Arten von Projekten zu verwalten? Ja.
Du könntest.
Wäre es eine schlechte Wahl für eine App, um sehr große und komplexe Projekte wie einen Raketenstart zu verwalten? Ja.
Es würde.
Was ist Kanban?
Kanban ist eine Methode zum Organisieren, Verfolgen und Verwalten von Arbeiten.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Familien-To-Do-Liste mithilfe einer Plakatwand und Haftnotizen verwalten.
Sie können beginnen, indem Sie drei Spalten (Trello nennt sie Listen) mit den Bezeichnungen "Zu erledigen", "Ausführen" und "Fertig" erstellen.
Sie können dann die zu erledigenden Aufgaben auf Haftnotizen schreiben und in diese erste Spalte einfügen.
Nehmen wir an, die Familie hat entschieden, dass jedes Haushaltsmitglied zu einem bestimmten Zeitpunkt für nicht mehr als drei Aufgaben verantwortlich ist.
Jetzt kann jeder drei Aufgaben aus der Spalte "Aufgaben" auswählen und seinen Namen zur Haftnotiz hinzufügen.
Oder jemand anderes kann ihnen Aufgaben zuweisen.
Wenn die verantwortliche Person die Aufgaben startet, verschiebt sie die Haftnotiz in die Spalte "Ausführen".
Wenn sie fertig sind, setzen sie das in die Spalte Fertig und können dann eine neue Aufgabe auswählen.
Aus dem Beispiel können Sie zwei Vorteile von Kanban ableiten.
Eines ist, dass es ein großartiges System ist, um zu begrenzen, wie viel Arbeit eine Person gleichzeitig auf ihrem Teller haben kann.
Das zweite ist, dass jeder Einblick in den Stand der Arbeit hat, die das Team (in diesem Fall die Familie) erledigen muss.
Dies ermöglicht sowohl die Rechenschaftspflicht als auch die Möglichkeit, anderen Teammitgliedern zu helfen, die ins Hintertreffen geraten.
Kanban-Board-Apps sind ideal für die Verwaltung der Arbeit und die Bewegung der Arbeit in verschiedenen Phasen oder Arbeitsabläufen.
Allerdings ist nicht jede "Arbeit" für dieses Setup gut geeignet.
Wenn Sie eine Rakete starten oder ein Krankenhaus bauen, benötigen Sie eine robustere Software, mit der Sie nachverfolgen können, wie sich verschiedene Teile des Projekts gegenseitig beeinflussen.
Zum Beispiel hängt der Zeitplan für den Bau eines Krankenhauses davon ab, wann das Fundament gegossen wird.
Wenn Sie diese Frist aufgrund schlechten Wetters verpassen, müssen alle anderen Teile des Projekts angepasst werden, um der Änderung Rechnung zu tragen.
Kanban-Boards sind nicht für solche Eventualitäten gerüstet.
Preis und Pläne
Trello hat die Anzahl der angebotenen Planarten auf drei reduziert und die frühere Gold-Option abgeschafft.
Sie können sich jetzt für ein Free-, Business Class- oder Enterprise-Konto anmelden.
Trello Free ist wie der Name schon sagt: kostenlos.
Mit dieser Art von Konto können Sie so viele persönliche Boards, Karten und Listen erstellen, wie Sie möchten, obwohl Sie nur maximal 10 Team-Boards (dh kollaborative Boards) erstellen dürfen.
Dateianhänge dürfen nicht größer als 10 MB sein und Sie können Ihr Konto nicht in andere Apps integrieren.
Am wichtigsten ist, dass Sie nur ein Power-Up pro Board erhalten.
Das Power-Up-Konzept ist wichtig, um zu verstehen, was das kostenlose Konto so stark von den bezahlten Konten unterscheidet.
Power-Ups sind A la carte Funktionen, die Sie Ihren Trello-Boards hinzufügen.
Bei den meisten Unternehmenssoftware wählen Sie eine Serviceebene basierend auf den auf jeder Ebene angebotenen Funktionen.
