Was ist Dokumentenverwaltungssoftware?
Die Dokumentenverwaltungssoftware (DM) umfasst eine Vielzahl von Features und Funktionen, von denen viele für die effektive Führung eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind.
Viele kleine bis mittelständische Unternehmen (SMBs) wie Anwaltskanzleien, Kreativfirmen oder Medien- und Verlagsunternehmen streben eine papierlose Arbeit an und suchen nach dem richtigen Werkzeug dafür.
Unternehmen generieren unabhängig davon eine Menge Daten.
Daher ist die Auswahl eines zuverlässigen und skalierbaren DM-Systems der Schlüssel zur Rationalisierung und Automatisierung von Workflows.
Für KMUs kann ein effizientes DM-System aus mehreren Gründen zu einer besseren Gesamtleistung führen.
Der grundlegendste Grund ist, einen Ort zum Speichern und Organisieren von Dokumenten zu haben.
Versionskontrolle, Workflows, Zugriffsberechtigungen, Sicherung und Datenschutz können auch von einer DM-Lösung übernommen werden.
Es ist der Ausgangspunkt für das Speichern, Sichern und Freigeben verschiedener Geschäftsdokumente.
Die Möglichkeit, Daten zu klassifizieren, ist eine weitere DM-Funktion, die die Art und Weise, wie Ihre Organisation ihre Workflows abbildet, vollständig ändern kann.
Bei all dieser Leistung ist es nicht verwunderlich, dass weltweite Umsatzprojekte für DM- und ECM-Systeme (Enterprise Content Management) stetig nachverfolgt werden, wie die folgende Grafik des Marktforschungsunternehmens Statista zeigt.
ECM Worldwide Revenue, 2017-2027 (Milliarden USD)
Neben der neuen Effizienz können DM-Systeme auch als Tools für die Zusammenarbeit fungieren, die neue Kommunikationsmethoden mit gleicher Berücksichtigung legitimer regulatorischer Anforderungen kombinieren.
Für den Anfang erschwert die herkömmliche Dateispeicherung die Verwaltung und Wartung der Sicherheit.
Es stehen zwar bestimmte Funktionen zum Festlegen von Berechtigungen für eine Datei oder einen Ordner zur Verfügung, diese Berechtigungen können jedoch schnell beeinträchtigt oder ganz aufgehoben werden, indem Dateien einfach von einem Ordner in einen anderen verschoben werden.
Das Verfolgen von Änderungen an einem Dokument, das in einem freigegebenen Ordner auf einem Unternehmensserver gespeichert ist, ist für Benutzer nahezu unmöglich, ebenso wie das Verwalten und Auswerten eines Prüfpfads.
Selbst in Bezug auf die Zusammenarbeit sind erhebliche Verbesserungen zu erzielen, wenn Sie einfach von der herkömmlichen Dateifreigabe für Unternehmen abweichen.
Und lassen Sie uns klar sein: Wenn wir in dieser Übersicht über DM sprechen, konzentrieren wir uns auf DM-Systeme, die Dateiverwaltung auf Unternehmensebene bieten können, einschließlich Routing, Aufbewahrung und manchmal sogar Unterstützung für die Bearbeitung von Papierdateien, einschließlich Offsite-Speicherung und Versicherung .
Wenn Sie einfach nur nach Online-Speicher im Stil von Dropbox Business oder Google Drive for Work suchen, können Sie unsere Bewertungen dieser Produkte in unserer Zusammenfassung der besten Anbieter von Cloud-Speicher und Filesharing lesen.
Speicherung und Zusammenarbeit
Selbst im einfachsten Fall sollte ein DM-System in der Lage sein, Dokumente in einer Vielzahl von Dateitypen zu speichern.
Sie sollten jedoch die diesbezüglichen Anforderungen Ihres Unternehmens sorgfältig prüfen und diese vor dem Kauf mit potenziellen Systemen abgleichen.
Noch heute gibt es einige proprietäre Dateitypen, insbesondere in benutzerdefinierten Branchenanwendungen (LOB), die nicht jedes DM-System unterstützen kann.
Abgesehen davon sollte das DM-System auch Tools bereitstellen, um diese Dateien zu organisieren und diejenigen zu finden, die bestimmte benutzerdefinierte Kriterien erfüllen, mit minimalem Aufwand oder Systemressourcen.
Meistens erfolgt dies in Form einer "intelligenten Suche".
Dies ist eine weitere wichtige Funktion, die Sie während Ihrer Evaluierungsphase testen sollten.
Funktionen wie Tags und anpassbare Schlüsselfelder sind wichtig, um Dateien zu finden, nachdem ihr Speicherort aus dem Unternehmensspeicher gefallen ist.
Einige Lösungen, wie z.
B.
Microsoft SharePoint Online, bieten Funktionen, mit denen Dokumente automatisch anhand der von Ihnen konfigurierten Regeln klassifiziert oder gekennzeichnet werden.
