Was ist ein gehosteter E-Mail-Dienst?
E-Mails werden nicht so schnell verschwinden.
Trotz der zunehmenden Akzeptanz kollaborationsbasierter Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack bevorzugen 86 Prozent der Fachleute die Verwendung von E-Mails für geschäftliche Zwecke.
Wie Unternehmen ihre E-Mails hosten, speichern und verteilen - das ist der Bereich, der einen massiven Wandel erfahren hat.
Unternehmen weichen von teuren E-Mail-Servern vor Ort ab, auf denen Produkte wie Microsoft Small Business Server ausgeführt werden, und schauen stattdessen mit gehosteten E-Mail-Lösungen in die Cloud.
Unternehmen jeder Größe haben die Weisheit erkannt, eine skalierbare und sicher gehostete Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) mit garantierter Verfügbarkeit zu verwenden, die die Preise in flexible Gebühren pro Benutzer aufteilt.
Der Betrieb von internen E-Mail-Servern bietet mehr Kontrolle und umfassendere Anpassungen sowie Nachverfolgung und Compliance für kleine und mittlere Unternehmen (SMB).
Sie erfordern jedoch spezialisiertes IT-Personal vor Ort sowie die manuelle Verwaltung und Unterstützung von Hardware und Software.
Ein von einem Drittanbieter gehosteter E-Mail-Dienst bietet viele Vorteile von internen E-Mails ohne die teure Anfangsinvestition.
Die Möglichkeit, die Anzahl der Benutzer zu verwalten, auf die neuesten Sicherheitsprotokolle zuzugreifen und die Konnektivität und Bereitstellung gehosteter Lösungen zu vereinfachen, macht es zu einer praktikablen und wettbewerbsfähigen Option.
Sogar Unternehmen mit engagierten IT-Mitarbeitern vor Ort haben die Weisheit erkannt, ihren E-Mail-Service zu verschieben.
Zu den Vorteilen zählen Durchschnittskosten pro Person, modernste Sicherheit, billiger E-Mail-Speicher und einfache Konnektivität und Bereitstellung.
Während diese Vorteile für die meisten Unternehmen gelten, gibt es nicht nur Ausnahmen, sondern auch versteckte "Fallstricke", nach denen Sie suchen sollten, bevor Sie einen in der Cloud gehosteten E-Mail-Anbieter auswählen.
Kennen Sie Ihre Kosten und Ihre Benutzer
Die Kosten sind wahrscheinlich der beliebteste Treiber für Unternehmen, die E-Mails in die Cloud verschieben.
Im Durchschnitt ist es auf Benutzerbasis einfach billiger, wenn Sie nicht nur die Kosten für Serverhardware und Konnektivität berücksichtigen, sondern auch zusätzliche Sicherheitsprodukte und das dafür erforderliche sachkundige Personal.
Es gibt aber auch ein À-la-carte-Menü.
Gehostete E-Mails werden häufig als Teil eines anderen Dienstes bereitgestellt, z.
B.
Webhosting oder Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Da dies bedeutet, dass mit diesen Diensten viele Extras verfügbar sein werden, ist es unvermeidlich, dass Sie diese Extras auf irgendeine Weise bezahlen.
Der Kauf bedeutet normalerweise einen leichten Anstieg des Preises pro Benutzer.
Viele Unternehmen stellen fest, dass der Endpreis nach Auswahl aller benötigten "optionalen Extras" häufig bis zu 10 US-Dollar oder mehr pro Benutzer erreichen kann.
Dies kann sich für größere Teams summieren.
Es ist ein bisschen wie beim Kauf eines Kabelservices: Manchmal müssen Sie für die Kanäle bezahlen, die Sie nicht erhalten möchten ein paar Kanäle, die Sie brauchen.
Es gibt auch das alte Sprichwort: "Sie bekommen, wofür Sie bezahlen", wenn es um Qualität geht.
Dies gilt fast immer, wenn ein E-Mail-Host in Betracht gezogen wird.
Die Kehrseite dieser Münze ist die Spezialisierung.
Viele Betreiber sind der Ansicht, dass gehostete E-Mail-Dienste hauptsächlich für Unternehmen nützlich sind, die nur an der allgemeinen E-Mail-Nutzung interessiert sind, und dass jede spezielle Anwendung eine interne Bereitstellung erfordert.
Dies kann je nach App zutreffen, hängt jedoch möglicherweise nicht von den Funktionen des gehosteten E-Mail-Anbieters ab.
E.Mail-Marketing ist ein gutes Beispiel.
Einige gehostete E-Mail-Anbieter bieten spezielle Service-Suiten an, die sich speziell an E-Mail-Vermarkter richten.
Viele von ihnen können monatlich Tausende von E-Mails versenden, wobei der Schwerpunkt weniger auf Kommunikation als auf Marketing liegt.
Diese Dienstleister bieten nicht nur Volumen, sondern auch benutzerdefinierte Tools zur E-Mail-Erstellung sowie ausgefeilte Marketing- und Tracking-Metriken.
