Jedes auf Mitgliedern basierende Unternehmen - sei es ein Club, ein Handelsverband, eine Handelskammer, ein lokales Kapitel oder eine Alumni-Gruppe oder Ihr Fitnessstudio um die Ecke - benötigt ein einfaches System, um alle Mitglieder, Veranstaltungen, Gelder und Inhalte zu verwalten, die damit verbunden sind Aufrechterhaltung eines reibungslosen Ablaufs dieser Organisation.
Online-Mitgliedschaftsverwaltungsdienste erleichtern diese Aufgabe.
Diese Cloud-basierten SaaS-Tools (Software-as-a-Service) erfüllen die spezifischen Daten- und Personalverwaltungsanforderungen von Clubs, Verbänden und anderen Organisationen.
Je nach Produkt und Zielgruppe kombinieren diese Plattformen eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen, darunter Verwaltung von Mitgliedsdatenbanken, Dokumentenverwaltung, E-Commerce, E-Mail-Marketing, Website-Erstellung, ein Content-Management-System (CMS), Spendenerfassung und Zahlungsabwicklung, Veranstaltungsplanung und -verwaltung sowie eine Vielzahl weiterer Funktionen.
Im Gegensatz zu den meisten Arten von SaaS-Produkten, die universelle Tools bereitstellen sollen, ist die Mitgliedschaftsverwaltungssoftware häufig darauf spezialisiert, nur die Anforderungen bestimmter Arten von Organisationen zu erfüllen.
Bevor Sie die für Ihr Unternehmen geeignete Lösung für die Mitgliederverwaltung auswählen können, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Aufgaben diese Plattform zur Überwachung und Erleichterung benötigt.
In dieser Übersicht werden die verfügbaren Tools und die von ihnen angebotenen Funktionen erläutert, die Faktoren, die Sie bei der Investition in eine Plattform für die Mitgliederverwaltung berücksichtigen sollten, und die Art der Zielgruppe und der Grad der Anpassung, die Sie benötigen, können den Unterschied ausmachen.
Was ist Mitgliedschaftsmanagement?
Die analogen Tage sind vorbei: Sie müssen nicht die Mitgliedsinformationen und -programme Ihres gesamten Unternehmens durch Papierberge in Aktenschränken oder in derselben Microsoft Excel-Tabelle ausführen, die Sie seit den 1990er Jahren verwenden.
Grundsätzlich erfordert die Mitgliederverwaltung die Fähigkeit, grundlegende Informationen zur Mitgliedschaft zu verfolgen, mit Mitgliedern und Interessenten zu kommunizieren und Ereignisse zu planen.
Um Spenden, Gebühren und Entgelte zu sammeln und Zahlungen zu verarbeiten, benötigen Sie außerdem einige Buchhaltungssoftware.
Abgesehen von den Grundlagen und abhängig von der Organisation, die Sie ausführen, verfügt Ihr Admin-Dashboard oder Ihre Mitgliedschafts-Kommandozentrale möglicherweise auch über eine Reihe anderer Funktionen.
Das Tool kann Ihnen dabei helfen, Ihre Online-Storefront zu betreiben, Dokumente zu verwalten sowie Mitgliederumfragen und Online-Umfragen durchzuführen.
Das Tool kann sogar Ihre Website erstellen und Ihnen dabei helfen, das Erscheinungsbild und die Benutzererfahrung (UX) für Administratoren und Mitglieder, die die Website verwenden, anzupassen.
Mitte der 1980er Jahre war ich (Theresa) Präsident eines örtlichen Kapitels eines nationalen Verbandes der Computerberater.
Als Kapitelpräsident habe ich mich darauf verlassen, dass unser Schatzmeister die Mitgliederlisten verwaltet, was er mithilfe einer ziemlich primitiven Tabelle erreicht hat.
Zu den wichtigsten Informationen, die wir verfolgen mussten, gehörten das Offensichtliche wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Wo wir festgefahren waren, war der Abrechnungstermin für die jährlichen Beiträge jedes Mitglieds und die Bestimmung, wann wir ein Mitglied wegen Nichtzahlung fallen lassen mussten.
Obwohl wir eine Reihe von Tabellenkalkulationsmakros geschrieben haben, um diese Aufgabe zu unterstützen, musste unser Schatzmeister letztendlich die gesamte Datenbank Zeile für Zeile durchlesen, um sicherzustellen, dass niemand übersehen wurde.
Einmal im Jahr haben wir unsere Mitgliederdatenbank gedruckt (ja, gedruckt, auf Papier!), Damit wir uns finden konnten - vorausgesetzt, man konnte das Verzeichnisheft selbst finden.
Heute hätten die verfügbaren Cloud-basierten Software-Services für die Mitgliederverwaltung diese Aufgabe zum Kinderspiel gemacht.
Die 10 Anwärter
In dieser Übersicht sehen wir uns 10 Mitgliederverwaltungsdienste an - 360Alumni, aMember Pro, ChamberMaster, ClubExpress, MemberPlanet, NationBuilder, StarChapter, Sumac, Wild Apricot und Zen Planner - und stellen Schlüsselkonzepte vor, um Ihnen die Kaufentscheidung zu erleichtern.
