Jedes kleine Unternehmen, das einen Online-Gehaltsabrechnungsdienst verwendet, um die Zahlungen seiner Mitarbeiter selbst zu verwalten, benötigt in der Regel viel Unterstützung, insbesondere während des Einrichtungsprozesses.
Patriot Software Full Service Payroll bietet seinen Kunden von Anfang bis Ende Hilfe.
Es übernimmt nicht nur die grundlegenden Aufgaben, die zum Erstellen von Mitarbeiterdatensätzen erforderlich sind, sondern definiert auch Abzüge und Beiträge, verarbeitet Abrechnungsläufe und übermittelt automatisch Abrechnungssteuern.
Zu den neuen Funktionen gehören eine verbesserte Benutzererfahrung und eine bessere Flexibilität bei der Gehaltsabrechnung.
Eine integrierte Buchhaltungswebsite macht das Paket zu einer guten Wahl für neue Benutzer mit bescheidenen Anforderungen, kann jedoch Dutzende von Mitarbeitern und Auftragnehmern abrechnen.
Es fehlt jedoch immer noch ein Teil der Tiefe, Anpassbarkeit und Benutzerfreundlichkeit, die die Gewinner unserer Editors 'Choice, Gusto und OnPay, finden.
Preisgestaltung und Buchhaltung
Der Preis von Patriot Software Full Service Payroll liegt konstant bei 30 USD pro Monat plus 4 USD pro Mitarbeiter und Monat.
Es gibt eine kostengünstigere Basisversion, die 10 US-Dollar pro Monat plus 4 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat kostet.
Sie müssen jedoch Ihre eigenen Lohnsteuern einreichen, wenn Sie diesen Weg gehen.
Patriot Software berechnet außerdem ein HR-Add-On (ab 4 USD pro Monat plus 1 USD pro Mitarbeiter und Monat), das einige Wettbewerber kostenlos anbieten.
Zeit und Anwesenheit betragen 5 USD pro Monat plus 1 USD pro Mitarbeiter und Monat.
Wenn Sie grundlegende Buchhaltungsfunktionen hinzufügen möchten, können Sie sich für eine der integrierten Buchhaltungslösungen von Patriot Software anmelden.
Basic (15 USD pro Monat) umfasst Zahlungen von Auftragnehmern und Lieferanten mit Erstellung, Druck und Berichten von 1099/1096 (E-Filing ist optional).
Sie können Einnahmen und Ausgaben verfolgen, Kreditkartenzahlungen akzeptieren und unbegrenzt viele Rechnungen erstellen und verfolgen.
Premium (22,50 USD pro Monat) bietet verschiedene Funktionen wie Schätzungen, wiederkehrende Rechnungen und Erinnerungen an Rechnungszahlungen.
Accounting Basic ist eigentlich ein gutes Geschäft, wenn Sie alle Funktionen nutzen möchten.
Premium bietet nicht viele wichtige Funktionen.
Kein anderes Produkt in dieser Kategorie außer QuickBooks Payroll bietet diese Art der integrierten Integration von Buchhaltung und Gehaltsabrechnung.
Gute Support-Optionen
Die außergewöhnliche Unterstützung von Patriot Software ist von Anfang an offensichtlich.
Wie seine Konkurrenten stellt das Unternehmen seine Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten zur Verfügung, um die schwierige Aufgabe der Einrichtung für Sie zu erledigen.
Es ist möglich, dies selbst zu tun, aber ich empfehle, dass Sie sich von der Firma helfen lassen, wenn Sie noch nie eine Gehaltsabrechnung durchgeführt haben.
Die Einrichtung ist das komplexeste Element der Buchhaltung für kleine Unternehmen und erfordert absolute Präzision und Aktualität.
Sie müssen nicht nur die Arbeitnehmerentschädigung genau richtig erhalten, sondern auch Zahlungen an Leistungserbringer und Steuerbehörden leisten.
Wenn Ihre Mitarbeiter mehrere Abzüge haben, erfordert dies viel Koordination.
Sie können sich auf den kostenlosen Telefon-, E-Mail- und Chat-Support von Patriot Software verlassen, aber irgendwann ist möglicherweise eine umfassendere Live-Hilfe angebracht, und die Mitarbeiter des Unternehmens stehen bereit und in der Lage.
Einrichtungshilfe
Patriot Software hat im vergangenen Jahr einen speziellen Setup-Assistenten hinzugefügt, der zuvor fehlte.
Anstatt sich durch das Menü "Einstellungen" arbeiten zu müssen, führt Sie die Site durch eine Reihe von Bildschirmen, in denen beschrieben wird, was erforderlich ist, um mit der Ausführung von Gehaltsabrechnungen zu beginnen.
In diesem Assistenten finden Sie Links zu hilfreichen Ressourcen, z.
B.
zum Abrufen einer staatlichen Arbeitslosenzahl (SUTA).
Im Gegensatz zu einigen anderen Arten von Finanzanträgen muss bei der Gehaltsabrechnung jedes Element der Einrichtung abgeschlossen sein, bevor Sie mit der Ausstellung von Gehaltsschecks beginnen können.