Auch die E-Mail-Nutzungsmuster ändern sich
Neben speziellen Verwendungszwecken für E-Mails sollten Sie untersuchen, wie Ihre Benutzer täglich E-Mails senden.
E-Mails haben in 40 Jahren einen langen Weg zurückgelegt, und die Art und Weise, wie Menschen sie verwenden, hat sich erheblich weiterentwickelt.
Dies ist wichtig, da dies Auswirkungen auf die Tools und Funktionen hat, nach denen Sie in der Client-Software Ihres gehosteten E-Mail-Anbieters suchen müssen.
Sicher, Microsoft Outlook ist immer noch der beliebteste E-Mail-Client vor Ort, aber eine schnell wachsende Anzahl heutiger E-Mail-Benutzer entscheidet sich für andere E-Mail-Clients wie Thunderbird oder All-Web-Clients wie Googles äußerst beliebtes Google Mail.
Diese Kunden können sehr anspruchsvoll sein und je nachdem, was Ihre Benutzer mit E-Mails tun, einen großen Einfluss auf Ihren täglichen Geschäftsprozess haben.
Ein Beispiel hierfür ist der schnell wachsende Trend "Posteingang Null".
Es ist eigentlich unter einer Vielzahl von Namen bekannt, bezieht sich jedoch auf die Praxis, die Anzahl Ihrer E-Mail-Posteingänge bei null gespeicherten E-Mails zu halten.
Im Wesentlichen werden alle eingehenden E-Mails bearbeitet und anschließend gelöscht oder archiviert, sodass Ihr Posteingang immer leer ist.
Dies führt zu einer grundlegenden Änderung der Nutzung der E-Mail-Posteingänge durch Benutzer.
Grafik "Posteingang Null" oben von ReachMail Media Services.
Eine Umfrage des E-Mail-Marketing-Softwareanbieters und Beratungsdienstes ReachMail Media Services (siehe Grafik oben; zum Vergrößern anklicken) unter über 1.000 Befragten ergab, dass unterschiedliche Prozentsätze verschiedener Arbeitnehmergenerationen versuchten, sich an "Posteingang Null" zu halten, während andere Generationen dies tatsächlich bevorzugten ihre Posteingänge als Manager für persönliche Informationen.
Das ist ein großer Unterschied, da für "Posteingang Null" ein E-Mail-Client mit hervorragender Archivierung erforderlich ist, der über mehrere Gerätetypen hinweg funktioniert.
Am anderen Ende des Spektrums benötigen die Manager für persönliche Informationen eher Microsoft Outlook mit hervorragenden Suchfunktionen sowie einem guten Speichervertrag auf der Hosting-Seite, da diese Arten von Posteingängen häufig mehrere zehn Gigabyte (GB) pro GB umfassen Nutzer.
Konfiguration und Kompatibilität
Die Cloud erleichtert sicherlich die Zustellung von E-Mails an Ihre Benutzer, aber für die überwiegende Mehrheit der Unternehmen sind noch einige Einstellungen erforderlich, die über die einfache Aktivierung des Dienstes hinausgehen.
Es muss mindestens eine Domain gekauft und konfiguriert werden, um auf den neuen E-Mail-Host zu verweisen.
Der Dienstanbieter kann diesen Vorgang sehr einfach oder sehr schwierig gestalten.
Dies sollten Sie in den Kundensupportforen des Anbieters sowie in unseren Bewertungen beachten.
In den meisten Fällen gibt es eine Validierungsphase, die einige technische Kenntnisse erfordert, obwohl einige Anbieter so weit gehen, dass sie sogar Neulinge Schritt für Schritt durch die Phase führen.
Andere solide Dienste unterstützen die hervorragende Unterstützung durch Tutorial-Artikel und -Videos, die Sie ebenfalls durch den Prozess führen.
Das Schlimmste lässt Sie es selbst herausfinden.
Nach der Ersteinrichtung ist das Anmeldeproblem ein Hauptanliegen.
Wenn Ihre Organisation mit einer separaten Anmeldung für Ihren E-Mail-Anbieter einverstanden ist, ist dieser Schritt schnell.
Dies ist jedoch normalerweise nicht das, was Unternehmen oder Benutzer erwarten.
Im Allgemeinen erwarten Benutzer, dass sie sich auf ihren Desktops anmelden und ihre Anmeldungen für die E-Mail- und Dateifreigabe als Teil dieses einstufigen Prozesses vornehmen.
Es überrascht nicht, dass dies als Single Sign-On (SSO) bezeichnet wird und auf drei Arten aktiviert wird: durch Verwendung eines Back-End-Verzeichnisdienstes wie Microsoft Active Directory (AD); ein Identitätsverwaltungsdienst wie Okta (einer von Gewinner unserer Redaktionsauswahl in dieser Kategorie);; oder mehrere kompatible Webdienste, die SSO zusammen mit anderen Apps und E-Mail-Diensten enthalten, wie z Google G Suite Geschäft und Microsoft Office 365 Business Premium (zwei der hier getesteten Top-Anbieter).
