Was ist Unternehmensbuchhaltung und Finanzen?
Die meisten Kleinunternehmer sind mit Buchhaltungssoftware für dieses Segment vertraut, von denen das wohl wohl Intuit QuickBooks sein könnte.
Dies ist zwar eine großartige Software, sie kann jedoch Probleme bereiten, wenn sie mit Anforderungen konfrontiert wird, die normalerweise von größeren Organisationen bearbeitet werden, einschließlich einer großen Benutzerbasis, erhöhter Sicherheitsanforderungen, Abstimmung über mehrere Regionen hinweg und insbesondere der Integration in andere unternehmensorientierte Betriebspakete, wie z.
B.
Asset Management oder groß angelegte Bestandsverfolgung.
Für die Zwecke dieser Überprüfungszusammenfassung verwenden wir stattdessen die immer beliebter werdende Segmentbeschreibung "KMU-Software" - klein bis mittelgroß, anstatt diese Überprüfungen nur für mittelständische Unternehmen zu verbannen Unternehmen Buchhaltung.
Die Metrik, anhand derer wir bestimmen, ob ein bestimmtes Buchhaltungssystem in diese Kategorie fällt, ist seine Fähigkeit, komplexe Geschäftsfunktionen zu handhaben.
Mehr als nur Buchhaltung
Der Grund für diesen speziellen Ansatz ist einfach: In den letzten zehn Jahren hat sich das Geschäft dramatisch verändert.
Da das Internet den weltweiten Umsatz, die Lagerbestände an mehreren Standorten und in verschiedenen Ländern sowie eine verwirrende Mischung aus Währungen und Steuern fördert, kann selbst ein Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern die Komplexität des Finanzsystems erfordern, die einst nur multinationalen Unternehmen im Wert von mehreren Milliarden Dollar vorbehalten war.
Diese multinationalen Unternehmen könnten es sich leisten, Hunderttausende von Dollar für die kontinuierliche Akquisition, Implementierung und Unterstützung von IT- und Finanzsystemen auszugeben, die meisten KMU jedoch nicht.
Das Ziel von KMU-Software ist es, einen Großteil dieser Funktionen zu einem Preis und einer Benutzerfreundlichkeit anzubieten, die sich ein Unternehmen mit bescheidener Größe leisten kann.
In dieser Übersicht testen wir 10 KMU-Buchhaltungssysteme, die größtenteils in der Cloud vorhanden sind, entweder als Managed Services oder als gehostete Systeme.
Viele der von uns überprüften Finanzsysteme sind tatsächlich Teil größerer Suiten, einschließlich zusätzlicher Module, die eine Vielzahl von Funktionen abdecken, z.
B.
Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Business Intelligence (BI), Projektmanagement, Data Mining, Finanzberichterstattung, komplexe Budgetierung und Prognosen und eine beliebige Anzahl anderer Bereiche.
Aus diesem Grund mussten wir unsere Betrachtung einschränken und blieben vorerst bei der Hauptbuchhaltung.
Lassen Sie uns einige dieser anderen Module in einer bevorstehenden Zusammenfassung der ERP-Apps (Enterprise Resource Planning) für KMU genauer untersuchen.
Anpassbarkeit von KMU
Aufgrund ihres modularen Ansatzes für die Softwarebereitstellung ermöglichen die hier betrachteten KMU-Buchhaltungssysteme den Kunden größtenteils, ihre eigenen Finanzsysteme auf der Grundlage ihrer betrieblichen Anforderungen aufzubauen.
Während wir die Fähigkeit des Hauptbuchs untersuchen, bieten diese Systeme häufig auch vertikale Marktversionen an, die auf bestimmte Arten von Unternehmen zugeschnitten sind, z.
B.
gemeinnützige Organisationen, produzierende Unternehmen, Vertriebsunternehmen oder Immobilienverwaltung.
Im Allgemeinen handelt es sich hierbei um Zusatzmodule, die über die Baseline-Buchhaltungssoftware installiert werden.
Zum Beispiel haben Produktions-, Lager- und Vertriebsunternehmen sehr unterschiedliche Lagerbestandsanforderungen, und dies wird noch komplexer, wenn das Geschäft Lagerbestände unterschiedlicher Art an mehreren Standorten oder in mehreren Ländern beherbergt.
Einer der Bereiche, die wir untersucht, aber nicht getestet haben, war die Fähigkeit eines Anbieters, diese verschiedenen Bestandskomplexitäten zu erfüllen, einschließlich der Verarbeitung von Stücklisten (BOM), des Kits (Bestandsaufnahme von Unterkomponenten eines fertigen Produkts) und des Lieferkettenmanagements.
Weitere Merkmale übergeordneter Buchhaltungssysteme sind die Fähigkeit, mehrere Unternehmen und Unternehmensbereiche abzuwickeln, häufig bei konzerninternen oder interdisziplinären Transaktionen.
Multicurrency-Funktionen, verbesserte Sicherheit und Funktionen wie die Self-Service-Gehaltsabrechnung, mit der der Mitarbeiter direkt auf seine Informationen zugreifen und begrenzte Änderungen vornehmen kann, z.
B.
die Anzahl der abhängigen Personen erhöhen oder verringern.
Cloud-Scale-Buchhaltung
Ein weiteres wichtiges Merkmal von KMU-Software ist die Skalierbarkeit.
Dies ist bei internen Systemen eher ein Problem als bei der Cloud-basierten Buchhaltung, da die Skalierbarkeit hauptsächlich durch die Infrastruktur eingeschränkt ist, auf der das System ausgeführt wird.