Bevor Sie jedoch entscheiden, welche für Ihren Verein, Ihre Organisation, Ihre Sportanlage oder Ihr Camp am besten geeignet ist, müssen Sie die Aufgaben, die Sie erledigen möchten, priorisieren und ein Budget definieren.
Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, was Ihrem Verband angesichts Ihres derzeitigen Managementsystems (z.
B.
einer Tabelle, einer Schachtel Karteikarten oder eines unhandlichen Papierstapels) die größten Probleme bereitet.
Welche Antworten benötigen Sie, von denen Ihr aktuelles System nicht genug bietet? Identifizieren Sie diese Hauptschmerzpunkte und finden Sie die Lösung, die diese zuerst lindert.
Die verbleibenden Funktionen, einschließlich des Preises, den Sie zahlen, fallen in Einklang.
Wie bei den meisten Cloud-basierten Softwarediensten zahlen Sie eine monatliche Gebühr, die sich nach der Anzahl der Personen richtet, die sich anmelden, sowie nach denen, die als Administratoren fungieren.
Bei den meisten dieser Dienste ist die Anzahl der Mitglieder, die Ihr Verband je nach Preisniveau führen kann, begrenzt.
Die meisten der von uns getesteten Tools - einschließlich ChamberMaster, MemberPlanet, StarChapter, Sumac, Wild Apricot und Zen Planner - werden auf diese Weise mit klar umrissenen Ebenen basierend auf Inhaltsvolumen, Mitgliedskapazität und Website-Skala bewertet.
Einige Dienste, wie z.
B.
ClubExpress, bieten einen flexibleren Preis basierend auf der Nutzung, während solche wie 360Alumni einen Preis nach benutzerdefiniertem Angebot haben.
Die Mitgliedschaftsverwaltungssoftware aMember Pro wird mit einer einmaligen Lizenz verkauft.
Abhängig von der Anzahl der Kontakte fallen für die meisten Systeme zusätzliche Kosten an (z.
B.
Transaktionsgebühren), wenn Mitglieder ihre Beiträge bezahlen oder Veranstaltungstickets kaufen oder eine E-Mail oder einen Text senden.
Der Wert von Sumac basiert fast ausschließlich auf der Liste der verfügbaren Add-Ons für spezielle Anwendungsfälle, zusätzlich zu den Integrationsgebühren für das Hinzufügen von Funktionen zur Mitgliederverwaltung zu Ihrer vorhandenen Website.
Das Erstellen und Anpassen von Websites kostet Sie immer etwas, je nachdem, wie viel Codierungsarbeit Sie benötigen oder wie viel von der Anpassung mithilfe von Widgets oder einem Plug-and-Play-CMS wie einer WordPress-Website in Eigenregie erfolgt.
Die maßgeschneiderte Website und die organisatorischen Anforderungen jedes Kapitels, jeder Gruppe oder Institution sind unterschiedlich.
Lassen Sie sich diese also vor dem Kauf erläutern.
Sehen Sie sich bei der Betrachtung von Budgets und Funktionen die Software an, die Sie jetzt für Aufgaben wie Buchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) verwenden, und prüfen Sie, ob die verfügbaren Pakete mit ihnen verknüpft werden können.
Die meisten Anbieter haben Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs), die die Weitergabe von Daten ermöglichen, aber einige würden es vorziehen, wenn Sie alles, was Sie tun, in ihr System konvertieren.
Kosten für das Customizing
Es gibt einen Kompromiss zwischen der Funktionalität der Software im allgemeinen Zustand und den Kosten für die Anpassung an die Anforderungen Ihres Unternehmens.
Viele kleinere Verbände, insbesondere neue, deren Prozesse noch nicht festgelegt sind, sind möglicherweise mit Standardsoftware (oder webbasierter Software) zufrieden.
Größere Organisationen, die es schon seit Jahren gibt und die bestimmte Geschäftsmethoden haben, sind möglicherweise besser dran, die zusätzlichen Mittel für die Anpassung der Plattform aufzubringen.
Die Anpassung ist jedoch mit Kosten verbunden.
Es werden mehrere Gespräche mit ihren Verkäufern erforderlich sein, um ein vollständiges Bild Ihrer möglichen Rechnung zu erhalten.
360Alumni erstellt für jedes College oder jede Hochschuleinrichtung, die es betreut, eine Website mit benutzerdefinierten Marken.
Dies ist jedoch mit relativ hohen Kosten für die einmalige Anpassung von Websites verbunden.
Die meisten dieser Systeme bieten Zusatzfunktionen wie Zahlungsabwicklung, Event-Ticketing und E-Mail-Marketing.
Einige sind kostenlos erhältlich, andere kosten zusätzliche Kosten.
