Was ist Asset Management?
Das IT-Asset-Management dreht sich um die Verfolgung von Computern und in den letzten Jahren um eine Vielzahl mobiler Geräte - unabhängig davon, welche Notebooks, Tablets und Telefone das Unternehmen besitzt und im Außendienst von Mitarbeitern betrieben wird.
Die IT muss jedoch auch virtuelle Assets nachverfolgen, in der Regel Softwarelizenzen.
In letzter Zeit ist dies eine abonnementorientierte Aufgabe geworden, da IT-Administratoren wissen müssen, welche Cloud-Service-Abonnements aktiv, inaktiv oder in einem anderen angehaltenen Zustand sind.
Die IT ist jedoch nicht die einzige Abteilung, die ihr Kapitalvermögen nachverfolgen muss.
Vom Kopierer bis zum LKW müssen die meisten Objekte, über die Ihr Unternehmen verfügt, von verschiedenen Facetten des Unternehmens verfolgt werden, von der Buchhaltung bis zum Facility Management.
Bis vor kurzem, Dieser Prozess wurde normalerweise mithilfe von Tabellenkalkulationen mit einem manuellen Inventar durchgeführt, um jedes Mal zu aktualisieren, wenn sich etwas ändert.
Jemand würde den Asset-Bericht zu Buchhaltungszwecken erstellen, und wenn Sie Glück haben, unterstützt Ihre Tabelle Formeln und Makros, um die Arbeit zu vereinfachen.
Unternehmen müssen heute mehr Vermögenswerte verwalten als jemals zuvor, insbesondere mit der Zunahme mobiler Geräte, die am Arbeitsplatz eingesetzt werden.
Wir haben auch immer komplexere Cloud-Technologien, lizenzbasierte und nutzungsbasierte Software und Updates, die schneller erfolgen.
Da die durchschnittliche Beschäftigungsdauer der Mitarbeiter kürzer wird und mehr Geräte mobil sind, hat auch die Datensicherheit der Unternehmen höchste Priorität.
Manager und ihre Support-Teams, die vor Ort arbeiten, benötigen möglicherweise spezielle Berichte, Anpassungen und Funktionen, die für die Mitarbeiter, denen bestimmte Geschäftsressourcen zugewiesen wurden, nicht ohne weiteres sichtbar sind.
Hier kann die heutige Asset Management-Software helfen.
Mit modernen Asset-Management-Systemen, die in der Cloud gehostet werden, können Unternehmen Assets ohne die Kosten und die Wartung eines Servers verwalten.
Wenn Sie Ihre Asset Management-Anwendungsoptionen eingrenzen, müssen Sie zunächst genau herausfinden, welche Assets Sie nachverfolgen müssen.
Beispielsweise müssen Sie möglicherweise das Immobilienvermögen nicht nur für jede einzelne Immobilienorganisation, sondern auch für eine Dachholding nachverfolgen.
Oder Sie möchten im Rahmen eines Flottenmanagementvorgangs eine große Anzahl von Fahrzeugen verwalten.
Denken Sie speziell an die Vermögenswerte, die Ihr Unternehmen Geld kosten, insbesondere an diejenigen, die im Laufe der Zeit an Wert verlieren.
Haben Sie ein Labor für mobile Geräte oder eine Reihe von reisenden Mitarbeitern, die über Unternehmenstelefone verfügen, die Sie nachverfolgen müssen? Wenn Sie sich hauptsächlich mit Servern, Desktop- und Laptop-Computern beschäftigen, müssen Sie auch Ihre Softwarelizenzen und Updates verwalten und eine effiziente Verteilung dieser Lizenzen sicherstellen? Sobald Sie das zu lösende Problem identifiziert haben, können Sie das Asset-Management-System auswählen, das langfristig den besten Wert liefert.
Es sind zwei Hauptgruppen von Cloud-gehosteten Asset-Management-Systemen zu berücksichtigen.
Einige Lösungen sind Teil einer allgemeinen IT-Helpdesk-Lösung.
Diese erste Produktklasse kann in Support-Tickets integriert werden, Endbenutzerportale bereitstellen und als Modul in einer größeren Lösung zur Unterstützung der Mitarbeiter und Technologien des Unternehmens fungieren.
Die zweite Produktklasse ist spezialisierte Software zur Lösung eines Geschäftsproblems, das über den IT-Support hinausgeht, aber auch das Asset Management ermöglicht.
IT Help Desk Plus Asset Management
Asset Panda, BMC Track-It!, Und SysAid sind Beispiele für umfassende IT-Helpdesk-Lösungen, die auch das Asset Management ermöglichen.