Dies verbessert nicht nur die Zuverlässigkeit der Daten hinter Ihren Dokumenten, sondern auch die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer die benötigten Dokumente finden können.
Viele der von uns getesteten DM-Systeme enthalten eine gewisse Menge an Online-Cloud-Speicher, z.
B.
Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online.
Sie sollten dies jedoch nicht als wichtiges Kaufkriterium betrachten, da die Speicherung der einfache Teil ist.
Für die meisten Unternehmen ist dies nicht der wichtigste Faktor bei der Bewertung eines DM-Systems.
Kooperationsbemühungen wie das Freigeben von Dokumenten, das Anzeigen von Änderungen (wie in einem organisierten Revisionsverlauf) oder das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments mit einem anderen Benutzer (verfügbar in Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online) sind die Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeit verbessern können Effizienz der Teams.
Ein weiteres häufiges Szenario ist die Integration Ihres DM-Systems in andere Geschäftsanwendungen.
Da DM-Systeme Dokumente verarbeiten, die häufig für viele Geschäftsprozesse von zentraler Bedeutung sind, können sie als Dreh- und Angelpunkt für andere Geschäftsprozesse fungieren, indem sie ihre Daten und Funktionen in andere Apps einspeisen.
Webinhalte können in einigen dieser Systeme erstellt, bearbeitet und verarbeitet und dann über ein Marketing-Automatisierungssystem überwacht oder sogar veröffentlicht werden.
Ein weiteres häufiges Szenario ist die Integration einer Front-End-DM-Lösung in eine andere oder angepasste Back-End-, Business File Sharing- und Speicherlösung.
Beispiele hierfür sind Egnyte oder Microsoft OneDrive for Business.
Dies kann einfach deshalb geschehen, weil sich andere Unternehmensdaten in diesem Repository befinden oder weil der dedizierte Dienst bessere Sicherheitsfunktionen bietet, insbesondere in Bezug auf Zugriffskontrolle und Dateiverschlüsselung.
Wenn dies für Sie wichtig sein könnte, muss sich Ihre Evaluierungsphase auf vorgefertigte Integrationen konzentrieren, die ein potenzieller Anbieter anbietet, sowie auf die Nützlichkeit seiner Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) - oder ob es überhaupt eine gibt.
Wie immer ist dies der beste Weg, wenn Sie es vor dem Kauf versuchen können.
Die meisten dieser Anbieter bieten mindestens 14 Tage kostenlose Testversion an, während viele volle 30 Tage anbieten.
Einige Anbieter bieten sogar eine kostenlose Stufe an, obwohl diese normalerweise mit einer geringen Benutzeranzahl und eingeschränkten Funktionen geliefert wird, was den Zweck der Evaluierung des Systems zunichte machen kann.
Genehmigungen, Freigabe und Unterschriften
Es gibt Szenarien, in denen ein Unternehmen ein Dokument erstellt, um es zu haben.
In den meisten Fällen sollen Dokumente jedoch gemeinsam genutzt werden und werden normalerweise häufig gemeinsam genutzt.
Ein Schwerpunktbereich für jedes DM-System sollten daher die Tools sein, die es für die Verarbeitung solcher Dateien bereitstellt.
Diese Funktionen dienen zumindest dazu, diese Kommunikation zu optimieren und die Rendite zu verbessern, entweder aus Effizienz- oder aus Kundensicht.
In einigen Fällen unterstützen diese Kommunikationstools auch die Verfolgung der Kommunikation und die Berichterstattung über diese Zeit.
Dies ist eine Funktion, die besonders wichtig für Dokumente sein kann, die Konformität oder rechtliche Auswirkungen haben.
Aus Workflow-Sicht ist die Weiterleitung bestimmter Dokumenttypen an Mitarbeiter, die diese ausfüllen oder genehmigen müssen, eine grundlegende Funktionsebene.
Das Rendern des Dokuments in einem bearbeitbaren Format, das in einem nicht bearbeitbaren Dateityp wie PDF endgültig ist, ist eine weitere gute Funktion.
Schließlich sind elektronische Signaturen in vielen Geschäftsszenarien zu einer häufigeren Anforderung geworden, um nicht nur die Zusammenarbeit mit Partnern oder Kunden abzuschließen, sondern auch den Workflow zwischen internen Mitarbeitern zu überprüfen.
Einige DM-Systeme, wie z.
B.
Adobe Document Cloud Standard, verfügen über eine integrierte E-Signatur-Funktionalität, während andere diese Funktionalität von einer externen Quelle integrieren müssen.
Unabhängig von der Methode müssen Sie bei der Bewertung eines DM-Systems häufig sowohl die Implementierung als auch die Funktionalität festlegen.
Fragen Sie daher während Ihrer Produktdemo unbedingt einen Vertriebsmitarbeiter danach.