Einige Websites entfernen sich von diesem umfassenden schrittweisen Einrichtungsprozess, indem sie den Assistenten abschneiden und Benutzer auf die Website selbst verschieben, wo sie die Einrichtung abschließen müssen, indem sie das Menü Einstellungen aufrufen.
Ich mag den Ansatz von Patriot Software besser.
Wenn Sie den Assistenten abgeschlossen haben, wissen Sie, dass Sie bereit sind, mit der Verarbeitung der Gehaltsabrechnung zu beginnen, es sei denn, Sie haben Schritte übersprungen, was in einigen Fällen zulässig ist.
Bei der Einrichtung werden alle Möglichkeiten definiert, wie Mitarbeiter entschädigt werden können, und alle Abzüge, die vorgenommen werden müssen.
Patriot Software ist in dieser Hinsicht sehr flexibel, sowohl was die Arbeitszeit der Mitarbeiter (Urlaub, regulär, doppelt usw.) als auch die Art der Bezahlung betrifft, die sie erhalten können (einschließlich Bonus, Provision und Kostenerstattung).
Die Site bezeichnet diese als Stundentypen und Geldtypen, und Sie können Ihre eigenen hinzufügen.
Diese werden als Optionen angezeigt, wenn Sie mit der Verarbeitung von Gehaltsschecks im Dienst von Patriot beginnen.
Die Site macht hier etwas, was ich anderswo nicht gesehen habe: Sie können Stundentypen und Geldtypen als häufig verwendet festlegen, um sicherzustellen, dass sie standardmäßig auf dem Abrechnungsbildschirm angezeigt werden.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Leistungen wie Krankenversicherungen oder Altersvorsorge anbieten, können Sie diese so einrichten, dass sie den Mitarbeitern bei der Erstellung ihrer Aufzeichnungen zugewiesen werden.
Es gibt zwei Stellen, an denen Sie diese definieren können: innerhalb eines tatsächlichen Mitarbeiterdatensatzes oder durch Klicken auf einen Link im Menü Einstellungen.
Ich mag diese Flexibilität und nicht jedes Produkt bietet sie.
Square Payroll und QuickBooks Payroll stellen dies nur in den Mitarbeiterdatensätzen zur Verfügung.
Informationen sowohl zu Abzügen auf Unternehmensebene als auch zu von Unternehmen gezahlten Beiträgen werden auf dieselbe Weise eingegeben, obwohl sich ihre Datenfelder geringfügig unterscheiden.
Um beispielsweise einen Abzug für Ihren 401 (k) zu erstellen, klicken Sie auf Ja, wenn Sie gefragt werden, ob Sie Mitarbeiterabzüge hinzufügen müssen, und wählen Sie dann den Typ aus einer Dropdown-Liste aus.
Sie können eine Beschreibung eingeben, die in Berichten und Gehaltsschecks angezeigt wird, und dann den Standard-Dollarbetrag, der von den Gehaltsschecks abgezogen wird, entweder als Prozentsatz oder als pauschalen Dollarbetrag angeben.
Sie können auch alle erforderlichen Grenzwerte eingeben und bei Bedarf das richtige W-2-Feld angeben.
Mehr Einstellungen
Sie müssen auch Ihre Unternehmenssteuereinstellungen und die staatlichen Arbeitslosenquoten eingeben.
Patriot Software hat eine hervorragende Seite mit Links zu landesspezifischen Informationen zusammengestellt, die Sie einsehen können, wenn Sie diese Nummern nicht haben.
Außerdem erfahren Sie, wie Sie eine EIN (Federal Employer Identification Number) beantragen und alle staatlichen Registrierungsanforderungen erfüllen können.
Es enthält Links zu Formularen, die neue Mitarbeiter ausfüllen müssen und die Sie einreichen müssen.
Sie müssen Bankkontoinformationen für Gehaltsabrechnungen angeben, ein Autorisierungsformular ausfüllen und Ihre Einstellungen für den Druck von Gehaltsschecks oder die direkte Einzahlung eingeben.
Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter in kennwortgeschützten Portalen anmelden können, in denen sie Gehaltsabrechnungen und andere persönliche Gehaltsabrechnungsinformationen anzeigen können, können Sie Benutzernamen und temporäre Kennwörter für jeden Mitarbeiter erstellen und Einladungen senden.
Die Mitarbeiterportale der Site sind ausgezeichnet - einige der besten, die wir je gesehen haben.
Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, werden Links zu den häufigsten Aufgaben angezeigt (Gehaltsschecks anzeigen, Paystubs drucken usw.).
Der linke vertikale Bereich enthält Navigationslinks zu anderen Daten und Tools, z.
B.
Bundessteuer (Quellensteuer), Arbeitgeberdokumenten, Abrechnungsverlauf und Zeitzusammenfassungsbericht.
Mitarbeiter können auf ihren Portalen (manuell oder entsprechend der tatsächlichen Zeit) ein- und aussteigen, wenn Sie diese Funktion verwenden möchten.
Zeitkarten können dann an die Personalabrechnung gesendet werden.