Wenn Sie vernetzte Computer nachverfolgen möchten, müssen Sie berücksichtigen, welche Plattformen Sie zum Nachverfolgen Ihrer Assets verwenden und welche Plattformen Administratoren und IT-Experten verwenden, um Assets zuzuweisen, Inventur durchzuführen und Berichte auszuführen.
Einige Tools umfassen die Netzwerkerkennung durch Scannen, während andere den Tabellenkalkulationsimport oder die manuelle Eingabe verwenden.
Andere Verwendungsagenten wie die Open Application Programming Interface (API) in Asset Panda; In anderen Fällen können Sie nach dem Scannen von Etikettencodes wie in GoCodes bearbeiten.
Es ist wichtig zu überlegen, was für Ihr Budget sinnvoll ist.
Management-Tools sind auf verschiedenen Preisstufen erhältlich.
Möchten Sie einen einmaligen Kauf oder ein monatliches Abonnement für den Support? Nicht alle Tools können die gleiche Anzahl von Assets verarbeiten, sodass es keinen Sinn macht, für mehr Kapazität zu zahlen, als Sie benötigen.
Durch den Kauf einer großen Anzahl von Assets und Benutzerkonten für das Jahr können Sie bei einigen Lösungen wie GoCodes zusätzliche Rabatte erhalten.
Andere, wie Asset Panda, bieten pauschale Rabatte und Sonderangebote als zeitlich begrenzte Angebote an, um den Teams den Einstieg zu erleichtern.
Jede von mir überprüfte Asset-Management-Lösung kann Ihre Computersysteme nachverfolgen, ihre Stärken unterscheiden sich jedoch erheblich.
Ihre Prioritäten bestimmen, welche für Ihr Unternehmen richtig ist.
Wenn Sicherheit oberste Priorität hat, welche Art von Sicherheit spricht Sie dann an? Möchten Sie insbesondere Diebstahl als oberste Priorität verhindern? GoCodes bietet ein physisch nachverfolgbares, manipulationssicheres Aufklebersystem, das das Asset markiert und es Ihnen ermöglicht, es basierend auf der Geolokalisierung in Echtzeit zu finden.
Die physische Fähigkeit, den Aufkleber anzubringen, bedeutet, dass es nur wenige Grenzen gibt, was Sie verfolgen können.
Es werden Ihnen jedoch keine Details darüber mitgeteilt, welche Softwarelizenzen auf diesem geklebten Laptop installiert sind, welche Version ausgeführt wird oder wie oft er verwendet wurde.
Sie können ein anderes Asset-Management-System verwenden, um eine detailliertere Benachrichtigung zu erhalten, wenn eine bestimmte App gestartet wird.
Wenn Sie jedoch ein benutzerdefiniertes Gerät haben, das nicht in Ihrem Netzwerk vertreten ist, können Sie dieses Element nicht nachverfolgen.
MMSoft Pulseway nach Wahl unserer Redaktion bietet Sicherheit, indem eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) mit Verschlüsselung von Mobilgeräten erforderlich ist.
Durch die Beschränkung der eingegebenen Assets auf vernetzte Geräte werden Ghost-Maschinen schnell erledigt.
Um so detaillierte und zeitnahe Updates zu erhalten, verzichten Sie auf Flexibilität.
Aus Gründen der Echtzeitgenauigkeit können Sie Assets nicht manuell hinzufügen, wenn sie nicht in irgendeiner Weise vernetzt sind.
Was verfolgen Sie?
Ist der Echtzeitstatus Ihrer Server, Cloud-Umgebungen oder Websites wichtiger als die physische Verfolgung Ihrer Assets? Wenn der aktuelle Netzwerkstatus wichtiger ist als die Geolokalisierung eines physischen Geräts, kann MMSoft Pulseway trotz der höheren Kosten eine gute Investition sein.
Wenn Sie die Erleichterung der Fähigkeit eines Mitarbeiters in Betracht ziehen, von überall aus auf Netzwerkgeräte zuzugreifen, können die Zuverlässigkeitsgewinne und die Zufriedenheit Ihrer Support-Mitarbeiter den höheren Preis irrelevant machen, wenn Sie mögliche Produktivitätsverluste berücksichtigen.
Die Benutzerfreundlichkeit ist für Sie möglicherweise am wichtigsten, abhängig von den technischen Fähigkeiten derjenigen, die die Tools einrichten.
Wenn Sie versierte IT-Profis und sogar einige Entwickler im Team haben, bieten einige der Lösungen APIs mit ihrer Asset-Management-Plattform, sodass sie für Programmierer leicht anpassbar sind.
Haben Sie nicht vernetzte Computer-Assets? Wenn ja, ist eine wichtige Funktion für Sie möglicherweise die Möglichkeit, Assets mithilfe anderer Mittel als Netzwerkerkennungsagenten hinzuzufügen.
