In einer Welt, die sich schnell der Digitalisierung jedes Dokuments nähert, bleiben mobile Scananwendungen ein notwendiges Werkzeug, da einige Unternehmen an der Verwendung gedruckter Papierdokumente festhalten.
Dinge wie Regierungs- und Krankenhausformulare werden immer noch auf Papier gedruckt, und wir können auch Visitenkarten nicht vergessen.
Da nicht alles auf digitale Medien umgestellt wurde, besteht die produktivste Lösung darin, jedes übergebene Papier schnell in digitale Kopien und Daten umzuwandeln, die Sie dann auf Ihren Computern und Mobilgeräten speichern und bearbeiten können.
Wir erstellen eine bemerkenswerte Menge an Informationen digital - Tabellenkalkulationen, Softwaredokumentation, Quittungen, Finanzunterlagen, sogar das erste Photoshop-Bild des Babys - und dies ist nur der Anfang dessen, was für die meisten Menschen ein gigantischer Datenberg ist.
Aber eine große Menge dieser Informationen befindet sich immer noch auf kurzlebigem Papier: Visitenkarten, Schachteln in einem Supermarktregal, zerlumpte Restaurantbelege, Fotos, Ideen, die auf eine weiße Tafel geschrieben oder auf andere Weise in der dauerhaften und manchmal schwer zugänglichen Form gefangen sind physisches Universum.
Wenn Sie diese Daten oder Bilder für die Nachwelt oder zumindest für Ihre Steuerunterlagen erfassen müssen, benötigen Sie wahrscheinlich einen Scanner.
Ihr erster Gedanke könnte sein, einen Standalone-Scanner zu kaufen oder einen All-in-One- oder Multifunktionsdrucker mit Scan- und Faxfunktionen zu wählen.
Dies ist sinnvoll, wenn die Arbeitsbelastung hoch und häufig ist und Material betrifft, das leicht durch die Zuführmechanismen eines Druckers geleitet werden kann (also hauptsächlich separate Seiten im Letter-Format).
Mit einem High-End-Scanner können Sie die Bildauflösung, Bildkorrektur und optische Zeichenerkennung (OCR) präzise steuern, normalerweise zusammen mit einem schnellen Papiereinzugsmechanismus.
Dies ist angemessen, wenn Sie über einen 2-Fuß-Stapel wichtiger Gerichtsverfahren verfügen, die zur Analyse in Text umgewandelt werden sollen, oder wenn Sie fünf Banker-Boxen mit Familienfolien erhalten haben, die Sie in ein Online-Fotoalbum importieren können.
Für gelegentliche Scans sowie für Scans von Objekten, die nicht einfach durch ein Gerät im Druckerstil geleitet werden können, ist jedoch kein vollständiger Desktop-Scanner mehr erforderlich.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie beispielsweise eine Brainstorming-Sitzung von einer weißen Tafel aus erfassen möchten.
Möchten Sie Omas Rezept speichern, bevor es verloren geht? Teilen Sie einen langen Auszug aus einem alten Analog Magazin ohne es von Hand einzutippen? Reisebelegdaten erfassen? Dafür gibt es in der Tat eine App.
Die Kamera, die Sie zur Hand haben, ist die beste, die Sie verwenden können, und das bedeutet, dass die erstaunlich leistungsfähige Kamera in Ihrem Smartphone enthalten ist.
Die Verfügbarkeit einer mobilen Scan-App, die von Ihrem Smartphone ausgeführt wird und Ihre Telefonkamera zum Aufnehmen des Bildes verwendet, kann Sie dazu ermutigen, nicht nur mehr Informationen zu erfassen, sondern diese später auch richtig zu analysieren und zu nutzen.
Unsere Scan-Apps von Editors 'Choice sind Abbyy FineScanner und Evernote Scannable.
Abbyy FineScanner vor allem aufgrund der überlegenen Qualität der Texterkennung und der beständigen Kontrolle, die es für den eigentlichen Scanvorgang bietet.
Es dauert eine Weile, bis die Benutzeroberfläche den Dreh raus hat, aber die Ergebnisse rechtfertigen die Investition.
Evernote wurde aufgrund seiner übersichtlichen Benutzeroberfläche und der umfassenden Integration nicht nur in die übergeordnete Evernote-App, sondern auch in konkurrierende Datenspeicherungsdienste wie Dropbox und Microsoft OneDrive (5,00 USD pro Benutzer und Monat bei Microsoft365 for Business) von der Redaktion ausgewählt.
Allerdings ist es schwierig, in dieser Kategorie eine schlechte Wahl zu treffen, da selbst die kostenlosen Versionen Bilder schnell und genau scannen.
Es ist jedoch wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen an die richtige App anpassen, da bei jeder die eine oder andere Funktion stärker betont wird.
So weit das Auge scannen kann
Die Hauptprobleme sind die Art der Dokumente, die Sie erfassen möchten, wo Sie sie speichern oder freigeben möchten (z.
B.
in der Cloud) und welche Art von Nachbearbeitung Sie benötigen (z.
B.
das Erkennen und Umblättern des Texts auf der Seite in ein Microsoft Word-Dokument (128,00 USD bei Amazon).
In jedem Fall können Sie ein Bild scannen, z.
B.
eine Restaurantquittung, und es in einer allgemeinen Form speichern, z.
B.
als PDF- oder JPEG-Bild.
Wenn Sie gescannte Bilder hauptsächlich in bearbeitbaren Text umwandeln möchten, suchen Sie nach erweiterten OCR-Funktionen.