Aus diesem Grund bieten Patriot Software und Wettbewerber wie SurePayroll neuen Benutzern an, den Einrichtungsprozess und die Dateneingabe zu unterstützen, die für die Bereitstellung des Abrechnungsverlaufs erforderlich sind.
Es ist sehr kompliziert.
Sie können jederzeit zu den Einstellungsseiten zurückkehren, wenn Sie den Assistenten abgeschlossen haben, um gegebenenfalls Änderungen vorzunehmen.
Persönliche Angaben
Sobald die Einstellungen für die Personalabrechnung Ihres Unternehmens abgeschlossen sind, können Sie für jeden Mitarbeiter einen Datensatz erstellen.
Dies ist ein einfacher, aber zeitintensiver Prozess.
Sie füllen leere Felder für Informationen aus, die noch nicht eingegeben wurden (Name, Adresse, SSN, Einstellungsdatum usw.), und wählen aus Listen der gerade erstellten Optionen (wie Zahlungsart und -häufigkeit) aus.
Hier können Sie auch W-4-Informationen bereitstellen.
Wenn Sie alle angeforderten Daten angegeben haben, können Sie von einem Bildschirm aus auf einzelne Datensätze zugreifen, indem Sie auf Registerkarten klicken, die verschiedene Abschnitte des Datensatzes öffnen, z.
B.
Zahlungsinformationen, Abzüge und Beiträge sowie Steuern.
Dies ist ein effektiver Weg, um all diese Details verfügbar zu machen.
Patriot zeichnet sich hier aus, obwohl die Site den Platz auf dem Bildschirm besser nutzen könnte, um das Scrollen zu minimieren.
Es gibt noch mehr einzurichten, einschließlich Ihrer Gehaltsabrechnung (falls vorhanden).
Bei dieser Aufgabe benötigen Sie wahrscheinlich die Hilfe von Patriot Software.
Die Website macht einen außergewöhnlichen Job, indem sie Sie darüber informiert, was benötigt wird, und die Ressourcen bereitstellt, die Sie benötigen.
Tatsächlich ist dies der beste und gründlichste Einrichtungsassistent aller von mir überprüften Websites.
Deinen Weg finden
Patriot Software bietet auch eine Buchhaltungsanwendung, die eng in die Personalabrechnung integriert ist.
Tatsächlich teilen sie sich dieselbe Benutzeroberfläche.
Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, wird im linken vertikalen Bereich eine Symbolleiste angezeigt.
Dies ist das primäre Navigationswerkzeug.
Es verfügt über Registerkarten mit den Bezeichnungen Dashboard, Buchhaltung, Personalabrechnung, Berichte und Einstellungen.
Das globale Dashboard der Website unterscheidet sich vom Wettbewerb.
Es enthält nur Nachrichten von Patriot Software und Symbole, die Links darstellen, die Sie zu sieben der häufigsten Aktivitäten sowohl in der Personalabrechnung (z.
B.
Gehaltsabrechnung ausführen) als auch in der Buchhaltungsanwendung (Rechnung erstellen) führen.
Es gibt weder Aufgaben wie die in Gusto noch Informationen über aktuelle und vergangene Gehaltsabrechnungsaktivitäten wie die von OnPay.
Wenn Sie das Buchhaltungsmodul nicht verwenden, können Sie einfach auf die Registerkarte Abrechnung klicken, um das Menü Abrechnung im linken vertikalen Bereich zu öffnen, und dann auf Übersicht klicken, um zum Dashboard der Abrechnungsanwendung zu gelangen.
Auf diesem Bildschirm können Sie den größten Teil Ihrer Nachbearbeitungsarbeiten ausführen.
Oben werden Links zu allgemeinen Abrechnungsaufgaben angezeigt, z.
B.
Mitarbeiter anzeigen und Lohnunternehmer.
Darunter befindet sich eine Tabelle mit drei Registerkarten, in der Sie zwischen den Summen für die neuesten Gehaltsabrechnungen, Steuererhebungen und Steuereinlagen wechseln können.
Links zu beliebten Hilfeartikeln werden im rechten vertikalen Bereich angezeigt.
Sie können auf Berichte und Einstellungen über Links im linken vertikalen Bereich unter dem umfassenden Menü für Abrechnungsaufgaben zugreifen.
Die Benutzererfahrung
Der Setup-Assistent von Patriot Software ist so gründlich, dass Sie das Menü "Einstellungen" nicht aufrufen müssen, um diese frühen Schritte auszuführen, wie dies bei den meisten Websites für die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Fall ist.
Es lohnt sich jedoch, die Seite "Einstellungen" zu besuchen, um sich damit vertraut zu machen, da Sie hier Änderungen und Ergänzungen vornehmen.
Patriot Software hat die Benutzererfahrung verbessert, seit ich sie das letzte Mal überprüft habe.
Sowohl das Schnittstellendesign als auch die Navigationssysteme wurden verbessert.
Die Benutzerfreundlichkeit ist sehr gut, obwohl einige Bildschirme, wie der in den Mitarbeiterdatensätzen, den Bildschirmbereich besser nutzen könnten, um das Scrollen zu minimieren.
Sobald Sie auf eine ...