Beispielsweise erhalten Sie möglicherweise die Funktionen A und B mit der ersten Serviceebene, aber A bis D mit der zweiten Serviceebene und so weiter.
Trello ist anders.
Mit Trello können Sie die gewünschten Funktionen (oder Power-Ups) für jedes Board anpassen.
Die Anzahl der Funktionen, die Sie hinzufügen können, hängt vom ausgewählten Kontotyp ab.
Einige Beispiele für Power-Ups sind eine Kalenderansicht, Zeiterfassung und benutzerdefinierte Felder.
Wenn Sie alle drei Funktionen auf einem Board haben möchten, können Sie dies mit Trello Free nicht tun, da Sie nur ein Power-Up pro Board erhalten.
Die Konten Business Class (12,50 USD pro Person und Monat oder 119,88 USD pro Person und Jahr) und Enterprise (Preise variieren) sind mit unbegrenzten Power-Ups ausgestattet.
Beide haben eine Größenbeschränkung von 250 MB für Uploads und ermöglichen das Erstellen einer unbegrenzten Anzahl von Team-Boards.
Der Unterschied zwischen diesen beiden Kontotypen hat weniger mit Endbenutzerfunktionen als vielmehr mit Backend-Verwaltungsoptionen zu tun.
Trello Enterprise enthält Tools zum Verwalten der einmaligen Anmeldung und zum Verwalten von Berechtigungen und Einschränkungen.
Wie vergleichen sich die Preise von Trello?
Die Preise von Trello liegen auf dem Niveau anderer Collaboration-Softwarepakete.
In den ersten Jahren nach dem ersten Start berechnete Trello viel weniger, was ihm neben seiner benutzerfreundlichen Oberfläche den Ruf einbrachte, ein großartiges Tool für kleine Unternehmen und Startups zu sein.
Die Preise sind immer noch fair, aber sie sind kein Schnäppchen.
Asana berechnet etwas mehr als Trello und beginnt bei 13,49 USD pro Person und Monat.
Airtable, eine relationale Datenbank, die auch für das Workflow-Management gut geeignet ist, berechnet ungefähr die gleichen Gebühren (ab 120 USD pro Person und Jahr).
Leankit, eine weitere unkomplizierte Kanban-Board-App, kostet viel mehr (mindestens 228 USD pro Person und Jahr).
Zenkit berechnet mit seiner Option von 9 USD pro Person und Monat fast das gleiche wie Trello, ebenso wie Wrike mit 9,80 USD pro Person und Monat.
Sie können diese Preise mit traditionelleren Projektmanagement-Apps vergleichen, von denen einige jetzt Kanban-Board-Funktionen enthalten, aber es kann unordentlich werden.
Einige Projektmanagement-Apps erheben eine Gebühr pro Person und Monat, andere eine Gebühr für bis zu einer bestimmten Anzahl von Benutzern, was den Preisvergleich erschwert.
Zum Beispiel berechnet Zoho Projects jetzt einen Tarif für eine Gruppe, z.
B.
240 USD pro Jahr für bis zu 10 Personen.
Zoho Sprints, ein weiteres Produkt desselben Unternehmens, das sich mehr auf agiles Projektmanagement in einer Kanban-Board-Umgebung konzentriert, verwendet eine ähnliche Berechnung der Gruppentarife.
Für eine Gruppe von 10 Personen sind es 12 US-Dollar pro Monat.
Teamwork-Projekte berechnen jedoch einfachere 9 US-Dollar pro Person und Monat, obwohl es mindestens 5 Personen gibt.
Wie ich schon sagte, es wird ein wenig chaotisch
Erste Schritte mit Trello
Wie bei jeder Kanban-Board-App können Sie mit Trello benutzerdefinierte Boards erstellen.
Vorhin habe ich die Beispieltafel von To Do, Doing, Done erwähnt.
Das ist nur ein Beispiel.
Sie können Boards mit so vielen Spalten erstellen, wie Sie möchten, und Sie können diese Spalten beliebig benennen.