Wenn Abbyy FineScanner beispielsweise die Seiten eines geöffneten Buches erfasst, werden die beiden Seiten getrennt und begradigt, bevor der Text analysiert wird.
Wenn Sie Text im PDF-Format erfassen möchten, prüfen Sie, ob es sich um verschlüsselte Dateien handeln muss (die beispielsweise von Intsig CamScanner unterstützt werden).
Überlegen Sie auch, wo Dokumente landen sollen.
Apps, die Sie bereits verwenden, beeinflussen Ihre Wahl der Scan-App.
Die meisten Apps können die Bilder in der Cloud speichern, aber Shoeboxed ist in eine große Auswahl anderer Webdienste wie Intuit QuickBooks Online, Xero und Salesforce integriert.
Einige mobile Scan-Apps gehen davon aus, dass Sie alles auf Ihrem Telefon ausführen möchten.
Die Smartphone-Kamera bietet sicherlich eine schnelle Möglichkeit, das Bild aufzunehmen.
Das gescannte Bild (und der gescannte Text) müssen jedoch irgendwo gespeichert werden, und dort gehen die Werkzeuge auseinander.
Einige Apps (z.
B.
Abbyy FineScanner) gehen beispielsweise davon aus, dass Sie die Ergebnisse in einer Cloud-Speicher-App wie Dropbox speichern möchten.
Andere haben einen eigenen Service für die Organisation und Weiterverarbeitung, wie Evernote, Intsig CamScanner und Shoeboxed.
Wir fanden es bequemer, mit letzterem zu arbeiten, aber Sie fühlen sich vielleicht anders.
Sie können eine Quittung in jeder dieser Apps scannen.
Der Schwerpunkt liegt jedoch auf dem Scannen und nicht auf dem, was Sie anschließend mit dem Dokument tun.
Wenn der Zweck des Sammelns von Belegen darin besteht, die Kosten zu erstatten, sehen Sie sich die Apps in unserer Zusammenfassung der Kostenverfolgung an.
Alle Apps dort hängen stark vom mobilen Scannen als Teil des Datenerfassungsprozesses ab.
Für Einzelunternehmer, die nur Informationen für ihre eigenen Datensätze erfassen möchten, sind diese Apps möglicherweise übertrieben.
In diesem Fall sollten Sie Shoeboxed in Betracht ziehen, das Quittungen ohne "Erstattung" scannt und das Scannen von Visitenkarten und das Verfolgen von Meilen erleichtert.
Jenseits der Bilderfassung
Mit jeder App haben wir Text in verschiedenen Formen gescannt, z.
B.
ein in Courier gedrucktes Rezept, Prosa aus einem offenen Buch, Visitenkarten, Restaurantbelege und ein Restaurantmenü.
Wir haben auch bewertet, wie die Apps handgeschriebene Seiten, Fotos, eine zerknitterte Zeitungsgeschichte mit einem Foto und Unterschriften verwalten.
Wir haben bei schlechten Lichtverhältnissen gescannt.
Wir haben die Qualität der OCR (als sie angeboten wurde), die unterstützten Dateiformate und die Optionen zum Speichern von Dokumenten berücksichtigt.
Die Benutzeroberflächen sind sehr unterschiedlich und wir empfehlen Ihnen, mit den kostenlosen Versionen zu experimentieren, die die meisten anbieten.
Beispielsweise können Sie entscheiden, dass es wichtig ist, Bilder beim Scannen zu kennzeichnen, z.
B.
nach Kategorie (Reisebeleg, Büromaterial) oder Projekt (Kunde A).
Die Benutzerfreundlichkeit dieser Funktion ist auf der ganzen Karte verfügbar, von "meh" (Abbyy FineScanner) bis zum buchfertigen Programm (Shoeboxed).
Aber manchmal machen sie das in anderen Bereichen wieder wett.
Erwarten Sie auch keine sofortige Texterkennung.
Die Dateien werden normalerweise zum Ausführen der OCR auf den Anbieter hochgeladen, woraufhin sie die Datei an einem Ziel Ihrer Wahl speichern.
Dies liegt hauptsächlich daran, dass eine genaue OCR eine CPU-intensive Aufgabe ist und das Silizium in den meisten Smartphones Sling Blade für das echte Genius eines durchschnittlichen Servers spielt.
Dies führt zu viel genaueren OCR-Ergebnissen, kann jedoch eine Verzögerung von bis zu 24 Stunden zwischen dem Zeitpunkt, zu dem Sie den Scan durchgeführt haben, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie eine vollständige OCR-Version des Dokuments erhalten haben, darstellen.
Microsoft Office Lens führt auch bei unvollständigen Bildern mit ungeraden Winkeln eine beeindruckende OCR durch, sodass Sie in Sekundenschnelle mit der Bearbeitung in Word Mobile beginnen können.
Bei einigen Apps, die den OCR-Vorgang lokal ausführen, gibt es im Allgemeinen einen spürbaren Kompromiss bei Qualität und Genauigkeit, wie bei Intsig CamScanner.
Überlegen Sie abschließend, ob Sie Ihren Scans etwas hinzufügen müssen.
Möglicherweise müssen Sie ein Dokument unterschreiben, ein Wasserzeichen oder ein Datum hinzufügen oder ein dickes X über eine Zeichnung zeichnen.
Denken Sie daran, dass dies eine Produktkategorie ist, in der Ihre funktionalen Anforderungen definieren, was für Sie am besten ist, und nicht die Gesamtleistung eines Produkts.