Welche Methode Sie wählen, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen heute konfiguriert ist und welche Strategie Sie für langfristige Cloud-Services haben.
Es ist definitiv ein Gespräch, das Sie entweder mit Ihren internen IT-Mitarbeitern oder mit Ihrer externen IT führen müssen Berater.
Ihr nächstes Hauptanliegen wird die Kompatibilität sein.
Es ist kein Schock, dass die meisten Unternehmen unter Microsoft Windows ausgeführt werden und Microsoft Office verwenden.
Die Verwendung gängiger Clients von Drittanbietern wie Microsoft Outlook kann häufig ein Problem darstellen, und selbst heute ist die Kompatibilität mit Microsoft Outlook nicht unbedingt garantiert.
Dies gilt insbesondere beim Senden und Empfangen von Besprechungseinladungen.
Es ist nur eine verstümmelte Besprechungseinladung erforderlich, um zu erkennen, wie frustrierend dies in der realen Welt sein kann.
Auch wenn die Verwendung von Microsoft Outlook kein Problem darstellt, ist die Portabilität von Bedeutung.
Wenn der Dienst vollständig webbasiert ist, kann ich meine E-Mails offline schalten und wann E-Mails senden Ich verbinde?
Es ist auch erforderlich, E-Mail-Alternativen als Teil Ihres E-Mail-Service-Setup-Plans zu untersuchen.
E-Mail ist die Standardmethode für die Kommunikation und den meisten Benutzern vertraut, aber nicht immer die effektivste oder zweckmäßigste Methode.
E-Mails können langsam sein, zu verzögerten Antworten führen und Nachrichten werden selten vollständig gelesen.
Aus diesem Grund benötigen viele Unternehmen zusätzliche Tools für die "Zusammenarbeit", zu denen auch verschiedene E-Mail-Dienste gehören, um die Kommunikationslücke effektiver zu schließen.
Beispiele hierfür sind Instant Messaging- (IM) und Team-Chat-Tools, Videokonferenzsoftware, Tools für die Zusammenarbeit bei Online-Besprechungen, gemeinsam genutzte Team-Intranetsites und vieles mehr.
Einige lassen sich sogar in Tools von Drittanbietern wie Slack integrieren, ein sehr beliebtes Tool für die Zusammenarbeit, das anpassbare Chat- "Kanäle" mit Dateifreigabe und Projektmanagement kombiniert.
Für diejenigen, die eine tiefere Integration in bestimmte Apps oder eine Integration in von ihnen selbst entwickelte benutzerdefinierte Apps wünschen, bieten viele namhafte E-Mail-Dienste robuste APIs (Application Programming Interfaces), mit denen Ihre internen Entwickler oder Berater arbeiten können liefern auf diese Bedürfnisse.
Sie müssen jedoch in den Auswahlprozess des E-Mail-Dienstes einbezogen werden, da dies während Ihres Evaluierungszeitraums ein wichtiger Gesichtspunkt ist.
Der Mobilitätsfaktor
Einer der wichtigsten Kompatibilitätsfaktoren für E-Mails ist die Mobilitätsfrage.
Wie oft müssen Ihre Mitarbeiter über mobile Geräte auf E-Mails zugreifen? Dies ist ein wichtiges Problem, da die meisten E-Mail-Hosting-Anbieter eine Art Web-Client bereitstellen, der als Standard-Posteingang verwendet werden kann.
Auf fast alle kann über ein mobiles Gerät zugegriffen werden.
Wenn Ihre Mitarbeiter also unterwegs nicht so häufig auf ihre E-Mails zugreifen müssen, sind solche mittelmäßigen Kunden wahrscheinlich in Ordnung.
Die Dinge sind jedoch wahrscheinlich komplizierter.
Wie eine kürzlich vom Marktforschungsunternehmen Statista durchgeführte Umfrage deutlich zeigt, ist E-Mail eine der beliebtesten Apps für mobile Geräte in den meisten Unternehmen und sogar bei Verbrauchern.
Angesichts der Anzahl der Workflows, Geschäftsprozesse und einfach nur wichtigen Kommunikationen per E-Mail ist dies ein Bereich, in dem Sie wahrscheinlich nicht sparen sollten.
Beliebteste E-Mail-Client-Plattformen, Dezember 2018
(Bildnachweis: Statista)
Sobald Sie feststellen, wie weit verbreitet mobile E-Mails in Ihrem Unternehmen sind, wird dies automatisch zu einem wichtigen Punkt bei der Auswahl eines gehosteten E-Mail-Anbieters.
Bietet der Anbieter einen eigenen dedizierten mobilen E-Mail-Client an oder bewirbt er eine Lösung von Drittanbietern? Wenn sie ihre eigenen haben, welche mobilen Betriebssysteme oder Geräte ...