Als nächstes erstellen Sie Karten, die in die Spalten eingefügt werden sollen.
Trellos Karten können viele Details enthalten.
Sie können den Namen einer Aufgabe, des Empfängers, der Unteraufgaben, das Fälligkeitsdatum, die Beschreibung, Hyperlinks, Anhänge, Beschriftungen (ähnlich wie Tags) und mehr eingeben.
Ein weiterer Schritt, um loszulegen, besteht darin, Leute einzuladen, sich Ihrem Board anzuschließen, wenn Sie Team-Boards erstellen möchten.
Sie können Trello auch für persönliches Kanban verwenden, wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben und Workflows privat organisieren möchten.
Etwas neu bei Trello sind Vorlagen.
Sie können jetzt eine Karte auswählen, die bereits entwickelt wurde, um Sie je nach Art Ihrer Arbeit zu einem besseren Workflow-Management zu führen.
Einige Beispiele für Vorlagen sind Veröffentlichungsprozess, Design Sprint, Support Ticket Management und Office Party Planning.
Mit einem bezahlten Trello-Konto können Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die auch Ihr Team verwenden kann.
Apps und Interaktivität
Sie können Trello als Web-App oder als heruntergeladene Desktop-App (Mac OS, Windows) oder mobile App (Android, iPhone und iPad) verwenden.
Die Web-App funktioniert reibungslos und bietet hervorragende Drag & Drop-Funktionen, auch wenn Sie Anhänge hochladen möchten.
Die Installation einer Desktop-App bietet einige Vorteile.
Für den Anfang erhalten Sie Desktop-Benachrichtigungen sowie Optionen zum schnellen Hinzufügen.
Sie erhalten auch Touch Bar-Funktionen mit einem kompatiblen Mac und zusätzlichen Tastaturkürzeln.
Mit Trello können Sie Inhalte nicht nur von Ihrem Desktop, sondern auch von Google Drive, Box, Dropbox und URLs hochladen.
Wenn Sie ein Bild auf eine Karte hochladen, kann Trello daraus ein Titelbild machen und auf einen Blick erkennen, was die Karte enthält.
Sie können jetzt ein Titelbild hinzufügen, auch wenn Sie nichts hochladen müssen.
Mit Trello können Sie eine schnelle Suche in Unsplash durchführen, um etwas Relevantes zu finden.
Während Sie einer Karte jemanden zuweisen und ein Fälligkeitsdatum festlegen können, finden Sie keine erweiterten Projektmanagementfunktionen, z.
B.
das Schätzen von Best- und Worst-Case-Szenarien für die Dauer einer Aufgabe.
Es ist auch seltsam für mich, dass Karten nicht als erledigt abgehakt werden können, obwohl Sie sie "archivieren" können.
Dies ist auch dann der Fall, wenn eine Karte ein Fälligkeitsdatum hat.
Vielleicht ist das Problem, dass ich versuche, Karten in Aufgaben zu stecken, obwohl sie es nicht müssen.
Trello ist in diesem Sinne ein hochflexibles System.
Karten können alles sein, was Sie wollen, genauso wie Spalten für alles sein können, was Sie wollen.
Funktionen und Power-Ups
Farbcodierte Etiketten sind ein weiteres Werkzeug zum Organisieren von Karten, obwohl ich sie als etwas enttäuschend empfinde.
Für jedes Etikett ist eine Farbe erforderlich, was bedeutet, dass Ihnen nach etwa 10 schnell die leicht identifizierbaren Farben ausgehen.
Es besteht die Möglichkeit, Muster für farbenblinde Benutzer zu aktivieren.
Ich möchte die Option, Keyword-Tags als Beschriftungen zu verwenden, wenn dies besser zu den Anforderungen meines Boards passt.
Dies würde mehr Möglichkeiten zum Suchen, Sortieren und Filtern von Karten hinzufügen.
Trello wird standardmäßig nicht mit Zeiterfassung geliefert, aber Sie können es als Power-Up hinzufügen.
Sie können weitere Funktionen hinzufügen durch ...