Funktionen für die Zusammenarbeit sind ebenfalls wichtig.
Eine Check-In- und Check-Out-Option, die den Zugriff sperrt, wenn ein Benutzer eine Datei heruntergeladen hat, verhindert Bearbeitungsüberschneidungen und kann sich als gesundheitsschädlich erweisen.
Der Versionsverlauf ist eine hervorragende Möglichkeit, um zu verfolgen, wer wann Dateien bearbeitet hat, und auf eine frühere Version zurückzugreifen, wenn die Datei beschädigt wird oder Fehler auftreten.
Einige Programme erfordern die Integration in Microsoft Office 365 oder Google Drive for Work, um Dokumente online zu bearbeiten, während andere ihre eigenen Toolkits für Textverarbeitung und Dokumentveröffentlichung für denselben Zweck bereitstellen.
Compliance und Sicherheit
Sicherheit gibt jedem Unternehmen Anlass zur Sorge und steht bei der Suche und Bewertung neuer Geschäftslösungen häufig im Vordergrund.
KMUs und Startups sehen möglicherweise keinen unmittelbaren Bedarf an Compliance oder rechtlichen Bedenken, aber es lohnt sich, vorauszudenken.
Systeme, die mit den Anforderungen eines Unternehmens mit grundlegenden Berechtigungen sowie Versionskontrollfunktionen wachsen können, haben den Vorteil.
Stellen Sie sich eine Lösung vor, die die Compliance-Anforderungen auf der ganzen Linie erfüllt.
Die Investition in erweiterte und redundante Sicherheits- und Sicherungsfunktionen kann nur dazu beitragen, Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen.
Unternehmen mit Compliance- oder rechtlichen Bedenken, einschließlich Finanzunternehmen, Regierungsstellen, Arztpraxen und Schulen, sollten sich wirklich auf Sicherheit als Hauptkriterium konzentrieren.
Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Prüfpfade, erweiterte Berechtigungsfunktionen oder Tools zur Unternehmensauthentifizierung wie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder die Integration in ein Geräteverwaltungssystem sind weniger eine "nette" Funktion und sollten es sogar sein in einigen Fällen als obligatorisch angesehen werden.
Die Aufbewahrung von Dateien ist ein weiterer sicherheitsrelevanter Bereich, den die meisten von uns geprüften DM-Systeme unterstützen, obwohl die Tools und Funktionen für die Aufbewahrung von Dateien zwischen den verschiedenen Plattformen variieren.
Viele Unternehmen müssen Aufzeichnungen für einen festgelegten Zeitraum legal führen.
Ihr DM-System sollte Tools bereitstellen, um das dauerhafte Löschen von Dateien zu verhindern.
Im Idealfall bietet es Ihnen eine Archivierungslösung, um die ordnungsgemäße Identifizierung veralteter Dateien zu erleichtern, ohne Sie rechtlich zu gefährden.
Compliance-Überlegungen sollten Teil der Bewertung aller Aspekte Ihres DM-Systems sein.
In Fällen, in denen Dokumente mit Patienten- oder anderen Kundeninformationen verarbeitet werden oder andere Compliance-Faktoren im Spiel sind, sollten die Funktionen für die Zusammenarbeit sehr sorgfältig verwaltet werden.
Viele DM-Systeme können verhindern, dass Benutzer Dateien für externe Benutzer freigeben (Ascensio System OnlyOffice und Microsoft SharePoint Online) oder auf einem mobilen Gerät speichern.
Microsoft SharePoint Online geht einen Schritt über die Konkurrenz hinaus und bietet Regelsätze an, die auf die Einhaltung spezifischer geografischer Gesetze und Vorschriften zugeschnitten sind.
Microsoft hat auch den Vorteil, Datenschutzfunktionen auf Betriebssystemebene (OS) anbieten zu können, z.
B.
Zugriffskontrollen auf Einzel- und Gruppenebene und insbesondere Datenverschlüsselung.
Obwohl Microsoft diese Funktionen hauptsächlich aufgrund seines Windows-Betriebssystems anbieten kann, ist dies nicht die einzige Möglichkeit, mit der das Unternehmen diese Vorteile erzielen kann.
Es ist auch nicht die einzige Möglichkeit, wie die Konkurrenz sie liefern kann.
In der Zwischenzeit bieten Lösungen wie Adobe Document Cloud Standard die Einhaltung von Vorschriften wie dem Gesetz über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen (HIPAA) und dem Gesetz über Rechte und Datenschutz bei Familienerziehung (FERPA), das Aufzeichnungen über die Ausbildung von Schülern schützt.
Fragen Sie unbedingt, wie ein potenzielles DM-System erweiterte Sicherheitsfunktionen bereitstellen kann, und Sie werden feststellen, dass einige diese über die von ihnen unterstützten Betriebssysteme bereitstellen, während andere ...