BMC Track-It! und SysAid sind Beispiele für anpassbare Systeme, die möglicherweise gut passen, da sie Anpassungen und APIs bieten.
andere Systeme können ohne Codierung konfiguriert werden.
Dies bedeutet, dass der beste Wert für Ihr Unternehmen von den Vermögenswerten abhängt, die Sie verfolgen, und von den Fähigkeiten der Personen, die Sie für Sie arbeiten.
Es hängt auch von ihrer Verfügbarkeit ab, das Produkt anzupassen und die Einrichtung durchzuführen.
Asset Panda bietet Unterstützung auf allen Einkaufsebenen und gibt kleineren Unternehmen die Antworten, die sie benötigen.
Asset Panda befindet sich zwischen einer Lösung, die fast jeder verwenden kann (wie GoCodes), und einem System, in dem Sie möglicherweise Codierungsfähigkeiten benötigen, um die verfügbaren Funktionen optimal nutzen zu können.
Einige der Systeme sind einfacher zu verwenden, da ihr einziger Zweck die Vermögensverwaltung ist.
MMSoft Pulseway war das einfachste Setup, das wir versucht haben.
GoCodes ist extrem einfach zu bedienen, aber denken Sie daran, dass Sie daran denken müssen, die Aufkleber anzubringen und einzuscannen.
Sie müssen die Aufkleber angebracht haben, um die Assets zu verfolgen.
Stellen Sie eine Checkliste bereit, und Ihr Schulungspersonal kann dies tun.
SysAid und BMC Track-It! sind voll ausgestattete Helpdesk-Support-Tools, die jeweils ein benutzerorientiertes Portal zum Melden und Verfolgen von Helpdesk-Tickets enthalten.
Die Benutzeroberflächen (UIs) sind jedoch komplizierter und umfassen Verschachtelungskonzepte, die es schwieriger machen, alle Ihre Assets in einer Ansicht zu sehen.
Ein vollständig integriertes Helpdesk-System zur Ergänzung Ihres Asset Managements kann den Kompromiss einer vereinfachten Benutzeroberfläche für Ihr Unternehmen wert sein.
In das richtige Werkzeug investieren
Bei jeder Investition sind die anfänglichen Kosten und die Kosten für die Anpassung (falls erforderlich) und Schulung Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Sie möchten sicher sein, dass Sie nicht nur die richtige Software kaufen, sondern auch über den erforderlichen Support verfügen.
Für einige Gruppen reicht ein Tutorial-Video aus.
Andere Teams benötigen möglicherweise eine vollständige Schulung im Klassenzimmer.
Diejenigen, die tiefgreifende Anpassungen vornehmen und die APIs verwenden, benötigen möglicherweise Live-Entwicklerunterstützung.
Für andere Gruppen kann die API-Dokumentation zusammen mit Benutzerforen ausreichen.
Eine wichtige Überlegung im Hinblick auf die Rendite Ihrer Investition in Asset-Management-Software ist, wie viel Zeit Sie in jeder Phase des Prozesses sparen.
Wie viel Zeit wird benötigt, um neue Assets einzugeben oder vorhandene Assets zu importieren und Ihrem Inventar hinzuzufügen? Dann sparen Sie Zeit, indem Sie Benachrichtigungen verwenden, um Ausfälle zu erkennen und schnell auf Probleme zu reagieren, die auftreten, sobald Ihre Server in Betrieb sind.
Berichterstellung, Abschreibung und Export müssen ebenfalls berücksichtigt werden, einschließlich der Kompatibilität mit Ihren spezifischen Buchhaltungsanforderungen.
Wählen Sie das beste Asset-Management-Tool für Ihr Unternehmen aus, indem Sie Preise, Funktionen und die mögliche Zeitersparnis vergleichen, wenn Sie Ihre Asset-Daten an einem Ort haben.
Wenn Sie die in der Cloud gehosteten Lösungen gefunden haben, die Ihren Prioritäten am besten entsprechen, probieren Sie sie auf Ihren eigenen Geräten aus, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Die zeitlichen und finanziellen Einsparungen beim Kauf und Hosting eines Vermögensverwaltungssystems waren in der Vergangenheit möglicherweise unerschwinglich.
Aufgrund niedrigerer Preise und der erweiterten Funktionskomplexität älterer Lösungen sowie neuerer, stärker automatisierter Lösungen hat sich das Asset Management jedoch geändert.
Die Flexibilität, die geringen Vorabkosten und das kürzere Engagement sind es wert, den Asset-Management-Tools von Software-as-a-Service (SaaS) ein neues Aussehen zu verleihen.