Es gibt auch E-Commerce-Pakete, mit denen Sie die T-Shirts Ihres Unternehmens online verkaufen, Spenden online annehmen oder Ihrer Website regelmäßig neue Schnickschnack hinzufügen können (entweder in Selbstbedienungsform oder indem Sie beim Anbieter der Mitgliederverwaltung eine Anpassung anfordern).
Zen Planner bietet beispielsweise ein wesentlich teureres monatliches Paket für sein Website-Bundle an, um Ihre Website zu erstellen und zu warten.
ClubExpress berechnet eine einmalige Startgebühr zwischen 150 und fast 2.000 US-Dollar, je nachdem, wie viel Website-Codierung und Anpassung Sie benötigen.
Die einmalige Startgebühr von ChamberMaster liegt zwischen 600 und 7.000 US-Dollar.
Wild Apricot hingegen bietet kostenlose Website-Erstellung, Webhosting, API-Zugriff und WordPress-Integration auf allen Ebenen.
Dann gibt es Tools wie MemberPlanet, die wenig bis gar keine Anpassung bieten, aber zu weitaus geringeren Gesamtkosten angeboten werden.
Sumac beinhaltet keine Website-Erstellung oder Content-Verwaltung, aber es gibt immer noch eine einmalige Gebühr von 700 USD plus 50 USD pro Monat für die Integration einer Website in die Software.
Sobald Sie dem System Geld hinzufügen, müssen Sie jedoch auch einen Zahlungsprozessor auswählen.
Diese Unternehmen fungieren als Vermittler zwischen Ihrer Website und den Banken und Kreditkarten Ihrer Mitglieder und verarbeiten die Zahlungen sicher.
Sie nehmen jedoch einen Prozentsatz aus jeder Transaktion heraus, durchschnittlich etwa 2,5 Prozent.
Für viele fallen pro Transaktion Gebühren in Höhe von 20 bis 50 Cent an.
Informieren Sie sich über die Zahlungsabwicklungsfunktionen und -gebühren, bevor Sie eine mit Ihrer Mitgliederverwaltungsplattform verknüpfen, insbesondere wenn Ihre Gebühren niedrig sind oder wenn Sie Ratenzahlungen akzeptieren.
Diese Gebühren pro Transaktion nehmen kleinen Zahlungen einen großen Bissen ab.
Ein letzter wichtiger Faktor ist die mobile Funktionalität.
Einige Mitgliederverwaltungslösungen bieten spezielle Apps für Android und iOS.
Andere haben reaktionsschnelle Websites die sich je nach Bildschirmgröße Ihres Smartphones oder Tablets dynamisch in der Größe ändern; Andere Plattformen wie Sumac bieten weiterhin nur Desktop-Zugriff.
Die herausragenden Merkmale sind ChamberMaster, MemberPlanet und Zen Planner, die nicht nur mobile Apps anbieten, sondern auch separate, dedizierte Apps für Mitarbeiter und Mitglieder erstellt haben.
In den Apps von Zen Planner können Mitglieder beispielsweise Zeitpläne anzeigen und sich für Kurse registrieren, Rechnungen bezahlen und sogar Trainingsergebnisse und tägliche Bestenlisten als Teil der gamifizierten Mitgliedererfahrung der Plattform verfolgen.
In der Mitarbeiter-App können Administratoren die Anwesenheit verfolgen.
Mitgliederprofile erstellen, verwalten und kontaktieren; oder sichere Abrechnungs- oder Dokumententransaktionen innerhalb ihrer App ermöglichen.
Erwähnenswert sind hier auch die mobilen ClubExpress-Apps.
Das Unternehmen trennt keine Administrator- und Mitglieder-Apps, sondern erstellt und brandmarken eine mobile App für jeden Club - und veröffentlicht die App im App Store und im Google Play Store als Teil einer einmaligen Gebühr von 100 US-Dollar (plus 2 US-Dollar pro App) Mitglied zum Download).
Umgekehrt bieten einige der in dieser Zusammenfassung getesteten Produkte keinen für Mobilgeräte optimierten Zugriff.
Wenn robuste mobile Funktionen ein wichtiger Faktor für Ihr Unternehmen sind, sollten Sie dies berücksichtigen, wenn Sie ein Nur-Desktop-Tool für den E-Commerce wie aMember Pro in Betracht ziehen.
Unterschiedliche Zielgruppen
Die Plattformen zur Mitgliederverwaltung, die wir hier betrachten, richten sich an eine Reihe unterschiedlicher und spezifischer Zielgruppen - von Fitnessstudios und Sommercamps bis hin zu Berufsverbänden und Berufsbildungsdiensten.
Diese neun Plattformen unterstützen unterschiedliche Anforderungen, da ein Fitnessstudio beispielsweise keine Funktionen für Kandidaten für öffentliche Ämter benötigt.
Wild Apricot deckt eine Vielzahl von Club- und Vereinstypen ab, einschließlich gemeinnütziger Vereine und Clubs, die ihre Mitglieder im Auge behalten und ihnen Gebühren und Veranstaltungen in Rechnung stellen müssen.
MemberPlanet unterstützt die Verwaltung von Mitgliedschaften in kleineren Organisationen wie ...