In Ihrem Rechenzentrum kann dieses Infrastrukturlimit schnell erreicht werden, wodurch Ihre Skalierung eingeschränkt wird.
In der Cloud verfügen Sie über so viel Infrastruktur, wie Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt bezahlen möchten.
In Bezug auf die KMU-Buchhaltung kann Skalierbarkeit als die Möglichkeit angesehen werden, gleichzeitige Benutzer hinzuzufügen.
Da das Unternehmen wächst und das Finanzsystem über die Buchhaltung hinaus in andere Bereiche des Finanz- und Managementnutzens wächst, ist die Notwendigkeit, die Nutzerbasis schnell und einfach zu vergrößern, von entscheidender Bedeutung.
Da es sich jedoch um High-End-Systeme handelt, insbesondere wenn Sie in interne Finanz- und ERP-Systeme einsteigen, kann die Skalierung für mehr Benutzer zu erheblich höheren Lizenzkosten, höheren Wartungsgebühren und dem Bedarf an High-End-Hardware führen (wenn Sie dies tun) Das System wird nicht als verwalteter Cloud-Dienst, sondern intern ausgeführt.
Ein weiterer einschränkender Faktor für die Skalierbarkeit der KMU-Buchhaltung ist die zugrunde liegende Datenbank.
Die meisten Buchhaltungs-Apps für Einsteiger verwenden eine proprietäre Datenbank oder ein Angebot eines Drittanbieters mit einer kostengünstigen Lizenzgebühr.
Jedes Modell kann jedoch die Anzahl der Benutzer begrenzen.
Auf der anderen Seite verwenden echte Unternehmensfinanzsysteme wahrscheinlich teure Datenbanken wie IBM DB2, Oracle oder SAP, die die Lizenz-, Implementierungs- und Wartungskosten drastisch erhöhen können.
Zwischen diesen beiden Extremen finden Sie Apps, die Microsoft SQL Server verwenden (obwohl sich dieses in Bezug auf die Komplexität der Funktionen und der Lizenzierung schnell dem Gebiet der High-End-Datenbank nähert), MySQL oder PostgreSQL.
Während die Buchhaltungsmitarbeiter wahrscheinlich nicht wissen müssen, wie die zugrunde liegende Datenbank ihrer Buchhaltungs-App lautet, muss Ihre IT-Abteilung dies definitiv wissen und in ihre langfristige Planung einbeziehen - und das unabhängig davon, ob das Gesamtsystem untergebracht ist -site oder in der Cloud.
Glücklicherweise muss Ihre IT-Abteilung bei der Implementierung dieser KMU-Buchhaltungssysteme nicht alleine arbeiten.
Dies liegt daran, dass KMU-Buchhaltungssysteme größtenteils nicht für die Kundeninstallation angeboten werden, sondern nur über Value Added Reseller (VARs), bei denen die Installation größtenteils Teil des Pakets ist.
Keine der von uns getesteten Apps sind handelsübliche Boxprodukte, unabhängig davon, ob sie vor Ort oder in der Cloud untergebracht sind.
Diese Dienste können zwar die Kosten erhöhen, sie können jedoch auch sehr wertvoll sein.
Abhängig von der Komplexität Ihres Unternehmens können Installation, Funktionsauswahl, Onboarding und sogar laufender Support sowohl in der Implementierungsphase als auch im Falle eines Fehlers erhebliche Zeit sparen.
Eine gute Planung und Koordination zwischen Ihren Mitarbeitern, dem Wiederverkäufer und Ihrem Buchhalter ist ein schwieriges Muss, kann sich aber später auszahlen.
Bewertung des KMU-Rechnungswesens
In unseren Überprüfungen haben wir mit einem voll funktionsfähigen Testkonto getestet, das von den Anbietern bereitgestellt wurde, es sei denn, ein Cloud-basiertes oder gehostetes Konto war nicht verfügbar.
In diesen wenigen Fällen haben wir die interne Version mithilfe des Anbieters oder eines bestimmten Wiederverkäufers installiert.
Viele der von uns getesteten Buchhaltungs-Apps enthalten mobilen Zugriff.
Mit diesen Apps haben wir die verfügbaren Remote-Vorgänge mit einem iPad Air, einem Lenovo Android-Tablet und einem Microsoft Surface 3 sowie einem Desktop-PC (der unsere primäre Testplattform war) getestet.
Denken Sie beim Testen dieser Systeme daran, dass KMU-Buchhaltungssysteme zwar äußerst leistungsstarke Apps sind, die von Ihnen ausgewählte jedoch so gut wie möglich zur Funktionsweise Ihres Unternehmens passen sollte.
Das bedeutet, dass Sie echte Arbeit leisten müssen, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu verstehen - nicht nur verschiedene Buchhaltungspraktiken, sondern auch, wie Ihr Inventar beispielsweise wirklich verwaltet wird oder wie die Abrechnung für verschiedene Arten von Kunden erfolgt.
Treffen Sie sich mit den wichtigsten Eigentümern von Geschäftsprozessen und gehen Sie alle wichtigen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens durch, bevor Sie sich für eine KMU-Buchhaltungsplattform entscheiden.
Sie müssen wissen, wo Daten generiert werden, wofür sie verwendet werden und wie sie mit anderen Apps außerhalb des Buchhaltungssystems interagieren können.
Je besser Sie diese Nuancen verstehen und je besser Sie die Funktionen der App an Ihre Anforderungen anpassen können, desto erfolgreicher wird Ihre Implementierung.
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